باعتباري مصححًا أكاديميًا ومتخصصًا سابقًا في إنتاج المستندات القانونية، فقد أصبح من الواضح على مر السنين أن العديد من الأشخاص يتبنون عادات عند تنسيق مستندات Microsoft Word الخاصة بهم مما يجعلها غير آمنة هيكليًا وأقل قابلية للتكيف وغير متوافقة مع ما تم تصميم Word للقيام به.
في هذا الدليل، سأقدم بدائل لبعض عمليات التنسيق المعتادة، مما يوفر لك الوقت في نهاية المطاف ويجعل مستندك يبدو مناسبًا.
تحتوي العديد من لقطات الشاشة أدناه على أحرف غير قابلة للطباعة، مثل º و• و¶. وهي مفيدة لمعرفة المكان الذي ضغطت فيه على مفتاح Enter أو مفتاح المسافة أو مفتاح Tab، كما تعرض لك عناصر تحكم أخرى في الترقيم. يمكنك تشغيلها وإيقاف تشغيلها بالنقر فوق أيقونة إظهار/إخفاء (“¶”) في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على الشريط.
المسافة بعد (بدلاً من الضغط على Enter مرتين)
من المغري الضغط على مفتاح الإدخال Enter مرتين بعد نهاية فقرة لإنشاء مسافة بيضاء بين أقسام النص، خاصة إذا كان الضغط عليه مرة واحدة يجعل من الصعب رؤية مكان انتهاء فقرة وبدء الفقرة التالية.
ومع ذلك، فإن الضغط على Enter مرتين قد يؤدي إلى حدوث مشكلات في المستقبل. على سبيل المثال، إذا قمت بذلك في نهاية الصفحة، فقد لا يتم محاذاة السطر الأول من الصفحة التالية مع حافة الهامش العلوي، مما يعني أن النص يبدأ في أماكن مختلفة في كل صفحة. أيضًا، إذا قمت بزيادة حجم الخط في المستند، فإن هذه المسافة المزدوجة ستصبح كبيرة جدًا وتبدو غير مرتبة.
بدلاً من ذلك، استخدم إعدادات الفقرة في Microsoft Word لإجبار البرنامج على إنشاء هذه المساحة لك. انقر فوق الرمز الموجود في الزاوية اليمنى السفلية من مجموعة الفقرة في علامة التبويب الصفحة الرئيسية لتشغيل مربع حوار الفقرة.
بعد ذلك، في علامة التبويب المسافات البادئة والتباعد، قم بتغيير التباعد قبل إلى “0 نقطة”، والتباعد بعد إلى نفس حجم الخط الذي تستخدمه (في حالتنا، الحجم 12، أي “12 نقطة”)، قبل النقر فوق “موافق”.
ستشاهد بعد ذلك ظهور مسافة بعد الفقرة، على الرغم من أنك ضغطت على مفتاح الإدخال مرة واحدة فقط.
قوائم متعددة المستويات (بدلاً من الترقيم اليدوي)
قد تكون هناك مناسبات تحتاج فيها إلى قائمة مرقمة تحتوي على عدة مستويات، مثل عند كتابة بحث أكاديمي أو عقد عمل أو مجموعة من الشروط والأحكام. في هذا المثال، قمنا بكتابة الأرقام يدويًا.
ومع ذلك، إذا كان عليك الرجوع وإضافة قسم أو مستوى آخر لاحقًا، فستحتاج إلى تحديث جميع الأرقام التي كتبتها يدويًا والتي تقع بعد هذه الإضافة. في مستند طويل يحتوي على الكثير من العناوين والأرقام، سيستغرق هذا بعض الوقت ومن المؤكد أنه سيؤدي إلى حدوث خطأ.
بدلاً من ذلك، يجب عليك استخدام منشئ القائمة متعددة المستويات المضمّن في Word. ضع المؤشر في الفقرة الأولى التي تريد ترقيمها، ثم انقر فوق أيقونة القائمة متعددة المستويات في علامة التبويب “فقرة” على الشريط.
يمكنك بعد ذلك النقر لتحديد أحد خيارات القائمة متعددة المستويات المعدة مسبقًا والتي تظهر في القائمة المنسدلة.
إذا قمت بالنقر فوق أحد الخيارات التي تحتوي على عناوين مضمنة، فستعمل المستويات تلقائيًا مع أنماط العناوين التي اخترتها.
وإلا، لتغيير مستوى إحدى فقراتك، بعد تعيين الفقرة المراد تضمينها ضمن تلك القائمة متعددة المستويات من خلال النقر فوق الفقرة وتحديد نفس الخيار كما في السابق، انقر فوق أيقونة القائمة متعددة المستويات مرة أخرى، ثم مرر الماوس فوق “تغيير مستوى القائمة”، واختر الخيار المناسب.
إذا كانت خيارات القائمة متعددة المستويات الافتراضية لا تتوافق مع ما تحتاجه في مستندك، فانقر فوق “تحديد قائمة متعددة المستويات جديدة” في القائمة المنسدلة القائمة متعددة المستويات.
فواصل الصفحات (بدلاً من الضغط على مفتاح الإدخال بشكل متكرر)
كما هو الحال مع الضغط على Enter مرتين لإنشاء فجوة بين الفقرات، فإن الضغط على Enter بشكل متكرر لبدء صفحة جديدة يمكن أن يؤدي إلى مشاكل في المستقبل إذا قمت بإضافة المزيد من المحتوى إلى الأجزاء السابقة من المستند أو تغيير حجم الخط.
أفضل طريقة لبدء صفحة جديدة هي استخدام ميزة “فاصل الصفحات” المضمنة في برنامج Word. ضع المؤشر في المكان الذي تريد وضع ميزة “فاصل الصفحات” فيه، وفي علامة التبويب “تخطيط”، انقر فوق “فواصل” > “صفحة”.
إن فاصل الصفحة ببساطة يواصل المستند إلى الصفحة التالية، ويستمر في التنسيق والشروط التي حددتها للصفحة السابقة. إذا كنت تريد تنسيق صفحات مختلفة بشكل مستقل، فانقر فوق فواصل > الصفحة التالية في علامة التبويب “التخطيط”. سيؤدي هذا إلى إنشاء فاصل قسم أكثر تحديدًا بدلاً من ذلك.
جدول المحتويات التلقائي (بدلاً من كتابتها يدويًا)
مرة أخرى، يعود هذا إلى تمكين الأتمتة داخل مستند Word الخاص بك، والذي لا يوفر الوقت في نقطة التنفيذ فحسب، بل يمنعك أيضًا من الاضطرار إلى إجراء تعديلات كبيرة على عملك لاحقًا.
يُنصح باستخدام جداول المحتويات للمستندات الطويلة الرسمية، لأنها تتيح للقارئ التنقل عبر عملك بسهولة أكبر دون الحاجة إلى التمرير أو تصفح الصفحات العديدة للعثور على ما يبحث عنه. ومع ذلك، إذا كتبت جدول المحتويات يدويًا، فإن إضافة أو إزالة المحتوى لاحقًا سيؤدي إلى اضطرارك إلى الرجوع وتحديث أرقام الصفحات.
قبل إضافة جدول المحتويات التلقائي، تأكد من تعيين نمط العنوان لكل العناوين في المستند. وذلك لأن Word ينشئ جدول المحتويات التلقائي من خلال الرجوع إلى العناوين المختلفة في المستند.
بعد ذلك، ضع المؤشر في المكان الذي تريد وضع جدول المحتويات فيه في مستندك (من الأفضل أن يكون نحو البداية)، ثم انقر فوق “جدول المحتويات” في علامة التبويب “المراجع”.
يمكنك الاختيار من بين الخيارات المتاحة، أو النقر فوق “جدول المحتويات المخصص” في القائمة المنسدلة لتخصيص جدول المحتويات الخاص بك.
على سبيل المثال، قد ترغب في (1) تغيير عدد مستويات العناوين التي تريد عرضها، أو (2) استخدام علامة تبويب مختلفة، أو (3) استخدام الارتباطات التشعبية بدلاً من أرقام الصفحات.
أيا كان الخيار الذي تختاره، فسوف تحصل في النهاية على جدول محتويات تلقائي، والذي يمكنك تحديثه في أي وقت عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان على الجدول، وتحديد “تحديث الحقل”، ثم النقر فوق “تحديث الجدول بأكمله” أو “تحديث أرقام الصفحات”.
أضف فاصل صفحة أو فاصل قسم بعد جدول المحتويات الخاص بك – يجب دائمًا وضعهما في صفحة منفصلة.
تعليقات الصور (بدلاً من إضافة نص أسفل الصور)
إن وجود سطر من النص أسفل الصور يضيف سياقًا للقارئ. ومع ذلك، إذا كتبت التسمية التوضيحية باستخدام النمط العادي، فلا يوجد ما يضمن بقائها أسفل صورتك مباشرةً إذا كانت في نهاية الصفحة (قد تنتقل إلى الصفحة التالية). ولهذا السبب يجب عليك استخدام أداة التسمية التوضيحية في Word بدلاً من ذلك. وهناك سبب آخر لاستخدام التسميات التوضيحية المنسقة وهو أنه يمكنك إنشاء جدول تسميات توضيحية – مشابه لجدول المحتويات ولكن للصور الموجودة في المستند فقط – وهو أمر مفيد إذا كانت صورك عبارة عن مخططات في مستند رسمي.
لإضافة تسمية توضيحية، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الصورة ذات الصلة، ثم انقر فوق “إدراج تسمية توضيحية”.
يمكنك بعد ذلك إضافة التسمية التوضيحية الخاصة بك، وتغيير الملصق، وتحديد مكان وضع التسمية التوضيحية (يكون الوضع أدناه دائمًا أفضل)، وضبط بعض الإعدادات الأخرى إذا لزم الأمر.
سيتم إنشاء هذه التسمية التوضيحية تلقائيًا باستخدام نمط التسمية التوضيحية في Word، مما يعني أنه إذا قمت بإضافة المزيد من التسميات التوضيحية، فسيتم ترقيمها تلقائيًا (الشكل 1، الشكل 2، وما إلى ذلك).
استخدم تنسيق الجدول المحدد مسبقًا (بدلاً من تنسيقه يدويًا)
قد يكون من المغري إضافة صفوف بألوان مختلفة وتنسيقات متنوعة إلى الجداول، ولكن هذا قد يؤدي إلى عدم الاتساق ويتسبب أيضًا في إبطاء مستند Word بشكل كبير. على الرغم من أن Excel أفضل كثيرًا لإنشاء الجداول، والتي يمكنك نسخها ولصقها في Word، إذا قمت بإنشاء جدول مباشرةً داخل مستند Word، فاستخدم أنماط تنسيق الجدول المحددة مسبقًا في Word.
انقر في أي مكان في الجدول، وفي علامة التبويب تصميم الجدول، انقر فوق سهم القائمة المنسدلة “أنماط الجدول”.
اختر من بين الخيارات العديدة المتاحة، مع التأكد من تحديد النمط الذي يناسب جميع أنواع الجداول التي قد تستخدمها في المستند.
الأفضل من ذلك، يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق أي تصميم في معرض أنماط الجدول لجعله نمط الجدول الافتراضي. وهذا يعني أن أي جداول لاحقة تضيفها سيتم تخطيطها بنفس الطريقة.
أخيرًا، أقترح عليك تحديد كيفية تصرف الجدول الخاص بك عند تقسيمه إلى صفحتين أو أكثر، مع ضمان بقائه سهل القراءة ومنسقًا بشكل صحيح.
بالإضافة إلى استخدام أفضل خيارات التنسيق في Microsoft Word، تأكد من تجنب بعض الأخطاء الشائعة الأخرى التي يمكن أن تسبب مشاكل وتؤدي إلى إبطاء سير عملك.