هل يمكنك شرح ما هو الشريط؟ هل تعرف الأنواع الثلاثة لمراجع الخلايا؟ هل تعرف كيفية تحويل رقم إلى عملة؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فلا داعي للبحث أكثر، حيث سنطلعك على بعض ميزات Excel الرئيسية التي تحتاج إلى معرفتها لإظهار خبرتك.
واجهة Excel
أولاً، دعونا نلقي نظرة على شكل برنامج Excel، وما هي أسماء عناصره الرئيسية، وما هي وظيفة كل عنصر من هذه العناصر.
- الشريط والعلامات التبويبية—يحتوي برنامج Excel على مئات القوائم المنسدلة المختلفة، ويمكن الوصول إليها جميعًا من خلال الشريط، وهو المنطقة الموجودة أعلى حيث يمكنك تنفيذ عملك. خيارات الشريط المسماة بالرقم 1 في لقطة الشاشة أعلاه — مثل الصفحة الرئيسية والإدراج — هي علامات التبويب. في أي وقت تريد فيه تنفيذ أي شيء، تحتاج أولاً إلى الانتقال إلى الشريط والتأكد من فتح علامة التبويب الصحيحة. على سبيل المثال، للتنسيق، ستحتاج إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية على الشريط، وإذا كنت تريد إضافة مخطط، فستحتاج إلى علامة التبويب إدراج.
- المجموعات—بمجرد فتح علامة تبويب على الشريط، سترى المجموعات المختلفة في تلك العلامة التبويبية. تم تصميم هذه المجموعات لتجميع الوظائف المتشابهة معًا، مما يسهل عليك العثور على الوظيفة التي تبحث عنها. على سبيل المثال، في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على الشريط، يمكنك رؤية مجموعة “الخط”، حيث يمكنك تعزيز النص أو تغيير نوع الخط أو تكبير الخط.
- صندوق الاسم—إذا قمت بتحديد خلية أو نطاق من الخلايا، فسيعرض لك هذا المربع مرجع الخلية. في لقطة الشاشة أعلاه، يظهر مربع الاسم A1، لأن هذه هي الخلية التي حددناها في ورقة العمل هذه. يعد مربع الاسم مفيدًا للانتقال إلى خلية أو نطاق معين من الخلايا التي قمت بتسميتها، وهو مفيد بشكل خاص إذا كان المصنف الخاص بك يحتوي على الكثير من علامات التبويب.
- شريط الصيغة—عند كتابة صيغة في خلية، فإن شريط الصيغة هو المكان الذي سترى فيه ما كتبته، وإذا لزم الأمر، يمكنك تحرير الصيغة. في الأساس، تعرض لك الخلايا المنتج النهائي، ويعرض لك شريط الصيغة الصيغة التي استخدمتها لإنشائها.
- الأعمدة والصفوف—تمتد الأعمدة (A، B، C، وما إلى ذلك) عموديًا في ورقتك، بينما تمتد الصفوف (1، 2، 3، وما إلى ذلك) بشكل عرضي.
ترتيب العمليات
هل تتذكر دروس الرياضيات في المدرسة عندما قيل لك إنه يتعين عليك اتباع ترتيب معين للتأكد من أن معادلاتك تعمل بشكل صحيح؟ حسنًا، نظرًا لأن برنامج Excel يعمل أيضًا كآلة حاسبة متقدمة، فإنه يحتوي أيضًا على ترتيب معين يتبعه عند التعامل مع الصيغ، ومن المهم معرفة هذا الترتيب حتى تعرف ما تتوقعه عند إجراء العمليات الحسابية.
على المستوى الأساسي، يتبع Excel بيمداس الترتيب – الأقواس، ثم الأسس (المعروفة أيضًا باسم المؤشرات)، ثم الضرب والقسمة، وأخيرًا الجمع والطرح.
هناك عناصر أخرى في الصيغة يجب على Excel اتباعها (بما في ذلك مراجع الخلايا والنسب المئوية والعوامل المنطقية)، ولكن معرفة PEMDAS ستكون كافية لإظهار فهمك لكيفية عمل عملية الحساب في Excel.
مراجع الخلايا
مرجع الخلية هو اسم خلية أو نطاق من الخلايا في مصنف Excel الخاص بك، ويمكنك استخدامه في الصيغ. على سبيل المثال، إذا نقرت على الخلية A1 وكتبت
=SUM(A2+A3)
في شريط الصيغة، فأنت تطلب من Excel الرجوع إلى الخلايا A2 وA3 وإضافة قيمهما معًا.
هناك ثلاثة أنواع من مراجع الخلايا في Excel: النسبية والمطلقة والمختلطة.
أ نسبي يشير المرجع (نوع المرجع الافتراضي في Excel) إلى الموضع النسبي للخلية. إذا كتبت صيغة في الخلية A1 تتضمن A2، فأنت تشير إلى الخلية التي تقع أسفل الخلية التي تكتب فيها. إذا كنت تريد نسخ الصيغة إلى خلية أخرى، فسيقوم المرجع تلقائيًا بتنفيذ نفس الإجراء النسبي كما في موقعه السابق.
أ مطلق لا يتغير المرجع إذا قمت بنسخ الصيغة إلى خلية أخرى. على سبيل المثال، إذا كتبت صيغة تشير إلى الخلية A1 باستخدام مرجع مطلق، فسوف تشير دائمًا إلى الخلية A1، بغض النظر عن المكان الذي قمت بنسخ تلك الصيغة إليه. لإنشاء مرجع مطلق، نضع رمز الدولار ($) أمام مرجع العمود والصف: $A$1 (أو نضغط على F4 بعد كتابة المرجع).
أ مختلط يجمع المرجع بين المراجع النسبية والمطلقة في نفس الوقت. على سبيل المثال، $A1 هو مرجع مختلط يخبر Excel بالإشارة باستمرار إلى العمود A، ولكن بتبديل رقم الصف بالنسبة إلى المكان الذي توجد فيه الصيغة.
أنواع البيانات
هناك العديد من أنواع البيانات المختلفة التي يمكن إدخالها في خلية Excel، وتكمن أهمية اختيار نوع البيانات الصحيح في أنه يساعد Excel على تنفيذ العملية الصحيحة وفقًا لنوع البيانات. قبل إدخال أي بيانات في خلية، يتم تعيين نوع البيانات على عام افتراضيًا – وهذه هي طريقة Excel لإخبارك بأنه ينتظر إدخال شيء ما في الخلية حتى يتمكن من قراءة ما تدخله وتغيير نوع البيانات وفقًا لذلك.
يمكن رؤية نوع البيانات في مجموعة الأرقام ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية على الشريط، ويمكنك النقر فوق السهم المنسدل لرؤية أنواع البيانات المختلفة المتوفرة.
إذا كنت تريد أن تكتب 12 دولار في خلية، سيرى برنامج Excel رمز الدولار ويغير نوع البيانات تلقائيًا إلى العملة. وبالمثل، إذا كتبت 14 أبريلسوف يقرأ Excel هذا كتاريخ. إذا لم يحدد Excel نوع البيانات الصحيح، فيمكنك تغييره يدويًا باستخدام القائمة المنسدلة هذه.
صيغ تحليل البيانات الرئيسية
بالإضافة إلى الصيغ الأساسية، مثل SUM وAVERAGE، فإن بعض صيغ Excel مفيدة بشكل خاص لتحليل البيانات. فيما يلي بعض الصيغ التي قد تحتاج إلى معرفتها إذا سُئلت عن صيغ Excel المهمة:
- لو—ترجع الدالة IF قيمًا مختلفة اعتمادًا على ما إذا كان الشرط صحيحًا أم خاطئًا.
- عدد و كونتيف—يتيح لك COUNT حساب عدد الخلايا الموجودة في نطاق يحتوي على أرقام، ويقوم COUNTIF بحساب جميع الخلايا الموجودة في نطاق تطابق شرطًا أو شروطًا متعددة.
- البحث العمودي—تبحث هذه الوظيفة في جدول حسب الصف لاستخراج معلومات معينة.
- سلسل—تتيح لك وظيفة CONCATENATE ضم سلسلتين أو أكثر من البيانات في مكان واحد، وهو أمر مفيد للاحتفاظ بمعلوماتك الرئيسية في مكان واحد.
إن معرفة العديد من وظائف إدخال البيانات المفيدة أمر ضروري إذا كنت تريد إظهار معرفتك ببرنامج Excel.
تصفية وترتيب النطاقات والجداول
إن معرفة كيفية التعامل مع البيانات في برنامج Excel أمر بالغ الأهمية لأي شخص يتطلع إلى إدارة أرقام جدول البيانات، وتصفية البيانات وفرزها هي إحدى الطرق للقيام بذلك. هناك ثلاث طرق لتصفية البيانات وترتيبها في برنامج Excel—استخدام أيقونة التصفية، أو تنسيق جدول، أو النقر بزر الماوس الأيمن على البيانات.
إذا كان لديك مجموعة بيانات غير منسقة، فيمكنك إضافة وظيفة تصفية وفرز من خلال تحديد صف الرأس قبل النقر فوق أيقونة التصفية في علامة التبويب “البيانات” على الشريط.
سيؤدي هذا إلى إنشاء زر تصفية في الجزء العلوي من كل عمود في بياناتك، والذي يمكنك النقر فوقه لتصفية بياناتك أو فرزها.
هناك طريقة أخرى لتصفية بياناتك وفرزها وهي تنسيق البيانات في جدول. حدد كل البيانات (بما في ذلك صف الرأس)، ثم انقر فوق “تنسيق كجدول” في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على الشريط.
بعد ذلك، اختر نمط الجدول المناسب، وتأكد من تحديد المربع “يحتوي الجدول على رؤوس” في مربع الحوار الذي يظهر. عند النقر فوق “موافق”، سيتم تنسيق بياناتك في جدول مع وجود زر تصفية يمتد عبر صف الرأس في الجدول.
أخيرًا، يمكنك فرز وتصفية سلسلة معينة من البيانات عن طريق تحديد البيانات والنقر عليها بزر الماوس الأيمن. ثم اختر بين خياري التصفية والفرز في القائمة التي تظهر.
جداول محورية
حتى لو لم تستخدم جدولًا محوريًا من قبل، فإن أي شخص لديه خبرة في Excel سيعرف الفوائد الهائلة التي يوفرها الجدول المحوري. الجدول المحوري هو أداة تتيح لك تحويل كميات كبيرة من البيانات بسرعة إلى جدول قابل للقراءة ومفيد. يمكنك استخدام الجدول المحوري لعرض معايير محددة في جدول، والتحكم في المخططات والرسوم البيانية، وتحليل البيانات الرقمية بالتفصيل.
يتم الوصول إلى خيار الجدول المحوري من خلال علامة التبويب “إدراج” على الشريط.
بمجرد إنشائه، يظهر شريط جانبي على يمين الشاشة، حيث يمكنك التحكم واختيار البيانات التي تريد تحليلها في الجدول.
وحدات الماكرو و VBAs
تُعد وحدات الماكرو ووحدات VBA طرقًا لأتمتة البيانات في Excel، وهي مفيدة لمديري البيانات الذين يرغبون في توفير الوقت عند العمل مع كميات كبيرة من البيانات. كما تساعدك أيضًا على تجنب الأخطاء التي ربما حدثت إذا أكملت المهام يدويًا.
كما هو الحال مع جداول البيانات المحورية، فإن معرفة ما تفعله هذه الجداول هي الخطوة الأولى لإظهار خبرتك في استخدام Excel، ومن المرجح أن تثير إعجاب الآخرين إذا تمكنت من إثبات معرفتك بكيفية استخدامها. ترتبط وحدات الماكرو وVBA ارتباطًا وثيقًا:
- وحدات الماكرو—هذه أسطر رائعة من التعليمات البرمجية لأتمتة الإجراءات التي تقوم بها بشكل متكرر في Excel، مما يوفر عليك الحاجة إلى المرور بسلسلة من النقرات في كل مرة تريد فيها حدوث إجراء معين. على سبيل المثال، إذا كنت تريد تحويل خلية معينة إلى اللون الأحمر وتغيير لون النص إلى الأبيض، فيمكنك إنشاء زر داخل جدول البيانات الخاص بك يتيح لك القيام بذلك، وهو أمر مفيد بشكل خاص إذا كان عليك المرور بهذه العملية بشكل متكرر.
- في بي ايه—اختصارًا لـ Visual Basic for Applications، VBA هي لغة البرمجة النصية المستخدمة لإنشاء وحدات الماكرو.
إذا كان هذا يبدو تقنيًا بعض الشيء بالنسبة لك، فإن الشيء الرئيسي الذي يجب ملاحظته هو أن وحدات الماكرو وVBAs هي أدوات مفيدة في Excel لإنشاء الأتمتة.
بالإضافة إلى النصائح المدرجة في هذه المقالة، قد تجد أيضًا أن معرفة كيفية إنشاء نموذج أو قائمة تحقق أو مخطط ديناميكي مفيدة عند إقناع الآخرين بمعرفتك التي تفوق المتوسط ببرنامج Excel.