هل لديك مصنف Excel ضخم يحتوي على الكثير من أوراق العمل ذات الصفوف والأعمدة العديدة؟ هل تجد نفسك تقوم بالتمرير أو القفز من علامة تبويب إلى أخرى بلا نهاية؟ توقف هنا، لأن هذه الخدعة ستحل هذه المشكلة بالنسبة لك.
ما هي الإشارة المرجعية (في Word)؟
تُعد الإشارة المرجعية نقطة غير مرئية في مستند Word (لا تقلق، سنتحدث عن Excel قريبًا). لتعيين إشارة مرجعية، مع وضع المؤشر على النقطة التي تريد وضع علامة عليها، انتقل إلى علامة التبويب “إدراج” على الشريط وانقر فوق “الإشارات المرجعية” في المجموعة “الروابط”. هنا، يمكنك إعطاء الإشارة المرجعية اسمًا (بدون مسافات).
يمكنك إضافة أو ربط عدد لا حصر له من الإشارات المرجعية في مستند، وهي مفيدة حقًا إذا كنت تريد، على سبيل المثال، وضع علامة والانتقال إلى موقع مهم في مستندك. يمكن أن يكون القيام بذلك مفيدًا أيضًا لتوفير الوقت إذا كنت ستضطر بخلاف ذلك إلى التمرير عبر مستند طويل، حيث قد تفوتك أيضًا ما تبحث عنه. كما أنها رائعة لإنشاء ارتباطات تشعبية لأجزاء معينة من عملك.
للانتقال إلى إشارة مرجعية قمت بتعيينها في Word، اضغط على Ctrl+G (أو Ctrl+Cmd+G على جهاز Mac)، وافتح علامة التبويب “انتقال إلى”، وانقر فوق “إشارة مرجعية”، واستخدم القائمة المنسدلة لاختيار المكان الذي تريد الانتقال إليه.
ومع ذلك، للقيام بنفس الشيء (وأكثر) في مصنف Excel، يتعين عليك اتباع مسار مختلف.
كيفية تعيين وتحديد موقع إشارة مرجعية (اسم) في Excel
في Excel، تسمى الإشارات المرجعية – بطريقة غير مبتكرة إلى حد ما –أسماء، يمكن الوصول إليها من خلال صندوق الاسم في الزاوية العلوية اليسرى من المصنف. في الواقع، تحتوي كل خلية بالفعل على إشارة مرجعية خاصة بها، أو اسم، يمكنك رؤيته من خلال تحديد أي خلية والنظر إلى مربع الاسم.
للانتقال إلى خلية داخل ورقة العمل النشطة—وهو أمر مفيد إذا كان لديك مئات الصفوف أو الأعمدة داخل تلك الورقة—اكتب مرجع العمود إلى الصف، مثل E7، في مربع الاسم واضغط على Enter. إذا كان لديك علامات تبويب نشطة أخرى في المصنف، فيمكنك الانتقال إلى أي خلية داخل أي من أوراق العمل عن طريق كتابة اسم علامة التبويب، متبوعًا بعلامة تعجب، ثم مرجع الخلية. على سبيل المثال،
Sheet2!G5
سيأخذنا هذا إلى الورقة 2، الخلية G5. أو يمكنك كتابة اسم علامة التبويب فقط، مما سينقلك إلى موقع غير محدد داخل تلك الورقة.
يمكنك أيضًا استخدام مربع الاسم لتسليط الضوء على نطاق من الخلايا. على سبيل المثال، إذا كنت تريد كتابة
E1:P42
في مربع الاسم، سيؤدي هذا إلى إبراز هذه الخلايا لك في الورقة الحالية، وهو أمر مفيد إذا كنت تريد تحديد نطاق كبير من الخلايا. جرّب هذا مع مجموعات أخرى، مثل
R:R
لتسليط الضوء على العمود R بأكمله، أو
5:5
لتسليط الضوء على الصف الخامس بأكمله.
على الرغم من أن الخلايا لها بالفعل أسماء مرجعية خاصة بها، يمكنك تغيير ما تسمى به عن طريق تحديد الخلية وكتابة اسم جديد في مربع الاسم. علاوة على ذلك، يمكنك أيضًا تسمية نطاق من البيانات. لنفترض أن لديك نطاق بيانات مهمًا في المصنف الكبير الخاص بك والذي تحتاج إلى عرضه كثيرًا. ما عليك سوى تحديد البيانات وإعطائها اسمًا.
ستحتاج إلى استخدام طريقة مختلفة قليلاً لتسمية جدول منسق. انتقل إلى أسفل هذا القسم للحصول على إرشادات حول كيفية القيام بذلك.
لا يحب برنامج Excel وجود مسافات في الأسماء. إذا كنت تريد استخدام أكثر من كلمة في الاسم، فاكتبها بدون مسافات (على سبيل المثال، TotalPrices)، أو استخدم الشرطة السفلية (Total_Prices).
يمكنك أيضًا تسمية عناصر أخرى في المصنف الخاص بك—مثل المخططات أو الرسوم التوضيحية—بنفس الطريقة. لسوء الحظ، لا يمكنك استخدام مربع الاسم إلا للانتقال إلى خلية أو نطاق من الخلايا (لا يمكنك الانتقال إلى المخططات أو الرسوم التوضيحية)، ولكن تسمية المخطط قد تكون مفيدة في ترميز VBA.
بغض النظر عن مكان تواجدك في المصنف، انقر فوق السهم المنسدل بجوار مربع الاسم وانتقل على الفور إلى الخلايا التي قمت بتسميتها.
إذا كنت تفضل استخدام اختصارات لوحة المفاتيح، اضغط على F5 لإظهار مربع الحوار “الانتقال إلى”.
يمكنك أيضًا إنشاء ارتباط تشعبي إلى خلايا مسماة في المصنف الخاص بك. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية التي تريد وضع الارتباط التشعبي فيها، واختر “ارتباط” من الخيارات التي تظهر. ثم انقر فوق “وضع في هذا المستند”، واختر الاسم الذي تريد الارتباط به، ثم انقر فوق “موافق”.
تسمية جدول منسق (يختلف الأمر قليلاً)
إذا كنت تستخدم جدولاً داخل المصنف الخاص بك، فنوصيك بتنسيقه بشكل صحيح باستخدام مُنسِّق الجدول المُضمَّن في برنامج Excel. ثم إذا أضفت أعمدة أو صفوفًا إضافية إلى الجدول، فسيمتد الاسم الذي أعطيته للمصفوفة ليشمل البيانات الجديدة. ومن المهم أنه بعد تنسيق الجدول، ستحتاج إلى استخدام مربع اسم مختلف، مما يعني أنه سيكون بإمكانك الرجوع إلى الجدول في الصيغ لاحقًا. وسنناقش هذا بمزيد من التفصيل في القسم الأخير من هذه المقالة.
حدد أي خلية داخل الجدول، وانقر فوق علامة التبويب “تصميم الجدول” على الشريط. انتقل إلى مجموعة “الخصائص” وقم بتغيير اسم الجدول، قبل الضغط على مفتاح الإدخال.
ستشاهد الآن اسم الجدول يظهر عندما تنقر على السهم المنسدل بجوار مربع الاسم. على الرغم من أنك استخدمت طريقة مختلفة لتسمية الجدول، فإن الجدول يظهر كمجموعة مسماة بالطريقة المعتادة.
كيفية إزالة أو تعديل الأسماء في Excel
قد تقوم عن طريق الخطأ بإنشاء اسم لخلية أو نطاق بينما كنت تنوي في الواقع الانتقال إلى عنصر معين. أو ربما تحتاج إلى تغيير اسم قمت بتعيينه بالفعل. لإزالة أو تغيير الأسماء في Excel، في علامة التبويب “الصيغ” على الشريط، انقر فوق “إدارة الأسماء” في مجموعة “الأسماء المحددة”. يمكنك أيضًا إنشاء إشارة مرجعية جديدة في النافذة التي تظهر، ولكن من الأسهل بالتأكيد القيام بذلك على ورقة العمل نفسها باستخدام الطرق الموضحة أعلاه.
عندما تنتهي من إدارة الأسماء في المصنف الخاص بك، انقر فوق “إغلاق” في الزاوية اليمنى السفلية من النافذة.
أسباب أخرى لاستخدام مربع الاسم
الآن بعد أن قمت بتعيين أسماء للخلايا داخل المصنف الخاص بك، دعنا نلقي نظرة على جواهر مربع الأسماء الأخرى.
الإشارة إلى اسم داخل صيغة
في المثال أدناه، لدينا جدول محاسبة في علامة تبويب منفصلة في المصنف، ونريد سحب البيانات من الجدول الموجود في الورقة 1. ولأننا أطلقنا على نطاق البيانات اسمًا، فيمكننا استخدام هذا الاسم داخل صيغة، وسيساعدنا Excel في القيام بذلك.
ابدأ بكتابة العملية الحسابية التي تريد إنشاؤها. في حالتنا، نريد جمع أجور الموظفين.
=sum(
الآن، ابدأ بكتابة اسم نطاق البيانات. في حالتنا، يكون اسم النطاق هو Employee_Pay.
=sum(em
ستلاحظ ظهور الاسم الذي أعطيته لنطاق البيانات.
انقر نقرًا مزدوجًا فوق اسم البيانات.
نريد الآن إخبار Excel باستخدام عمود إجمالي الأجر داخل جدولنا، ونفعل ذلك عن طريق فتح قوس مربع.
=sum(Employee_Pay(
هذه المرة، سيقوم Excel بإحضار اسم كل عمود داخل الجدول المسمى.
انقر نقرًا مزدوجًا فوق اسم العمود، وأغلق قوس المربع، وأغلق قوس الصيغة، قبل الضغط على Enter.
=sum(Employee_Pay(Total Pay))
سيؤدي هذا إلى جمع كل القيم في هذا العمود بنجاح، كما سيعمل أيضًا على تحديد التغييرات أو الإضافات التي تمت على القيم في العمود لأنك قمت بتسمية الجدول. بعد ذلك، سنستمر في استخدام نفس التقنية لإكمال الإجماليات والمتوسطات الأخرى في جدول المحاسبة الخاص بنا.
إنشاء أسماء للأعمدة في الجداول
أخيرًا، إذا كان لديك جدول كبير من البيانات، فقد ترغب في إنشاء إشارة مرجعية لصف أو عمود مهم تريد الوصول إليه بسرعة.
قم بتمييز الجدول الخاص بك، وفي علامة التبويب “الصيغ” على الشريط، انقر فوق “إنشاء من التحديد”.
يمكنك بعد ذلك اختيار الأسماء التي تريد إنشاءها والنقر فوق “موافق”. في مثالنا، إذا اخترنا “الصف العلوي”، فسيؤدي هذا إلى إضافة أسماء الأعمدة إلى قائمة الأسماء لتسهيل الوصول إليها لاحقًا.
إذا كان لديك جدول بيانات كبير بشكل خاص، فقد لا تتذكر الأسماء التي تشير إلى نطاقات معينة. في هذه الحالة، يمكنك إنشاء قائمة بالأسماء ونطاقات الخلايا المرتبطة بها والتي يمكنك الرجوع إليها أثناء كتابة الصيغ الخاصة بجدول البيانات هذا.