كيفية تحويل صورة إلى بيانات Google Sheets مع OCR في Google Drive

يمكن أن يكون نسخ البيانات من صورة إلى ملف Google Sheets يدويًا يستغرق وقتًا طويلاً ويزيد من فرص الأخطاء المطبعية. لحسن الحظ ، يمكنك استخراج المعلومات في جدول البيانات الخاص بك في بعض الخطوات البسيطة باستخدام أداة التعرف على الأحرف البصرية (OCR) في Google Drive. إليكم كيف.

تشير إلى ملاحظة قبل أن تبدأ

قبل البدء في تحويل النص في صورتك إلى البيانات في أوراق Google، إليك بعض المؤشرات التي ستساعد في ضمان عمل العملية كما هو متوقع:

• تأكد من أن صورتك واضحة: كلما كان جودة الصورة أفضل ، كان التحويل أفضل. إذا كانت صورتك عبارة عن لقطة شاشة ، فلا ينبغي أن تكون هذه مشكلة كبيرة. ومع ذلك ، إذا قمت بالتقاط الصورة بهاتفك أو كاميرا ، فتأكد من أنها مضاءة جيدًا ولا تحجبها الظلال. أيضًا ، بذل قصارى جهدك للحصول على يد ثابتة لتجنب عدم التخفيف.
• استخدم الصور بنص عالي الدقة: يجب أن يكون ارتفاع البيانات في الصورة 10 بكسل على الأقل.
• تأكد من أن الصورة هي التنسيق الصحيح: تعمل هذه العملية مع ملفات JPEG و PNG و TIFF و GIF. إذا لم تكن صورتك واحدة من تنسيقات ملفات الصورة هذه ، فتأكد من تحويلها أولاً.
• لا تستخدم الصور الكبيرة المفرطة: توصي Google أن يكون حجم الملف 2 ميغابايت أو أصغر.
• الخطوط القياسية تعمل بشكل أفضل: إذا كان النص أو البيانات العددية في الصورة في خط غير عادي ، فقد لا يعمل التحويل كما كنت تأمل.
• قد لا يتم الحفاظ على التنسيق: كن مستعدًا لإجراء تغييرات يدوية على تنسيق البيانات بمجرد اكتمال التحويل.
• تحتاج إلى حساب Google: من أجل الاستفادة من أداة تحويل OCR هذه ، يجب أن تكون تم تسجيل الدخول إلى حساب Google الخاص بك.

يمكنك أيضًا اتباع الخطوات الواردة في هذا الدليل لتحويل النص والأرقام في ملفات PDF التي تم مسحها ضوئيًا إلى بيانات في أوراق Google.

الخطوة 1: قم بتحميل الصورة إلى Google Drive

دعنا نقول أنك قمت بتنزيل هذه الصورة – لقطة شاشة من PDF تحتوي على أسماء وعناوين مختلفة بتنسيق PNG – وتريد استخراج البيانات في أوراق Google وتحريرها.

للمتابعة كما تقرأ ، قم بتنزيل أ نسخة مجانية من صورة PNG هذه. بعد النقر فوق الرابط ، ستجد زر التنزيل في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة.

نظرًا لأن الملف هو صورة PNG ، لا يمكنك ببساطة تحديد النص ونسخه ، لأن الملف لا يحتوي على أي بيانات “نص حقيقي” – بيانات الصورة فقط. قد تواجه أيضًا السيناريو نفسه إذا قمت بنسخ البيانات من موقع ويب – إذا تم تحميله كصورة ، فلن يكون هناك أي نص حقيقي للنسخ واللصق في أوراق Google.

بدلاً من ذلك ، قم بتحميل الصورة إلى Google Drive. قبل القيام بذلك ، تأكد من أن الصورة هي الطريق الصحيح لأعلى.

ثم، تسجيل الدخول إلى Google Drive، وانقر واسحب الملف إلى مجلد Google Drive ذي الصلة.

بدلاً من ذلك ، انقر فوق “جديد” في الزاوية العلوية اليسرى ، وحدد “تحميل الملف” ، وحدد تحديد وتحميل الصورة التي تريد تحويلها.

الخطوة 2: افتح الصورة في مستندات Google

الآن وقد تم تحميل صورتك على Google Drive ، فقد حان الوقت لركل عملية التحويل إلى العمل. للقيام بذلك ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الملف ، وحوم فوق “Open with” ، وحدد “مستندات Google”. نعم ، تريد في النهاية أن تكون البيانات في أوراق Google ، ولكن هذه خطوة ضرورية لاتخاذها أولاً.

في هذه المرحلة ، يتم افتتاح مستندات Google في علامة تبويب جديدة ، مع الصورة الأصلية في الجزء العلوي من المستند والبيانات المستخرجة تحتها.

أيضًا ، إذا عادت إلى مجلد Google Drive الذي يحتوي على الصورة ، فسترى أن ملف مستندات Google الذي قمت بإنشائه قد تم حفظه في نفس الموقع بنفس الاسم.

الخطوة 3: مراجعة البيانات وإجراء التغييرات اللازمة

على الرغم من أن OCR دقيقة بشكل عام ، اعتمادًا على كيفية وضع البيانات في الصورة الأصلية ، فإنها ليست مثالية دائمًا. لذلك ، خذ بعض الوقت لمراجعة البيانات في ملف مستندات Google الذي أنشأته للتو.

في هذا المثال ، يتم إدراج رؤوس الأعمدة في الصورة في مواضع عشوائية في قائمة البيانات المستخرجة ، لذلك سأقوم بإزالةها الآن وأضفها مرة أخرى لاحقًا عندما أقوم بتحرير البيانات في أوراق Google.

أيضًا ، قرب نهاية القائمة ، تم خلط عناوين Spongebob و Superman و Sweeney Todd ، لذلك أحتاج إلى إعادة تنظيم هذه المعلومات بحيث تكون البيانات أسهل في الخطوة التالية.

الخطوة 4: انسخ والصق البيانات في أوراق Google

الآن بعد أن تم طلب البيانات وتنظيمها بشكل صحيح ، أصبحت جاهزة للانتقال إلى أوراق Google. للقيام بذلك ، حدد البيانات ، وانقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان في المنطقة المحددة ، وانقر فوق “نسخة”.

إذا كنت ترغب في إدراج البيانات في جدول بيانات جديد ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق المساحة البيضاء في مجلد Google Drive ذي الصلة ، وانقر فوق “Google Sheets”.

من ناحية أخرى ، إذا كان لديك بالفعل ملف Google Sheets إعداده وتحديد موقعه وفتحه.

بعد ذلك ، انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية حيث تريد أن يتم لصق الجزء الأول من البيانات المنسوخة ، وتحوم فوق “Paste Special” ، وانقر فوق “القيم فقط”. لا تؤدي لصق البيانات كقيم فقط إلى إزالة جميع التنسيقات ، بما في ذلك أي خصائص تباعد الخط المعتمدة تلقائيًا بواسطة مستندات Google ، بحيث يمكنك العمل مع مجموعة نظيفة من البيانات.

الخطوة 5: تنسيق البيانات

تتمثل الخطوة الأخيرة في تحويل الصورة إلى البيانات في تنسيق البيانات في أوراق Google ، بحيث تظهر وتتصرف بالضبط كيف تريدها.

في حالتي ، يتم تعيين القائمة في عمود واحد ، لكنني أريد أن تكون الأسماء والعناوين والمناطق في ثلاثة أعمدة منفصلة.

هناك طرق مختلفة لتحويل مجموعة البيانات وفقًا لذلك ، لكن في حالتي ، سأستخدم وظيفة Transpose ، التي تحول البيانات الأفقية إلى بيانات رأسية (والعكس صحيح).

إذا كنت تريد أن تفعل الشيء نفسه ، في الخلية B2 ، اكتب:

=transpose(A1:A3)

واضغط على إدخال.

الآن ، نظرًا لأن اسمًا جديدًا يظهر في كل صف ثالث ، حدد الخلايا B1 إلى B3 ، وانقر نقرًا مزدوجًا على مقبض التعبئة لتكرار صيغة Transpose في الخلايا ذات الصلة في العمود B.

بعد ذلك ، حدد جميع الخلايا التي تم نقلها حديثًا ، واضغط على Ctrl+C لنسخها ، واضغط على Ctrl+Shift+V لصق القيم فقط. هذا ينفصل عن البيانات من القائمة أحادية البعد الأصلية ، مما يعني أنه يمكنك حذفها ، آمنة في المعرفة بأنك لن تفقد أي من بياناتك المنقولة.

الآن ، بعد النقر بزر الماوس الأيمن فوق العمود ، رأسًا واختيار “حذف العمود” ، تحتاج إلى إزالة الصفوف الفارغة. للقيام بذلك ، حدد جميع الأعمدة التي تحتوي على البيانات ، وفي علامة تبويب البيانات ، تحوم فوق “تنظيف البيانات” ، وانقر فوق “إزالة التكرارات”.

سيترك هذا صفًا فارغًا واحدًا ، يمكنك حذفه يدويًا عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على أي خلية في هذا الصف ، والنقر فوق “DELETE ROW”.

أخيرًا ، لإعادة إدخال رؤوس الأعمدة ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي خلية في الصف 1 ، انقر فوق “إدراج صف واحد أعلاه” ، واكتب الرؤوس حسب الضرورة.

يمكنك الآن تحويل البيانات إلى جدول Google Sheets المنسق عن طريق تحديد جميع الخلايا (بما في ذلك رؤوس الأعمدة) ، والنقر بزر الماوس الأيمن على التحديد ، والنقر على “التحويل إلى الجدول”.

بعد ذلك ، انقر فوق الأسهم لأسفل في كل رأس عمود ، وحوم فوق “نوع العمود تحرير” لضمان تعيين نوع البيانات الصحيح لكل حقل ، وبياناتك المحولة جاهزة للاستخدام في جدول بيانات Google Sheets الخاص بك!