أستخدم تنسيق الأرقام المخصصة بدلاً من التنسيق الشرطي في Excel

بينما تقدم Microsoft Excel العديد من الأدوات لتنسيق البيانات بطرق مختلفة ، في بعض الأحيان ، لا تفعل الأدوات المدمجة تمامًا ما أبحث عنه ، أو يستغرق الكثير من الوقت لتنفيذه. في هذه السيناريوهات ، أستخدم تنسيق الأرقام المخصصة لإنشاء تنسيق رقم سريع يلبي احتياجاتي.

إخلاء المسئولية: هناك بعض السيناريوهات حيث يكون استخدام التنسيق الشرطي هو الأفضل باستخدام تنسيق الأرقام المخصصة ، مثل تلوين الصفوف الكاملة بناءً على القيمة. ومع ذلك ، في المواقف التي يمكنني استخدامها إما لإنشاء نفس النتائج أو نتائج مماثلة ، أختار الأخير. في هذه المقالة ، سأشرح السبب.

ما هو تنسيق الأرقام المخصصة ، وكيف يعمل؟

في Excel ، كل خلية لها تنسيق أرقامها الخاص ، والتي يمكنك مراجعتها عن طريق اختيار خلية والنظر في مجموعة الأرقام في علامة التبويب المنزل على الشريط.

أحد خيارات تنسيق الأرقام التي يمكنك تطبيقها على الخلية هي تنسيق أرقام مخصص ، يمكنك الوصول إليه من خلال النقر فوق مشغل مربع الحوار تنسيق الرقم ، قبل النقر فوق “مخصص” في مربع حوار خلايا التنسيق.

إذا كنت تفضل استخدام اختصارات لوحة مفاتيح Excel ، فاضغط على Ctrl+1 لبدء تشغيل مربع الحوار Format Cell CUS للقفز إلى العرف.

بحلول نهاية هذا الدليل ، ستتمكن من استخدام تنسيق الأرقام المخصصة لإنشاء جداول بيانات تبدو مثل هذا:

إذا لم تكن قد استخدمت التنسيق المخصص من قبل ، فقد يبدو الأمر مربكًا في البداية ، ويمكنني أن أرى لماذا قد تعتقد أن استخدام التنسيق الشرطي بدلاً من ذلك سيكون الخيار الأفضل. ومع ذلك ، فإن Excel يعالج تنسيق الأرقام المخصصة بسرعة أكبر بكثير من التنسيق الشرطي ، و – مع فهم منطقه – من المحتمل أن تجدها أسرع وأسهل.

شخصياً ، أحد الأسباب الرئيسية التي تفضلها باستخدام تنسيق الأرقام المخصصة هو أن كل شيء يحدث في مكان واحد-لا توجد حاجة إلى القفز ذهابًا وإيابًا بين مربعات الحوار المختلفة لإضافة قواعد مختلفة ، وبالتالي فإن العملية لتوفير الوقت ومباشر.

قبل المضي قدمًا وأرشدك من خلال بعض الأمثلة ، اسمحوا لي أن أشرح كيف يعمل تنسيق الأرقام المخصصة.

يتم إدخال تنسيقات الأرقام المخصصة في حقل النوع في القسم المخصص من مربع الحوار تنسيق الخلايا.

يتبع الرمز الذي تحتاجه لإدراج هنا ترتيبًا صارمًا:

POSITIVE;NEGATIVE;ZERO;TEXT

بمعنى آخر ، تملي الوسيطة الأولى في حقل تنسيق الأرقام المخصصة كيف يتم تنسيق الأرقام الإيجابية ، والوسيطة الثانية تملي كيف يتم تنسيق الأرقام السلبية ، والوسيطة الثالثة تملي كيف يتم تنسيق الأرقام المحايدة ، والوسيطة الرابعة توضح كيفية تنسيق النص. لاحظ ، أيضًا ، كيف يتم استخدام المنقصين لفصل كل حجة.

على سبيل المثال ، الكتابة:

#.00;(#.00);-;"TXT"

في حقل النوع يعرض:

• عدد مع مكانين عشريين للأرقام الإيجابية (#.00) ،

• رقم مع اثنين من الأماكن العشرية بين قوسين للأرقام السلبية (#.00) ،

• اندفاعة للأصفار (-) ،

• وسلسلة الحروف “txt” لجميع قيم النص (“txt”).

إذا تركت أيًا من الوسائط عن طريق إضافة Semicolon ولكن لا تكتب أي رمز ، فستظهر الخلايا ذات الصلة في جدول البيانات الخاص بك فارغًا.

على سبيل المثال ، الكتابة:

#.00;;;"TXT"

في حقل النوع يعرض رقمًا ذو مكانين عشريين للأرقام الإيجابية ، وينتج خلية فارغة للأرقام السلبية والأصفار ، ويعرض “txt” لجميع قيم النص.

على الرغم من أن القيم المعروضة في كل خلية تعتمد على ما تحدده في حقل نوع تنسيق الرقم المخصص ، إلا أن القيم الفعلية للخلايا تظل دون تغيير. في المثال أعلاه ، على الرغم من أن الخلية C2 تبدو فارغة (لأنني حذفت الوسيطة السلبية في حقل النوع) ، عندما أقوم بتحديد الخلية ، يكشف شريط الصيغة عن قيمته الحقيقية.

هذا يعني أنه لا يزال بإمكاني استخدام هذه الخلية في الصيغ إذا لزم الأمر.

بالإضافة إلى استخدام تنسيق الأرقام المخصصة لتغيير القيمة التي تظهر في الخلية ، يمكنك أيضًا تغيير لون القيم وإضافة رموز لتصور بياناتك. دعونا ننظر في هذا بمزيد من التفصيل.

تغيير لون الخط باستخدام تنسيق الأرقام المخصصة

يتيح لك تنسيق الرقم المخصص لـ Microsoft Excel تحديد لون القيم في الخلايا المحددة. ما هو أكثر من ذلك ، بالنسبة للألوان الثمانية الرئيسية (الأسود ، الأبيض ، الأحمر ، الأخضر ، الأزرق ، الأصفر ، أرجواني ، وسيان) ، لا تحتاج إلى تذكر أي رمز – يمكنك ببساطة كتابة اسم اللون. يجب أن تكون الألوان هي الوسيطة الأولى لكل نوع بيانات ، ويجب وضعها في أقواس مربعة.

لنأخذ هذا المثال ، مما يدل على ما إذا كان عشرة موظفين قد حققوا أهداف مبيعاتهم. تريد أن تكون جميع الأرقام الإيجابية في العمود C خضراء ، والأرقام السالبة الحمراء ، والأصفار الأزرق.

للقيام بذلك ، حدد الخلية C2 ، وافتح مربع الحوار “تنسيق الخلايا” (Ctrl+1) ، واتجه إلى قسم “المخصص”.

في حقل النوع ، أدخل:

(Green)#;(Red)#;(Blue)0;

لإخبار Excel بالحفاظ على الأرقام الإيجابية والسلبية لأنها (#) – ولكن منسقة باللون الأخضر والأحمر ، على التوالي – والأصفار كـ “0” – ولكن الأزرق المنسق. نظرًا لعدم وجود نص في هذا النطاق ، لا تحتاج إلى تحديد تنسيق أرقام لقيم النص ، لذلك لا يلزم سوى الوسيطات الثلاثة الأولى.

عند النقر فوق “موافق” ، سترى لون النص يتغير وفقًا لذلك. يمكنك بعد ذلك النقر وسحب مقبض التعبئة إلى الصف النهائي من البيانات لتطبيق تنسيق الرقم المخصص هذا على القيم المتبقية. لن يغير هذا القيم في العمود C ، حيث تم حسابها باستخدام صيغة.

إذا كنت ترغب في استخدام ألوان أخرى غير القياسية الثمانية المعروضة للخط ، بدلاً من كتابة اسم اللون في أقواس مربعة ، اكتب رمز اللون:

على سبيل المثال ، الكتابة:

(Color10)#;(Color30)#;(Color16)0;

سيستخدم خطًا أخضر داكنًا للأرقام الإيجابية وخط قرمزي للأرقام السلبية وخط رمادي للأصفار.

لإعادة تنسيق الأرقام مرة أخرى إلى الأصلي ، حدد الخلايا التي تحتوي على البيانات المنسقة ، وفي مجموعة الأرقام من علامة التبويب الصفحة الرئيسية على الشريط ، حدد “عام” في القائمة المنسدلة.

في هذه المرحلة ، خذ لحظة لتقدير كيفية تحقيق نفس النتيجة باستخدام التنسيق الشرطي سيتطلب منك إنشاء ثلاث قواعد منفصلة. من ناحية أخرى ، باستخدام التنسيق المخصص ، يمكنك إجراء هذه التغييرات عن طريق إضافة بضعة أحرف إلى حقل النوع.

عرض رمز باستخدام تنسيق الأرقام المخصصة

يشبه إلى حد كبير استخدام التنسيق الشرطي ، يمكنك عرض الرموز وفقًا للقيم المقابلة من خلال تنسيق الأرقام المخصصة.

باستخدام نفس المثال أعلاه ، دعنا نقول أنك تريد الآن تحويل الأرقام في عمود النتيجة (العمود C) لرفع الأسهم للأرقام الإيجابية ، والسهام لأسفل للأرقام السلبية ، وعلامة (=) متساوية للأصفار.

للقيام بذلك ، تحتاج أولاً إلى تحديد موقع الرموز ، أو معرفة اختصارات لوحة المفاتيح الخاصة بهم.

في علامة التبويب إدراج ، انقر فوق “الرمز” ، وأدخل الرموز في منطقة أخرى من جدول البيانات ، حتى تتمكن من نسخها ولصقها في الرمز المخصص الخاص بك.

بدلاً من ذلك ، استخدم Windows Windows+Extra Fere Windows (.) لإطلاق لوحة مفاتيح الرموز التعبيرية ، وأدخلها مباشرة في حقل النوع.

من ناحية أخرى ، أعلم أن اختصار لوحة مفاتيح Windows لـ ▲ هو alt+30 ، و ▼ هو alt+31 ، ويمكنني استخدام هذه الاختصارات عند الكتابة في حقل النوع.

لذلك ، حدد الخلية C2 ، وفي القسم المخصص من مربع الحوار التنسيق (Ctrl+1> Tab> CUS) ، اكتب هذا السطر القصير جدًا من الكود:

▲;▼;"=";

لإخبار Excel لاستبدال الأرقام الإيجابية بـ “▲ ،” الأرقام السلبية بـ “▼” ، وأصفار مع “=.”

يجب وضع أي سلاسل نصية أو رموز مكتوبة (بما في ذلك الرموز الرياضية أو أي رموز لوحة مفاتيح) في عروض أسعار مزدوجة.

الآن ، اضغط على Enter ، واستخدم مقبض التعبئة لتطبيق تنسيق الرقم المخصص على الخلايا المتبقية في العمود.

بعد ذلك ، قد ترغب في تلوين الأسهم لتصور بياناتك بشكل أكثر وضوحًا. هذا هو المكان الذي تجمع فيه بين رمز اللون ورموز السهم ، مع تذكر أن رمز اللون يجب وضعه دائمًا في بداية الوسيطة.

للقيام بذلك ، اكتب:

(Green)▲;(Red)▼;"=";

في حقل النوع. هذا ما ستراه:

استخدام تنسيق الأرقام المخصصة لألوان الخط والأرقام والرموز

الآن ، حان الوقت لدمج جميع الخطوات المذكورة أعلاه لإنتاج نتيجة تعرض الرموز والسهام الملونة في نفس الوقت.

في حقل النوع للخلية C2 ، النوع:

(Green)#▲;(Red)#▼;0" =";

أين:

• تتحول الوسيطة الأولى ((الأخضر)#▲) إلى القيم الإيجابية الخضراء ، وعرض كل من الرقم والمثلث الصعودي ،

• تتحول الوسيطة الثانية ((RED)#▼) إلى القيم السلبية إلى اللون الأحمر ، وعرض كل من الرقم والمثلث الهبوطي ، و

• الوسيطة الثالثة (0 “=”) لا تحتوي على أي تنسيق للألوان (لذلك تعتمد تنسيق الخلية اليدوية) ، ويعرض الرقم “0” متبوعًا بمساحة و “=” علامة.

لمحاذاة الرقم على يسار الخلية ، ورمز على يمين الخلية ، اكتب النجمة (*) ومسافة بين الرمز والرقم في كل وسيطة (على سبيل المثال ، (أخضر)#* ▲ ؛ (أحمر)#* ▼ ؛ 0* “=” ؛). يخبر العلامة النجمية Excel بتكرار الحرف التالي بلا حدود (حتى يتم استيفاء حدود الخلية) ، وبما أن الحرف التالي هو مساحة ، فإن الفجوة بين الرقم والرمز تزيد وتناقص مع عرض الخلية.

في المثال الأخير ، دعنا نقول أنك قد حددت النسبة المئوية للتغيير في إجماليات النقاط لمختلف الفرق الرياضية ، وتريد تنسيق الأرقام الإيجابية والسلبية بسرعة بحيث تتحول إلى اللون الأخضر أو ​​الأحمر ، ولديها سهم لأعلى أو لأسفل ، وتشمل العدد ، وتعتبر النسب المئوية. تريد أيضًا أن تعرض الأصفار كشرطات.

للقيام بذلك ، في حقل النوع للخلايا في العمود C ، اكتب:

(Green)▲#%;(Red)▼#%;"-"

إليك ما ستحصل عليه للنتيجة:

---

بمجرد أن تمارس استخدام تنسيقات الأرقام المخصصة لإضافة لون ورموز إلى خلاياك ، ستدرك مدى سرعة وسهولة العملية – ونأمل أن تستخدم تنسيق الأرقام المخصصة في كثير من الأحيان في المستقبل!