يحتاج ملف Microsoft Excel الخاص بك إلى ورقة عمل خفية للخلف

تقريبًا كل مصنف Microsoft Excel الذي أملكه – خاصة أولئك الذين أشاركهم مع الآخرين – يحملون ورقة عمل خفية للخلف. إنها في الأساس غرفة محرك المصنف الخاص بي وتساعدني على الحفاظ على جداول البيانات الخاصة بي منظمة وعملية. هذا لماذا يجب أن يكون لديك واحدة أيضا.

في حين أن إخفاء ورقة العمل هو وسيلة جيدة للحفاظ على الأعمال الداخلية لأحد المصنف خارج النظر ، فهي ليست مقياس أمان مضمّن ، لذلك لا ينبغي استخدامه للحصول على معلومات حساسة أو كلمات مرور.

كيفية إخفاء ورقة عمل الواجهة الخلفية الخاصة بك

سأتحدث عن الأشياء التي يجب أن تكون لديك في ورقة العمل الخلفية قريبًا ، لكن أولاً ، سأريكم الطريقتين لإخفائها.

إخفاء ورقة العمل بالطريقة المعروفة

يتم عرض جميع أوراق العمل المرئية في مصنف Excel كعلامات تبويب عبر أسفل نافذة Excel. ومع ذلك ، فإن توفير أكثر من ورقة عمل واحدة في المصنف الخاص بك ، يمكنك إخفاء أوراق معينة عن العرض في بضع نقرات فقط.

ما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة تبويب ورقة عمل الخلفية في أسفل نافذة Excel ، وانقر فوق “إخفاء”.

ثم تختفي الورقة على الفور من قائمة ورقة العمل.

في حال قام شخص ما بإلغاء ورقة عمل الواجهة الخلفية الخاصة بك ، يجدر إضافة ملاحظة في الجزء العلوي لتوضيح أنه لا يحتاج إلى إجراء أي تغييرات. شيء مثل “ورقة العمل هذه هي للرجوع إليها فقط” سيفعل الخدعة.

إذا كنت بحاجة إلى إلغاء إلغاء الإلغاء مرة أخرى ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي علامة تبويب مرئية ، وانقر فوق “unide”. بعد ذلك ، في نافذة Unide ، حدد ورقة العمل ذات الصلة (أو أكثر من واحدة عن طريق الضغط على Ctrl أثناء النقر عليها) ، وانقر فوق “موافق”.

ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن الكثير من الناس يعرفون أوراق العمل والخفي بهذه الطريقة ، لذلك أوصي فقط باستخدام هذا الخيار إذا كان المصنف لعينيك فقط.

صنع ورقة عمل مخفية للغاية

إذا كنت تخطط ل

للقيام بذلك ، أولاً ، اضغط على F12 لحفظ المصنف الخاص بك. ثم ، اضغط على Alt+F11 لفتح نافذة VBA. قبل أن تصنع ورقة عمل مخفية للغاية ، تحتاج إلى تنشيط الحلقيين اللذين يمكّنك من تغيير حالة رؤية ورقة العمل. أولاً ، انقر فوق “عرض” على الشريط ، وحدد “Project Explorer”. ثم ، انقر فوق “عرض” مرة أخرى ، ولكن هذه المرة ، حدد “نافذة الخصائص”.

الآن ، في جزء Explorer Project ، قم بتوسيع الخيارات حتى ترى قائمة بأوراق العمل في المصنف الخاص بك ، وانقر فوق ورقة عمل الخلفية التي تريد إخفاءها.

بعد ذلك ، في نافذة الخصائص ، انقر فوق “XLSSheetveryHidden” في القائمة المنسدلة المرئية.

أخيرًا ، انقر فوق “حفظ” في الزاوية العلوية اليسرى من نافذة VBA ، وانقر فوق “X” في الزاوية العلوية اليمنى لإغلاقه.

الآن ، حتى إذا قام شخص ما بإلغاء أوراق العمل الخفية بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة تبويب ورقة ، فلن تظهر الورقة المخفية للغاية.

لإظهار الورقة المخفية للغاية مرة أخرى ، عد إلى نافذة VBA (ALT+F11) ، وحدد ورقة العمل الخلفية في جزء Explorer Project ، وقم بتغيير الحالة المرئية إلى “XLSheetVisible” قبل حفظ وإغلاق نافذة VBA.

حافظ على طاولات البحث الخاصة بك بعيدًا عن الطريق

بالنسبة لي ، السبب الرئيسي في إعداد ورقة عمل خفية خلفية هو أن لدي مكان لتخزين طاولات البحث الخاصة بي. هذا لأنهم غالبًا ما يتناولون عقارات قيمة إذا تم تخزينها في ورقة عمل واضحة. والأكثر من ذلك ، أن جداول البحث تحتوي عادة على معلومات مهمة يمكن تحريرها بطريق الخطأ إذا لم يتم وضعها بأمان.

في هذا المثال ، أستخدم وظيفة Xlookup لإنشاء درجات الطلاب بناءً على درجاتها. في الواقع ، لدي نفس الإعداد في كل علامة تبويب في المصنف الخاص بي.

تخزين الجداول المرجعية في ورقة عمل خلفية خفية – أكثر من ورقة العمل نفسها التي تشبه الحسابات نفسها – غرفة في كل ورقة عمل للحصول على معلومات يجب رؤيتها. أيضًا ، إذا قمت بمشاركة المصنف الخاص بي مع الآخرين ، فإن الحفاظ على جداول البحث عن الطريق يعني أنها ستكون قادرة على التركيز على المعلومات التي تهم.

إخفاء مجموعات البيانات التي تتغذى

مع الاستمرار في موضوع الحفاظ على ترتيب ورقة العمل ، يعد ورقة عمل الخلف الخفية مفيدة بشكل خاص إذا حصلت على رؤى البيانات الرئيسية من Pivottables. بعد كل شيء ، لا أحد يحتاج إلى رؤية مجموعات بيانات كبيرة وملوية إذا تم تحويلها بشكل ترتيب إلى محوري في ورقة عمل واضحة.

هنا ، يحتوي مصنف Backden Hidden على مجموعة بيانات تبلغ 700 صف و 13 صفًا عبرها.

من ناحية أخرى ، فإن هذا pivottable المقابل أكثر تكثيفًا ، ويسهل التلاعب به ، ويشغل خلايا أقل ، ويسهل القراءة.

ونتيجة لذلك ، فإن النسخة المرئية من مجموعة البيانات أسهل بكثير في التفسير والتلاعب بها من الإصدار المخفي ، ويترك مساحة أكبر في ورقة العمل للحصول على تصور بيانات إضافي ، مثل pivotchart أو slicers أو جدول زمني.

كما هو الحال مع جداول البحث ، فإن إخفاء مجموعة البيانات المصدر يحميها أيضًا من التعديلات غير المرغوب فيها.

تخزين القيم التي تدفع حساب

إذا كنت ، مثلي ، تفضل مرجع الخلايا في صيغك بدلاً من القيم المتشددة ، يمكن أن تكون ورقة عمل الواجهة الخلفية المخفية مكانًا رائعًا لتخزين القيم التي تغذي حساباتك. ما هو أكثر من ذلك ، يمكنك تسمية الخلايا السابقة في ورقة العمل الخلفية لجعل الرجوع إليها أسهل.

دعنا نقول أنك بحاجة إلى تحديد التكلفة الإجمالية لكل منتج بعد إضافة 20 ٪ من الضريبة. ومع ذلك ، نظرًا لأن الضريبة تتغير فقط كل 12 شهرًا ، فلن تحتاج إلى وصول مستمر إلى الخلية التي تحتوي على هذا المتغير.

بدلاً من ذلك ، يمكنك إنشاء خلية سابقة مسماة في ورقة العمل الخلفية الخاصة بك. أولاً ، حدد الخلية التي ستذهب فيها قيمة الحساب ، واستخدم مربع الاسم في الزاوية العلوية اليسرى من نافذة Excel لتسميتها. بعد ذلك ، اكتب القيمة في الخلية ، وأضف نصًا إلى خلية مجاورة بحيث تعرف ما تمثله القيمة.

الآن ، يمكنك الرجوع إلى هذه الخلية المسماة في صيغتك ، حتى لو كانت ورقة العمل مخفية أو مخفية للغاية:

=(@Cost)*Tax

بعد ذلك ، عندما تتغير القيمة الضريبية في العام التالي ، يمكنك إلغاء إلغاء ورقة عمل الخلف الخلفية مؤقتًا لتحديث القيمة.

إنشاء نقطة نهاية للمراجع ثلاثية الأبعاد

بصفتي مراجعة أكاديمية ، أقوم بإنشاء ورقة عمل جديدة كل شهر للحفاظ على حصيلة لعدد الكلمات الشهري (الخلية D2). ثم أستخدم هذه القيم الشهرية للحفاظ على إجمالي عدد الكلمات التي قرأتها بشكل عام (الخلية H2).

نتيجة لذلك ، عندما أضيف ورقة عمل جديدة لشهر لاحق ، أحتاج إلى إدراجها لإدراجها في إجمالي الجري. هذا هو المكان الذي تأتي فيه ورقة عمل الخلف الخفية في متناول يدي.

في الخلية H2 ، كتبت:

=SUM('Feb 2023:Backend'!D2)

أين

• فبراير 2023 تشير إلى ورقة العمل الأولى في المصنف الخاص بي ،
• الخلفية هو اسم ورقة عمل الخلف الخلفية الخاصة بي ، والتي كانت علامة التبويب أقصى اليمين قبل إخفاءها ، و
• D2 هي الخلية في كل ورقة عمل تحتوي على الرقم الذي أريد أن يلخصه.

نظرًا لأن ورقة العمل الخلفية كانت علامة التبويب أقصى اليمين في المصنف عندما أخفتها ، فهي تبقى في هذا الموقف ، حتى عندما أضيف أوراق عمل جديدة. هذا يعني أنه سيتم التقاط أي أوراق عمل شهرية أضفها لاحقًا في المرجع ثلاثي الأبعاد.

أخيرًا ، لضمان عدم إضافة قيمة إلى الخلية D2 بطريق الخطأ في ورقة عمل الخلف الخفية ، قمت بملأها باللون الأحمر وأضفت ملاحظة ، “اترك خلية حمراء فارغة”.

لا تفقد البيانات التي يجب الحفاظ عليها آمنة

يمكنك استخدام ورقة عمل خفية للخلف لتخزين البيانات التي تحتاج إلى الحفاظ عليها ولكن لا تحتاج حاليًا إلى عرضها في أوراق العمل غير المتوفرة.

يشبه إلى حد كبير عندما تقوم بتطهير العلية الخاصة بك ، فهناك بعض الأشياء التي أنت متأكد من أنك ستحتاجها في المستقبل ولكن لا تحتاج في الوقت الحالي ، لذلك سوف تلتصق بها في صندوق لحفظه. تخدم ورقة عمل الخلف الخفية نفس الغرض.

على سبيل المثال ، هنا ، احتفظت بجداول البحث من السنوات السابقة ، على الرغم من أنها لم تعد مشار إليها في أي صيغ.

هذا يعني أنه يمكنني الرجوع إلى هذه البيانات في تاريخ لاحق إذا لزم الأمر ، كما لو كنت أرغب في تحليل الاتجاهات التاريخية أو إعادة استخدام الشخصيات القديمة.

تخزين الملاحظات الشخصية والتذكيرات

الغرض النهائي من ورقة العمل الخفية الخلفية هو تخزين المعلومات النصية التي يمكنك الرجوع إليها إذا لزم الأمر ، مثل التعليمات أو تفاصيل الاتصال أو التذكيرات أو قائمة المواعيد النهائية. هذا يوفر الاضطرار إلى إنشاء مصنف منفصل أو مستند Word تمامًا ، والحفاظ على التفاصيل بعيدًا عن الأنظار يعني أن مصنفك يبقى منظمًا جيدًا.

إذا انتهى بك الأمر إلى الحصول على الكثير من المعلومات على مصنف الخلفي الخفي ، فما عليك سوى إضافة المزيد! فقط تأكد من الاحتفاظ بها جميعًا بشكل جيد حتى لا تخزن البيانات غير الضرورية ، وبالتالي ، مما يجعل ملف Excel أكبر مما يجب أن يكون.

---

بالإضافة إلى استخدام ورقة عمل خفية الخلفية ، يجب عليك أيضًا إضافة ورقة عمل الصفحة الرئيسية إلى ملف Excel الخاص بك يرحب بالتعاون ، ويقدم تعليمات حول كيفية استخدام المصنف ، وتوجيه الأشخاص إلى أفضل الأماكن للحصول على الدعم ، ويحتوي على معلومات رئيسية مثل لقطات البيانات وتواريخ الموعد النهائي.