لقد اكتشفت العديد من الحيل السريعة التي تقدمها شركة Microsoft إما عن طريق الخطأ أو من خلال النقر على القوائم واختبار كل شيء. ولتجنب الاضطرار إلى القيام بذلك، إليك بعض أفضل الحيل التي وجدتها على مر السنين وما زلت أستخدمها حتى اليوم.
نظرًا لأن Word للويب عبارة عن إصدار نحيف من تطبيق سطح المكتب، فإن النصائح الواردة في هذه المقالة تتعلق بتطبيق Microsoft Word لسطح المكتب.
إنشاء خطوط حدودية أفقية في لحظة
تعتبر الخطوط الحدودية الأفقية مفيدة في أي مستند، لأنها تساعدك على تقسيم الأقسام المختلفة من عملك بوضوح.
على الرغم من أنه يمكنك تنسيق خطوط الحدود من خلال النقر فوق “الحدود والتظليل” عبر أيقونة الحدود في علامة التبويب الصفحة الرئيسية، إلا أن الخيارات العديدة التي تواجهها قد تؤدي إلى عدم تناسق نمط الحدود وسمكها، واستخدام هذا الخيار يتطلب عدة نقرات.
وبدلاً من ذلك، يمكنك استخدام اختصار لوحة مفاتيح بسيط لتحقيق نفس النتيجة.
أولاً، عليك التأكد من ضبط خطوط الحدود بحيث تظهر تلقائيًا عند إدخالك للموجه ذي الصلة. للقيام بذلك، انقر فوق ملف > خيارات، ثم حدد “المراجعة” في نافذة خيارات Word. من هناك، انقر فوق “خيارات التصحيح التلقائي”.
افتح علامة التبويب “تنسيق أثناء الكتابة” للتأكد من تحديد “خطوط الحدود”.
بعد ذلك، انقر فوق “موافق” لإغلاق مربعات الحوار، وستكون جاهزًا للبدء.
ترتبط خطوط الحدود بالنص الموجود أعلىها مباشرةً. لذا، بعد كتابة سطر النص، اضغط على Enter، ثم استخدم اختصارات لوحة المفاتيح التالية.
تأكد من عدم إضافة مسافات بين كل حرف عند استخدام اختصارات لوحة المفاتيح التالية. عند الانتهاء من كتابة الاختصار، اضغط على Enter لرؤية السطر يظهر.
- يكتب — (ثلاث علامات وصل) لخط واحد ضيق.
- يكتب === (ثلاث علامات يساوي) لخط مزدوج.
- يكتب *** (ثلاث علامات نجمية) للخط المكسور.
- يكتب _ _ _ (ثلاثة شرطات سفلية) للخط العريض.
- يكتب ~~~ (ثلاثة رموز للعلامة) لخط متموج. لا يعمل هذا إلا على تطبيق Word لسطح المكتب، وليس على Word للويب.
- يكتب ### (ثلاثة علامات تصنيف) لخط ثلاثي بمركز سميك. لا يعمل هذا إلا على تطبيق Word لسطح المكتب، وليس على Word للويب.
لإزالة خطوط الحدود، ضع المؤشر في النص فوق السطر ذي الصلة، وانقر فوق القائمة المنسدلة “الحدود” في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على الشريط، ثم انقر فوق “بدون حدود”.
تخصيص شريط الحالة
يعد شريط الحالة جزءًا غير مقدر إلى حد ما من واجهة مستخدم Microsoft Word. فهو يساعدك في التنقل – وهو مفيد بشكل خاص إذا كان لديك صفحات وأقسام متعددة داخل مستندك – ويوضح تفاصيل مهمة أخرى، مثل اللغة المحددة وعدد الكلمات وإمكانية الوصول إلى مستند Word الخاص بك. وهذا يعني أنه يمكنك مراقبة الأشياء التي قد تمر دون أن يلاحظها أحد ولكنها في الواقع مهمة للغاية أثناء تقدمك في العمل.
لتخصيص ما تراه هنا، انقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان على طول شريط الحالة وحدد أو قم بإلغاء تحديد الخيارات المتاحة.
إلى جانب شريط التكبير والتصغير، الموجود في شريط الحالة كعرض افتراضي، أوصي بعرض ما يلي:
- لغة—من المعروف أن برنامج Word ضعيف للغاية في الالتزام باللغة التي اخترتها، وخاصة إذا كنت تستخدم كلمة مستعارة من لغة أخرى. إن تمكين خيار اللغة في شريط الحالة يعني أنه يمكنك إلقاء نظرة روتينية للتأكد من أن عملك يتم تدقيقه باللغة الصحيحة.
- إمكانية الوصول—من المدهش أن يتيح لك برنامج Word اختيار تفعيل هذه الميزة أم لا، نظرًا لفائدتها اليومية. تتحقق هذه الأداة مما إذا كان عملك سيتسبب في حدوث مشكلات للأشخاص ذوي الإعاقات المحددة عند قراءته على الشاشة أو عند طباعته.
- ركز—يعد وضع التركيز ضروريًا لأولئك الذين يشتت انتباههم بسهولة. فهو يسمح لك بإزالة كل الفوضى من شاشتك، حتى تتمكن من التركيز على عملك دون أي تشتيت. يعد الحصول على هذا بنقرة واحدة على الماوس أمرًا ضروريًا لتحقيق الكفاءة والإنتاجية.
- التدقيق الإملائي والنحوي—على الرغم من أنه لا يمكنك الاعتماد دائمًا على Word لتحديد الأخطاء بشكل صحيح، فإن وجود علامة SPAG في الزاوية السفلية دائمًا مفيد إذا كنت تريد معرفة ما إذا كنت قد تحتاج إلى معالجة شيء ما بسرعة. سترى الرمز مع علامة اختيار إذا اعتقد Word أن عملك خالٍ من الأخطاء، أو علامة X إذا اكتشف شيئًا يستحق المراجعة.
- قسم, رقم الصفحة, رقم الخط, عدد الكلمات، و عدد الأحرف—سواء كنت تكتب خطاب تغطية لوظيفة، أو أطروحة دكتوراه لدراستك الجامعية، أو مقالاً لمجلة تقنية على الإنترنت، فمن المحتمل أن يكون هناك نوع من القيود المفروضة على طول عملك. لذا، فإن وجود هذه التفاصيل دائمًا في زاوية الشاشة يعني أنه يمكنك مراقبة القيود أثناء الكتابة.
حساب في جدول الكلمات
يرى معظم الأشخاص أن برنامج Word هو برنامج لمعالجة النصوص وأن برنامج Excel هو برنامج لإدارة البيانات. ولكن ما لا يعرفونه هو أن برنامج Word يمكنه إجراء العمليات الحسابية دون الحاجة إلى برنامج Excel.
أولاً، اكتب الأرقام في جدول Word، مع ترك المجموع الصفوف والأعمدة فارغة.
ثم، مع وضع المؤشر في المكان الأول المجموع الخلية، افتح علامة التبويب “تخطيط” (عندما تقوم بإنشاء جدول، سترى علامتي تبويب “تخطيط” – افتح العلامة الموجودة على اليمين)، وانقر فوق “صيغة”.
يمكنك بعد ذلك تحديث التفاصيل في حقل الصيغة باستخدام الصيغة التالية:
=FORMULA(POSITION)
أين صيغة هو الحساب الذي تريد أن يقوم به Word، على غرار الحسابات الموجودة في Excel، و موضع هذا هو الاتجاه الذي تريد أن ينظر إليه Word لإجراء الحساب. في المثال الخاص بي، أريد جمع إجمالي كل شخص في العمود الأخير، لذا سأستخدم الصيغة الموضحة في لقطة الشاشة أدناه، ثم انقر فوق “موافق”.
يمكنك بعد ذلك نسخ ولصق محتويات هذه الخلية إلى الخلية الأخرى المجموع الخلايا، قبل تحديد القيم والضغط على F9 لتحديث الحسابات.
على عكس برنامج Excel، الذي يدمج تلقائيًا تغييرات القيمة في الحسابات، ستحتاج إلى إخبار Word بتحديث الحساب إذا تغيرت بياناتك. للقيام بذلك، حدد الخلايا ذات الصلة واضغط على F9.
التحقق من اللغة غير الشاملة
هل كنت لتدرك أن مصطلح “الحرفية” مصطلح غير شامل؟ ماذا عن عبارات مثل “كبار السن” أو “الذين يعانون من مرض السكري؟” في عصرنا الحالي الذي يتطور باستمرار والذي يتسم بالشمولية والاهتمام المتزايد بفردية الناس ومشاعرهم، فإن المصطلحات التي ربما لم تفكر مرتين في كتابتها قد تكون مسيئة بالفعل. ولكن لا تقلق، فبرنامج Microsoft Word يوفر لك كل ما تحتاجه.
انقر فوق ملف > خيارات، ثم انقر فوق “تدقيق”. أولاً، تأكد من تحديد “التحقق من التهجئة أثناء الكتابة” و”تحديد الأخطاء النحوية أثناء الكتابة”. ثم انقر فوق “إعدادات” بجوار “أسلوب الكتابة”.
هنا، سترى قائمة طويلة من مشكلات الكتابة التي يمكن لبرنامج Word الإشارة إليها إذا كنت ترغب في ذلك. حدد قسم “الشمولية”، وحدد كل نوع من أنواع اللغة غير الشاملة التي تريد لبرنامج Word تحديدها. عند الانتهاء، انقر فوق “موافق” لإغلاق مربعات الحوار.
سيستخدم Word الآن خطًا أزرقًا لتسليط الضوء على هذه المصطلحات غير الشاملة، ويمكنك النقر فوق هذه الكلمة لرؤية بعض البدائل الأكثر شمولاً.
احصل على Word لقراءة النص بصوت عالٍ
تخيل أنك قضيت ست ساعات في التحديق في شاشتك والكتابة في برنامج مايكروسوفت وورد. لقد انتهيت للتو من المسودة الأولى، لكنك بحاجة إلى مراجعة عملك. لكن معصميك تؤلمان وعيناك تؤلمان. إن الجلوس هناك لبضع ساعات أخرى وإعادة قراءة عملك هو آخر شيء تريد القيام به الآن، لكن الموعد النهائي للتقديم هو غدًا، وليس لديك خيار.
في الواقع، أنت يفعل هناك خيار آخر. يمكن لبرنامج Word قراءة عملك نيابة عنك. وهذا لا يعني فقط أنه يمكنك الجلوس على مقعدك وإغلاق عينيك أثناء الاستماع، بل إن سماع النص المقروء لك يمكن أن يسلط الضوء على قضايا جديدة ربما لم تكن لتكتشفها إذا قرأته بنفسك.
للقيام بذلك، ضع المؤشر في المكان الذي تريد أن تبدأ فيه القراءة (أو اضغط على Ctrl+Home للانتقال إلى بداية المستند)، ثم انقر فوق “قراءة بصوت عالٍ” في علامة التبويب “مراجعة” على الشريط.
سيبدأ برنامج Word في قراءة العمل بصوت عالٍ على الفور. يمكنك إيقاف التشغيل أو إيقافه مؤقتًا أو إرجاعه أو تقديمه بسرعة باستخدام عناصر التحكم التي تظهر على الشاشة، أو الأفضل من ذلك، استخدام اختصارات لوحة المفاتيح التالية:
- بدء (أو إيقاف) القراءة بصوت عالٍ – Ctrl+Alt+Space
- إيقاف مؤقت (أو تشغيل) القراءة بصوت عالٍ – Ctrl+Space
- تسريع – Alt+Right
- إبطاء السرعة—Alt+يسار
- اقرأ الفقرة السابقة—Ctrl+Right
- اقرأ الفقرة التالية—Ctrl+Left
استخدم صورًا مخزنة للحصول على جودة عالية
ربما يكون استخدام صور رديئة الجودة هو أسرع طريقة لإفساد عرض عملك وتقليل مصداقيته. ولهذا السبب يجب عليك اختيار صور عالية الجودة من Microsoft. وهذا يعني أيضًا أنه يمكنك تجنب إهدار الوقت في تصفح الويب، والأكثر من ذلك، وفقا لدليل أسلوب APAيمكنك استخدام صور Word المخزنة بدون الاستشهادات، مع مايكروسوفت نفسها تصرح بأنها خالية من حقوق الملكية.
في علامة التبويب “إدراج” على الشريط، انقر فوق “صور”. ثم انقر فوق “صور مخزنة”.
يمكنك بعد ذلك إدراج كلمة رئيسية للبحث عن نوع معين من الصور، أو تصفح الفئات العديدة المعروضة.
بمجرد تحديد صورتك أو صورك، انقر فوق “إدراج”.
يمكنك بعد ذلك إعادة تنسيق الصور التي اخترتها، أو تغيير موقعها، أو حتى إضافة تعليق توضيحي إليها.
بالإضافة إلى استخدام هذه النصائح غير المعروفة، يمكنك أيضًا تحسين استخدامك لبرنامج Microsoft Word من خلال التأكد من إعداد مستندك قبل البدء.