7 طرق لتسريع سير عملك في Microsoft Word

هل تجد نفسك تستغرق وقتًا أطول مما كنت تأمل لإكمال مستند Word الخاص بك؟ يحتوي Microsoft Word على العديد من الأدوات التي يمكن أن تساعد في جعل حياتك أسهل، ولكن معرفة النصائح والحيل التالية ستساعدك كثيرًا في جعل تجربتك أكثر كفاءة بشكل كبير.

تنظيم مجلداتك

قد تبدو هذه النصيحة غير عادية، حيث إنها ليست شيئًا تفعله في برنامج Word نفسه. ومع ذلك، فإن تخصيص الوقت لإنشاء مجلدات وحفظ عملك في المكان المناسب سيوفر لك قدرًا كبيرًا من الوقت. الأمر يشبه إلى حد كبير وجود مكتب مرتب – معرفة مكان تخزين كل شيء وأين تذهب للعثور على شيء ما سيجنبك الحاجة إلى تذكر المكان الذي وضعته فيه. ثم، إذا كنت تريد تعديل أو طباعة أو الرجوع إلى أو مشاركة مستند موجود، فلديك بالفعل فكرة جيدة عن المكان الذي ستجد فيه هذا العمل.

على نحو مماثل، فإن وجود المجلدات في مكانها قبل بدء مستند Word يعني أنك تعرف بالفعل المكان الذي ستحفظ فيه عملك أثناء العمل. وهذا من شأنه أن يشجعك على حفظ عملك بمجرد البدء، وهي خطوة أساسية إذا كنت تعمل على تطبيق Word لسطح المكتب – لن تعمل وظيفة الحفظ التلقائي إلا بعد إعطاء اسم لملفك ووضعه في المكان الصحيح.

إزالة التنسيق من النص الملصق

هل تقوم بنسخ (Ctrl+C) ولصق (Ctrl+V) نص في عملك من مصدر آخر، مثل الإنترنت أو مستند Word آخر؟ إذا كان تنسيق المصدر مختلفًا عن تنسيق مستند Word الخاص بك، فستحصل في النهاية على خطوط وألوان وأحجام غير متناسقة.

على سبيل المثال، أدى لصق بعض النصوص من موقع صحيفة نيويورك تايمز إلى ظهور فقرة ذات عرض غريب.

لتجنب ذلك، حدد النص من المصدر وانسخه (Ctrl+C)، وانتقل إلى مستند Word. هناك، في المجموعة الرئيسية على الشريط، انقر فوق سهم القائمة المنسدلة “لصق”، وحدد أيقونة “الاحتفاظ بالنص فقط”.

سيتم بعد ذلك عرض النص الملصق وفقًا للتنسيق الذي قمت بتعيينه في هذا الموضع في مستندك. على سبيل المثال، إذا قمت بلصق النص في فقرة ذات نمط عادي، فسوف يتبنى التنسيق المحدد لهذا النمط. وبالمثل، إذا قمت بلصق النص في منطقة محددة ضمن نمط العنوان، فسوف يظهر كعنوان.

إذا كان لديك إجراءات تقوم بها بانتظام في مستند Word وتواجه صعوبة في تذكر اختصارات لوحة المفاتيح العديدة التي تأتي مع هذه الأوامر، فيمكنك إضافة أزرار النقرة الواحدة إلى شريط أدوات الوصول السريع (QAT) لجعل هذه العمليات تحدث في لحظة.

إذا كان كل ما يمكنك رؤيته في الزاوية العلوية اليسرى من نافذة مستند Word هو أيقونة Word واسم المستند، فهذا يعني أنك لا تملك QAT معروضًا.

لتفعيل QAT، انقر فوق السهم لأسفل الموجود على الجانب الأيمن من أي من علامات التبويب على الشريط، ثم انقر فوق “إظهار شريط أدوات الوصول السريع”.

سيظهر بعد ذلك QAT بجوار اسم المستند في الزاوية العلوية اليسرى من النافذة.

قد تلاحظ ظهور بعض أزرار QAT الافتراضية، مثل زر التبديل “حفظ تلقائي”. لإضافة المزيد من الرموز، انقر فوق السهم لأسفل “تخصيص شريط أدوات الوصول السريع”. يمكنك بعد ذلك الاختيار من بين الخيارات المعروضة، أو النقر فوق “المزيد من الأوامر” لرؤية المزيد من الخيارات.

في قائمة شريط أدوات الوصول السريع في نافذة خيارات Word، اختر من بين الخيارات المختلفة في قائمة “اختيار الأوامر من”، أو انقر فوق “كل الأوامر” لعرض كل خيار متاح. عندما تجد وتحدد إجراءً تريد إضافته إلى QAT، انقر فوق “إضافة”، ثم انقر فوق “موافق” عند الانتهاء.

ستظهر لك بعد ذلك QAT أعلى نافذتك، ويمكنك استخدامها في أي وقت. في لقطة الشاشة أدناه، يمكنك رؤية أيقونة الحفظ، وزرين ماكرو، وأيقونة القائمة متعددة المستويات، وأيقونة الإظهار/الإخفاء، وأيقونة رسم الجدول.

تحديد الأقسام دون استخدام الماوس

قد يكون تحديد الكلمات أو السطور أو الفقرات باستخدام الماوس مهمة شاقة، خاصة إذا كنت تستخدم لوحة ماوس الكمبيوتر المحمول أو تعاني من إصابات الإجهاد المتكررة المرتبطة بالعمل. بالنسبة للعديد من الأشخاص، فإن معظم عملهم يتم على لوحة المفاتيح، لذا فمن المفيد معرفة بعض الطرق الإضافية لتحريك المؤشر وتحديد النص باستخدام المفاتيح فقط. نعلم جميعًا أن Ctrl+C هو أفضل خيار. ينسخ و Ctrl+V لـ لصقولكن اختصارات التنقل ضرورية أيضًا للعمل السريع في Word.

تحريك المؤشر

تجنب النقر المتكرر على مفاتيح الأسهم للتحرك. بدلاً من ذلك، اضغط باستمرار على مفتاح Ctrl واستخدم مفاتيح الأسهم في نفس الوقت لتحريك المؤشر بشكل أسرع:

• Ctrl+أعلى سينقل المؤشر إلى بداية الفقرة الحالية، وإذا ضغطت على الزر “أعلى” مرة أخرى، فسوف تنتقل إلى بداية الفقرة السابقة.
• إذا ضغطت Ctrl+أسفل، سوف تنتقل إلى الفقرة التالية.
• Ctrl+يسار أو Ctrl+يمين سوف يساعدك على الانتقال عبر سطر النص بشكل أسرع.

تحديد النص

يمكنك بعد ذلك اتباع مبدأ مماثل عند تحديد النص، ولكن اضغط باستمرار على Ctrl+Shift عند الضغط على مفاتيح الأسهم:

• Ctrl+Shift+Up سيتم تحديد جزء السطر الذي قبل المؤشر، ثم السطر أعلاه، ثم الفقرة أعلاه.
• Ctrl+Shift+أسفل سيتم تحديد جزء الخط بعد المؤشر، ثم الخط الموجود أسفله، ثم الفقرة الموجودة أسفله.
• Ctrl+Shift+يسار أو Ctrl+Shift+يمينسيتم تحديد الكلمات عبر السطر.

ومن المفيد أيضًا معرفة ما يمكن أن تفعله مفاتيح Home وEnd لمساعدتك في تسريع عملك:

• بيت و نهاية حرك المؤشر إلى بداية ونهاية السطر.
• Ctrl+Home و Ctrl+End حرك المؤشر إلى بداية ونهاية المستند.
• Ctrl+Shift+Home يحدد كل النص الموجود قبل موضع المؤشر، و Ctrl+Shift+End يقوم بتحديد كل النص بعد موضع المؤشر.

تغيير الحالة دون حذف عملك

إذا ارتكبت خطأ أو أردت تعديل حالة الأحرف (الكتابة بالأحرف الكبيرة)، فقد يكون من الطبيعي أن تحذف الكلمة وتعيد كتابتها. ففي النهاية، لا يعمل تحديد النص واستخدام مفتاح Caps Lock. ومع ذلك، إذا كان لديك نص كبير تحتاج إلى التبديل، فإن إعادة كتابة العمل يعد مضيعة كبيرة للوقت.

بدلاً من ذلك، حدد النص باستخدام Ctrl+Shift+الأسهم، ثم انقر فوق أيقونة تغيير حالة الأحرف.

بإمكانك بعد ذلك الاختيار من الخيارات المتاحة لتغيير حالة النص الذي حددته بسرعة.

استخدم البحث والاستبدال

أستخدم ميزة “البحث والاستبدال” طوال الوقت، وإذا كنت بحاجة إلى إجراء تغييرات شاملة على كلمة أو جزء من كلمة أو شكل كلمة أو عناصر أخرى كلما ظهرت في مستند، فيجب عليك فعل ذلك أيضًا. على سبيل المثال، إذا كنت تريد تغيير كل مثيل لكلمة “Internet” إلى “internet”، أو تغيير جميع أمثلة “reign” و”rain” إلى “rein”، فقد يستغرق القيام بذلك يدويًا ساعات، ومن المؤكد أنك ستفوت بضعة جمل.

اضغط على Ctrl+H لتشغيل مربع الحوار “بحث واستبدال”.

تساعدك علامة التبويب “بحث” على تحديد الكلمات في مستند، وتتيح لك علامة التبويب “استبدال” تغييرها بشيء آخر، وتتيح لك علامة التبويب “انتقال إلى” الانتقال إلى أماكن محددة في مستندك.

إذا قمت بالنقر فوق “المزيد”، فيمكنك إجراء بحثك باستخدام معلمات أكثر تحديدًا، مثل مطابقة الحالة، أو العثور على الكلمات الكاملة فقط، أو العثور على أشكال الكلمات.

باعتباري مدققًا أكاديميًا، يمكنني أن أقول بأمان أن هذا الاختصار البسيط والمباشر قد وفر لي معظم الوقت من بين جميع النصائح المذكورة في هذه المقالة.

احتفظ بدفتر ملاحظات وقلم بجانبك

بالرغم من مدى تقدم برنامج Microsoft Word مع كل ميزاته وطرق تسريع سير عملك، فلا شيء يضاهي وجود مفكرة وقلم بجانبك.

على سبيل المثال، سيساعدك تدوين التنسيقات والأنماط المختلفة لقائمة متعددة المستويات قبل تشغيل مربع الحوار على التأكد من دقة وتناسق الترقيم والمسافة البادئة والخطوط. إذا كنت في منتصف كتابة فقرة وتبادر إلى ذهنك شيء ما لقسم مختلف من عملك، فإن وجود دفتر ملاحظات بجانبك يعني أنه يمكنك تدوين الأشياء بسرعة دون تعطيل زخمك أو نسيان ما كنت تريد القيام به.

نعم، نحن نحب التكنولوجيا في How-To Geek، ولكن لا أستطيع أن أضمن بما فيه الكفاية أن يكون المفكرة البسيطة والقلم رفيقًا لسطح المكتب.

إن تسريع سير عملك هو مجرد طريقة واحدة لتحقيق أقصى استفادة من Microsoft Word – ألقي نظرة على أفضل نصائحنا لإنشاء مستند احترافي.