أفضل النصائح لإنشاء واستخدام الجداول في Microsoft Word

يمكن أن تكون الجداول في Microsoft Word مفيدة لتقديم أنواع معينة من المعلومات بشكل أكثر وضوحًا من شكل الفقرة ، مما يحول الأفكار المعقدة إلى بيانات سهلة القراءة. فيما يلي بعض الأساليب الأكثر موثوقية لإنشاء الجداول وتنسيقها وتأمينها.

كيفية إنشاء جدول

هناك أربع طرق لإنشاء جدول في Microsoft Word.

منسد الجدول

الطريقة الأولى وربما الأكثر شيوعًا هي من خلال القائمة المنسدلة في الجدول في علامة التبويب إدراج على الشريط. عند النقر فوق هذا الرمز ، لديك عدة خيارات:

• تحوم فوق الشبكة لتحديد عدد الصفوف والأعمدة.

• انقر فوق “إدراج جدول” لإطلاق مربع حوار وحدد معلمات الجدول.

• اختر “جدول رسم” لتنشيط أداة رسم الجدول.

• انقر فوق “تحويل النص إلى جدول” لتحويل الفقرات إلى نموذج جدولي (سنعود إلى هذا قريبًا).

• اختر “جدول بيانات Excel” لإدراج جدول بيانات Excel (وجميع أدواته) ضمن مستند Word الخاص بك.

• تحوم فوق “الجداول السريعة” لرؤية بعض الجداول المحددة مسبقًا.

اختصار لوحة المفاتيح

إذا كنت من محبي استخدام اختصارات لوحة مفاتيح Microsoft Word ، فيمكنك تشغيل مربع حوار Table Insert بالضغط على Alt> n> t> i. هناك ، يمكنك استخدام مفتاح TAB للقفز بين الحقول ، قبل الضغط على ENTER بمجرد أن تكون جاهزًا.

نسخ ولصق من Excel

تتمثل إحدى طرقاتي المفضلة لإنشاء جدول في Word أولاً في إنشائها في Excel ، ثم نسخها ولصقها في كلمة. هذا لأنه من الأسهل معالجة أحجام الخلايا ، واستخدام صيغ ووظائف Excel ، وتنسيق مظهر الجدول.

تحويل النص إلى الجدول

تتضمن الطريقة النهائية استخدام البيانات التي لديك بالفعل في مستند Word الخاص بك في نموذج الفقرة ، وتحويلها إلى جدول. يمكنك القيام بذلك عن طريق تحديد النص ، والنقر فوق “الجدول” في علامة التبويب إدراج على الشريط ، واختيار “تحويل النص إلى جدول”.

على الرغم من أنه قد يكون من المغري إنشاء التحويل دون التفكير الثاني ، إلا أنك تحتاج أولاً إلى التأكد من أن النص جاهز للتحويل. في المثال أعلاه ، لأن العناصر التي أريد تحويلها إلى خلايا فردية في الجدول لا تحتوي على مسافات (على سبيل المثال ، ستكون MUFC في الخلية الأولى ، ستكون CFC في الخلية التالية ، وهكذا) ، أعرف ذلك) سوف يتحولون بسهولة. ومع ذلك ، إذا كانت هناك مسافات داخل كل عنصر (على سبيل المثال ، إذا كان العنصر الأول هو MUFC ، والثاني كان CFC) ، فسيتعين علي أولاً فصل كل عنصر باستخدام مفتاح TAB.

تنسيق الجدول والخصائص

الآن بعد أن أنشأنا طاولتنا ، هناك بعض الأشياء التي نحتاج إلى التفكير فيها لضمان أن تبدو جيدة قدر الإمكان. فيما يلي بعض التعديلات التي أجريها في كل مرة أقوم فيها بإنشاء جدول في Word.

تصاميم الجدول المسبق

يشبه إلى حد كبير إنشاء الجداول في Excel ، يمكنك استخدام تصميمات جدول Microsoft Word لجعل الجدول الخاص بك ينظر إلى الجزء. ومع ذلك ، قبل اختيار تصميم الجدول الخاص بك ، تحتاج إلى معرفة كلمة أين رؤوسك.

في هذا المثال ، يحتوي العمود الأول على الأحرف الأولى من فريق كرة القدم ، والأعمدة الأخرى هي خصومها في أول خمس مباريات من الموسم. لذلك ، فإن الرؤوس الوحيدة في هذا الجدول موجودة في العمود الأول. لهذا السبب ، سوف أتحقق من “العمود الأول” وإلغاء تحديد “صف رأس” في علامة تبويب تصميم الجدول. وبالمثل ، إذا كان لديك صف رأس ولا أعمدة رأس ، فتأكد من أن Word على دراية بهذا في هذه المرحلة.

الآن ، عندما أتوجه إلى مجموعة أنماط الجدول في نفس علامة التبويب ، يمكنني أن أرى أن الكلمة قد أنشأت بعض الأنماط بناءً على الإعدادات التي حددتها للتو (مع سطر يفصل العمودين الأولين).

الجداول عبر الصفحات

أحد أكبر التحديات في Microsoft Word هو التعامل مع الجداول التي تنقسم عبر صفحتين. في هذا المثال ، يبدو الجدول غير عملي لأنه ينقسم على صفحتين.

طريقة واحدة للتعامل مع هذا هي إجبار جميع الصفوف على البقاء معًا. هذا هو الخيار الأفضل إذا كان جدولك يحتوي على عدد قليل من الصفوف. للقيام بذلك ، حدد جميع الصفوف (بما في ذلك صف الرأس) ، باستثناء الصف السفلي. ثم ، انقر فوق أيقونة “إعدادات الفقرة” في علامة التبويب Home.

في مربع حوار الفقرة ، توجه إلى علامة التبويب “Line and Page Breaks” ، تحقق من “Keep with Next ،” وانقر فوق “موافق”.

سيؤدي ذلك إلى إجبار صفوف الجدول على البقاء معًا في الصفحة التالية.

بدلاً من ذلك ، إذا كان لديك جدول أطول ، فيمكنك تكرار صف الرأس. للقيام بذلك ، حدد صف الرأس ، وانقر فوق “خصائص” في علامة التبويب تخطيط الجدول.

في مربع الحوار “خصائص الجدول” ، افتح علامة التبويب “الصف” ، تحقق “كرر” صف رأسه في الجزء العلوي من كل صفحة “، وانقر فوق” موافق “.

سترى بعد ذلك صف الرأس المتكرر في كل صفحة.

عرض الجدول

إذا قمت بإنشاء الجدول الخاص بك باستخدام مربع حوار جدول إدراج ، فيمكنك تحديد عرض العمود يدويًا ، أو تحقق من “Autofit إلى المحتويات” ، أو التحقق من “AutoFit إلى Window”.

Autofit للمحتويات يعدل تلقائيًا عرض العمود اعتمادًا على ما هو موجود في الخلايا:

Autofit إلى نافذة ينشر الجدول عبر عرض صفحتك:

يمكنك أيضًا التبديل بين هذين الإعدادين بعد إنشاء الجدول الخاص بك بالنقر فوق “AutoFit” في علامة التبويب تخطيط الجدول.

أخيرًا ، يمكنك النقر على عرض العمود وسحبه يدويًا ، أو تغيير الأبعاد في مجموعة حجم الخلية في علامة التبويب تخطيط الجدول.

نصائح مفيدة أخرى

فيما يلي بعض النصائح الأخرى التي ستساعدك في طاولات Microsoft Word الخاصة بك:

1. اضغط على علامة التبويب للقفز إلى الخلية التالية في الصف ، أو لإنشاء صف جديد تحتها إذا كان المؤشر في الخلية السفلية اليمنى لجدولك.

2. إذا كنت بحاجة إلى إضافة نص مباشرة قبل الجدول الخاص بك ، فضع المؤشر في الخلية العلوية اليسرى ، واضغط على Ctrl+Shift+Enter. سوف يتحرك طاولتك بعد ذلك إلى أسفل الخط ، وسيكون المؤشر في بداية السطر أعلاه ، جاهزًا لك للكتابة.

3. بشكل افتراضي ، تضع Word علامة فقرة بعد جدول. قد يكون هذا أمرًا محبطًا إذا كان جدولك في أسفل الصفحة النهائية من المستند الخاص بك ، حيث يمكن أن يجبر Word على إنشاء صفحة جديدة ذات علامة فقرة فارغة. على الرغم من أنه لا يمكنك إزالة علامة الفقرة هذه ، إلا أن وضع المؤشر في تلك المساحة الفارغة وتقليل حجم الخط إلى 1 PT يمكن حل مشكلة إنشاء صفحة إضافية.

4. في بعض الأحيان ، إذا قمت بضبط عرض خلية الطاولة يدويًا ، فقد تكافح لإعادة تنظيمها. هذا خلل محبط كان في Microsoft Word منذ عقود! الخيار الأفضل هو النقر فوق النقر ثلاثيًا على الخلايا المحيطة بواحدة تلو الأخرى مع فتح علامة تبويب تخطيط الجدول ، ومطابقة عرض الخلية عن طريق كتابة أبعادها يدويًا في حقول الارتفاع والعرض لمجموعة حجم الخلية.

بالإضافة إلى تحويل النص إلى جدول ، يمكنك أيضًا تحويل جدول إلى نص – وهو خيار مفيد إذا كان لديك الكثير من الجداول في مستند Word الخاص بك ، لأن هذا يمكن أن يبطئ أدائه.