قد يكون العمل مع عدة أشخاص على مستند Word واحد أمرًا شاقًا. ولحسن الحظ، هناك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لجعل العملية فعّالة قدر الإمكان. وفيما يلي ستة منها.
استفد من التحرير في الوقت الفعلي
يعمل التحرير في الوقت الفعلي على تعزيز الكفاءة من خلال السماح لمؤلفين متعددين بالعمل في وقت واحد على مستند Word. ليست هناك حاجة إلى انتظار شخص ما لينتهي من التحرير أو إضافة تعليقات إلى مستند حتى يأتي دور شخص آخر. طالما أن هناك إرشادات ثابتة للتحرير، فيجب أن يسير كل شيء بسلاسة.
الخطوة الأولى هي تحميل المستند إلى OneDrive. لذا، تأكد من أنك وكل من يعمل على المستند يستخدم OneDrive.
بعد ذلك، افتح Microsoft Word وانقر على زر “الحفظ التلقائي” الموجود في الزاوية العلوية اليسرى.
في المطالبة، اتبع الخطوات لتسجيل الدخول إلى حساب Microsoft الخاص بك وحدد حساب OneDrive الخاص بك.
بعد ذلك، انقر فوق “مشاركة” في الزاوية اليمنى العليا من الشاشة، ثم انقر فوق “مشاركة” مرة أخرى في القائمة. في النافذة المنبثقة، أدخل عناوين البريد الإلكتروني لزملاء العمل لديك، ثم انقر فوق “إرسال” لإضافتهم إلى المستند.
قبل إرسال المستند، يمكنك إدخال رسالة حتى يعرف الجميع سبب إرسال المستند إليهم. ومع ذلك، هذا اختياري.
وبدلاً من ذلك، يمكنك أيضًا النقر فوق “نسخ” في النافذة المنبثقة وإرسال المستند إليهم يدويًا (على سبيل المثال، البريد الإلكتروني، أو الرسائل الفورية، أو الرسائل القصيرة).
إدارة أذونات الوصول
تضمن إدارة أذونات الوصول التعاون الفعّال في المستند المشترك، حيث إنها تسمح للمالك (أنت) بالتحكم في كيفية تفاعل الأشخاص معه. للقيام بذلك، انقر فوق “مشاركة” في الزاوية اليمنى العليا من الشاشة، ثم انقر فوق “إدارة الوصول” في القائمة.
انقر فوق علامة التبويب “الأشخاص” وحدد المتعاون الذي تريد تغيير أذونات الوصول الخاصة به. ضمن الشخص، قم بتوسيع قسم “الوصول المباشر”، وانقر فوق القائمة المنسدلة، ثم حدد أحد الخيارات في القائمة (“إمكانية التحرير”، و”إمكانية العرض”، و”إزالة الوصول المباشر”).
بعد ذلك، انقر فوق “تطبيق” لحفظ التغييرات. يتيح خيار “إمكانية التحرير” للمتعاونين تغيير المستند بالطريقة التي يريدونها، بينما يقيدهم خيار “إمكانية العرض” بقراءة المستند فقط. يلغي خيار “إزالة الوصول المباشر” الوصول تمامًا.
تربط التعليقات الملاحظات بنص معين، مما يسمح لك وزملاءك بمناقشة التغييرات قبل تحرير المستند الأصلي. وهذا يضمن أن الجميع على نفس الصفحة ويشعرون بالراحة أثناء التحرير.
لإضافة تعليق إلى مستند Word، قم أولاً بتمييز النص الذي تريد التعليق عليه. بعد ذلك، حدد علامة التبويب “مراجعة” وانقر فوق “تعليق جديد” في قسم التعليقات في الشريط.
ستظهر لوحة التعليقات على اليمين. بعد ذلك، أدخل تعليقك وانقر على “إرسال” — الزر الذي يحمل رمز الطائرة الورقية — لنشره.
سيظهر تعليقك في جزء التعليقات، مع إبراز الكلمة أو كتلة النص المقابلة له في المحرر. الآن، يمكنك التفاعل مع بعضكما البعض في هذا الجزء.
عندما تنتهي من موضوع ما، فكر في حله بدلاً من حذفه. يمنحك هذا سجلاً ورقيًا لطيفًا يمكنك الرجوع إليه إذا كنت بحاجة إلى ذلك. لحل تعليق، انقر على أيقونة النقاط الثلاث وحدد “حل الموضوع” في القائمة.
تعقب التغييرات بدلاً من تحرير المستند مباشرةً
عند تتبع التغييرات، تصبح تعديلات الجميع مرئية. ومع ذلك، تظل الوثيقة الأصلية دون أن تتأثر، حيث إنها مجرد اقتراحات تعديل.
لتتبع التغييرات في مستند Word، حدد علامة التبويب “مراجعة” وانقر فوق “تتبع التغييرات” في قسم التتبع في الشريط. الآن، ستظهر كل التغييرات التي تجريها على المستند باللون الأحمر. ستظهر تعديلات الأشخاص الآخرين بلون مختلف، وهكذا.
يمكنك أيضًا فرض عدم قيام أي شخص بتحرير المستند ما لم يكن يتتبع تغييراته. للقيام بذلك، حدد علامة التبويب “مراجعة” وانقر فوق “تقييد التحرير” في قسم “حماية” من الشريط. في جزء “تقييد التحرير” على اليمين، حدد خانة الاختيار في قسم “قيود التحرير”، ثم حدد “التغييرات المتعقبة” في القائمة.
يمكنك أيضًا تقييد المستند بطرق أخرى، بما في ذلك السماح للمستخدمين بالتعليق أو ملء النماذج فقط. ويمكنك أيضًا تقييد خيارات التنسيق. وهذا المستوى من التحكم هو ما يجعل Microsoft Word أفضل من Google Docs.
مراجعة التغييرات التي أجراها المتعاونون
عندما يقوم الأشخاص بإجراء تغييرات متعقبة، يمكنك مراجعتها ومناقشة التغييرات التي يجب الاحتفاظ بها. هذا هو الغرض من جزء المراجعة. للقيام بذلك، حدد علامة التبويب “مراجعة” وانقر فوق “جزء المراجعة” في قسم التتبع في الشريط.
سيؤدي هذا إلى فتح جزء المراجعات على الجانب الأيسر من المستند. يمكنك رؤية جميع التغييرات التي تم إجراؤها على المستند، بما في ذلك من قام بإجرائها، ثم قبولها أو رفضها. للقيام بذلك، انقر فوق الاسم أو الكلمة المحررة في جزء المراجعات ثم انقر فوق “قبول” أو “رفض” في قسم التغييرات في الشريط.
دمج المراجعات بواسطة مؤلفين متعددين
إذا كان هناك مؤلفون متعددون يعملون على نسخ مختلفة من نفس المستند، فقد يكون من الصعب دمج التغييرات يدويًا مع الأصل. لحسن الحظ، يتيح لك Word القيام بذلك بسهولة مع السماح لك بمراجعة التغييرات.
لدمج التغييرات من مستند إلى آخر، حدد علامة التبويب “مراجعة”، ثم انقر فوق “مقارنة” في قسم المقارنة في الشريط. ثم انقر فوق “مقارنة” في القائمة.
بعد ذلك، حدد المستند الأصلي من القائمة المنسدلة الموجودة على اليسار وحدد النسخة المنقحة من القائمة المنسدلة الموجودة على اليمين. ثم انقر فوق “موافق” لبدء المقارنة.
سوف يكون هناك جزء “المراجعات” على اليمين، يعرض جميع المراجعات التي أجراها المؤلف الآخر للنسخة المنقحة. ستظهر التعديلات الفعلية في الجزء الأوسط كتغييرات متعقبة. يمكنك بعد ذلك قبولها أو رفضها.
بعد دمج المراجعات، ستحتاج إلى حفظ المستند. سيتم اعتبار المستند المدمج مستندًا منفصلاً، وسيظل المستند الأصلي دون أي تعديل.
الآن بعد أن تعرفت على كيفية العمل بكفاءة مع الآخرين في Microsoft Word، فهناك أشياء يمكنك القيام بها لتسريع سير عملك. يمكنك أيضًا جعل عملية عملك أكثر كفاءة من خلال تثبيت إضافات تعزز الإنتاجية مثل Grammarly أو Wordtune في Microsoft Word.
وإذا كان لديك اشتراك Copilot Pro، فيمكنك استخدام مساعدة الذكاء الاصطناعي لتسريع كتابتك.