نظرًا لكون مجموعة Microsoft 365 عبارة عن مجموعة شاملة من البرامج المعقدة، فمن السهل أحيانًا تجاهل بعض الحيل الأكثر فائدة. لقد جمعت بعض الحيل التي أجدها الأكثر فائدة، وآمل أن تجعل تجربة Microsoft 365 الخاصة بك أكثر أمانًا وكفاءة ومتعة.
في هذه المقالة، سأغطي ستة من تطبيقات Microsoft 365 الأكثر استخدامًا – Word وExcel وOneNote وPowerPoint وOutlook وTeams – وأوضح الاختراقات التي تعمل بشكل أفضل مع كل تطبيق.
أداة تنسيق النقر المزدوج
يعمل في Excel، Word، OneNote، و PowerPoint.
تُعد أداة “نسخ التنسيق” أداة قيمة لتوفير الوقت، حيث تسمح لك بتكرار التنسيق من عنصر إلى آخر. ومع ذلك، إذا كنت بحاجة إلى تكرار هذا التنسيق إلى العديد من العناصر الأخرى، فإن النقر فوق أداة “نسخ التنسيق” في كل مرة يستغرق وقتًا طويلاً.
بدلاً من ذلك، توجد طريقة لإبقاء “أداة رسم التنسيق” نشطة أثناء قيامك بالعمل وتطبيق التنسيق المنسوخ على أي شيء تنقر عليه. أولاً، حدد النص أو الخلية أو الصورة أو الرسم الذي يحتوي على التنسيق الذي ترغب في تكراره (مثل الخط العريض والحد وحجم الخط)، ثم انقر نقرًا مزدوجًا فوق “أداة رسم التنسيق” في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”.
بعد ذلك، انقر فوق النص أو الخلية أو الصورة أو الرسم البياني الذي تريد تطبيق التنسيق عليه، قبل تكرار العملية على جميع العناصر المطلوبة الأخرى.
ستلاحظ أن المؤشر سيظل في وضع “رسام التنسيق”، وسيظل زر “رسام التنسيق” محددًا، حتى تضغط على مفتاح على لوحة المفاتيح أو تنقر فوق زر “رسام التنسيق” مرة أخرى.
اعتبارًا من أغسطس 2024، لن تتمكن من تنسيق النص في “المهام الواجبة”، ولن تعمل أداة “تنسيق الرسام” ذات النقر المزدوج في إصدار Outlook في أوائل عام 2024. ولا يمكنك استخدام أداة “تنسيق الرسام” في Teams، لأنها ليست أداة ضرورية لهذا البرنامج.
استخدم سجل الإصدارات
يعمل في Word وExcel وPowerPoint.
يمكن أن يكون الوصول إلى سجل إصدارات الملف أحد الإمكانيات الحيوية لمجموعة Microsoft 365 في مواقف مختلفة:
- ربما تتذكر وتفضل إصدارًا سابقًا من العمل الذي تقوم بإنشائه.
- إذا ارتكبت خطأً كبيراً وتريد الرجوع إلى نسخة الملف قبل الخطأ.
- إذا قمت بمشاركة ملف وتريد رؤية التغييرات التي أجريتها، فيمكنك القيام بذلك باستخدام سجل الإصدارات الخاص بـ Microsoft 365.
إذا كان لديك حساب Microsoft 365 شخصي أو عائلي، فيمكنك عرض ما يصل إلى 25 إصدارًا سابقًا من ملف. ومع ذلك، لا تعمل هذه الميزة إلا مع الملفات المخزنة في OneDrive أو SharePoint. إذا قمت بتسجيل الدخول باستخدام حساب مدرسة أو حساب تجاري، فسيعتمد عدد الإصدارات على إعدادات الإدارة الخاصة بك.
للوصول إلى سجل الإصدارات الخاص بك أولاً، تأكد من فتح الملف ذي الصلة. ثم انقر فوق اسم الملف في الجزء العلوي من الشاشة، وانقر فوق “سجل الإصدارات”.
يمكنك بعد ذلك النقر فوق التغييرات باستخدام الأسهم اليمنى واليسرى في الشريط الجانبي لسجل الإصدارات، وستشاهد أيضًا قائمة بالأشخاص الذين أجروا التغييرات ومتى فعلوا ذلك.
عند اختيار إصدار والنقر عليه في الشريط الجانبي، سيعرض لك Word مقارنة بين الإصدار الأحدث والإصدار السابق الذي حددته. إذا كنت راضيًا، فانقر فوق “استعادة” في الشريط الأصفر الذي يظهر أعلى الشاشة.
استخدم شريط البحث داخل التطبيق
يعمل في جميع التطبيقات، ولكن بشكل أكثر شمولاً في Word وExcel وPowerPoint وOneNote.
يعد شريط البحث في Word وExcel وPowerPoint وOneNote أكثر شمولاً من التطبيقات الأخرى:
- يمكنك البحث عن إجراء، مثل “لصق”، أو “قائمة متعددة المستويات”، أو “عرض وحدات الماكرو”.
- سيسمح لك شريط البحث أيضًا بالعثور على الكلمات أو الأرقام أو الأحرف داخل الملف.
- تتيح لك النتيجة الثالثة عرض مقالات تعليمات أكثر شمولاً، والتي تفتح في الشريط الجانبي على يمين الشاشة. كما يبحث OneNote في Sticky Notes عن نفس فرق البحث.
يمكنك أيضًا الوصول إلى أشرطة البحث في المهام وOutlook وTeams، ولكنها تتيح لك فقط البحث عن المحتوى داخل الملف، وليس الإجراءات أو الدعم الأكثر شمولاً. ومع ذلك، قد يكون هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كان ملفك يحتوي على كميات كبيرة من المحتوى.
استخدم تطبيقات الهاتف المحمول
يمكنك الحصول على تطبيقات الهاتف المحمول لـ Word وExcel وOneNote وPowerPoint وOutlook وTeams.
أستخدم تطبيقات الهاتف المحمول طوال الوقت، لأن من الرائع أن أتمكن من إنجاز مهام العمل والمنزل أثناء التنقل. سواء كنت تدون فكرة على OneNote، أو ترسل بريدًا إلكترونيًا على Outlook، أو تستعرض جدول بيانات Excel المحاسبي، أو تعيد قراءة عرض PowerPoint تعليمي، فمن المريح حقًا أن يكون لديك التطبيقات في جيبك في جميع الأوقات. فقط تأكد من تسجيل الدخول باستخدام نفس الحساب الذي استخدمته على جهاز الكمبيوتر الشخصي أو الجهاز اللوحي، وسوف تتم مزامنة كل شيء بشكل جيد (بشرط أن يكون لديك اتصال بالإنترنت – إذا لم يكن لديك، فسيحفظ التطبيق أي تغييرات تجريها ويتزامن عند إعادة إنشاء اتصال).
حماية عملك بكلمة مرور
يعمل مع Excel، Word، PowerPoint، و OneNote.
إن حماية عملك بكلمة مرور يمنحك راحة بال إضافية لأنه آمن، حتى لو وقع جهازك في أيدي خاطئة. والقيام بذلك أمر بسيط.
انقر فوق “ملف” في الزاوية العلوية اليسرى من نافذة Excel أو Word أو PowerPoint، واختر “معلومات”. ثم انقر فوق “حماية المستند”، ثم “تشفير باستخدام كلمة مرور”.
سيُطلب منك بعد ذلك كتابة كلمة المرور مرتين، ثم يمكنك النقر فوق “موافق”. تذكر أن تحفظ كلمة المرور في مكان آمن!
تختلف طريقة حماية كلمة المرور في OneNote قليلاً. يمكنك فقط حماية قسم بكلمة مرور، وليس الصفحات داخل القسم. للقيام بذلك، انقر بزر الماوس الأيمن فوق القسم ذي الصلة، واختر “حماية هذا القسم بكلمة مرور”.
بإمكانك بعد ذلك إدخال كلمة المرور (مرتين) بالنقر فوق “تعيين كلمة المرور” في الشريط الجانبي الأيمن الذي يفتح.
في Outlook، يمكنك تشفير رسائل البريد الإلكتروني الصادرة، ولكن لا يمكنك إضافة كلمات مرور إلى رسائل البريد الإلكتروني الصادرة أو المستلمة. لا يمكنك حماية محادثة أو مجلد في Teams بكلمة مرور، ولكن يمكنك تقييد أذونات الملفات والمجلدات في SharePoint.
التحقق من إمكانية الوصول
يعمل في Excel، وWord، وOneNote، وPowerPoint، وOutlook (تلقائيًا).
يضمن لك Accessibility Checker في Microsoft 365 عدم تعرض عملك لمشاكل محتملة للأشخاص ذوي الإعاقة. ويفعل ذلك من خلال تعيين قواعد معينة، مثل التأكد من أن كل المحتوى غير النصي يحتوي على نص بديل، أو أن الصور أو الكائنات تتوافق مع النص.
عند تفعيلها، تقوم الأداة بإرجاع الأخطاء (المحتوى الذي من المستحيل أو الصعب على بعض الأشخاص قراءته)، والتحذيرات (المحتوى الذي قد يكون من الصعب قراءته)، والنصائح، والخدمات الذكية (المحتوى الصديق للوصول الآلي بالذكاء الاصطناعي لمراجعته).
لاستخدام هذه الأداة الحيوية، انقر فوق “التحقق من إمكانية الوصول” في علامة التبويب “المراجعة”.
ستشاهد بعد ذلك تقريرًا في علامة التبويب الموجودة على الجانب الأيمن من الشاشة، حيث يمكنك مراجعة الاقتراحات. كما سيتم فتح علامة تبويب إمكانية الوصول على الشريط، حيث يمكنك إجراء تغييرات لجعل ملفك أكثر سهولة في الوصول.
في Outlook، يتم تشغيل أداة فحص إمكانية الوصول تلقائيًا في الخلفية عند إنشاء بريد إلكتروني. إذا اكتشفت مشكلات تتعلق بإمكانية الوصول، فستطالبك أداة MailTip بمراجعتها وتصحيحها قبل إرسال بريدك الإلكتروني.
لا يحتوي Teams على أداة التحقق من إمكانية الوصول.
استخدم OneDrive Personal Vault
يمكنك تخزين معظم أنواع الملفات في المخزن الشخصي، بما في ذلك الملفات من جميع تطبيقات Microsoft 365.
يُعد OneDrive Personal Vault طريقة رائعة لتخزين ملفات Microsoft 365 الحساسة (والمستندات الأخرى، مثل مسح جواز سفرك) مع طبقة أخرى من الأمان. بمجرد إعداد Vault، يمكنك الوصول إليه من خلال بصمة إصبعك أو التعرف على الوجه أو رمز مرور إضافي، وسيتم قفله بعد فترة من عدم النشاط.
على الرغم من أنه يمكنك إضافة ما يصل إلى ثلاثة ملفات إلى المخزن الشخصي الخاص بك مجانًا، فإن خطة Microsoft 365 Personal ستتيح لك تحميل عدد غير محدود من العناصر. يمكنك الوصول إلى هذا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو، كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه، عبر تطبيق OneDrive.
على الرغم من أن العديد من الاختراقات المذكورة أعلاه تعمل على إصدارات التطبيقات المستندة إلى الويب، فمن المفيد الاشتراك في Microsoft 365، حيث توفر تطبيقات سطح المكتب المزيد من المرونة ومجموعة أدوات أوسع من Microsoft 365 للويب.