7 نصائح لهيكلة وتنظيم النص في Word

يتمتع برنامج Microsoft Word بمرونة مدهشة في السماح لك بتحديد موضع الكلمات والأسطر والفقرات بالطريقة التي تريدها بالضبط. ولكن المشكلة هي أن الأدوات المختلفة موجودة في أماكن مختلفة عبر واجهة البرنامج. لذا، قمنا بتجميع بعض النصائح المفيدة في مقالة واحدة مفيدة!

المسافات غير القابلة للكسر

كما يوحي اسمها، فإن المسافة غير القابلة للكسر بين الكلمات تضمن عدم انفصالها على مدى سطرين. هناك أحيانًا مواقف تريد فيها الاحتفاظ بسلاسل نصية معينة معًا – مثل الاسم الأول واسم العائلة لشخص ما، أو الشهر واليوم في التاريخ، أو رمز المنطقة لرقم الهاتف، والبادئة، ورقم المشترك.

على سبيل المثال، في النص أدناه، يبدو من الغريب أن يتم تقسيم تاريخ أبريل و22.

لإصلاح ذلك، احذف المسافة بين الكلمات التي تريد الاحتفاظ بها معًا، ومع وضع المؤشر في المكان الذي تريد إضافة المسافة غير القابلة للكسر فيه، اضغط على Ctrl+Shift+Space. سترى بعد ذلك هذين الجزأين مترابطين على نفس السطر.

اعتد على استخدام مفتاح الاختصار هذا بين أي عناصر تريد الاحتفاظ بها معًا، حتى لو لم تظهر حاليًا بالقرب من نهاية السطر. بعد ذلك، إذا قمت بتغيير نوع الخط أو حجمه، يمكنك التأكد من عدم انقسامه عبر سطرين.

مع ذلك، لا تفرط في استخدام المسافات غير القابلة للكسر—خاصةً إذا كنت تستخدم محاذاة مُبررة—لأن القيام بذلك يعطل جهود Word لتوزيع المسافات بين السطور بالتساوي ويجبر الكلمات على التكدس معًا في سطر واحد. لذا، على الرغم من أنها أداة مفيدة، استخدمها باعتدال وفقط عند الضرورة القصوى.

الوصل التلقائي

يُعد استخدام علامات الترقيم التلقائية مفيدًا إذا كنت تكتب بحثًا أكاديميًا معقدًا يحتوي على عشرات الكلمات الطويلة، أو الأعمدة الضيقة، كما هو الحال في مقال صحفي، حيث تعد طريقة Word لتوزيع كلماتك بشكل أكثر توازناً.

في المثال أدناه، نظرًا لأن الفقرة تحتوي على العديد من الكلمات الطويلة، فإن المسافة بين السطور غير مرتبة وغير متسقة، مما يترك فجوات قبيحة.

على نحو مماثل، إذا كنت تستخدم أعمدة ضيقة في مستندك، فسيجد Word صعوبة في الحفاظ على التباعد ثابتًا أثناء محاولته معرفة كيفية التنقل في العرض المحدود. لاحظ الفجوة الكبيرة بين الكلمات نكون و تقليديا.

سيؤدي تمكين الوصل التلقائي إلى حل هذه المشكلة. مع وضع المؤشر في أي مكان في مستند Word، افتح علامة التبويب “تخطيط”، وانقر فوق “الوصل التلقائي”. في القائمة المنسدلة، انقر فوق “تلقائي”.

ستشاهد بعد ذلك كلمات معينة تنقسم عبر السطرين، مما يؤدي إلى وجود مسافات أكثر اتساقًا وتقديم مستند أكثر جمالية.

فواصل الصفحات والأقسام

بصفتي مصححًا أكاديميًا، فقدت العد لعدد المرات التي رأيت فيها أشخاصًا يبدؤون صفحة جديدة بالضغط على زر الإدخال بشكل متكرر. وبالمثل، إذا أراد الأشخاص تقسيم فقرة إلى عمودين مع الاحتفاظ بالتخطيط الأصلي في بقية المستند، فقد يستخدمون جدولًا مكونًا من عمودين. كلتا الطريقتين غير آمنتين من الناحية البنيوية – بعبارة أخرى، إذا قاموا لاحقًا بتغيير حجم الخط، أو إضافة أو حذف محتوى إلى أجزاء سابقة من عملهم، فسيؤدي ذلك إلى تعطيل تخطيط المستند.

بمجرد أن تفهم كيفية عملها، ستجد أن فواصل Word هي أداة لا تقدر بثمن للتحكم في تخطيط مستندك، وإضافة حاجز بين الأقسام المختلفة من عملك.

ابدأ بتنشيط الأحرف غير القابلة للطباعة في Word (أيقونة ¶ في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على الشريط). ثم انتقل إلى علامة التبويب “التخطيط”، وانقر فوق “الفواصل”.

دعونا نستكشف كل من هذه الخيارات بمزيد من التفصيل.

كسر الصفحة

يؤدي إضافة فاصل صفحة إلى نقلك إلى الصفحة التالية من المستند، حتى لو لم تصل بالضرورة إلى نهاية الصفحة السابقة. وهذا مفيد، على سبيل المثال، إذا كان لديك صفحة محتويات في بداية عملك وتريد البدء في النص الرئيسي في الصفحة التالية، أو إذا كان لديك قائمة مراجع في نهاية المستند تريد فصلها عن الصفحات السابقة.

إذا قمت بتنشيط أرقام الصفحات، فستستمر كالمعتاد، وسيتم تطبيق أي تنسيق عام تقوم به على تخطيط الصفحة على أحد جانبي فاصل الصفحات (مثل اتجاه الصفحة أو حجم الورق) على الجانب الآخر.

كسر العمود

إذا كنت قد استخدمت أعمدة داخل عملك (التخطيط > إعداد الصفحة > الأعمدة)، فإن فاصل العمود سينقل المؤشر – أو النص بعد فاصل العمود – إلى العمود التالي.

ستؤدي إضافة فاصل عمود في العمود الأخير من المستند إلى إجبار Word على بدء صفحة جديدة ونقل النص إلى عمود جديد في تلك الصفحة. إذا لم تستخدم الأعمدة في المستند، فسيعمل فاصل العمود بنفس طريقة فاصل الصفحة.

كسر التفاف النص

إذا كان لديك نص ملفوف حول صورة، فإن أداة التفاف النص في قائمة الفواصل ستنهي عملية التفاف النص وستنقل المؤشر إلى السطر الأول أسفل الصورة.

يمكنك استخدام هذه الأداة إذا كان النص المحيط بالصورة يتعلق بما تعرضه الصورة، بينما الفقرة التالية لا تزال تتناول نفس الموضوع ولكنها لا تناقش محتوى الصورة.

الصفحة التالية وفواصل الأقسام المستمرة

تعتبر فواصل الأقسام أكثر دقة من فواصل الصفحات، حيث تسمح لك بتنسيق كل قسم من المستند بشكل منفصل.

على سبيل المثال، قد ترغب في استخدام الأعمدة في قسم واحد ولكن ليس في القسم التالي. إذا استخدمت فاصل الصفحات، فستستمر الأعمدة في الصفحة التالية، ولكن فاصل الأقسام يخبر Word بأنك تريد فقط ظهور الأعمدة في هذا القسم. وبالمثل، فإن إضافة فاصل أقسام يعني أنه يمكنك استخدام تذييلات صفحات مختلفة أو أرقام صفحات لأجزاء مختلفة من عملك، كما هو الحال في ورقة قانونية أو أكاديمية.

يؤدي فصل القسم في الصفحة التالية إلى إنهاء القسم الحالي والانتقال إلى الصفحة التالية، بينما يبدأ فصل القسم المستمر القسم التالي على نفس الصفحة.

تُظهر لقطة الشاشة أدناه فاصلًا مستمرًا للقسم وفاصلًا للعمود في نفس الصفحة. يتيح لي فاصل القسم استخدام عمودين في القسم التالي، بينما يساعدني فاصل العمود في تقسيم النص إلى عمودين بحجم مناسب.

فواصل أقسام الصفحات الزوجية والصفحات الفردية

هذه الأنواع من الفواصل أسلوبية تمامًا وتُستخدم غالبًا في الكتب. على سبيل المثال، إذا كنت تريد أن يبدأ كل فصل جديد من رواية على صفحة زوجية، فستستخدم فواصل الصفحات الزوجية.

استمر مع التالي

تحافظ هذه الأداة القيمة على فقرة أو عنوان بجوار الفقرة التالية، وهي مفيدة إذا كان من الممكن تقسيم الصفحة بشكل طبيعي.

في السيرة الذاتية النموذجية أدناه، تبدو النقطة غير عادية بمفردها في الجزء العلوي من الصفحة 2 – سيكون من الأفضل لو بقيت مع سطرين من النص اللذين بقيا في الصفحة السابقة.

لاحظ علامة الترقيم الصغيرة بجوار خبرة في العمل هذا يعني أنه تم تنسيقه تلقائيًا للبقاء مع النص الموجود أسفله مباشرةً، وهو أمر يحدث تلقائيًا عند استخدام نمط العنوان.

ومع ذلك، فإن السطر التالي، بدءًا من كيفية استخدام Geek، مكتوبة باستخدام النمط العادي، لذا فهي لا تحتوي على علامة الترقيم هذه. لذا، نحتاج إلى إخبار هذا السطر يدويًا بالبقاء مع السطر التالي.

للقيام بذلك، انقر في أي مكان على سطر النص الذي تريد الاحتفاظ به مع السطر التالي، وانقر فوق أيقونة “إعدادات الفقرة” في علامة التبويب الصفحة الرئيسية على الشريط.

بعد ذلك، في مربع الحوار “فقرة”، افتح علامة التبويب “فواصل الأسطر والصفحات”، وحدد خيار “الاحتفاظ بالتالي”، قبل النقر فوق “موافق”.

ستلاحظ بعد ذلك أن الخطوط تتجمع معًا، بحيث لا تتأثر بفاصل الصفحة الطبيعي. لاحظ أيضًا كيف أضاف برنامج Word علامة ترقيم الصفحات لإخبارك بأنك قمت بتغيير إعدادات الفقرة.

في مربع حوار الفقرة نفسه (اضغط على Alt+H+P+G لفتحه بسرعة)، لديك أدوات مفيدة أخرى للتحكم في تقسيم الفقرات:

• مراقبة الأرامل والأيتام—يمنع هذا الخيار ظهور السطر الأول من الفقرة بمفرده في نهاية الصفحة، والسطر الأخير من الفقرة بمفرده في بداية الصفحة التالية. وبدلاً من ذلك، سيضمن بقاء سطرين على الأقل معًا.
• إبقاء الخطوط مترابطة—إذا كنت تريد إجبار جميع أسطر الفقرة على البقاء معًا، بدلاً من تقسيمها بين صفحتين، فهذا هو الخيار المناسب لك.
• فاصل الصفحة قبل—يعد هذا خيارًا جيدًا لضمان بقاء الفقرة دائمًا في أعلى الصفحة، بغض النظر عن مكانها في المستند.

بالإضافة إلى إمكانية التحكم بشكل أكبر في بنية مستندك، يمكنك الاطلاع على نصائحنا المفيدة لتقديم عملك بشكل احترافي.