يعد Microsoft Forms مفيدًا لإنشاء اختبارات واستطلاعات واختبارات مباشرة، كما أن واجهته التي لا تحتاج إلى شرح تجعلها أداة شائعة. ومع ذلك، قد لا تستخدمه بكامل إمكاناته! في هذه المقالة، سأشارك بعض الأدوات والحيل التي يجب عليك استخدامها لتحقيق أقصى استفادة من هذا البرنامج متعدد الاستخدامات.
1
أسئلة الفرع بناءً على الإجابات السابقة
يمكنك تحديد الأسئلة التي يراها المشاركون بناءً على الإجابات التي قدموها بالفعل. في هذا المثال، يطلب السؤال الأول من المستجيب اختيار الرياضة التي يتابعها أكثر من غيرها.
السؤال التالي الذي يحتاج المستخدم للإجابة عليه يتعلق مباشرة بما اختاروه للسؤال 1. إذا اختاروا “كرة القدم”، فيجب توجيههم إلى السؤال 2، الذي يطلب منهم ترشيح فريق كرة القدم المفضل لديهم. إذا اختاروا “هوكي الجليد”، فعليهم ترشيح فريق هوكي الجليد المفضل لديهم في السؤال 3، وتخطي السؤال 2. وأخيرًا، إذا اختاروا “البيسبول”، فعليهم اختيار فريق البيسبول المفضل لديهم في السؤال 4، وتجنب السؤال 2. و3.
للقيام بذلك، حدد السؤال الذي يحدد المكان الذي سيتم نقل المستفتى إليه بعد ذلك (في حالتي، السؤال 1)، وانقر فوق النقاط الثلاث في الزاوية اليمنى السفلية. ثم انقر فوق “إضافة المتفرعة”.
الآن، اختر السؤال الذي يجب توجيه الشخص الذي يكمل النموذج إليه، اعتمادًا على الخيار الذي يختاره.
بعد أن يختار المستجيب فريقه المفضل (الأسئلة 2 أو 3 أو 4)، اعتمادًا على الرياضة التي اختارها (السؤال 1)، أريدهم أن ينتقلوا إلى السؤال 5، الذي يسألهم عن عدد المرات التي يحضرون فيها مكانًا رياضيًا للمشاهدة حدث رياضي حي. وهذا يعني أنني بحاجة إلى إضافة تفريع للأسئلة 2 و3 و4. وإلا فسيرى المستجيب سؤالاً لا علاقة له بالرياضة التي اختارها.
عند الانتهاء من إضافة جميع خيارات التفريع، انقر فوق “الرجوع” في الجزء العلوي من النافذة.
وأخيرًا، انقر فوق “معاينة” للتأكد من أن التفريع الخاص بك قد نجح.
2
انسخ خيارات الاختيار المتعدد من Excel أو Word
هل تحتاج إلى إدراج قائمة طويلة من الخيارات في سؤال متعدد الخيارات؟ قد تستغرق كتابة جميع الإجابات المختلفة كاختيارات فردية وقتًا طويلاً ومن المحتمل أن تؤدي إلى حدوث خطأ.
لحسن الحظ، إذا كانت لديك قائمة الخيارات المكتوبة بالفعل في Excel أو Word، فيمكنك نسخها ولصقها مباشرة في Microsoft Forms.
أولاً، تأكد من وجود كل خيار في صف منفصل في Excel أو في فقرة جديدة في Word. ثم حددهم جميعًا، ثم اضغط على Ctrl+C.
الآن، توجه إلى النموذج الخاص بك في Microsoft Forms، وانقر فوق “إضافة سؤال جديد”، وقم بإنشاء سؤال “اختيار”.
بعد ذلك، اكتب السؤال، واحذف الخيار 2 من خلال النقر على أيقونة سلة المهملات المجاورة له.
أخيرًا، حدد النص في حقل الخيار 1، ثم اضغط على Ctrl+V.
شاهد كيف يظهر كل عنصر في القائمة بطريقة سحرية كخيارات منفصلة ليختارها المستجيب!
3
قم بتعيين تاريخ البدء والانتهاء
إذا كنت بحاجة إلى تحديد الإطار الزمني لقبول عمليات إرسال النماذج، فيمكنك تعيين تاريخ البدء والانتهاء.
على سبيل المثال، ربما تكون قد انتهيت من إنشاء النموذج الخاص بك، وتريد التخطيط للمستقبل عن طريق إرساله إلى كل من يحتاج إلى إكماله. ومع ذلك، ما زالوا لم يتلقوا بعد أي معلومات ستساعدهم في الإجابة على الأسئلة، لذلك لا تريدهم أن يجيبوا الآن.
للقيام بذلك، افتح النموذج ذي الصلة، وانقر على “الإعدادات” في الشريط. ثم حدد “قبول الردود”. هذه خطوة حاسمة، سواء قمت بتعيين إطار زمني أم لا، لأنها تتأكد من إمكانية الوصول إلى النموذج.
الآن، حدد “تاريخ البدء” لتحديد التاريخ والوقت الذي يصبح فيه النموذج متاحًا، وحدد “تاريخ الانتهاء” لتحديد التاريخ والوقت الذي لن يتمكن الأشخاص بعده من إرسال الردود.
بعد قيامك بتعيين التواريخ والأوقات ذات الصلة، ما عليك سوى النقر فوق “X”، وسيتم حفظ هذه الإعدادات الجديدة على الفور.
أخيرًا، “اجمع الردود” وانسخ عنوان URL والصقه في متصفح الويب الخاص بك للتأكد من أن تعديلاتك قد عملت كما هو متوقع. على سبيل المثال، إذا كان تاريخ البدء في المستقبل، فمن المفترض أن ترى رسالة تفيد بأن النموذج لا يقبل الردود.
4
خلط أسئلتك
هذه أداة مقومة بأقل من قيمتها ولها فوائد عديدة. على سبيل المثال، إذا كنت تجري استطلاعًا أكاديميًا، فإن عرض أسئلتك بترتيب عشوائي يساعد في تقليل احتمالية الإجابات النمطية، مما يمنحك مجموعة أكثر دقة من النتائج. وأيضًا، إذا كنت معلمًا، فإن توزيع أسئلتك بشكل عشوائي يعني أن طلابك أقل احتمالية أن يكونوا قادرين على نسخ إجابات بعضهم البعض!
لتنشيط هذا الخيار، انقر فوق “الإعدادات” في شريط النموذج، وحدد “خلط الأسئلة”.
لاحظ كيف يمكنك قفل بعض الأسئلة. على سبيل المثال، إذا كنت تريد من المشاركين أن يكتبوا أسمائهم وتاريخ ميلادهم في السؤالين 1 و2 قبل إكمال الاستطلاع، فيمكنك قفلهما حتى لا يضيعوا بين أسئلة الاستطلاع.
عند الانتهاء، انقر فوق “X” في الزاوية العلوية اليسرى من جزء الإعدادات، وسيتم حفظ إعداداتك الجديدة على الفور.
على الرغم من أن المشاركين يرون الأسئلة بترتيب عشوائي، فعندما تعرض الإجابات، ستكون بالترتيب الذي كتبتها به عند إنشاء النموذج الخاص بك.
لا يمكنك خلط الأسئلة عشوائيًا إذا كان لديك أقسام أو صفحات متعددة في النموذج الخاص بك. يجب عليك أيضًا تجنب الخلط إذا كنت قد استخدمت التفريع، فالتفريع يفضل الأسئلة المتسلسلة، في حين أن الخلط يزيل هذا الترتيب المنطقي تمامًا.
5
عرض رسالة عند الانتهاء
افتراضيًا، سيرى المستجيبون رسالة تقول “تم إرسال إجابتك” عند إكمال النموذج وإرساله، ولن تحتاج إلى القيام بأي شيء لتنشيط هذه العملية.
ومع ذلك، لماذا لا تجعل رسالتك أكثر شخصية واحترافية؟ ربما يمكنك تضمين ملاحظة تخبر المستجيب بالجهة التي يجب عليه الاتصال بها إذا كانت لديه أي أسئلة حول الاستطلاع، أو إعلان حول موعد نشر النتائج للعامة، أو حتى تورية طريفة حول محتوى النموذج الذي أكمله المستجيب للتو.
انقر على “الإعدادات” في الجزء العلوي من نافذة Microsoft Forms، ثم قم بالتمرير لأسفل إلى “تخصيص رسالة شكر” وحددها. بعد ذلك، اكتب الرسالة المخصصة التي سيراها المستجيب عند إرسال إجاباته، وانقر على “X” في الزاوية العلوية اليمنى لحفظ هذا التغيير.
فيما يلي مثال لرسالة مخصصة وكيف تبدو للمستخدم النهائي.
يمكن أن تكون رسالة الشكر نصًا عاديًا فقط (بمعنى آخر، لا توجد ارتباطات تشعبية أو صور)، ويمكنك استخدام ما يصل إلى 4000 حرف.
6
قرر ما إذا كان بإمكان المستجيبين حفظ إجاباتهم وتحريرها
يتيح لك الخيار الأخير في قائمة الإعدادات تحديد ما إذا كان بإمكان الأشخاص حفظ ردودهم في حساب Microsoft Forms الخاص بهم. علاوة على ذلك، عند تحديده، يظهر خيار آخر يمنحك خيار السماح للمستجيبين بتعديل ردودهم.
يؤدي خيار “السماح للمستجيبين بحفظ إجاباتهم” إلى تنشيط زر “حفظ إجابتي” الذي يسمح للمستجيبين بالاحتفاظ بنسخة من إجابات النموذج عند إرسالها. عندما ينقرون على هذا الزر، سيكونون قادرين على الوصول إلى استجابتهم عبر علامة التبويب “النماذج المعبأة” في حساب Microsoft Forms الخاص بهم (إذا كان لديهم حساب). ومع ذلك، فإنه لا يعني أنه يمكنهم الحفظ والاستمرار.
من ناحية أخرى، يؤدي تحديد “السماح للمستجيبين بتحرير إجاباتهم” إلى تنشيط الزر الذي يقول “احفظ ردي للتحرير” عندما يرسلون النموذج الخاص بهم. إذا قاموا بالنقر فوق هذا الزر، فسيكونون قادرين على تحميل استجابتهم عبر علامة التبويب “النماذج المعبأة” في Microsoft Forms، وسيشاهدون أيضًا زرًا إضافيًا في الجزء العلوي من شاشتهم يقول “تحرير الاستجابة”.
يمكنك تحديد هذه الخيارات وإلغاء تحديدها في أي وقت لتغيير أذونات المستجيبين. على سبيل المثال، إذا قمت بإلغاء تحديد “السماح للمستجيبين بحفظ إجاباتهم” بعد التحقق منه مسبقًا، فسيتم إعلام المستجيبين بأن عنوان URL غير صالح إذا حاولوا إعادة زيارة إجاباتهم. وبالمثل، إذا اخترت بعد ذلك إعادة تحديد هذا الخيار، فسيتمكن المستجيبون الذين حفظوا النموذج سابقًا من الوصول إلى إجاباتهم مرة أخرى.
بمجرد إنشاء النموذج الخاص بك وتنفيذ الإعدادات والأدوات التي تعلمتها في هذه المقالة، قم بتكرار النموذج الخاص بك حتى تتمكن أنت والآخرون من استخدامه كنموذج للاستبيانات والاستبيانات المستقبلية.
(العلامات للترجمة)مايكروسوفت(ر)مايكروسوفت 365