كيفية إنشاء رسالة تعريفية احترافية في برنامج Microsoft Word

إن خطاب التقديم الخاص بك هو أحد الأشياء الأولى التي يراها مسؤول التوظيف عندما تتقدم لوظيفة، لذلك من المهم أن تقوم بذلك بشكل صحيح. في هذه المقالة، سأوضح لك كيفية إنشاء خطاب تقديمي رائع في Microsoft Word وأقدم لك بعض النصائح العامة الأخرى بينما نمضي قدمًا.

الأشياء التي يجب مراعاتها قبل أن تبدأ

هناك بعض الأشياء الأساسية التي يجب عليك التفكير فيها قبل البدء في كتابة رسالتك لتوفير الوقت في مراجعتها لاحقًا.

فكر في كيفية تفسير الأنظمة الآلية لرسالتك

قبل أن تقرر ما إذا كنت تريد استخدام أحد قوالب Microsoft Word أو إنشاء قالب خاص بك من الصفر، يجدر التفكير في كيفية استخدام الشركات للتكنولوجيا لفحص رسائل الطلبات العديدة التي تصل إلى صناديق البريد الوارد الخاصة بها.

على سبيل المثال، تستخدم بعض الشركات أنظمة تتبع التطبيقات (ATS)، التي تبحث في المستندات عن الكلمات الرئيسية والعبارات. مع أخذ ذلك في الاعتبار، فإن الإفراط في تنسيق خطاب التقديم الخاص بك قد يجعل المستند أقل قابلية للقراءة لهذه العمليات الآلية. ونتيجة لذلك، على الرغم من أن التنسيق المعقد يمكن أن يجعل رسالتك بارزة بصريًا، حاول ألا تبالغ في تعقيد الأمور.

حافظ على اتساق التنسيق

التزم بموضوع التنسيق، بقدر أهمية الحفاظ على تناسق الخطوط والألوان داخل الرسالة نفسها، فكر أيضًا في المستندات الأخرى التي ترسلها في نفس الوقت.

على سبيل المثال، إذا كانت سيرتك الذاتية تستخدم مقاس 12 Calibri، فإن استخدام مقاس 14 Times New Roman في خطاب التقديم الخاص بك قد يبدو خيارًا غريبًا لشخص يقرأهما معًا في وقت واحد. قد يبدو هذا أمرًا تافهًا يجب أخذه في الاعتبار، ولكن أصغر التعديلات يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا.

قم بمطابقة أسلوب كتابتك مع الوظيفة

على الرغم من أنني لا أقصد أن يكون هذا المقال درسًا في اللغة الإنجليزية، إلا أن مدرس اللغة الإنجليزية السابق بداخلي يشعر بأنه مضطر إلى نصحك بمراجعة الموقع الإلكتروني وقنوات التواصل الاجتماعي الخاصة بالشركة التي تكتب إليها.

هل تستخدم اللغة الإنجليزية الأمريكية أم الإنجليزية البريطانية؟ هل اللغة رسمية تمامًا، أم أن الشركة تستخدم لهجة أكثر استرخاءً؟ خذ دقيقة أيضًا لملاحظة كيفية تنسيق المحتوى، وضع ذلك في الاعتبار أثناء كتابة رسالتك. إذا تمكنت من تحقيق الاتساق بينك وبين العلامة التجارية للشركة وأسلوبها، فسوف تحصل على بداية جيدة.

هل الذكاء الاصطناعي يستحق الاستخدام؟

أخيرًا، اسمحوا لي أن أتناول المشكلة الأساسية في الغرفة: الذكاء الاصطناعي، أو بشكل أكثر تحديدًا، برنامج Microsoft Copilot. على الرغم من أن هذه الأداة لها فوائدها بالتأكيد، مثل الوصول إلى نغمة مناسبة، وتسريع عملية التقديم، ومساعدتك في التغلب على حصار الكتابة، إلا أنه يجب عليك استخدامها بحذر.

قد تستخدم بعض الشركات برنامج اكتشاف الذكاء الاصطناعي الذي قد يلتقط بعض الكلمات والعبارات التي أدخلها Copilot في رسالتك، وإذا كانت نغمة رسالتك لا تتطابق مع نغمة المستندات الأخرى التي ترسلها، فقد يثير ذلك بعض الدهشة.

إذا كنت يصر حول استخدام الذكاء الاصطناعي لمساعدتك، استخدمه كمسودة ثانية – ابدأ بتدوين أفكارك في مستند Word، ثم اطلب من Copilot ترتيب الأمور لك إذا لم تكن راضيًا عما أنتجته بالفعل. تأكد من قراءتها جيدًا أيضًا، لأنك لا تريد أن يظهر شيء في الرسالة لا يمكنك التوسع فيه في المقابلة.

استخدام قوالب Word لرسالة الغلاف الخاصة بك

يحتوي Word على آلاف القوالب لمختلف أنواع المستندات، بما في ذلك خطابات التقديم. تبدو قوالب خطابات التقديم في Word احترافية، وستوفر عليك الوقت والجهد لإنشاء خطابك الخاص من لوحة قماشية فارغة.

للوصول إليها، افتح Word، ثم انقر فوق “جديد” في الشريط الجانبي الأيسر من شاشة الترحيب الخاصة بالبرنامج. ثم قم بالتمرير لأسفل إلى شريط البحث، وتأكد من تحديد “Office”، ثم اكتب غطاء الرسالة، ثم اضغط على Enter.

سترى بعد ذلك العشرات من صفوف الخيارات التي يمكنك الاختيار من بينها.

مع وضع نصيحتي حول ATS والاتساق في الاعتبار، قم بالتمرير خلال الخيارات حتى ترى شيئًا يناسبك، وحدده لرؤية المزيد من التفاصيل في نافذة جديدة، ثم انقر فوق “إنشاء”.

سيقوم Word بعد ذلك بتحميل هذا القالب على مستند جديد لتتمكن من استخدامه وتعديله حسب الضرورة. يمكنك إما النقر فوق النص الموجود في خطاب الغلاف لاستبدال العناصر النائبة بكلماتك الخاصة، أو – والأفضل من ذلك – حذف كل النص والاحتفاظ بالتنسيق فقط، حتى تتمكن من التأكد من أن كل العمل هو ملكك حقًا.

إنشاء رسالة تعريفية من الصفر

إذا وجدت أن أيًا من القوالب لا يناسبك، أو إذا كنت مبدعًا بطبيعتك وتريد أن تجعل كل شيء أكثر ملاءمة لأسلوبك، فقم بإنشاء خطاب تعريف من البداية. علاوة على ذلك، كما ذكرت سابقًا، فإن تصميم تنسيق خطاب التقديم الخاص بك يمكن أن يساعدك على أن تكون أكثر اتساقًا عبر جميع المستندات التي ترسلها إلى الشركة.

إنشاء ترويسة

إذا كنت تريد إنشاء ترويسة لإضافة لمسة من النمط إلى الجزء العلوي من رسالتك، فانقر نقرًا مزدوجًا في أي مكان في الرأس، وحدد “صفحة أولى مختلفة” في علامة التبويب “الرأس والتذييل” على الشريط.

بعد ذلك، قم بتصميم ترويسة الرسالة في الرأس، ثم انقر نقرًا مزدوجًا خارج منطقة الرأس عند الانتهاء.

تحديد الأنماط

بينما يمكنك تطبيق التنسيق المباشر على النص الخاص بك، فإن استخدام أنماط Word يعني أن رسالتك سيتم تنسيقها بشكل متسق وآمن. تتوفر الأنماط في معرض الأنماط في علامة التبويب الصفحة الرئيسية على الشريط، ويمكنك إما استخدام الأنماط المحددة مسبقًا والموجودة هناك بالفعل، أو النقر بزر الماوس الأيمن فوق النمط وتحديد “تعديل” لتعديل خصائصه.

يتم استخدام النمط العادي للنص الرئيسي لرسالتك، وسيؤثر تعديله على الأنماط الأخرى.

في مربع الحوار تعديل النمط، انتقل بين الخصائص المختلفة في القائمة المنسدلة التنسيق. عند كتابة خطاب تقديمي، يجب عليك على الأقل ضبط إعدادات الخط والفقرات، ولكن من المفيد التحقق من الخيارات الأخرى، في حالة وجود أي شيء آخر تريد تعريفه.

بعد ذلك، لتطبيق كل نمط على الأجزاء المختلفة من خطاب التقديم الخاص بك، ضع المؤشر في الفقرة ذات الصلة، وانقر فوق النمط المناسب في معرض الأنماط.

يجب أن يكون نص خطاب الغلاف باللون الأسود، وألا يزيد حجمه عن 12. ويجب عليك أيضًا التفكير مليًا في الخط الذي تريد استخدامه – وتجنب الخطوط النصية والخطوط أحادية المسافة، مثل Lucida Handwriting وCourier New، لأنها غير رسمية وأسلوبية للغاية وثيقة مهمة مثل رسالة الغلاف. تعد خطوط serif المعروفة مثل خطوط Times New Roman وخطوط sans serif مثل Aptos أكثر ملاءمة لهذا الغرض.

النظر في التخطيط الخاص بك

يجب أن تكون رسائل الغلاف سهلة القراءة، وبالتأكيد ليست طويلة جدًا. في الواقع، يطلب العديد من أصحاب العمل على وجه التحديد ألا تتجاوز خطابات التقديم جانبًا واحدًا من ورق A4، لذا قم بتنسيق عملك بحيث يمكنك تضمين أكبر قدر ممكن من المعلومات المهمة دون جعله يبدو مكتظًا. تجنب إغراء تضييق هوامش الصفحة – التزم بالقياسات الافتراضية لبرنامج Word، لأن القيام بذلك سيساعد في الحفاظ على رسالتك احترافية ومقدمة بشكل جيد.

فكر أيضًا في كيفية التركيز على التفاصيل الأكثر أهمية. على سبيل المثال، يمكنك جعل بعض الكلمات الرئيسية بخط غامق، أو استخدام أداة النقاط في Word لسرد بعض نقاط قوتك. بأي ثمن، تجنب استخدام خطوط ملونة مختلفة للتأكيد، فقد يؤدي ذلك إلى جعل رسالتك تبدو غير احترافية على الفور، و قد يجد الأشخاص المصابون بعمى الألوان صعوبة في قراءة بعض الألوان.

بعض النصائح النهائية قبل الإرسال

حسنًا، تبدو رسالتك جيدة، وأنت على وشك البدء. لكن انتظر! قبل إرسالها، هناك بعض الأشياء الأخرى التي يتعين عليك القيام بها:

• ​​​​​​​​​​​​​راجع عملك بعناية: استخدم محرر Microsoft لمساعدتك في ذلك. انقر فوق “مراجعة” > “المحرر”، ثم انقر فوق الاقتراحات الموجودة في الشريط الجانبي الموجود على اليسار.
• احفظ رسالتك كقالب: سيوفر عليك هذا الاضطرار إلى البدء من جديد في المرة التالية التي تريد فيها إنشاء خطاب تعريف جديد. للقيام بذلك، اضغط على F12، وقم بتغيير حقل “حفظ بنوع” إلى “قالب”. ستراها بعد ذلك على شاشة الترحيب عندما تفتح Microsoft Word بعد ذلك وتنقر فوق جديد > شخصي.
• استخدم اسم الملف المناسب: أخيرًا، وربما الأهم، إذا كنت ترسل رسالتك كمرفق بالبريد الإلكتروني أو من خلال نموذج على موقع التوظيف، فتأكد من حفظ رسالتك باسم ملف مناسب، لأن هذا سيكون من أول الأشياء التي يقوم بها مسؤول التوظيف سوف نرى!

وهذا كل شيء! خطاب التقديم الخاص بك جاهز للانطلاق! حظ سعيد!

بالإضافة إلى الاحتفاظ بخطاب التقديم الخاص بك في صفحة واحدة، قم بإجراء بعض التغييرات البسيطة على تنسيق سيرتك الذاتية لإبقائها موجزة بنفس القدر.