لا يتطلب الأمر الكثير من الجهد حتى يصبح العرض التقديمي غير مرتب أو غير احترافي أو يربك المشاهدين. دعنا نلقي نظرة على الأخطاء الشائعة في PowerPoint (PPT) وما يمكنك فعله لتجنبها.
1. عدم محاذاة المحتوى في PowerPoint
تبرز الكائنات غير المحاذية في شريحة PPT بشكل غير طبيعي. تبدو غير مرتبة وتخبر المشاهد بأنك قمت بتركيب الشريحة بسرعة دون عناية أو اهتمام.
الحل الأفضل هو استخدام الأدلة الذكية. يساعدك هذا على تثبيت الأشكال في موضعها عند النقر عليها وسحبها حول الشريحة. لتنشيط الأدلة الذكية، انقر بزر الماوس الأيمن في المنطقة الرمادية حول حافة الشريحة وحرك الماوس فوق سهم “الشبكة والأدلة”. ثم انقر فوق “الأدلة الذكية” إذا لم يكن هناك علامة اختيار بالفعل بجوار هذا الخيار.
كما ترى أدناه، بعد تنشيط الأدلة الذكية، قمنا بالنقر فوق المربع 1 وسحبه، ولم يُظهر لنا PPT محاذاة الشكل بالنسبة للكائنات الأخرى على الشريحة فحسب، بل شجعنا أيضًا على قفلها معًا.
يمكنك أيضًا استخدام ميزة خطوط الشبكة المضمنة في PPT لمحاذاة الأشكال يدويًا.
2. وجود عدد كبير جدًا من النقاط في PowerPoint
هذا كابوس للجمهور! إنه غير ملهم ومرعب وغير احترافي. كقاعدة عامة، تجنب وضع الكثير من النصوص على أي شريحة عرض تقديمي، ولكن إذا كانت جميعها معلومات حيوية لا يمكنك اختصارها، فهناك طرق أفضل لتقديم مادتك.
أفضل طريقة للتغلب على هذه المشكلة هي استخدام ميزة SmartArt في PPT.
إذا كنت قد كتبت النص بالفعل وتريد تحويله إلى SmartArt، مع تحديد مربع النص المعني، فافتح علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على الشريط، وفي مجموعة الفقرة، انقر فوق “تحويل إلى SmartArt”.
ستشاهد بعد ذلك مجموعة كاملة من التصميمات المفتوحة، والتي يمكنك تحريك المؤشر فوقها لمعرفة شكلها. انقر فوق التصميم المطلوب.
لكن تذكر أن هدفنا هو جعل الشريحة أكثر قابلية للعرض وأسهل للقراءة والاستيعاب. في الوقت الحالي، لا تزال هذه الشريحة تبدو غير ملهمة ويصعب قراءتها. لتعديل هذا، ما عليك سوى تحديد العناصر التي تريد تعديلها وإجراء التغييرات المطلوبة، مثل تغيير حجم المربعات أو ضبط أحجام الخطوط أو فتح علامة التبويب “تصميم SmartArt” على الشريط.
لتحديد أكثر من عنصر في وقت واحد (على سبيل المثال، في لقطة الشاشة أعلاه، قد ترغب في تعديل جميع المربعات الزرقاء في نفس الوقت)، انقر فوق أحد الأشكال، واضغط باستمرار على Ctrl، ثم انقر فوق الأشكال المتبقية، ثم أطلق Ctrl. اضبط أحد الأشكال المحددة وستتغير جميعها معًا.
إذا لم تقم بكتابة النص بعد، ولكنك تعلم أنك تريد استخدام SmartArt، فتأكد من عدم النقر فوق أي نص أو صور داخل شريحة PPT، ثم افتح علامة التبويب “إدراج”، وانتقل إلى مجموعة “الرسوم التوضيحية”، وانقر فوق “SmartArt”.
ويمكنك بعد ذلك الاختيار من بين مجموعة الخيارات التي تظهر.
3. استخدام عدد كبير جدًا من الرسوم المتحركة وتأثيرات الانتقال في PowerPoint
الرسوم المتحركة هي وسيلة جيدة للتأكيد على التفاصيل داخل شريحة PPT أو تقديم المعلومات تدريجيًا خطوة بخطوة عند تقديم العرض التقديمي. يمكن أن تبدو الانتقالات بين الشرائح احترافية وأنيقة. ومع ذلك، فإن الإفراط في استخدام هذه الميزات يمكن أن يشتت انتباه جمهورك ويبدو مبتذلاً.
للوصول إلى الرسوم المتحركة، انقر فوق العنصر الذي ترغب في تحريكه واختر التأثير في علامة التبويب “الرسوم المتحركة”. يمكنك رؤية المزيد من الخيارات بالنقر فوق السهم المنسدل “أنماط الرسوم المتحركة” على الجانب الأيمن.
الانتقالات هي الطريقة التي ينتقل بها عرضك التقديمي من شريحة إلى أخرى. ويمكن الوصول إليها في علامة التبويب “الانتقالات”.
نقترح إبقاء الرسوم المتحركة والانتقالات عند الحد الأدنى، سواء من حيث الكمية أو النوع، من خلال الالتزام بهذه القواعد:
- اسأل نفسك، “هل هذا يجعل عرضي التقديمي أفضل؟” إذا كانت الإجابة لا، فلا تضعها.
- استخدم تأثيرات سلسة تدوم أقل من ثانية واحدة دون الحاجة إلى تغيير سرعة الرسوم المتحركة. يختفي و يقطع هي التحولات المفضلة لدينا، لأنها تبدو احترافية وسريعة، و يظهر و يختفي هي رسوم متحركة مثالية للمدخل.
- استخدم نفس تأثير الانتقال لكل شريحة، ونفس الرسوم المتحركة لكل عنصر.
- حاول تجنب إضافة أكثر من رسم متحرك واحد لكل عنصر.
لتحقيق الاتساق، استخدم Slide Master في Excel. فبدلاً من إضافة الرسوم المتحركة والانتقالات إلى كل شريحة على حدة، يتيح لك Slide Master القيام بذلك بنقرة واحدة بسيطة.
4. استخدام مجموعات الألوان الخاطئة في PowerPoint
توفر لنا أحدث إصدارات PPT مجموعة واسعة من الألوان. ومع ذلك، إذا لم تكن حريصًا، فقد تتسبب في إجهاد عين القارئ من خلال اختيار مجموعات الألوان الخاطئة.
أفضل طريقة للتغلب على هذه المشكلة هي استخدام آلية “متغيرات الألوان” في PPT. في علامة التبويب “التصميم” على الشريط، انتقل إلى مجموعة “المتغيرات”، وانقر على السهم المنسدل.
في القائمة الناتجة، مرر الماوس فوق “الألوان” واختر الخيار الذي يعجبك.
الآن، كلما أضفت نصًا أو غيرت لون عنصر داخل العرض التقديمي، يمكنك الاختيار من لوحة الألوان المحددة، مما سيساعدك على تجنب الألوان ذات التباين الضعيف. حاول أيضًا الالتزام بالقواعد التالية:
- لا تستخدم نصًا باللون الأحمر. غالبًا ما يبهت لون النص عند عرضه، وخاصةً على جهاز عرض رديء الجودة أو إذا سقط ضوء الشمس على شاشة العرض. أسوأ مجموعات الألوان هي الأزرق مع الأحمر والأخضر مع الأحمر. تجنب هذه المجموعات بأي ثمن!
- استهدف الخطوط الداكنة على خلفية فاتحة، أو الخطوط الفاتحة على خلفية داكنة.
- لا تستخدم أبدًا خطوطًا ملونة للتأكيد – فقد يتسبب هذا في حدوث مشكلات لأعضاء الجمهور الذين يعانون من عمى الألوان.
5. استخدام صور منخفضة الجودة أو مشوهة في PowerPoint
تبدو الصور رائعة في PPT، ولكن الأشخاص غالبًا ما ينسون أن عرضهم التقديمي سيُعرض على شاشة كبيرة، لذا فهم بحاجة إلى دقة مناسبة. استخدم صورة لا تقل عن 150 بكسل لكل بوصة (PPI) أو قم بترقية صورتك لتجنب عدم الوضوح.
يمكنك أيضًا إجبار PPT على استخدام أقصى دقة ممكنة للصورة. للقيام بذلك، انقر فوق “ملف” (في الجزء العلوي الأيسر من نافذة PPT)، وافتح “الخيارات” (في أسفل القائمة التي تفتح). في مربع الحوار، انقر فوق “خيارات متقدمة” وقم بتغيير “الدقة الافتراضية” في قسم “حجم الصورة وجودتها” إلى “دقة عالية”.
أخيرًا، عند تغيير حجم الصورة، تأكد من القيام بذلك من مقابض الزاوية. سيؤدي هذا إلى الحفاظ على النسب الصحيحة وتجنب الصور المضغوطة أو الممتدة.
6. عدم التناسق بين شرائح PowerPoint
عند الانتقال من شريحة إلى أخرى، سيلاحظ جمهورك على الفور التناقضات. إحدى الطرق للتغلب على هذه المشكلة هي نسخ (Ctrl+C) ولصق (Ctrl+V) الشريحة بأكملها، قبل تعديل المحتويات.
ومع ذلك، فإن الخيار الأفضل هو استخدام Slide Master في PPT، والذي يمكنك الوصول إليه من خلال علامة التبويب “عرض” على الشريط.
ستؤثر التعديلات التي تقوم بها في الشريحة الرئيسية على المحتوى الموجود في تخطيط كل شريحة، مما يعني أنه يمكنك ضمان الاتساق بين الشرائح الخاصة بك.
7. استخدام نص يصعب قراءته في PowerPoint
اتبع هذه القواعد للتأكد من أن النص الخاص بك سهل القراءة:
- قد تعتقد أن استخدام الخطوط المزخرفة يبدو جيدًا في عرضك التقديمي، ولكن الخيار الأفضل هو استخدام خط بدون زخرفة.
- تجنب كثرة النصوص واستخدم خطًا أكبر حجمًا. إذا كان الخط صغيرًا جدًا بسبب كثرة النصوص في الشريحة، فإما أن تقسم ما كتبته إلى شريحتين أو تقلل حجم المحتوى.
- تجنب استخدام الخط الأحمر، فهذا لا يعمل بشكل جيد على جهاز العرض، وخاصة إذا كان ضوء الشمس يضرب جهاز العرض الخاص بك.
8. استخدام الصور أو الأنماط كخلفيات لشرائح PPT
قد ترغب في استخدام صورة أو نمط لخلفية الشريحة الخاصة بك، ولكن هذا قد يجعل قراءة النص أمرًا صعبًا.
للتغلب على هذه المشكلة، استخدم خلفية عادية. ولكن إذا كان من الضروري الاحتفاظ بالصورة، فقم بزيادة شفافيتها. انقر بزر الماوس الأيمن فوق المنطقة الرمادية المحيطة بالشريحة، ثم انقر فوق “تنسيق الخلفية”.
في الجزء الذي يفتح، أدخل صورتك وحرك شريط الشفافية إلى اليمين، حتى تشعر بالرضا عن إمكانية قراءة النص بسهولة.
يمكنك الآن الاحتفاظ بصورتك وسيتمكن جمهورك من رؤية النص الخاص بك.
الآن بعد أن تم تنسيق الشرائح بشكل صحيح وأصبحت جاهزة للعرض التقديمي، قد ترغب في إضافة جدول محتويات إلى عرض PPT التقديمي أو طباعة نسخة مختصرة من شرائح PPT لجمهورك.