قد تتوقف جداول بيانات Excel المزدحمة عن العمل بشكل محبط، خاصة عند استخدام العديد من الوظائف وخيارات التنسيق. آخر شيء تريده هو توقف ورقة العمل أثناء تنفيذ عملية حسابية بسيطة، لذا تحقق من هذه النصائح للحفاظ على تشغيل جدول بيانات Excel بسلاسة.
نوصي باستخدام الإصدار 64 بت من Excel (الذي يتم تثبيته تلقائيًا ما لم تقم بتحديد الإصدار 32 بت يدويًا)، لأنه يعمل بشكل أفضل مع مجموعات البيانات الكبيرة والوظائف الإضافية والعديد من ميزات Excel الحديثة الأخرى.
1. لا تفرط في تنسيق ورقتك
على الرغم من أنك قد تعتقد أن إضافة التنسيق يمكن أن تزيد من جمال ورقة عمل Excel الخاصة بك، إلا أنها لا تجعل قراءة جدول البيانات أكثر صعوبة فحسب، بل إنها قد تبطئه أيضًا. في كل مرة تضيف فيها تنسيقًا، سواء باستخدام خط أنيق أو أحجام خطوط مختلفة أو مجموعة من الألوان أو حدود مختلفة، فإنك تزيد من حجم الملف. وهناك طريقتان للتغلب على هذا.
إذا نظرت إلى جدول البيانات الخاص بك ولاحظت أنه يحتوي على الكثير من التنسيقات، وأردت البدء من جديد، فاضغط على Ctrl+A لتحديد جميع الخلايا. ثم، في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على الشريط، انتقل إلى مجموعة “التحرير” وانقر على خيار القائمة المنسدلة “مسح”. ومن هناك، انقر على “مسح التنسيقات”.
بدلاً من ذلك، إذا كنت تفضل الاحتفاظ بتنسيق معين ولكن إزالة عناصر أخرى، بعد الضغط على Ctrl+A، انتقل إلى مجموعة الخط في علامة التبويب الصفحة الرئيسية لاختيار التنسيق الذي تريد إزالته.
أخيرًا، قد يكون لديك تنسيق مخفي في شكل تنسيق مشروط. سيساعدك تقليل استخدام التنسيق المشروط في جدول البيانات الخاص بك من خلال إدارة قواعد التنسيق المشروط على تقليل بطء ملفك.
2. ضغط صورك (وتحديد حجمها)
ستؤدي الصور والرسومات عالية الدقة والكبيرة الحجم داخل جدول البيانات إلى زيادة حجم الملف بشكل كبير. وأفضل طريقة لتجنب ذلك هي تقليل عدد الصور والرسومات في المصنف بالكامل، ولكن إذا كانت ضرورية، فاستخدم أداة الضغط المضمنة في Excel.
حدد أي صورة داخل المصنف الخاص بك، وفي علامة التبويب “تنسيق الصورة” على الشريط، انقر فوق “ضغط الصور”. في مربع الحوار الناتج، يمكنك تحديد المربع “تطبيق على هذه الصورة فقط” إذا كنت تريد ضغط هذه الصورة فقط، أو إلغاء تحديده إذا كنت تريد تطبيق الإعدادات على جميع الصور في الملف. بعد ذلك، اختر أفضل دقة تناسبك. إذا كان لديك الكثير من الصور، فاختر أقل دقة (96 بكسل لكل بوصة). أخيرًا، انقر فوق “موافق”.
3. قم بتبسيط الصيغ الخاصة بك
لا مفر من وجود صيغ داخل مصنف Excel الخاص بك، ففي النهاية، تتمثل إحدى أكبر نقاط قوة Excel في القدرة على إجراء حسابات ديناميكية. ومع ذلك، فإن الصيغ المعقدة التي تحتوي على الكثير من مراجع الخلايا والوظائف المتداخلة يمكن أن تكون سببًا كبيرًا في بطء ورقة العمل.
هناك عدة طرق لتبسيط الصيغ. الطريقة الأولى هي استخدام نطاقات مسماة داخل الصيغ. فبدلاً من الإشارة إلى خلايا فردية أو نطاقات من الخلايا داخل الصيغ، فإن الإشارة إلى نطاق مسماة يعني أن برنامج Excel يمكنه التعرف على البيانات المحددة ومسحها ضوئيًا بشكل أسرع دون الحاجة إلى العمل من خلال صيغة معقدة تحتوي على الكثير من مراجع الخلايا المختلفة. والأكثر من ذلك، بالإضافة إلى تسريع وقت معالجة ورقة العمل، فإن استخدام النطاقات المسماة يجعل الصيغ أسهل في الكتابة والمراجعة والتعديل والتكرار. الخطوة الأولى هي تعيين اسم لنطاق من الخلايا، ثم استخدام هذا الاسم داخل الصيغة. على سبيل المثال، إذا كان لدينا مجموعة من البيانات في الخلايا A1 وB3 وC5 وD2 وE9 وF3 وG4، وأردنا استخدام هذه الأرقام لحساب المتوسط، بدلاً من كتابة
=AVERAGE(A1,B3,C5,D2,E9,F3,G4)
إذا أردنا إنشاء اسم – مثل النتائج – لهذه الخلايا، فستقرأ الصيغة بدلاً من ذلك
=AVERAGE(results)
هناك طريقة أخرى لتبسيط الصيغ وهي تقسيم الحسابات المعقدة إلى حسابات أصغر. على سبيل المثال، إذا كنت تريد حساب الأرباح السنوية التي حققها العديد من الموظفين خلال السنوات الخمس الماضية، بدلاً من إشراك العشرات من مراجع الخلايا، فيمكنك تقسيم أرباحهم لكل ربع سنة، ثم إنشاء مجموع إجمالي في نهاية الصف أو أسفل العمود.
لا يؤدي هذا إلى تقليل تعقيد الصيغ الخاصة بك فحسب، بل يسهل أيضًا تحليل أرقامك.
أخيرًا، بدلًا من استخدام صيغ IF المعقدة والمتداخلة، يمكنك استخدام وظائف بديلة. بناءً على ما تريد حسابه، يمكنك تجربة استخدام وظائف VLOOKUP أو CHOOSE أو LET، والتي تتطلب عددًا أقل من الوسائط.
4. تجنب الصفوف والأعمدة الفارغة
بدلاً من ترك صفوف وأعمدة فارغة لفصل البيانات، استخدم الحدود والألوان. يؤدي ترك صفوف وأعمدة فارغة إلى زيادة حجم ملف المصنف وقد يؤدي إلى تأخير عمليات الحساب في Excel. لن يؤثر هذا بشكل كبير على المصنفات الأصغر حجمًا، ولكن وجود العديد من الصفوف والأعمدة الفارغة بين مجموعات البيانات الأكبر حجمًا سيؤثر عليها. إلى جانب النصائح الأخرى الواردة في هذه المقالة، فإن إزالة الصفوف والأعمدة الفارغة ستساعد بالتأكيد في ترتيب مصنف Excel وتحسين أدائه.
5. الحد من تغيير القيم
تغير بعض الوظائف في Excel القيمة التي تنتجها في كل مرة يقوم فيها Excel بإعادة الحساب في جدول البيانات الخاص بك. على سبيل المثال، تنتج الدالة =RAND رقمًا عشوائيًا جديدًا في كل مرة تقوم فيها بإجراء أي تغييرات على ورقة العمل الخاصة بك، وستعمل الدالة =TODAY على تحديث قيمة الخلية لتعكس التاريخ الحالي. تسمى هذه الوظائف بالوظائف المتقلبة.
نظرًا لأن Excel يجب أن يعمل بشكل مستمر على تحديث القيم في الخلايا التي تحتوي على وظائف متقلبة، فقد يتسبب ذلك في حدوث تأخير في وقت استجابة ورقة العمل الخاصة بك، وكلما زاد عدد الوظائف المتقلبة لديك، زادت مدة التأخير.
تتضمن الأمثلة الأخرى للوظائف المتقلبة =NOW، و=RANDBETWEEN، و=RANDARRAY، و=OFFSET، و=INDIRECT.
الطريقة الواضحة للحد من تأثير المعالجة للوظائف المتقلبة هي تقليل استخدامها تمامًا. على سبيل المثال، إذا كنت تريد أن ينتج Excel قائمة عشوائية من الأرقام باستخدام =RANDBETWEEN، فبمجرد إجراء الحساب بواسطة Excel، فكر في جعل هذه القيم دائمة. للقيام بذلك، قم بتمييز جميع الأرقام التي تم إنشاؤها بواسطة الحساب واضغط على Ctrl+C.
بعد ذلك، حدد الخلية الموجودة في أعلى يسار المصفوفة العشوائية. في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على الشريط، انقر فوق سهم القائمة المنسدلة “لصق”، ثم اختر أيقونة “القيم”.
ستلاحظ أن الأرقام تتغير داخل المعلمات الخاصة بك مرة أخرى (حيث كانت لا تزال متقلبة حتى النقطة التي قمت فيها بلصق قيمها)، ولكنها الآن موجودة في جدول البيانات الخاص بك كأرقام حقيقية ولن تتغير عندما يقوم Excel بإعادة الحساب.
هناك طريقة أخرى لمنع الدوال المتقلبة من إبطاء جدول البيانات الخاص بك وهي إيقاف تشغيل الحسابات التلقائية. في مجموعة الحسابات من علامة التبويب الصيغ على الشريط، انقر فوق “خيارات الحساب” وحدد “يدوي” لإخبار Excel بعدم تحديث الدوال المتقلبة تلقائيًا. بعد ذلك، عندما تكون مستعدًا لتحديث الدوال المتقلبة، انقر فوق “حساب الورقة”.
وهذا يعني أنهم قد يتسببون في إبطاء جدول البيانات الخاص بك فقط عندما تكون مستعدًا لحدوث ذلك، وليس مع كل تغيير تقوم بإجرائه.
6. مسح العناصر المسماة
كما ذكرنا في النصيحة 3، فإن استخدام النطاقات المسماة يمكن أن يساعدك في تبسيط الصيغ وتنظيم المصنف بشكل عام، ولكن من المهم التأكد من عدم وجود أسماء زائدة أو أسماء متعددة لنفس مجموعة البيانات. سيؤدي القيام بذلك إلى إضافة طبقة إضافية من المعالجة التي يتعين على Excel معالجتها عند فتح المصنف والعمل فيه وإغلاقه.
لمسح كل العناصر المسماة في المصنف، في علامة التبويب “الصيغ” على الشريط، انقر فوق “إدارة الأسماء”. عند فتح مربع الحوار، سترى كل النطاقات المسماة في المصنف. راجعها يدويًا، بالنقر فوق “حذف” لإزالة أي نطاقات مسماة غير مستخدمة والنقر فوق “تحرير” لترتيب أسمائها.
7. التحقق من الأداء
إذا استنفدت كل النصائح المذكورة أعلاه ووجدت أن المصنف الخاص بك لا يزال يعمل بشكل ضعيف، فيمكنك إجبار Excel على إجراء فحص على ملفك. تم تقديم أداة فحص الأداء في Excel في الأصل إلى Excel للويب في عام 2022 وتم توسيعها إلى تطبيق Windows Excel في عام 2024، وهي تبحث عن التنسيق الزائد والبيانات الوصفية غير الضرورية والأنماط غير المستخدمة والمشكلات الأخرى التي قد تؤثر على سرعة المصنف الخاص بك.
في علامة التبويب “المراجعة” على الشريط، انتقل إلى مجموعة “الأداء” وانقر فوق “التحقق من الأداء”.
سيتم بعد ذلك فتح شريط جانبي على الجانب الأيمن من النافذة يحتوي على إرشادات حول ما يمكنك القيام به لتحسين أداء المصنف الخاص بك.
إذا قمت بتنفيذ هذه النصائح ووجدت أن Excel لا يزال يعمل ببطء، فقد لا يكون سبب المشكلة هو تطبيق Microsoft 365، بل قد تحتاج إلى زيادة الأداء العام لجهاز الكمبيوتر لديك بدلاً من ذلك.