بفضل ميزاته العديدة التي تساعدك عند إنشاء المستندات وتحريرها، يعد Microsoft Word معالجًا قويًا للكلمات. ومع ذلك، بصفتي مستخدمًا يوميًا لإصدار سطح المكتب من البرنامج، فهناك بعض الميزات التي كنت أتمنى إضافتها لسنوات عديدة – لكن أمنياتي لم تتحقق بعد.
يعد شريط أدوات الوصول السريع (QAT) من Microsoft طريقة رائعة لإضافة الميزات والوظائف التي تستخدمها بشكل متكرر إلى شريط الأدوات الموجود أعلى نافذة Microsoft Word. على سبيل المثال، لتسريع عملي كمدقق لغوي، قمت بإنشاء وحدات ماكرو وأضفت هذين الزرين إلى شريط أدوات الوصول السريع الخاص بي لإجراء تغييرات معينة في التنسيق تلقائيًا في كل مرة أفتح فيها مستند Word أنشأه شخص آخر.
يمكنك أيضًا الوصول بسرعة إلى معظم وظائف Word من خلال مربع البحث الموجود في الجزء العلوي من النافذة.
على الرغم من أن هاتين الطريقتين مفيدتان بالتأكيد لإنجاز الأمور دون الحاجة إلى البحث في قوائم Word العديدة، إلا أنهما تأتيان مع مشاكلهما.
إن استخدام QAT أمر رائع إذا كنت، مثلي، لا تملك سوى بضعة أيقونات للاختيار من بينها، ولكن إذا كان هناك الكثير من الأشياء التي تقوم بها بشكل منتظم على Microsoft Word، فقد يصبح QAT الخاص بك مزدحمًا ومربكًا بسرعة. وهذا يؤدي في النهاية إلى إبطائك أثناء محاولتك تذكر الأيقونات التي تحتاج إلى النقر فوقها. ومن المحبط بنفس القدر أن QAT غير متاح على Microsoft Word للويب.
يعد شريط البحث مفيدًا فقط إذا كنت تعرف أفضل الكلمات الرئيسية التي يجب كتابتها للعثور على الميزة التي تبحث عنها، كما أن الإجراءات المستخدمة مؤخرًا والإجراءات المقترحة التي تظهر عند النقر فوق شريط البحث لا تبدو وكأنها تمثل الواقع.
ولإصلاح هذه المشكلة وتسريع عملك، يجب أن يحتوي برنامج Microsoft Word على علامة تبويب إضافية على الشريط، تسمى “الإجراءات المستخدمة بشكل متكرر”، والتي تتم مزامنتها بين تطبيق سطح المكتب المدفوع ونظيره المستند إلى الويب. وسيعمل هذا البديل لـ QAT على تسجيل الأدوات التي تستخدمها بشكل متكرر في Microsoft Word تلقائيًا، وجعلها متاحة تلقائيًا دون الحاجة إلى إضافتها يدويًا إلى شريط الأدوات، أو البحث عن الوظيفة، أو تعلم اختصار لوحة المفاتيح.
2. إزالة (وإضافة) الصفحات الفارغة
هناك أسباب مختلفة لوجود صفحة فارغة في مستند Word، تتراوح من علامات الفقرات الفارغة إلى فواصل الصفحات أو الأقسام المخفية. يمكنك استخدام أيقونة إظهار/إخفاء (¶) لمعرفة ما إذا كانت هناك علامات فقرات فارغة، وسيساعدك هذا بالتأكيد على تحديد مصدر الصفحة الفارغة.
ومع ذلك، فإن السبب الأكثر إشكالية لظهور الصفحة الفارغة بالنسبة لي هو إصرار Microsoft Word على وضع علامة فقرة بعد الجدول.
كما ترى في لقطة الشاشة أعلاه، بعد إنشاء الجدول، يؤدي النقر فوق ¶ إلى إظهار إنشاء صفحة جديدة، على الرغم من أن هذه هي نهاية المستند ولا أريد صفحة جديدة. ونتيجة لذلك، لإزالة الصفحة الإضافية، يتعين علي تغيير خيارات الخط أو التباعد بين الأسطر والفقرات، أو ضبط حدود الصفحة. ويمكنك إخبار الطابعة بعدم طباعة الصفحة 2 من المستند، ولكن لا ينبغي أن يكون من الضروري أن تتذكر القيام بذلك.
الحل الأمثل لهذه المشكلة هو أن تقوم Microsoft بإدراج خيار إزالة الصفحة الفارغة في علامة التبويب “تخطيط” على الشريط.
قد تجد أيضًا مواقف حيث قد يكون من المفيد يضيف صفحة فارغة في مستندك. ورغم أنه يمكنك القيام بذلك عن طريق إضافة فاصل للصفحات، نظرًا لأنه غير مرئي إلا إذا قمت بالنقر فوق “¶”، فمن السهل أحيانًا أن تنسى وجوده. لذا، بالإضافة إلى إضافة خيار إزالة الصفحة الفارغة، يجب على Microsoft أيضًا التفكير في إضافة أيقونة إضافة صفحة فارغة أيضًا.
3. التوفير الفوري
إن ميزة AutoSave من Microsoft هي شبكة أمان مفيدة حقًا، حيث إنها تحفظ عملك تلقائيًا على OneDrive. وهذا يعني أنك لست مضطرًا إلى الضغط على Ctrl+S قبل إغلاق مستند Word، وإذا أظهر لك الكمبيوتر فجأة شاشة الموت الزرقاء، فيمكنك أن تكون على ثقة من أن عملك موجود في السحابة، وجاهز لاستئنافه بمجرد استعادة الكمبيوتر.
ولكن هناك مشكلة واحدة. إذا لم تقم بحفظ مستندك في البداية، فلن يتم تحميله إلى OneDrive، حيث سيتعامل Word مع مستندك كمسودة حتى تعطيه اسمًا وتحفظه في مجلد.
كما ترى في هذا المثال، لم أقم بتسمية المستند، لذا تم إيقاف تشغيل ميزة الحفظ التلقائي، على الرغم من أنني بدأت في إضافة نص. إذا كان جهاز الكمبيوتر الخاص بي يتطلب تحديثًا تلقائيًا، فسأفقد هذا العمل.
كحل بديل لهذه المشكلة، سيكون من المفيد حقًا أن يتم حفظ مستندات Word الجديدة تلقائيًا بمجرد إنشائها، حتى لو تم تسميتها وفقًا للكلمات الثلاث أو الأربع الأولى التي تكتبها على الصفحة. علاوة على ذلك، مع عصر الذكاء الاصطناعي اليوم، سيكون من المفيد أكثر إذا كان Word قادرًا على مسح مستندك وإعطائه اسمًا مناسبًا وحفظه في مجلد على OneDrive حيث تم تحميل مستندات مماثلة أخرى بالفعل. ولكن ربما يكون هذا أمرًا غير واقعي.
4. سهولة استخدام وظائف نوع Excel في الجداول
يمكنك استخدام حوالي 20 صيغة حسابية أساسية في الجداول على برنامج Microsoft Word، بما في ذلك =SUM و=AVERAGE و=COUNT و=ROUND. ولكن لا يزال أمام Microsoft طريق طويل لتقطعه في هذا المجال.
أولاً، عند تشغيل نافذة الصيغة بعد إنشاء الجدول، لن تجد طريقة لمعرفة الوظائف التي يمكنك استخدامها والوظائف التي لا يمكنك استخدامها. على عكس Microsoft Excel، الذي يقدم اقتراحات الصيغة عندما تبدأ في كتابتها في خلية، يظهر مربع حوار أساسي للغاية في Word، مما يحد في النهاية من الميزة التي قد تكون مفيدة حقًا.
علاوة على ذلك، نظرًا لعدم وجود مراجع للخلايا في جداول Word، يتعين عليك الكتابة فوق, أقل, غادر، و يمين، وهو ما يبدو مرهقًا وأقل موثوقية.
وهناك مشكلة أخرى (وهي مشكلة كبيرة). إذا قمت بتغيير أي من القيم في الجدول، فلن يتم تحديث الحسابات تلقائيًا. بدلاً من ذلك، عليك الضغط على Ctrl+A (لتحديد جميع الوظائف) وF9، ومن السهل جدًا أن تنسى القيام بذلك.
أود حقًا أن أرى مايكروسوفت تقرب بين برنامجي Word وExcel في هذا الصدد. فعند إنشاء جدول، يجب أن تكون الخلايا مرفوعة بأحرف الأعمدة وأرقام الصفوف، ويجب أن تحصل على مزيد من المعلومات حول الصيغ التي يمكنك استخدامها (ويجب أن تتمكن من استخدام المزيد)، ويجب أن تكون صيغة الصيغة مطابقة لما تكتبه في Excel، ويجب تحديث الصيغ تلقائيًا إذا تغيرت البيانات التي تعتمد عليها.
5. إضافة المرفقات إلى دمج البريد
إن أداة دمج المراسلات في برنامج Word رائعة لتوزيع نفس النسخة من مستند أو بريد إلكتروني على العديد من الأشخاص ولكن مع تخصيص عناصر معينة لكل مستلم، مثل اسمه في الأعلى. لنفترض أنك تريد إرسال بريد إلكتروني لدعوة زفاف مخصصة إلى 100 صديق وعائلة، وتريد إرفاق مسار الرحلة ببريدك الإلكتروني. في حين أنه يمكنك بالفعل إرسال هذه الدعوة المخصصة من خلال دمج المراسلات في برنامج Word، فلا توجد طرق سهلة لإرفاق مسار الرحلة. بدلاً من ذلك، سيتعين عليك تثبيت وظيفة إضافية – والتي يمكن أن تعمل بشكل متقطع أو تشكل خطرًا أمنيًا – أو إنشاء ماكرو معقد – وهو ما يستغرق قدرًا كبيرًا من الوقت لتعلم كيفية القيام بذلك.
أعتقد أن الكثير من الأشخاص سوف يستفيدون بشكل كبير من الإضافة البسيطة لزر “إضافة مرفق” إلى مربع حوار دمج المراسلات في Microsoft Word – أعلم أن هذا من شأنه أن يجعلني سعيدًا للغاية!
6. تحسين تكامل الصور
عند إضافة صور إلى مستند Word، قد يكون من المحبط تحديد موضعها والتحكم فيها، وغالبًا ما تؤدي إلى تغييرات في التخطيط في عملك. في بعض الأحيان، يكون من الصعب معرفة الخيار الذي يجب اختياره عند النقر بزر الماوس الأيمن فوق الصورة وتحديد “التفاف النص”، وقد يؤدي تحديد الخيار الخاطئ إلى سلوك النص بشكل غير منتظم حول الصورة.
بالإضافة إلى ذلك، إذا قمت بإضافة صورة كبيرة إلى مستندك، فقد يؤدي ذلك إلى إبطاء سرعة معالجته بشكل كبير.
باعتباري مستخدمًا خبيرًا لبرنامج Word، يمكنني تعديل الإعدادات، وفي النهاية، إيجاد طرق لجعل الصورة تتصرف بالطريقة التي أريدها، لكن لا ينبغي أن يكون الأمر صعبًا إلى هذا الحد. ستكون الأمور أسهل كثيرًا إذا ظهرت مربع حوار عند إدراج صورة قبل ستشاهد الصورة تظهر في مستندك، مما يتيح لك خيارات مثل المكان والطريقة التي تريد وضع الصورة بها بين كلماتك.
في النهاية، أنا من أشد المعجبين ببرنامج Microsoft Word وأستخدمه يوميًا دون أي مشاكل. ولكن إضافة هذه الميزات الإضافية القليلة من شأنها أن تجعل حياتي أسهل كثيرًا.