يمكن أن تصبح مستندات Word الثقيلة بطيئة بسرعة، وخاصة إذا كنت قد استخدمت الكثير من الصور والتنسيقات والجداول. إذا كنت تقترب من الموعد النهائي الخاص بك ويبذل Word قصارى جهده لجعلك تتأخر، فراجع هذه النصائح لجعل مستندك يعمل بسلاسة أكبر.
على الرغم من أن النصائح التالية قد يكون لها تأثير ضئيل فقط على سرعة مستندك عند تنفيذها بشكل فردي، فإن استخدام الاقتراحات بشكل جماعي سيقلل بشكل كبير من حجم ملفك ويسمح بتشغيل ملفك بشكل أسرع.
ضغط الصور
تبلغ دقة الصورة الافتراضية للصور في Word 220 بكسل لكل بوصة. ورغم أن وجود عدد قليل من الصور بهذا الدقة من غير المرجح أن يؤدي إلى إبطاء مستند Word الخاص بك بمفرده، فإن وجود الكثير من الصور قد يؤدي إلى ذلك. لذا، إذا كنت تواجه صعوبة في التعامل مع مستند بطيء، فحاول ضغط صورك.
يؤدي ضغط الصور إلى تقليل عدد البكسلات في البوصة، وبالتالي إلى تقليل جودتها. لذا، قد تقرر ضغط صور معينة فقط، مثل تلك التي تحتوي على تفاصيل أقل، مع الاحتفاظ بصور أخرى بدقة افتراضية. لضغط صورة واحدة، حدد الصورة وانقر فوق “ضغط الصور” في علامة التبويب “تنسيق الصورة”.
الآن، في مربع الحوار “ضغط الصور”، تأكد من تحديد “تطبيق على هذه الصورة فقط”، ثم حدد الدقة المناسبة. سيؤدي اختيار 150 بكسل لكل بوصة إلى تقليل الحجم بشكل كبير دون خفض جودة الصورة كثيرًا – قد تجد أن 96 بكسل لكل بوصة منخفض للغاية. ثم انقر فوق “موافق”.
إذا قررت أنك تريد ضغط جميع الصور (وكل الصور التي تضيفها إلى المستند في المستقبل)، فانقر فوق ملف > خيارات، وانتقل إلى علامة التبويب “خيارات متقدمة” في القائمة. ثم انتقل لأسفل إلى قسم حجم الصورة والجودة، وقرر ما إذا كنت تريد تطبيق التغيير الذي تنوي إجراؤه على هذا المستند فقط أم على جميع المستندات المستقبلية. ثم انقر فوق السهم لأسفل “الدقة الافتراضية”، واختر الحجم المناسب لك، ثم انقر فوق “موافق”.
تُعد التعليقات طريقة مفيدة لإضافة ملاحظات إلى مستند Word دون التأثير على المحتوى. ومع ذلك، إذا كان لديك الكثير من التعليقات في مستند Word كبير، فقد تؤدي إلى زيادة حجم المستند وتقليل سرعة معالجته بشكل كبير.
هناك ثلاث طرق لمعالجة هذه المشكلة. الطريقة الأولى هي حل تعليق بالنقر على النقاط الثلاث واختيار “حل الموضوع”. سيؤدي هذا إلى إزالة التعليق من العرض، على الرغم من أن أيقونة الفقاعة الصغيرة ستظل موجودة بجوار النص لتظهر لك أن موضوعًا تم إنشاؤه مسبقًا في هذا الجزء من المستند.
يمكنك أيضًا إخفاء جميع التعليقات، وهو ما لا يسهم في تسريع مستند Word فحسب، بل يزيل أيضًا الفوضى من شاشتك. للقيام بذلك، انقر فوق النصف العلوي من زر “إظهار التعليقات” في علامة التبويب “مراجعة”، وستختفي التعليقات. مرة أخرى، سيذكرك رمز الفقاعة بجوار النص بهدوء بوجود تعليق قريب. ما عليك سوى النقر فوق نفس الزر مرة أخرى إذا كنت تريد عرض التعليقات.
الخيار الثالث هو حذف التعليقات بالكامل. ورغم أن هذا من شأنه أن يقلل حجم الملف بشكل أكبر، إلا أن التعليقات قد تكون مفيدة للرجوع إليها لاحقًا، وحذف التعليقات يزيل كل أثر لوجودها.
بإمكانك حذف تعليق واحد فقط بالضغط على النقاط الثلاث واختيار “حذف الموضوع”.
وبدلاً من ذلك، يمكنك حذف جميع التعليقات أو التعليقات المحلولة فقط في علامة التبويب “المراجعة”.
استخدم الأنماط (وليس التنسيق المباشر)
على الرغم من أن استخدام الأنماط والتنسيق المباشر قد يكون ينظر الأمر نفسه ينطبق على المستند، حيث يؤدي وجود الكثير من التنسيق المباشر إلى إبطاء Word نظرًا لوجود المزيد من الأشياء التي يتعين على البرنامج معالجتها.
في كل مرة تنهي فيها فقرة وتضغط على Enter، يقوم Word بإدراج علامة فقرة غير قابلة للطباعة (يمكنك إظهارها أو إخفاؤها بالنقر فوق “¶” في الشريط). تحتوي كل علامة فقرة على كل التنسيقات الخاصة بهذه الفقرة. لذا، إذا كانت لديك فقرة تم تنسيقها يدويًا باستخدام مسافة بادئة، ومسافة قبل الفقرة، ومسافة بعد الفقرة، وخط Calibri مقاس 12 نقطة، وخط غامق، فسيتم تضمين كل هذا التنسيق داخل علامة الفقرة هذه. ومع ذلك، إذا قمت بتطبيق نفس التفاصيل على نفس الفقرة باستخدام أنماط Word، فيجب أن تحتوي علامة الفقرة فقط على اسم النمط، حيث يحدد هذا النمط كل التنسيقات.
لاختبار ذلك، قمنا بإنشاء مستندين من 600 صفحة يحتويان على نفس النص تمامًا، وقمنا بتنسيق أحدهما بالتنسيق المباشر والآخر باستخدام نمط. كان حجم المستند الذي قمنا بتنسيقه يدويًا 83 كيلو بايت، بينما كان حجم المستند باستخدام تنسيق النمط 76 كيلو بايت.
كن على دراية بتأثير الجداول
تشتهر جداول Word بالتسبب في حدوث مشكلات، سواء بسبب المشكلات التي تحدث عند نقلها وتغيير حجمها، أو المشكلات التي تسببها عندما تمتد إلى أكثر من صفحة واحدة، أو التأثير الذي تحدثه على حجم المستند (وبالتالي سرعة المستند).
قد يكون أحد أسباب بطء مستند Word لديك هو وجود عدد كبير جدًا من الجداول. هناك طريقتان للتعامل مع هذه المشكلة.
أولاً، حاول تجنب الإفراط في تنسيق الجداول. قد يكون من المغري استخدام ألوان أنيقة وخطوط حدودية منقطة، ولكن كل تغيير في التنسيق تقوم به سيزيد من حجم مستند Word الخاص بك. بدلاً من ذلك، اختر أحد أنماط الجداول البسيطة المصممة مسبقًا في Word. للوصول إلى هذه الأنماط، انقر في أي مكان في الجدول وافتح علامة التبويب “تصميم الجدول”. ثم اختر أحد أنماط الجداول البسيطة. سيؤدي القيام بذلك في كل مرة يكون لديك جدول في مستندك إلى ضمان الاتساق وتقليل تأثير الجداول.
الخيار الثاني هو إزالة الجدول بالكامل مع الاحتفاظ بمحتوياته. وهذا مفيد بشكل خاص إذا لم تكن بحاجة بالضرورة إلى عرض الخطوط بين كل خلية، ولم تكن الخلايا تحتوي على الكثير من البيانات. مع وضع المؤشر في أي مكان في الجدول، افتح علامة التبويب “التخطيط” (هناك علامتا تبويب بهذا الاسم – تأكد من اختيار العلامة الموجودة على اليمين!)، وانقر فوق “تحويل إلى نص”. ثم في مربع الحوار الذي يفتح، حدد “علامات التبويب”، وانقر فوق “موافق”.
سيؤدي هذا إلى الحفاظ على شكل الجدول مع إزالة أي تنسيق للجدول. سيؤدي تشغيل الأحرف غير القابلة للطباعة (“¶”) في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” إلى إظهار علامات التبويب التي تساعد Word في الحفاظ على تنسيق النص بهذه الطريقة.
إيقاف تشغيل الحفظ التلقائي
تُعد ميزة AutoSave من Microsoft بمثابة شبكة أمان رائعة، حيث يقوم Word تلقائيًا بنسخ مستندك احتياطيًا إلى سحابة OneDrive أثناء العمل. ومع ذلك، نظرًا لأن ميزة AutoSave تعمل باستمرار في الخلفية، وتحمل أحدث التغييرات كل بضع ثوانٍ، فقد تتسبب في إبطاء Word، خاصةً إذا كان لديك مستند كبير الحجم.
لتعطيل ميزة الحفظ التلقائي، انقر فوق زر التبديل “الحفظ التلقائي” في الزاوية العلوية اليسرى من مستند Word. إذا لم تتمكن من رؤية زر التبديل “الحفظ التلقائي”، فانقر فوق السهم لأسفل في شريط أدوات الوصول السريع، وتأكد من تحديد “الحفظ التلقائي”.
إذا أوقفت تشغيل ميزة الحفظ التلقائي، فمن المستحسن أن تحفظ عملك يدويًا كل بضع دقائق. قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى فقدان عملك إذا تعطل جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
التحقق من الوظائف الإضافية والماكرو
على الرغم من أنه يمكنك استخدام Word كمعالج كلمات بسيط، يمكنك أيضًا إنشاء وحدات ماكرو واستخدام الوظائف الإضافية لتمكين المزيد من الميزات والوظائف. ومع ذلك، فإن استخدام هذه الأدوات الأكثر تقدمًا يضيف إلى عبء العمل على مستندك بشكل كبير، وقد يكون السبب وراء بطء تشغيل الملف.
وحدات الماكرو
تتيح لك وحدات الماكرو تجميع سلسلة من الأوامر لتنفيذ مهمة بنقرة واحدة أو اختصار لوحة مفاتيح. للتحقق من وحدات الماكرو التي قمت بتمكينها في مستند Word الخاص بك، انقر فوق الزر “وحدات الماكرو” في علامة التبويب “عرض”. سيؤدي هذا إلى ظهور مربع حوار، حيث يمكنك عرض وتحرير وحذف أي وحدات ماكرو. على الرغم من أن حذف وحدة ماكرو يعني أنك قد تفقد بعض الأتمتة، إلا أنه من المرجح أن يؤدي إلى تسريع مستندك بشكل كبير.
الوظائف الإضافية
الوظائف الإضافية هي أدوات مخصصة يمكنك إضافتها إلى Word لتمكينك من القيام بالمزيد باستخدام البرنامج. على سبيل المثال، يمكنك إضافة وظيفة إضافية لـ Wikipedia أو مترجم تابع لجهة خارجية لمنحك مزيدًا من المرونة في عملك. ومع ذلك، نظرًا لأنك تضيف فعليًا برنامجًا آخر إلى Word، فإن هذه الوظائف الإضافية تؤثر على أدائه بشكل كبير.
لمعرفة ما إذا كان لديك وظائف إضافية مثبتة، انقر فوق أيقونة “الوظائف الإضافية” في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”، وسيتم عرض أي وظائف إضافية في الشريط الجانبي أدناه.
بعد ذلك، لإزالة وظيفة إضافية، انقر فوق “المزيد من الوظائف الإضافية”.
في نافذة الوظائف الإضافية لـ Office، انقر فوق “الوظائف الإضافية الخاصة بي”، ثم انقر فوق النقاط الثلاث بجوار الوظيفة الإضافية التي تريد حذفها. وأخيرًا، انقر فوق “إزالة”.
سيؤدي هذا إلى إزالة الوظيفة الإضافية من حساب Microsoft الخاص بك، مما يؤثر على جميع تطبيقات Office المتوافقة مع هذه الوظيفة الإضافية.
الآن بعد أن قمت بتسريع مستند Word الخاص بك، اطلع على أهم نصائحنا لتسريع سير عمل Microsoft Word الخاص بك.