في بعض الأحيان، قد ترغب في تضمين البيانات الموجودة في جدول بيانات Excel في عرض تقديمي لـ Microsoft PowerPoint. هناك طريقتان للقيام بذلك، اعتمادًا على ما إذا كنت تريد الحفاظ على الاتصال بورقة Excel المصدر أم لا. دعونا نلقي نظرة.
ما الفرق بين الربط والتضمين؟
لديك في الواقع ثلاثة خيارات لتضمين جدول بيانات في عرض PowerPoint التقديمي. الأول هو ببساطة نسخ تلك البيانات من جدول البيانات، ثم لصقها في المستند المستهدف. يعمل هذا بشكل جيد، ولكن كل ما يفعله هو تحويل البيانات إلى جدول بسيط في PowerPoint. يمكنك استخدام أدوات تنسيق الجدول الأساسية في PowerPoint، ولكن لا يمكنك استخدام أي من ميزات Excel بعد التحويل.
على الرغم من أن ذلك قد يكون مفيدًا في بعض الأحيان، إلا أن الخيارين الآخرين لديك — الربط والتضمين — هما أكثر قوة، وهما ما سنوضح لك كيفية القيام به في هذه المقالة. كلاهما متشابهان إلى حد كبير، حيث ينتهي بك الأمر إلى إدراج جدول بيانات Excel فعلي في العرض التقديمي المستهدف. ستبدو مثل ورقة Excel، ويمكنك استخدام أدوات Excel لمعالجتها. يكمن الاختلاف في كيفية تعامل هذين الخيارين مع اتصالهما بجدول بيانات Excel الأصلي:
- إذا قمت بربط ورقة عمل Excel في عرض تقديمي، فإن العرض التقديمي المستهدف وورقة Excel الأصلية يحافظان على الاتصال. إذا قمت بتحديث ملف Excel، فستنعكس هذه التحديثات تلقائيًا في العرض التقديمي المستهدف.
- إذا قمت بتضمين ورقة عمل Excel في عرض تقديمي، فسيتم قطع هذا الاتصال. لا يؤدي تحديث ورقة Excel الأصلية إلى تحديث البيانات الموجودة في العرض التقديمي المستهدف تلقائيًا.
هناك مزايا لكلا الطريقتين، بطبيعة الحال. تتمثل إحدى ميزات ربط مستند (بخلاف الحفاظ على الاتصال) في أنه يحافظ على حجم ملف عرض PowerPoint التقديمي الخاص بك منخفضًا، لأن البيانات لا تزال مخزنة في الغالب في ورقة Excel ويتم عرضها فقط في PowerPoint. أحد العيوب هو أن ملف جدول البيانات الأصلي يحتاج إلى البقاء في نفس الموقع. إذا لم يحدث ذلك، فسيتعين عليك ربطه مرة أخرى. وبما أنه يعتمد على الرابط إلى جدول البيانات الأصلي، فهو ليس مفيدًا جدًا إذا كنت بحاجة إلى توزيع العرض التقديمي على الأشخاص الذين ليس لديهم إمكانية الوصول إلى هذا الموقع.
من ناحية أخرى، يؤدي تضمين تلك البيانات إلى زيادة حجم العرض التقديمي، لأن جميع بيانات Excel هذه مضمنة بالفعل في ملف PowerPoint. ومع ذلك، هناك بعض المزايا المميزة للتضمين. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتوزيع هذا العرض التقديمي على الأشخاص الذين قد لا يكون لديهم إمكانية الوصول إلى ورقة Excel الأصلية، أو إذا كان العرض التقديمي يحتاج إلى إظهار ورقة Excel هذه في وقت محدد (بدلاً من تحديثها)، فقم بالتضمين (وتقسيمها) الاتصال بالورقة الأصلية) أكثر منطقية.
لذلك، مع أخذ كل ذلك في الاعتبار، دعونا نلقي نظرة على كيفية ربط ورقة Excel وتضمينها في Microsoft PowerPoint.
كيفية ربط أو تضمين ورقة عمل Excel في Microsoft PowerPoint
إن ربط ورقة عمل Excel أو تضمينها في عرض تقديمي لـ PowerPoint هو في الواقع أمر بسيط جدًا، وعملية القيام بأي منهما متطابقة تقريبًا. ابدأ بفتح كل من ورقة عمل Excel وعرض PowerPoint التقديمي الذي تريد تحريره في نفس الوقت.
في Excel، حدد الخلايا التي تريد ربطها أو تضمينها. إذا كنت ترغب في ربط ورقة العمل بأكملها أو تضمينها، فانقر فوق المربع الموجود عند ملتقى الصفوف والأعمدة في الزاوية العلوية اليسرى لتحديد الورقة بأكملها.
انسخ هذه الخلايا بالضغط على CTRL+C في نظام التشغيل Windows أو Command+C في نظام التشغيل macOS. يمكنك أيضًا النقر بزر الماوس الأيمن فوق أي خلية محددة، ثم تحديد خيار “نسخ” في قائمة السياق.
الآن، قم بالتبديل إلى عرض PowerPoint التقديمي الخاص بك وانقر لوضع نقطة الإدراج حيث تريد أن تنتقل المادة المرتبطة أو المضمنة. في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على الشريط، انقر فوق السهم لأسفل الموجود أسفل الزر “لصق”، ثم اختر أمر “لصق خاص” من القائمة المنسدلة.
يؤدي هذا إلى فتح نافذة “لصق خاص”. وهنا ستجد الاختلاف الوظيفي الوحيد في عمليات ربط الملف أو تضمينه.
إذا كنت تريد تضمين جدول البيانات الخاص بك، فاختر خيار “لصق” الموجود على اليسار. إذا كنت تريد ربط جدول البيانات الخاص بك، فاختر خيار “لصق الرابط” بدلاً من ذلك. على محمل الجد، هذا كل شيء. هذه العملية متطابقة على خلاف ذلك.
أيًا كان الخيار الذي تختاره، فسوف تقوم بعد ذلك بتحديد “كائن ورقة عمل Microsoft Excel” في المربع الموجود على اليمين، ثم انقر فوق الزر “موافق”.
وسترى ورقة Excel (أو الخلايا التي حددتها) في عرض PowerPoint التقديمي.
إذا قمت بربط بيانات Excel، فلن تتمكن من تحريرها مباشرة في PowerPoint، ولكن يمكنك النقر نقرًا مزدوجًا فوقها في أي مكان لفتح ملف جدول البيانات الأصلي. وأي تحديثات تجريها على جدول البيانات الأصلي هذا تنعكس بعد ذلك في عرض PowerPoint التقديمي الخاص بك.
إذا قمت بتضمين بيانات Excel، فيمكنك تحريرها مباشرة في PowerPoint. انقر نقرًا مزدوجًا في أي مكان في جدول البيانات وستظل في نفس نافذة PowerPoint، ولكن يتم استبدال شريط PowerPoint بشريط Excel ويمكنك الوصول إلى جميع وظائف Excel. إنه رائع نوعًا ما.
وعندما تريد إيقاف تحرير جدول البيانات والعودة إلى عناصر تحكم PowerPoint، ما عليك سوى النقر في أي مكان خارج جدول البيانات.