من الجيد أن يكون لديك جدول بيانات Excel معقد مليء بالبيانات والصيغ، ولكن إذا لم يتم عرضه بشكل أنيق، فقد يتسبب في حدوث مشكلات أكثر مما يحلها. سنعرض لك ست نصائح يمكنك استخدامها لتنظيم جدول البيانات الخاص بك وتوصيل بياناتك بشكل أكثر وضوحًا.
تحتوي جدول البيانات غير المنسق هذا على العديد من مشكلات القراءة والتي سنتناولها في هذه المقالة.
النصيحة 1: قم بتجميد الصفوف والأعمدة
إن جدول البيانات الخاص بنا كبير جدًا ويحتوي على الكثير من الصفوف والأعمدة، مما يعني أنه عند التمرير لأسفل أو عبر الجدول، لا يمكننا رؤية رؤوس الصفوف أو الأعمدة. سيؤدي تجميد رؤوس الأعمدة والصفوف إلى إبقائها ظاهرة بشكل دائم، بغض النظر عن مكانك في جدول البيانات. لرؤية خيارات التجميد، افتح علامة التبويب “عرض” على الشريط، وانقر فوق “تجميد الأجزاء” في مجموعة “النافذة”.
تجميد الصف العلوي وتجميد العمود الأول: كما يشير اسمهما، يتيح لك هذان الخياران تجميد الصف 1 أو العمود A. يختارهما برنامج Excel كخيارين للتجميد سريعي الوصول لأن هذا هو المكان الذي توجد فيه عادةً رؤوس الصفوف والأعمدة. ومع ذلك، لاحظ أن هذين الخيارين لا يسمحان لك بتنفيذ كلا الإجراءين – إذا نقرت فوق أحد هذين الخيارين ثم نقرت فوق الخيار الآخر، فسيتم تنفيذ الخيار الأخير الذي اخترته فقط على ورقتك.
تجميد الألواح: إذا كنت تريد تجميد أكثر من صف أو عمود واحد (على سبيل المثال، إذا كان لديك أكثر من صف رأس واحد)، أو قررت أنك تريد تجميد الأعمدة و العناوين، هذا الخيار هو المناسب لك.
لتجميد عدة صفوف في أعلى الورقة، حدد الصف الأول الذي لا تريد تجميده وانقر فوق “تجميد الأجزاء”. لذا، إذا كنت تريد تجميد الصفين 1 و2، فحدد الصف 3 وانقر فوق “تجميد الأجزاء”. وبالمثل، إذا كنت تريد تجميد العمودين A وB، فحدد العمود C وانقر فوق “تجميد الأجزاء”. لتجميد الصفوف والأعمدة معًا، تحتاج إلى النقر فوق الخلية الأعلى واليسار التي لا تريد تجميدها، ثم انقر فوق “تجميد الأجزاء”. سيوضح المثال ذلك بشكل أكبر.
في المثال أدناه، نريد تجميد الصف 1 والعمود A، لذا سنقوم بتجميد الأجزاء من الخلية B2. ثم سيقوم Excel برسم خط أكثر سمكًا لإظهار المكان الذي حدث فيه التجميد.
الآن، عندما تقوم بالتمرير لأسفل أو عبر الصفحة، ستلاحظ أن العناوين تظل قابلة للعرض.
لإلغاء تجميد الأجزاء، ارجع إلى علامة التبويب “عرض” على الشريط، وانقر فوق الزر “تجميد الأجزاء”، ثم اختر “إلغاء تجميد الأجزاء”. لن يعمل الضغط على Ctrl+Z (تراجع).
النصيحة 2: لا تفرط في استخدام حدود الخلايا
غالبًا ما يكون من المغري إضافة حدود إلى الخلايا لجعل الأمور أكثر وضوحًا، ولكن هذا قد يجعل جدول البيانات الخاص بك يبدو غير مرتب وغير احترافي. بعد كل شيء، يحتوي برنامج Excel بالفعل على خطوط شبكية مدمجة لمساعدتك على التمييز بين الخلايا. بدلاً من ذلك، قم بتلوين الخلايا أو استخدم حدودًا أفقية فقط.
في هذا المثال، أضفنا صفًا للإجماليات في أسفل جدول البيانات الخاص بنا، ونريد تمييزه بوضوح عن البيانات الرئيسية في جدولنا.
أولاً، حدد الصف الذي تريد التأثير عليه (في حالتنا، الصف 102). ثم افتح علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على الشريط، واستخدم خيارات الحدود والألوان لتنسيق هذا الصف.
ننصحك بتطبيق حد علوي فقط، واستخدام لون تعبئة فاتح، مثل الأزرق الفاتح أو الرمادي.
لمزيد من خيارات الحدود أو الألوان، انقر بزر الماوس الأيمن على رقم الصف، ثم انقر فوق “تنسيق الخلايا”. أيًا كان اللون الذي تختاره، استخدم المتغيرات من نفس اللون في جميع أنحاء جدول البيانات الخاص بك (النصيحة 3). علاوة على ذلك، يمكنك السماح لبرنامج Excel بإنشاء تنسيق الجدول نيابةً عنك (النصيحة 5).
النصيحة 3: استخدم التنسيق المتسق
نحن نحقق تقدمًا جيدًا في جدول البيانات الخاص بنا، ولكن هناك شيء واحد لا يزال بارزًا وهو أننا لا نستطيع رؤية رؤوس الأعمدة بالكامل لأن النص لن يتناسب مع عرض الخلية. اتبع خطوتين لتحقيق ذلك بشكل متسق.
أولاً، إذا كانت لديك عناوين أعمدة طويلة، فقم بلف النص في الخلية. وهذا يعني أن النص يمتد إلى السطر التالي ليناسب عرض الخلية المحدد. للقيام بذلك، قم بتمييز صف العنوان وافتح علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”. ثم في مجموعة المحاذاة، انقر فوق “لف النص”.
ستلاحظ أن النص في كل خلية على طول هذا الصف قد تم تعديله الآن ليناسب عرض الخلية.
ومع ذلك، نظرًا لأن بعض الكلمات أطول من عرض الخلية، يتم تقسيمها إلى سطرين. لذا، فإن الخطوة الثانية هي ضبط عرض الأعمدة. يمكنك ضبط عرض الأعمدة بشكل فردي، لكننا نريد أن يكونا متماثلين، بحيث يكون هناك تناسق جمالي عبر صفحتنا.
للقيام بذلك، قم بتمييز جميع الخلايا في ورقة العمل من خلال النقر فوق مربع مرجع الخلية الموجود في أعلى اليسار. ثم، اضبط أحد عرضي العمود من خلال النقر والسحب بين رأسي عمودين (ستشاهد المؤشر يتغير إلى سهم ثنائي الاتجاه)، وستتسع جميعها معًا. ألق نظرة على الجدول للتأكد من أنك راضٍ عن ملاءمة النص والبيانات بشكل جيد. إذا لم تكن راضيًا، فما عليك سوى ضبطها مرة أخرى حتى تبدو رائعة.
بمجرد تحقيق عرض مناسب للخلية، انقر في أي مكان على الورقة لإلغاء تحديد الخلايا. ستلاحظ أن القيام بذلك يجعل جدول البيانات الخاص بك أقل ازدحامًا، وهو ما يرضي العين مرة أخرى.
نوصيك أيضًا بمحاذاة العناوين الرئيسية رأسيًا وأفقيًا لإضافة جودة احترافية إضافية. حدد صف العناوين الرئيسية وانقر فوق رمزي محاذاة المركز في مجموعة المحاذاة ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية.
في Excel، يتم محاذاة النص إلى اليسار والأرقام إلى اليمين بشكل افتراضي. قد ترغب في جعل كل هذه العناصر متماثلة—أو حتى محاذاة كل البيانات في المنتصف—لزيادة قابلية قراءة البيانات.
لاحظ أيضًا النصائح التالية لتحقيق التنسيق المتسق:
- استخدم نفس الخط وحجم الخط في جميع أنحاء المصنف، واختر خطًا يسهل قراءته، مثل Arial أو Calibri أو Aptos. إذا كنت بحاجة إلى التأكيد على شيء ما، فاستخدم خطًا عريضًا أو قم بتلوين خلفية الخلية.
- اختر لوحة ألوان. عند اختيار ألوان الخلايا أو الخطوط، اتبع الأعمدة الرأسية في ألوان السمة لاستخدام ظلال مختلفة من نفس الألوان. لا يؤدي هذا إلى جعل جدول البيانات الخاص بك أكثر احترافية فحسب، بل يعني أيضًا أنه إذا استخدمت التنسيق الشرطي، فيمكنك اختيار لون يبرز في لوحة الألوان التي اخترتها.
النصيحة رقم 4: استخدم الملاحظات لتجنب كثرة النصوص
يؤدي وجود الكثير من النص في خلية إلى إحباط هدف الحصول على ورقة Excel سهلة القراءة. وللتغلب على هذه المشكلة، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية ذات الصلة وانقر فوق “ملاحظة جديدة”. ثم، بدلاً من ملء الخلية بالكثير من النص، يمكنك إضافة معلومات إضافية إلى الملاحظة.
اكتب التفاصيل التي تريد إضافتها إلى ملاحظة هذه الخلية، ثم انقر بعيدًا عن الملاحظة لحفظها وإغلاقها. سترى بعد ذلك أن الخلية بها علامة حمراء صغيرة في الزاوية لتخبرك بوجود ملاحظة. مرر الماوس فوق أي خلايا تحتوي على هذه العلامة الحمراء لرؤية الملاحظة.
لتحرير الملاحظة أو حذفها، ما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية مرة أخرى والنقر فوق “تحرير الملاحظة” أو “حذف الملاحظة”.
النصيحة رقم 5: دع برنامج Excel ينشئ المخططات والجداول الخاصة بك
الطريقة السريعة والسهلة لتحسين مظهر ورقة Excel الخاصة بك وعرض بياناتك بشكل فعال هي استخدام وظائف المخطط والجدول المضمنة.
لإنشاء مخطط من بياناتك، قم بتمييز البيانات ذات الصلة، وانقر فوق “إدراج” على الشريط، ثم اختر المخطط الذي يناسبك.
يمكنك أيضًا توجيه Excel إلى تنسيق الجداول. للقيام بذلك، قم بتمييز جميع البيانات في الجدول، بما في ذلك الصف أو العمود الرئيسي. ثم افتح علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”، وانقر فوق “تنسيق كجدول” في مجموعة الأنماط، واختر تخطيطًا يتوافق مع لوحة الألوان التي اخترتها.
بعد تحديد أي خلية في جدولك، انتقل إلى علامة التبويب “تصميم الجدول” واختر من بين الخيارات الأخرى لتعديل أنماط الجدول.
النصيحة 6: شارك كملف PDF لتأمين تخطيطك
الآن بعد أن حصلت على ورقة عمل بتنسيق احترافي يسهل قراءتها، أصبحت جاهزة للمشاركة والطباعة. قد يتغير تنسيق Excel إذا قمت بمشاركة المصنف مع شخص سيفتحه على هاتفه المحمول أو جهاز كمبيوتر به إصدار أقدم من Excel، وقد تضيع كل جهودك. للحفاظ على تخطيطك سليمًا، احفظ ورقة العمل بتنسيق PDF.
انقر فوق ملف > حفظ (أو حفظ باسم) > استعراض، وفي النافذة التي تظهر، قم بتغيير خيار نوع الحفظ باسم إلى “PDF”.
إذا كنت تعرف نوع جدول البيانات الذي تقوم بإنشائه، سواء كان تقرير ميزانية أو تقويمًا، فحاول استخدام أحد قوالب Excel، والتي تم إعدادها وتنسيقها بالفعل لتبدو أنيقة واحترافية.