لا تختبئ وأعمدة الأعمدة في Excel – استخدم المجموعات بدلاً من ذلك

في Microsoft Excel ، يمكنك إخفاء الأعمدة التي تحتوي على بيانات لا تحتاج إلى عرضها بشكل دائم. ومع ذلك ، غالبًا ما تكون أعمدة التجميع طريقة أفضل لتحقيق نفس النتيجة ، خاصة إذا كنت تتعامل مع مجموعات البيانات الكبيرة أو تبحث عن طرق لجعل جدول البيانات الخاص بك أكثر مرونة.

يوضح لك هذا الدليل كيفية تجميع أعمدة و ungroup في Excel ، ولكن يمكنك أيضًا استخدام نفس الطريقة تمامًا لتجميع صفوف التجميع والتجميع.

لماذا التجميع أفضل من الاختباء

قبل أن أريكم كيفية إنشاء مجموعات الأعمدة في Excel ، اسمحوا لي أن أشرح العديد من الفوائد لاستخدام هذه الطريقة على أعمدة الاختباء والوثل.

أولاً ، عندما تخفي الأعمدة في Excel (بالنقر بزر الماوس الأيمن على العمود أو الأعمدة ذات الصلة ، والنقر فوق “إخفاء”) ، فمن السهل عليك أو للآخرين أن تنسى أن جدول البيانات يحتوي على بيانات مخفية. على الرغم من أن عناوين الأعمدة تمنحك تذكيرًا دقيقًا بأن بعض الأعمدة مخفية ، إلا أن هذه ليست طريقة موثوقة لتتبع تصميم جدول البيانات الخاص بك ، نظرًا لأنه من الممكن إزالة عناوين الأعمدة تمامًا من جدول بيانات.

ثانياً ، يكون توسيع الأعمدة المجمعة والانهيار أسرع وأكثر وضوحًا من إخفاء الأعمدة والاتصال بها باستخدام قائمة النقر بزر الماوس الأيمن. لذلك ، لا يساعد تجميع أعمدة التجميع فقط في تسريع سير عمل Excel وتحسين مؤسسة جدول البيانات الخاصة بك ، ولكن استخدام هذه الطريقة يجعل جدول البيانات أكثر سهولة في الاستخدام إذا كان بإمكان الآخرين الوصول إليها.

تتمثل المكافأة الثالثة لتجميع أعمدة في Excel في أنه يمكنك أيضًا إنشاء مجموعات فرعية ، والتي لا يمكنك القيام بها عند إخفاء الأعمدة. نتيجة لذلك ، تضيف أعمدة التجميع المرونة إلى جدول البيانات الخاص بك ، مما يتيح لك إظهار أو إخفاء مستويات مختلفة من البيانات بنقرة واحدة.

إخلاء المسئولية: يمكن أن تكون الأعمدة الاختباء خيارًا أفضل من تجميع الأعمدة في بعض الحالات المحددة للغاية. على سبيل المثال ، لنفترض أن لديك عمود حسابية غرضه الوحيد هو تمكين الأعمدة الأخرى من عرض البيانات الصحيحة ولن تحتاج أبدًا إلى رؤيتها. في هذه الحالة ، يمكنك إخفاء هذا العمود من العرض تمامًا عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على عنوان العمود ، واختيار “إخفاء”.

كيفية تجميع الأعمدة في Excel

يتضمن تجميع الأعمدة في Excel عملية واضحة مع بضع خطوات فقط.

في هذا المثال ، لديك مجاميع مبيعات شهرية لعشرة متاجر ، وإجمالي سنوي في النهاية.

لتحليل البيانات السنوية وتسهيل قراءة جدول البيانات ، فإن هدفك هو انهيار الأعمدة B إلى Q ، تاركًا رقم المتجر في العمود A والإجمالي السنوي في العمود R المعروض. للقيام بذلك ، حدد الأعمدة B إلى Q عن طريق النقر فوق عنوان العمود B وسحب التحديد عبر إلى العمود Q.

يمكنك فقط تجميع الأعمدة الموجودة بجوار بعضها البعض في Excel. لا يمكنك تجميع الأعمدة غير المتجددة.

الآن ، في علامة تبويب البيانات الموجودة على الشريط ، حدد “Outline” ، ثم انقر فوق النصف العلوي من زر “المجموعة”. إذا كنت تعمل على شاشة أوسع ، فسيكون زر المجموعة قابلاً للنقر دون الحاجة إلى النقر فوق “مخطط” أولاً.

لاحظ أن الخط وعلامة ناقص (-) تظهر فوق تلك الأعمدة للإشارة إلى أنها مجمعة.

عند النقر فوق علامة ناقص ، سيتم إخفاء هذه الأعمدة مؤقتًا ، وتتحول علامة ناقص إلى علامة زائد (+) ، والتي يمكنك النقر عليها لإعادة توسيع تلك الأعمدة.

كيفية إنشاء مجموعات فرعية في Excel

الآن بعد أن قمت بإنشاء مجموعة طوال العام ، فإن هدفك التالي هو إنشاء مجموعات فرعية لكل ربع.

مفتاح تحقيق ذلك هو التأكد من فصل كل مجموعة فرعية إما عمود فارغ أو عمود كامل. في الواقع ، إذا حاولت إنشاء مجموعات أو مجموعات فرعية بجوار بعضها البعض مباشرة ، فسوف يعاملها Excel كمجموعة واحدة مستمرة.

في هذا المثال ، ستعمل الأعمدة الكلية E و I و M و Q كحاجز بين كل مجموعة فرعية ، مما يعني أنه يمكننا إنشاء مجموعات فرعية للأعمدة B إلى D و F إلى H و J إلى L و N إلى P.

لإنشاء المجموعة الفرعية الأولى لـ Q1 ، حدد الأعمدة B إلى D ، وانقر فوق مخطط Outline> في علامة تبويب البيانات على الشريط.

الآن ، أضافت Excel خط مؤشر تجميع إضافي ورمز ناقص فوق هذه المجموعة الفرعية.

كرر هذه العملية للربع المتبقية حتى يكون لجميع المجموعات الفرعية خط المؤشر الخاص بها وعلامة ناقص.

انقر فوق الإشارات الأربعة ناقص للانهيار كل مجموعة فرعية فصلية ، تاركًا فقط إجمالي الأعمدة المرئية. ثم ، انقر فوق علامات Plus لتوسيعها مرة أخرى.

تمثل الأزرار العددية على يسار خطوط المؤشر عدد مستويات التجميع التي قمت بتطبيقها على بياناتك ، ويمكنك النقر فوقها للانتقال بسرعة بين طرق عرض التجميع المختلفة.

يكشف النقر فوق أعلى مستوى على جميع البيانات التي تم تجميعها ، مع النقر على أدنى رقم مستوى يقلل من البيانات إلى المجموعة الأكثر تكثيفًا التي أنشأتها.

بمعنى آخر ، عندما تنقر على رقم مستوى “3” ، سترى المجموع الكبير (المستوى 1) ، والإجماليات الفصلية (المستوى 2) ، وجميع البيانات التي تساهم في هذه الإجماليات (المستوى 3).

انقر فوق رقم مستوى “2” لانهيار جميع المجموعات الفرعية معًا ، تاركًا فقط الإجماليات الكبرى (المستوى 1) والمجموع الفصلي (المستوى 2) مرئيًا.

أخيرًا ، يترك النقر على رقم المستوى “1” فقط الإجماليات الكبرى المرئية.

لذلك ، بالإضافة إلى النقر فوق الإشارة واللافتات لتوسيع المجموعات الفردية وانهيارها ، يمكنك النقر فوق أرقام المستوى لتوسيع جميع المجموعات التي تندرج في كل مستوى في نفس الوقت.

لدى Excel أيضًا خيار إدراج المجموعات تلقائيًا عن طريق تحديد الأعمدة التي تحتوي على صيغ تحسب المجموعات الفرعية في بياناتك. لتنشيط هذا ومعرفة ما إذا كان يعمل لبياناتك (اعتمادًا على كيفية وضعه) ، في علامة تبويب البيانات على الشريط ، انقر فوق “مخطط” ، ثم اختر خيار “Group” المنسدلة ، وانقر فوق “Outo Outline”.

كيفية إلغاء تجميع الأعمدة في Excel

لإرجاع الأعمدة إلى حالاتها الأصلية ، أو لترك بيانات معينة مرئية عند انهيار مجموعات أخرى ، يمكنك استخدام زر Excel Ungroup.

أولاً ، حدد الأعمدة المجمعة التي تريد إلغاء تجميعها (على أي مستوى). بعد ذلك ، انقر فوق “ungroup” في القائمة المنسدلة المخطط التفصيلي لعلامة تبويب البيانات على الشريط.

بدلاً من ذلك ، بعد تحديد الأعمدة المجمعة ، اضغط على ALT+Shift+السهم الأيسر.

في لقطة الشاشة أدناه ، قمت بإلغاء تجميع البيانات الخاصة بـ Q4 ، حيث تُظهر هذه الأرقام أحدث الإحصائيات في جدول البيانات. نتيجة لذلك ، على الرغم من أن الانهيار في التجميع إلى المستوى 2 يخفي البيانات للأرباع الثلاثة الأولى ، إلا أن أرقام Q4 تظل مرئية.

لإزالة جميع مجموعات العمود (والصف) في جدول البيانات الخاص بك ، في علامة التبويب البيانات ، انقر فوق مخطط Outline> ungroup> مسح المخطط التفصيلي.

إذا قمت بحذف بعض الأعمدة داخل المجموعة ، ستبقى الأعمدة المتبقية في تلك المجموعة مجمعة معًا. ومع ذلك ، إذا قمت بحذف الجميع الأعمدة داخل المجموعة ، ستختفي تلك المجموعة تمامًا.

---

تجميع الأعمدة معًا هو مجرد طريقة واحدة لجعل جدول البيانات الخاص بك أسهل في القراءة. على سبيل المثال ، يمكنك تجميد صفوف الرأس والأعمدة في جداول البيانات مع كميات كبيرة من البيانات ، أو تصور إحصائياتك في نموذج الرسم البياني ، أو استخدام ملاحظات الخلية لتجنب الكثير من النص في ورقة العمل الخاصة بك.