سواء كنت تكتب عقدًا أو بعض الشروط والأحكام أو خطاب تغطية ، فلا تضيع الوقت في تكرار نفس الأسماء والكلمات خلال المستند الخاص بك. في Microsoft Word ، يمكنك إنشاء حقول التكرار التلقائي ، مما يوفر لك من الاضطرار إلى تكرار التفاصيل يدويًا.
الخطوة 1: إنشاء خاصية مستند
خصائص المستندات في Microsoft Word هي تفاصيل حول الملف ، والمعروفة أيضًا باسم Metadata. على سبيل المثال ، قد يكون لدى المستند مؤلف أو موضوع أو فئة أو شركة مخصصة لها ، ويمكنك إدراج هذه الخصائص في عملك كحقول نصية ، أو استخدامها للبحث عن مستند في Windows Explorer.
ومع ذلك ، فإن إحدى الطرق التي أستخدم بها أداة خاصية مستند Word هي إضافة حقل نص تكرار مخصص.
في حالتي ، أقوم بصياغة عقد عمل ، لذلك أعلم أنه سيتعين علي تكرار اسم الشركة واسم الموظف. أعلم أيضًا أنني سأضطر إلى تغيير اسم الموظف في كل مرة يتم فيها تشغيل شخص جديد ، وتتيح لي أداة خاصية المستندات القيام بذلك دون الحاجة إلى تغييرها يدويًا أو استخدام أداة Find and Relip.
في علامة التبويب “إدراج” على الشريط ، انقر فوق “أجزاء سريعة” ، وتحوم فوق “خاصية المستند”. مسح قائمة الخصائص لمعرفة ما إذا كانت هناك فئة تعمل للتفاصيل المتكررة التي تريد إضافتها. بعد كتابة الكلمات القليلة الأولى من عنوان العقد الخاص بي ، سأضرب “شركة” لإضافة حقل الشركة.
إذا كنت تعمل على جهاز كمبيوتر تجاري ، فقد يكون المسؤول قد قام بالفعل بإعداد اسم الشركة في حزمة Microsoft 365 ، مما يعني أن اسم الشركة يظهر تلقائيًا. في حالتي ، إدراج Word حقلًا فارغًا (الشركة) في مستند ، حيث يمثل قوسين المربعين النص النائب الذي لم يتم الكتابة بعد.
لإضافة نص قبل حقل في بداية سطر أو بعد حقل في نهاية الخط ، اضغط على مفتاح المنزل أو النهاية. تأكد من عدم إضافة نص إضافي عن طريق الخطأ إلى الحقول نفسها ، حيث سيكرر هذا المحتوى خلال المستند الخاص بك عند نسخ الحقل في مكان آخر!
حان الوقت الآن لإضافة مجال الموظف. نظرًا لعدم وجود خيار محدد لهذا في The Quick Parts> Document Property المنسدلة ، سأضغط على “Abstract”.
قبل أن أكتب اسم الموظف في هذا الحقل ، أريد تغيير اسم الحقل من الملخص إلى الموظف. للقيام بذلك ، بعد تحديد الحقل التجريدي الذي أضفته للتو ، سأضرب “خصائص” في مجموعة عناصر التحكم في علامة التبويب المطور.
في مربع الحوار خصائص التحكم في المحتوى ، قم بتغيير الحقول والعلامات لتطابق نوع البيانات التي سيحتوي عليها ، وانقر فوق “موافق”.
الآن ، أستطيع أن أرى أنه تم إعادة تسمية حقل النص الخاص بي “الموظف”. لست بحاجة إلى القيام بذلك لحقل شركتي ، لأن هذه خاصية وثيقة افتراضية لها الاسم الصحيح بالفعل.
أخيرًا ، يمكنني النقر فوق كل من الحقول التي أضفتها ، وأدخل التفاصيل الصحيحة.
الخطوة 2: أضف حقول التكرار
الآن بعد أن قمت بإعداد حقول النص الخاصة بك ، فقد حان الوقت لتكرارها خلال المستند الخاص بك.
هناك عدة طرق للقيام بذلك ، ولكن أفضل طريقة هي تحديد الحقل بنقرة واحدة ، ثم انقر فوق علامة تبويب اسم الحقل. ستعرف أنك حددت الحقل بشكل صحيح عندما يتبنى تسليط الضوء الرمادي.
بعد ذلك ، اضغط على Ctrl+C لنسخ هذا الحقل.
الآن ، مع مؤشرك في الموضع الذي تريد تكرار هذا الحقل ، اضغط على Ctrl+V.
لاحظ كيف يتم نسخ الحقل والنص الذي يحتوي عليه على حد سواء إلى هذا الموقع المكرر. أيضًا ، يعتمد حقل النص الذي تم لصقه تلقائيًا نمط النص الذي أستخدمه في تلك الفقرة ، مما يعني أنه لا يتعين علي استخدام الخيار الخاص لصق.
نظرًا لأن المستند الخاص بي يحتوي على حقلين أرغب في تكراره ، سأفتح جزء الحافظة من خلال النقر على الرمز في زاوية مجموعة الحافظة في علامة التبويب الصفحة الرئيسية. عندما أقوم بتحديد كل من حقلي واضغط على Ctrl+C ، فإنها تظهر في هذا الجزء ، مما يعني أنه يمكنني ببساطة النقر عليهما في كل مرة أرغب في إضافتها إلى عقدتي.
يمكن لحافظة Microsoft Office الاحتفاظ بما يصل إلى 24 عنصرًا ، لذا فهذه تقنية مفيدة حقًا إذا كنت تكرر الكثير من الحقول المختلفة في المستند.
الخطوة 3: تغيير محتويات الحقول المتكررة
عندما تنتهي من تكرار هذه الحقول في جميع أنحاء المستند ، فقد حان الوقت لرؤية السحر يحدث.
دعنا نقول أنني أريد تغيير اسم الموظف في عقدي. للقيام بذلك ، يمكنني النقر فوق أي من بين حقول الموظفين المكررة (وليس بالضرورة الحقول الأصلية التي قمت بإنشائها في البداية) ، وتغيير المحتوى ببساطة. عندما أنقر بعيدًا عن هذا الحقل ، سيتم تحديث جميع مثيلات هذا الحقل لمطابقة هذا التغيير.
سيتم تحديث الحقول المكررة فقط عند النقر بعيدًا عن الحقل الذي تعدله. لا تتوقع أن يتغير في الوقت الحقيقي كما تكتب!
الخطوة 4: احفظ عملك كقالب
الآن بعد أن قمت بتجميع المستند الذي يحتوي على الحقول المكررة للتفتيت التلقائي ، احفظه كقالب للاستخدام المتكرر. اضغط على F12 ، أعط القالب الخاص بك اسمًا مناسبًا ، وقم بتغيير حقل حفظ كأنه “قالب الكلمات” ، وانقر فوق “حفظ”.
الآن ، عند فتح نافذة كلمة جديدة ، انقر فوق “جديد” ، وتحديد القالب الخاص بك.
بمجرد النقر فوق القالب لفتحه ، اضغط على F12 لحفظه كمستند Word جديد. المستند الخاص بك جاهز الآن لك لتغيير حقول النص.
يمكنك أيضًا إضافة أنواع أخرى من الحقول إلى مستند Microsoft Word من خلال علامة التبويب المطور. على سبيل المثال ، يمكنك إدراج قوائم المنسدلة ، والاستجابات النصية العادية ، ومربعات الاختيار عند إنشاء نموذج قابل للملء لإرساله إلى الآخرين.
(tagstotranslate) Microsoft (T) Microsoft Word (T) Microsoft 365