على الرغم من الانتشار المتزايد لرسائل البريد الإلكتروني وغيرها من أشكال الاتصال القائمة على التكنولوجيا، سيتعين على الجميع كتابة خطاب رسمي في مرحلة ما من حياتهم. سواء كنت تكتب خطاب شكوى، أو تتقدم لوظيفة، أو تعرب رسميًا عن الامتنان، فهي أداة سهلة الاستخدام في خزانتك.
على الرغم من أن Microsoft Word يحتوي على مئات القوالب، إلا أنني أفضل إنشاء معظم مستنداتي، بما في ذلك رسائلي، من الصفر. وهذا يعني أنه يمكنني تخصيصها بشكل أكثر تحديدًا وفقًا لمتطلباتي وحفظ التنسيق والتخطيط الخاص بي لاستخدامهما لاحقًا.
لدى البلدان المختلفة اتفاقيات مختلفة قليلاً لكتابة الرسائل. في هذا الدليل التفصيلي، سأستخدم النمط البريطاني، ولكن يمكنك استخدام جميع النصائح أينما كنت. إذا كنت تكتب خطاب طلب وظيفة، فإن أفضل رهان هو دراسة الموقع الإلكتروني للشركة التي تتقدم إليها، والتحقق من التهجئة وعلامات الترقيم والأسلوب العام.
1 إضافة ترويسة
يساعدك إنشاء واستخدام ترويسة في الجزء العلوي من خطاب Microsoft Word الخاص بك على إعطاء انطباع جيد وإنشاء هوية وإبراز رسالتك. على الرغم من أنها مخصصة عادةً للاتصالات المتعلقة بالعمل، فإن اختيارك لتضمين ترويسة على خطاب شخصي يعتمد على الغرض منه.
على سبيل المثال، عند كتابة خطاب طلب وظيفة، أحب تضمين صورة شخصية وشريط بسيط من الألوان لإضافة لمسة من الاحترافية. وبالمثل، فإن إضافة هذه الميزة الأسلوبية يمكن أن تضيف جوًا من السلطة، على سبيل المثال، إذا كنت تكتب خطابًا مرجعيًا أو شكوى.
لإنشاء ترويسة، انقر نقرًا مزدوجًا في أي مكان في الرأس وحدد “صفحة أولى مختلفة” في علامة التبويب رأس وتذييل الصفحة على الشريط للتأكد من أن ترويسة الرسالة موجودة في الصفحة الأولى فقط.
ثم قم بضبط هوامش الرأس، بحيث يمكنك استخدام العرض الكامل للصفحة.
الآن، قم بإنشاء تصميم ترويسة الخاص بك داخل الرأس. عند الانتهاء، انقر نقرًا مزدوجًا في أي مكان أسفل الرأس لإعادة تنشيط المنطقة الرئيسية لمستند Word الخاص بك، حيث ستبدأ في كتابة رسالتك.
2 تحديد الأنماط
بغض النظر عن نوع المستند الذي أقوم بإنشائه، أفكر دائمًا في الأنماط المختلفة التي أريد استخدامها قبل أن أبدأ في الكتابة. على سبيل المثال، في رسالة ما، أعلم أنني سأحتاج إلى نمط عادي للنص الرئيسي، ونص بمحاذاة اليمين لعنواني، ونمط قائمة الفقرة للقوائم ذات التعداد النقطي، ونمط غامق للنص البارز، مثل كسطر الموضوع.
بينما يمكنك تطبيق التنسيق المباشر لإنشاء تخطيط الرسالة، فإن استخدام الأنماط يوفر الوقت ويساعد على الاتساق، لأنه يمكنك تطبيق العديد من تغييرات التنسيق على النص بنقرة واحدة.
ابدأ بتعديل النمط العادي، مع التركيز على المحرف (الخط) وتباعد الفقرات. نظرًا لأن النمط العادي هو النمط الافتراضي في Word، فإن التغييرات التي تجريها ستمتد عبر الأنماط الأخرى. للقيام بذلك، انقر بزر الماوس الأيمن فوق “عادي” في معرض الأنماط ضمن علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”، ثم انقر فوق “تعديل.
أحب استخدام المحاذاة المضبوطة (بمعنى أن النص سيكون مربعًا على الهوامش اليسرى واليمنى)، وخط sans-serif (مثل Aptos، أو Calibri، أو Arial)، وخط بحجم 12.
بعد ذلك، انقر فوق القائمة المنسدلة “تنسيق” الموجودة أسفل مربع الحوار “تعديل النمط”، ثم انقر فوق “فقرة.
هناك، قم بتغيير المسافة بعد لمطابقة حجم الخط الذي اخترته في الخطوة السابقة، واختر تباعد الأسطر (أفضل استخدام سطر مفرد أو 1.5 سطر)، وتأكد من عدم تحديد خانة الاختيار “عدم إضافة مسافة…”، و انقر فوق “موافق” مرتين لإغلاق مربعي الحوار.
الآن وبعد أن قمت بإنشاء النمط العادي، أصبحت جاهزًا لإنشاء أنماطك الأخرى. تتمثل إحدى الطرق في الضغط على Ctrl+Alt+Shift+S لتشغيل جزء الأنماط، حيث يمكنك مراجعة الأنماط الموجودة وتعديلها.
بدلًا من ذلك، ابدأ في كتابة رسالتك باستخدام العناصر النائبة عند الضرورة، ثم اضغط على اختصار لوحة المفاتيح Ctrl+Shift+S Word لإنشاء نمط جديد عن طريق كتابة اسم نمط جديد والنقر على “تعديل. في المثال أدناه، قمت بكتابة عنواني الخاص، وضغطت على Ctrl+Shift+S، وأنشأت نمطًا جديدًا يسمى MyAddress، مع محاذاة النص إلى اليمين، وتحديد مربع الاختيار “عدم إضافة مسافة…” بحيث بقيت الخطوط معًا.
بعد ذلك، في كل مرة أرغب في تطبيق الأنماط التي قمت بإنشائها على مزيد من النص في رسالتي، كل ما علي فعله هو وضع المؤشر داخل الفقرة ذات الصلة، والنقر فوق النمط في معرض الأنماط.
لا تبدأ بكتابة المحتوى الرئيسي لرسالتك بعد! بدلاً من ذلك، قم بإنشاء عناصر نائبة لأنماطك، وانتقل إلى الخطوة التالية.
3 إضافة تاريخ ديناميكي
تتطلب جميع الرسائل تاريخًا في مكان ما بالقرب من الأعلى، وعادةً ما أضع تاريخي أسفل عنواني. بينما يمكنك كتابة التاريخ يدويًا، إذا كنت تريد حفظ تخطيط الرسالة كقالب، فيمكنك إجبار Word على تحديث التاريخ تلقائيًا في كل مرة تفتح فيها المستند.
ضع المؤشر في المكان الذي تريد أن ينتقل إليه التاريخ، واختر النمط المحدد مسبقًا الذي تريد أن يتبناه. ثم انقر فوق “التاريخ والوقت” في مجموعة النص ضمن علامة التبويب “إدراج” على الشريط لبدء تشغيل مربع الحوار “التاريخ والوقت”.
الآن، في مربع الحوار “التاريخ والوقت”، اختر اللغة والتنسيق المناسبين، وحدد “التحديث تلقائيًا”، ثم انقر فوق “موافق”.
سيظهر التاريخ وكأنني كتبته يدويًا، وهو في الحقيقة حقل تلقائي يتغير وفقًا للتاريخ الموجود على جهاز الكمبيوتر الخاص بي.
إذا كنت لا تريد أن يكون التاريخ ديناميكيًا (بمعنى آخر، تريد أن يظل ثابتًا)، فاتبع نفس العملية، ولكن لا تحدد “التحديث تلقائيًا”.
4 بما في ذلك التوقيع
هناك طرق مختلفة لتضمين توقيع في رسالة على Microsoft Word، بما في ذلك إضافة توقيع رقمي من خلال أداة Signature Line في Word. ومع ذلك، تم تصميم هذه الأداة لمزيد من المستندات الرسمية، مثل العقد القانوني، وتتطلب شهادة توقيع رقمي. يمكنك أيضًا محاولة استخدام أداة الرسم الخاصة ببرنامج Microsoft Word، لكن هذا قد يبدو غير طبيعي.
لإبقاء الأمور بسيطة مع التأكد من أن رسالتي لا تزال تبدو كما هي، أفضل التوقيع على بعض الورق يدويًا، ثم تحميلها على مستند Word الخاص بي.
أولاً، استخدم قلمًا أسود وورقة بيضاء لإنشاء التوقيع، ثم التقط صورة باستخدام هاتفك. بعد ذلك، أرسل التوقيع إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك – أستخدم Microsoft Drop للقيام بذلك في ثوانٍ، ولكن يمكنك أيضًا إرساله عبر البريد الإلكتروني أو نظام أساسي سحابي آخر، مثل OneDrive.
بالعودة إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك، في برنامج Microsoft Word، انقر فوق إدراج > صور، ثم انقر فوق “هذا الجهاز”.
بمجرد تحديد موقع توقيعك وإدراجه، استخدم أداة الاقتصاص في علامة التبويب تنسيق الصورة لإزالة أي مساحة إضافية من الحواف.
بعد ذلك، استخدم أداة إزالة الخلفية في علامة التبويب تنسيق الصورة لإزالة أي ألوان غير مرغوب فيها حول حافة توقيعك.
عندما تقوم بتنشيط هذه الأداة، سيقوم Word بمعظم العمل نيابةً عنك، وستكون المناطق الوردية هي الأقسام التي حددها Word على أنها بحاجة إلى الإزالة. يمكنك أيضًا النقر فوق “تحديد المناطق التي يجب الاحتفاظ بها” و”تحديد المناطق المراد إزالتها” لتحسين الصورة بشكل أكبر. عندما تصبح سعيدًا، انقر فوق “الاحتفاظ بالتغييرات”.
عندما استخدمت هذه الأداة لأول مرة، كنت متشككًا في مدى نجاحها، لكنني فوجئت بسرور بمدى بديهيتها (ولهذا السبب أستخدم هذه الطريقة الآن طوال الوقت!)
انقر بزر الماوس الأيمن على توقيعك النهائي وانقر على “حفظ كصورة” حتى تتمكن من استخدامه في المستندات المستقبلية. فقط تأكد من حفظه في مكان آمن، مثل مخزن OneDrive الشخصي.
5 الحفظ كقالب
إذا كنت راضيًا عن الشكل الذي يبدو عليه كل شيء، فأنت جاهز لحفظ المستند كقالب. للقيام بذلك، اضغط على F12، وفي مربع الحوار “حفظ باسم”، اختر “قالب Word” في القائمة المنسدلة “حفظ بنوع”. ثم، بعد إعطاء القالب اسمًا مناسبًا، انقر فوق “حفظ”، وأغلق المستند.
الآن، أعد فتح Word، وانقر فوق جديد > شخصي. عند النقر فوق القالب المحفوظ، سيتم فتحه كمستند جديد، جاهز لتعديله حسب الضرورة.
6 تدقيق الرسالة
عند الانتهاء من كتابة رسالتك، فهي جاهزة للتدقيق اللغوي. هناك أداتان أستخدمهما دائمًا للقيام بذلك – القراءة بصوت عالٍ والمحرر، ويمكن الوصول إلى كليهما من خلال علامة التبويب “مراجعة” على الشريط.
تأكد من وضع المؤشر في بداية المستند قبل تنشيط أداة القراءة بصوت عالٍ.
تعد أداة القراءة بصوت عالٍ مفيدة لأنه من المحتمل أن تلتقط أي شيء لا يبدو صحيحًا تمامًا عندما تتم قراءة رسالتك إليك. يعد Microsoft Editor مفيدًا بنفس القدر، حيث سيقوم بفحص عملك جيدًا بحثًا عن الأخطاء الإملائية والنحوية، وتحديد أي لغة غير شاملة، وتقديم اقتراحات لتحسين الأسلوب، والمزيد. يمكنك أيضًا استخدام التدريب مع Copliot، ولكن ستحتاج إلى شراء ترخيص Copliot للقيام بذلك.
بمجرد الانتهاء من ذلك، هناك بعض الخطوات الأخرى التي يمكنك اتخاذها لتحسين تنسيق Microsoft Word.