النقاط الرئيسية
- احذف البيانات غير المستخدمة التي لم تعد بحاجة إليها، وابحث عن البيانات المكررة واحذفها للحفاظ على مساحة تخزين OneDrive خالية من الفوضى. استخدم إصدارات الملفات لتتبع التغييرات التي تم إجراؤها في مستند.
- لتنظيم الملفات بشكل منظم، قم بإنشاء تسلسل منطقي في بنية المجلد. كما قم بتحديد تنسيق قياسي لإعادة تسمية الملفات لتسهيل العثور عليها.
- قم بوضع علامة على الصور وإعادة تسمية الملفات مؤقتًا بالعلامة المطلوبة بدلاً من إنشاء مجلد مؤقت لها. عندما لا تحتاج إلى البيانات بعد الآن، انقلها إلى مجلد الأرشيف.
بعد استخدام OneDrive—خدمة التخزين السحابي من Microsoft—لسنوات عديدة، وجدت بعض الطرق البسيطة لتنظيم بياناتي، مما يسهل عليّ تحديد موقع ما أحتاج إليه. سواء كنت تستخدم OneDrive لإدارة بيانات العمل أو البيانات الشخصية، فستساعدك هذه النصائح في الحفاظ على مساحة مرتبة وخالية من الفوضى.
احذف البيانات غير المستخدمة أولاً
الخطوة الأولى للتخلص من الفوضى في OneDrive هي تحديد وحذف أي ملفات ومجلدات لم تعد بحاجة إليها. قد يكون هذا مشروعًا قديمًا من سنوات مضت أو ملفًا مؤقتًا نسيت إزالته. خذ بعض الوقت لفحص مجلداتك وتحديد البيانات التي يمكنك التخلص منها بأمان.
لحذف ملف أو مجلد، انقر على النقاط الأفقية الثلاث الموجودة بجواره وحدد “حذف”. ثم أكد اختيارك بالنقر فوق “حذف” في المربع المنبثق.
سيقوم OneDrive بنقل العناصر المحذوفة إلى سلة المحذوفات، حيث ستبقى هناك لمدة 30 يومًا. إذا لم تقم باستعادة هذه الملفات خلال هذه الفترة، فسيتم حذفها بشكل دائم تلقائيًا.
البحث عن العناصر المكررة وحذفها
إذا كانت الحاجة القهرية إلى التنظيم تجبرك على إنشاء نسخة مؤقتة من ملف قبل تحريره، فقد ينتهي بك الأمر بنسخة مكررة. ربما تكون قد قمت أيضًا بتحميل بعض الملفات عدة مرات عن طريق الخطأ، مما أدى إلى إنشاء نسخ مكررة. يمكن أن يساعد إزالة هذه الملفات الزائدة في إزالة الفوضى من مساحتك.
عند تحميل ملف بنفس الاسم مرتين والسماح لـ OneDrive بالاحتفاظ بالنسختين، يضيف OneDrive تلقائيًا رقمًا إلى نهاية اسم الملف. على سبيل المثال، قد يكون للملف المسمى “Project” نسخة مكررة تحمل اسم “Project (1)” أو “Project 1”. لتحديد موقع هذه النسخ المكررة، اكتب 1 أو (1) في شريط البحث العلوي واضغط على Enter.
يمكنك أيضًا البحث عن علامات أخرى شائعة للتكرارات، مثل كلمة “نسخ”، للعثور على الملفات التي تحتوي على كلمة “نسخ” في أسمائها وحذفها. وهذا يجعل من السهل اكتشاف النسخ غير الضرورية. بعد العثور على ملف مكرر، انقر فوق النقاط الأفقية الثلاث بجواره وحدد “حذف”. تأكد من عدم حذف النسخة الوحيدة من الملف الذي يحتوي عن طريق الخطأ على علامات مماثلة في اسمه.
لا تقم بتخزين إصدارات متعددة من الملف
يحتوي Microsoft OneDrive على ميزة إصدار الملفات التي تحفظ إصدارات مختلفة من نفس الملف عند إجراء تغييرات عليه. يتيح لك هذا تتبع التغييرات وتنزيل الإصدارات الأقدم إذا أفسدت الإصدار الأحدث. باستخدام هذه الميزة، لن تحتاج إلى إنشاء نسخ مكررة، مما يساعدك على تقليل ازدحام مساحة التخزين لديك.
يتم تشغيل هذه الميزة افتراضيًا لحسابات OneDrive الشخصية، ويمكن للمسؤولين تكوين إعدادات الإصدارات لـ OneDrive for Business. لفتح إصدار أقدم من ملف، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الملف وحدد “سجل الإصدارات”. ستظهر قائمة بالإصدارات السابقة، ويمكنك عرض الإصدارات أو استعادتها أو حذفها من هذه القائمة.
حافظ على بنية مجلد نظيفة
إن إنشاء تسلسل هرمي منطقي والحفاظ على بنية مجلدات مرتبة يمكن أن يساعدك أيضًا في الحفاظ على تنظيم OneDrive. يمكنك البدء بالمجلدات الرئيسية للفئات العريضة مثل العمل والشخصية والأنشطة الجانبية. داخل هذه المجلدات، يمكنك إنشاء مجلدات فرعية لموضوعات أو مشاريع محددة، مثل “مشاريع العقارات” و”مشاريع العملات المشفرة”.
داخل هذه المجلدات الفرعية، يمكنك إنشاء مجلدات فرعية أخرى لأنواع مختلفة من المحتوى المتعلق بكل مشروع، مثل “السجلات المالية” و”تفاصيل البناء”. حتى أنني أقوم بإنشاء المزيد من المجلدات الفرعية داخل هذه المجلدات الفرعية. والمفتاح هو الاحتفاظ بكل شيء في مجلدات منفصلة ومُسمَّاة بوضوح حتى تتمكن من العثور بسهولة على الملف الذي تحتاجه دون إرباك مساحتك.
إنشاء اتفاقية تسمية واضحة ومتسقة
يساعدني إنشاء اتفاقية تسمية واضحة ومتسقة في تحديد موقع ملفاتي وفرزها وإدارتها في OneDrive. وإذا تم اتباعها بدقة، فيمكن أن تعمل على تحسين إدارة البيانات بشكل كبير. ابدأ بتحديد تنسيق يناسبك. أستخدم هذا التنسيق: (المشروع)(الوصف)(التاريخ)_(الإصدار)، والذي يساعدني في العثور على الملفات التي أحتاجها من خلال بحث واحد.
أستخدم دائمًا أسماء محددة تشير إلى نوع المحتوى الذي يحتوي عليه الملف، مثل “راتب الموظف”، بدلاً من المصطلحات الغامضة مثل “الدفع”. وأضيف أرقام الإصدارات في نهاية اسم الملف لتتبع التغييرات بسهولة. ويساعدني تحديد الفئات في تصفية جميع الملفات التي تنتمي إلى مشروع معين، وإضافة التواريخ تتيح لي فرز الملفات ترتيبًا زمنيًا.
كما أنني أتجنب استخدام الأحرف الخاصة وأتبع نفس التنسيق. يمكنك أن تطلب من فريقك استخدام نفس اتفاقية التسمية عند مشاركة الملفات عبر OneDrive.
إن إضافة علامات لتسهيل عملية الفلترة قد تساعدك في الحفاظ على تنظيم OneDrive. إن استخدام علامات مثل “عاجل” أو “قيد المراجعة” يسمح لك بتصنيف الملفات بشكل أفضل. يمكنك تعيين علامات متعددة لملف واحد أو وضع علامات على الملفات بأسماء مشاريع محددة أو أسماء أعضاء فريق. يمكن للعلامات أن تلغي الحاجة إلى إنشاء العديد من المجلدات الفرعية وتسمح لك بالعثور على الملف المطلوب بنقرة واحدة.
في وقت كتابة هذه المقالة، لا يتيح لك OneDrive سوى إضافة علامات إلى الصور. لإضافة علامة إلى صورة، مرر الماوس فوقها، وانقر على أيقونة المعلومات (ⓘ)، ثم انقر على “إضافة علامة”، وأدخل العلامة، ثم اضغط على Enter.
على الرغم من أنه لا يمكنك إضافة علامات مباشرة إلى ملفات أخرى، فهناك حل بديل: إعادة تسمية الملف مؤقتًا مع تضمين العلامة. على سبيل المثال، إذا كنت تريد وضع علامة على مستند معلق للمراجعة، فأعد تسمية الملف لتضمين “قيد المراجعة” في النهاية. بهذه الطريقة، يمكنك العثور على الملف من خلال البحث عن هذه العلامة دون إنشاء مجلدات مؤقتة للاحتفاظ بالملفات التي في مرحلة المراجعة.
أرشفة البيانات القديمة بانتظام
لدي عادة مفيدة تتمثل في أرشفة ملفات المشروع القديمة والبيانات المؤقتة بانتظام في مجلد أرشيف مخصص بمجرد أن أدرك أنني لم أعد بحاجة إليها. إن نقل هذه الملفات غير المستخدمة من مجلداتي الرئيسية يحافظ على مساحة التخزين الخاصة بي مرتبة. كما أنني لست مضطرًا إلى حذف الملفات، ويمكنني استردادها بسهولة إذا لزم الأمر.
لإنشاء مجلد أرشيف، انقر فوق الزر “إضافة جديد” في الزاوية العلوية اليسرى، وحدد “مجلد”، ثم قم بتسميته أرشيف. ثم، لنقل الملفات غير المستخدمة إلى هذا المجلد، انقر فوق النقاط الأفقية الثلاث بجوار الملفات، ثم حدد “نقل إلى”، ثم افتح مجلد الأرشيف وانقر فوق “نقل هنا”.
إذا اتبعت النصائح المذكورة أعلاه بدقة، فستصبح مساحة تخزين OneDrive الخاصة بك أكثر تنظيمًا، مما يسهل عليك العثور على الملفات التي تحتاجها. تذكر أنه لا ينبغي لك تنظيم OneDrive مرة واحدة ثم نسيانه. بدلاً من ذلك، راجع بياناتك بانتظام وقم بالصيانة اللازمة للحفاظ على مساحة التخزين السحابي الخاصة بك منظمة.