5 نصائح Excel لمستخدمي الطاقة

إتقان أدوات Microsoft Excel هو عملية لا تنتهي أبدًا ، حتى بالنسبة لأولئك الذين استخدموا البرنامج في العمل أو في المنزل لعقود. مع وضع ذلك في الاعتبار ، إليك بعض من اختراقات Excel المفضلة التي التقطتها على مر السنين التي يمكنك أن تسلبها واستخدامها لتسريع سير العمل في جدول البيانات.

1

لا تحتاج إلى تجميد الصف الأول من الجدول

إذا كنت تعمل مع ورقة Excel التي تحتوي على الكثير من صفوف البيانات ، فقد تميل إلى تجميد الصف الأول عبر علامة التبويب عرض على الشريط ، بحيث تظل الرؤوس مرئية عند التمرير لأسفل.

ومع ذلك ، لا تحتاج إلى اتخاذ هذه الخطوة إذا قمت بتنسيق بياناتك كجدول Excel. للقيام بذلك ، أولاً ، تأكد من أن بياناتك تحتوي على رؤوس الأعمدة في الصف العلوي. ثم ، حدد بياناتك ، وفي علامة التبويب إدراج على الشريط ، انقر فوق “جدول”.

إذا كان لديك الكثير من صفوف البيانات ، بدلاً من تحديدها يدويًا باستخدام الماوس الخاص بك ، قم بتنشيط الخلية ذات اليسار العلوي (في حالتي ، الخلية A1) ، اضغط على Ctrl+Shift+Right لتحديد الصف بالكامل ، ثم اضغط على Ctrl+Shift+لأسفل حتى يتم تحديد جميع بياناتك.

الآن ، تأكد من صحة المعلومات الموجودة في مربع Create Table Dialog ، وانقر فوق “موافق”.

أخيرًا ، حدد أي خلية في الجدول ، وانتقل لأسفل. لاحظ أن رؤوس الأعمدة (A ، B ، C ، وما إلى ذلك) يتم استبدالها بأسماء الأعمدة التي قمت بتعيينها في البداية.

تعمل هذه الخدعة فقط إذا كان جدولك يحتوي على صفوف أكثر مما يمكن أن يتناسب مع شاشتك. خلاف ذلك ، فإن رؤوس الجدول معروضة دائمًا ، لذلك ليست هناك حاجة لروايات جدول البيانات لتكرار تلك الملصقات.

2

نسخ وعناصر متعددة والوصول إليها في نفس الوقت

يعرف معظم الناس اختصارات لوحة المفاتيح الشهيرة لنسخ (CTRL+C) وعناصر لصق (CTRL+V) في Excel. ومع ذلك ، فإن عددًا أقل من الناس يعرفون أنه يمكنك نسخ عدة عناصر من مصادر مختلفة في نفس الوقت ، ولصقها في جدول بيانات بنقرة واحدة.

لنفترض أنك تقوم بإنشاء جدول بيانات ملف تعريف لاعب لفريق كرة القدم المفضل لديك. لكل لاعب ، تريد هويتهم ، صورة ، ورابط لسيارة السيرة الذاتية عبر الإنترنت.

على الرغم من أن معرفات اللاعب موجودة في ورقة عمل منفصلة ، فإن صورهم في مستند Microsoft Word ، ويتم الوصول إلى عناوين URL الخاصة بهم على الإنترنت في متصفح الويب ، يمكنك المضي قدمًا ونسخ كل عنصر تلو الآخر.

بعد ذلك ، عد إلى جدول البيانات حيث تريد أن تذهب العناصر النسخ ، وانقر فوق أيقونة مشغل الحافظة في علامة التبويب المنزل على الشريط لمشاهدة العناصر التي قمت بنسخها للتو في جزء الحافظة. لاحظ ، أيضًا ، كيف يحتوي كل عنصر على أيقونة بجواره لتذكيرك بموقعه الأصلي.

الآن ، حدد الخلية التي تريد لصق العنصر الأول ، وانقر فوق العنصر في جزء الحافظة. كرر هذه العملية للعناصر الأخرى التي نسختها.

بعد لصق صورة في Microsoft Excel ، انقر بزر الماوس الأيمن فوقها وحدد “مكان في الخلية” لتضمين الصورة داخل حدود الخلية.

يمكنك بعد ذلك النقر فوق “مسح الكل” في جزء الحافظة ، قبل الانتقال إلى الدفعة التالية من العناصر التي تريد نسخها ولصقها.

يمكن لحافظة Microsoft Excel أن تصل إلى 24 عنصرًا. هذا يعني أنه عند نسخ العنصر الخامس والعشرين ، سيحل محل أقدم عنصر على الحافظة.

إن الاستفادة من استخدام Microsoft Excel Clefboard ، بدلاً من Windows Shookboard (Windows+V) ، هو أنه يبقى في نافذة Excel حتى تغلقها يدويًا. من ناحية أخرى ، تختفي حافظة Windows بمجرد النقر عليها.

3

عرض جميع الصيغ المستخدمة في جدول البيانات الخاص بك

افتراضيًا في Excel ، تعرض خلايا ورقة العمل نتائج صيغة ، بينما يعرض شريط الصيغة الصيغة التي استخدمتها للحصول على هذه النتيجة.

ومع ذلك ، يمكنك أيضًا عرض الصيغ في الخلايا نفسها. للقيام بذلك ، اضغط على Ctrl+`(مفتاح لهجة القبر ، والذي عادة ما يكون في الزاوية اليسرى العلوية من لوحة المفاتيح).

عند استخدام اختصار لوحة المفاتيح هذا ، يمكنك معرفة الخلايا التي تحتوي بسرعة على صيغ ، وفهم كيفية إجراء الحسابات ، والتحقق من أي أخطاء. ما هو أكثر من ذلك ، مع تنشيط هذا الخيار ، فإن اختيار خلية تحتوي على صيغة سيؤدي إلى تلوين الخلايا التي تشير إليها ، مما يجعل استكشاف الأخطاء وإصلاحها أكثر وضوحًا.

اضغط على Ctrl+`مرة أخرى لإرجاع جدول البيانات الخاص بك إلى الحالة الافتراضية.

4

شاهد كل علامات تبويب أوراق العمل بنقر بزر الماوس الأيمن

تتمثل إحدى المهام الأكثر إحباطًا في Excel في التنقل في مدير TAB في أسفل الشاشة ، خاصة إذا كان لديك العديد من أوراق العمل داخل المصنف الخاص بك. في الواقع ، فإن النقر فوق الأسهم الصغيرة في الزاوية السفلية اليسرى من نافذة Excel للتمرير عبر علامات التبويب يستغرق الكثير من وقتك الثمين.

انقر واسحب النقاط الثلاثة بجانب يمين علامات تبويب ورقة العمل لإنشاء مساحة أكبر لأسمائهم.

تتمثل إحدى طرق تسريع هذه العملية في الضغط على صفحة Ctrl+لأسفل للانتقال إلى علامة التبويب التالية ، أو صفحة Ctrl+للأعلى للوقوف مرة أخرى إلى علامة التبويب السابقة.

ومع ذلك ، فإن طريقتي المفضلة هي النقر بزر الماوس الأيمن على سهام التنقل في علامة التبويب. يؤدي القيام بذلك إلى تشغيل نافذة التنشيط ، ويمكنك بعد ذلك النقر نقرًا مزدوجًا على الورقة التي تريد التنقل إليها (أو استخدام مفاتيح الأسهم واضغط على Enter).

تعد هذه الأداة مفيدة بشكل خاص إذا كنت قد قضيت وقتًا لإعطاء أوراق العمل الخاصة بك أسماء قصيرة ولكن وصفية ، بدلاً من التمسك بالورقة الافتراضية 1 و Sheet2 و Sheet3 وما إلى ذلك.

5

استخدم شريط الحالة للحسابات السريعة

واحدة من أبسط الأدوات التي ربما تكون أكثر استخدامًا في Excel هي شريط الحالة ، الذي يقع في الركن الأيمن السفلي من نافذة Excel.

على وجه التحديد ، عند تحديد بعض البيانات في جدول البيانات الخاص بك ، يوفر شريط الحالة حسابات للتحليل الفوري دون الحاجة إلى صيغ إضافية.

في هذا المثال ، يتم فرز الجدول حسب المظاهر في ترتيب تنازلي ، وأريد بسرعة رؤية الأهداف الإجمالية والمتوسطة التي سجلها أي شخص لعب 100 لعبة أو أكثر.

على الرغم من أنه يمكنني استخدام الصيغ لإنشاء هذه المعلومات ، إلا أنني لا أريد أن تظهر النتيجة في جدول البيانات – هدفي هنا هو مجرد إلقاء نظرة على الأرقام لتحليل سريع.

لذلك ، بمجرد أن أختار إجماليات الهدف للاعبين المعنيين ، يظهر المتوسط ​​والعد ومبلغ الخلايا المحددة في شريط الحالة.

إذا لم تتمكن من رؤية هذه الإجماليات في نسختك من Excel بعد تحديد خلية أو أكثر التي تحتوي على بيانات ، انقر بزر الماوس الأيمن على شريط الحالة ، وتحقق من حسابات التجميع التي تريد عرضها من الخيارات الستة-المتوسط ​​، العد ، العدد العددي ، الحد الأدنى ، الحد الأقصى ، والمبلغ.

ما هو أكثر من ذلك ، يمكنني النقر فوق أي من هذه الحسابات في شريط الحالة لنسخ القيم إلى الحافظة الخاصة بي ، وعلى استعداد للالصق في مكان آخر حسب الضرورة.

---

إذا كنت حريصًا على توفير الوقت عند استخدام Microsoft Excel ، بالإضافة إلى استخدام الاختراقات التي شاركتها معك في هذا الدليل ، استفد من مربع الاسم لتسريع التنقل ، وتخصيص شريط أدوات الوصول السريع لأداء أوامرك الأكثر استخدامًا في لحظة.