6 عناصر أساسية لشريط أدوات الوصول السريع في Microsoft Excel

يحتوي برنامج Excel على العديد من الأدوات، لذا فإن العثور على الأدوات المناسبة قد يؤدي غالبًا إلى إبطاء سير عملك. والواقع أن بعض أدوات Excel الأكثر فائدة هي أيضًا الأكثر خفاءً، وقد يستغرق الأمر في بعض الأحيان خمس نقرات أو أكثر لأداء إجراء واحد. ولهذا السبب فإن استخدام شريط أدوات الوصول السريع (QAT) هو الحل الأمثل.

في حين أن شريط البحث الموجود أعلى نافذة Excel يمكن أن يساعدك في العثور على إجراء وتنفيذه، فمن الصعب أحيانًا معرفة الكلمات الرئيسية التي يجب استخدامها إذا كنت لا تتذكر اسم الوظيفة. هناك خيار آخر وهو تعلم واستخدام اختصارات لوحة المفاتيح، ولكن نظرًا لوجود الكثير منها، فقد يستغرق تعلمها بعض الوقت، وقد يكون من الصعب تذكر الاختصار الذي يجب استخدامه. من ناحية أخرى، فإن وجود أزرار في QAT يعني أنه يمكنك تنفيذ إجراءات بنقرة واحدة فقط.

تعتمد الرموز التي تضيفها إلى QAT على ما تستخدم Excel من أجله، ولكن هناك بعض الرموز التي – في رأيي – مفيدة لكل من يقوم بإنشاء جدول بيانات.

يوجد QAT في الزاوية العلوية اليسرى من نافذة Excel. إذا كان كل ما يمكنك رؤيته هو شعار Excel واسم المصنف، فهذا يعني أنك لم تقم بتمكين QAT.

لإصلاح ذلك، انقر فوق السهم لأسفل على الجانب الأيمن من أي من علامات التبويب المفتوحة، وانقر فوق “إظهار شريط أدوات الوصول السريع”.

ستشاهد بعد ذلك ظهور QAT بجوار شعار Excel مع بعض الأزرار، مثل الحفظ التلقائي والحفظ، كخيارات افتراضية.

توجد طرق مختلفة لتخصيص ما تراه هنا. لإزالة زر من شريط أدوات الوصول السريع، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الرمز ذي الصلة وانقر فوق “إزالة من شريط أدوات الوصول السريع”.

لإضافة زر، انقر فوق السهم لأسفل “تخصيص شريط أدوات الوصول السريع”، واختر أحد الخيارات المتاحة في تلك القائمة، أو انقر فوق “المزيد من الأوامر” لرؤية الإجراءات الأخرى التي يمكنك إضافتها.

في نافذة خيارات Excel، انقر فوق السهم المنسدل “اختيار الأوامر من” للبحث عن أداة حسب الفئة أو لعرض جميع الأوامر المتاحة. بعد ذلك، بعد العثور على الأمر الذي تريد ظهوره في QAT وتحديده، انقر فوق “إضافة”. عند الانتهاء، انقر فوق “موافق”.

ستشاهد بعد ذلك QAT المحدث استنادًا إلى اختياراتك.

الحفظ التلقائي

أجد أن وجود أيقونة الحفظ التلقائي في QAT أمر ضروري لضمان عدم فقدان عملي. إذا كان مفتاح الحفظ التلقائي باللون الأخضر، فسيتم حفظ عملك ونسخه احتياطيًا على سحابة OneDrive الخاصة بك.

ومع ذلك، إذا كان مفتاح تبديل الحفظ التلقائي باللون الرمادي، فهذا يعني أن عملك لا يتم مزامنته مع السحابة حاليًا، وقد تفقد عملك إذا تعطل برنامج Excel أو حدث خلل في جهاز الكمبيوتر لديك.

قد يكون السبب في ذلك ببساطة هو أنك لم تقم بحفظ عملك بعد (لا تعمل ميزة الحفظ التلقائي في Microsoft 365 إلا بعد حفظ عملك يدويًا للمرة الأولى)، لذا فهي تذكير مفيد للقيام بذلك. إذا كان مفتاح التبديل “الحفظ التلقائي” لا يزال مضبوطًا على “إيقاف”، حتى بعد حفظ عملك، فقد يعني هذا أحد ثلاثة أشياء:

• لم تقم بتسجيل الدخول إلى حساب Microsoft الخاص بك.
• أنت تعمل على إصدار قديم من Excel (مثل ملف Excel 97-2003)، لذا تحتاج إلى حفظ المصنف بتنسيق أحدث.
• توجد مشكلة مزامنة OneDrive تحتاج إلى معالجتها خارج Excel من خلال النقر فوق أيقونة OneDrive في مركز الإشعارات (الطرف الأيمن من شريط المهام).

التدقيق الإملائي

على عكس برنامج Microsoft Word، الذي يسلط الضوء على الأخطاء الإملائية والنحوية على الفور، لن يخبرك برنامج Excel بأنك ارتكبت خطأ إملائيًا لأنه يهتم أكثر بالأرقام والبيانات. ونتيجة لذلك، قد تمر الأخطاء الإملائية دون أن يلاحظها أحد، وهو ما قد يؤثر سلبًا على وظائف جدول البيانات الخاص بك إذا كنت، على سبيل المثال، تطبق الدالة IF على النص الذي يحتوي على الخطأ. وعلى المستوى الأساسي، إذا كنت تشارك جدول البيانات الخاص بك أو تطبعه، فأنت تريد أن يكون خاليًا من الأخطاء الإملائية.

لذا، فإن إضافة أيقونة التدقيق الإملائي إلى QAT بمثابة تذكير مهم للتحقق من عملك بحثًا عن أي مشكلات.

لصق خاص

Ctrl+V هو أحد اختصارات لوحة المفاتيح الأكثر شهرة، ولكنه أقل فائدة في Excel مقارنة بالبرامج الأخرى. على سبيل المثال، قد ترغب في نسخ ولصق بعض البيانات بين أوراق بتنسيق مختلف، لذا قد ترغب في لصق الأرقام دون لصق التنسيق. وبالمثل، قد ترغب فقط في نسخ ولصق التنسيق، وليس البيانات. وإذا ذهبنا إلى أبعد من ذلك، فإن عملية “لصق خاص” تتيح لك أيضًا إجراء عمليات أثناء لصق البيانات، مثل تحويل جميع الأرقام الموجبة إلى أرقام سالبة.

نظرًا لأن “لصق خاص” يتيح لك تنفيذ إجراءات أخرى أثناء لصق المعلومات، مثل إزالة الصيغ أو الحدود، فهو خيار أساسي لتوفير الوقت في QAT.

التنسيق الشرطي

لنكن صادقين – إذا لم يكن جدول بيانات Excel الخاص بك يحتوي على تنسيق شرطي، فهو ليس جدول بيانات Excel مناسبًا حقًا. تمامًا كما يجب أن يحتوي كل مستند Microsoft Word على أنماط، يجب أن تحتوي كل ورقة عمل Microsoft Excel على تنسيق شرطي، ولهذا السبب فإن أيقونة التنسيق الشرطي هي أمر لا يمكن المساومة عليه.

حتى لو لم يكن لديك الوقت (أو الرغبة!) لإعداد قواعد تنسيق معقدة استنادًا إلى قيم الخلايا، فإن استخدام خيارات التنسيق الشرطي المحددة مسبقًا يعني أنه يمكنك تحليل بياناتك في لمحة. على سبيل المثال، لتطبيق كل من الأنواع الأربعة للتنسيق الشرطي على مجموعات البيانات في لقطة الشاشة أدناه، كان علي ببساطة تحديد المصفوفة والنقر فوق أيقونة التنسيق الشرطي في QAT واختيار نمط التنسيق.

إن الوصول الفوري إلى التنسيق الشرطي يعني أن الإجراءات المذكورة أعلاه لم تستغرق أكثر من خمس ثوانٍ، وهذا هو السبب في أنه يجب عليك أيضًا إضافة هذه الوظيفة إلى QAT الخاص بك.

تجميد الألواح

إذا كان لديك جدول بيانات كبير يحتوي على العديد من الصفوف والأعمدة من البيانات، فمن المفيد تجميد الصفوف والأعمدة الرئيسية بحيث تظل مرئية عند التمرير لأسفل أو عبر الصفحة. أنسى دائمًا مكان خيار تجميد الأجزاء – يبدو أنه يجب أن يكون في علامة التبويب الصفحة الرئيسية (لأنه أداة مفيدة للغاية) أو في علامة التبويب البيانات (لأنه يساعدك على قراءة بياناتك بكفاءة)، ولكنه في الواقع موجود في علامة التبويب عرض. لذا، فإن وجوده في QAT يعني أنني لست مضطرًا للبحث عنه في كل مرة.

في هذا المثال، أريد تجميد الصف الأول والعمودين A وB.

عند تحديد الخلية C2، يمكنني النقر على أيقونة تجميد الأجزاء في QAT واختيار “تجميد الأجزاء”. يعمل هذا الخيار على تجميد جميع الصفوف الموجودة أعلى الخلية المحددة وجميع الأعمدة الموجودة على يسارها.

لاحظ أيضًا كيف يمكنك تجميد الصف أو العمود الأول على الفور باستخدام أيقونة QAT المفيدة هذه. بمجرد تجميد الصفوف أو الأعمدة ذات الصلة، فإن النقر فوق أيقونة تجميد الأجزاء في QAT مرة أخرى سيمنحك خيار إلغاء التجميد.

أزرار ماكرو مخصصة

تتيح لك وحدات الماكرو في Microsoft 365 تنفيذ إجراءات محددة للغاية بنقرة واحدة. علاوة على ذلك، يتيح لك Excel إضافة أزرار ماكرو مخصصة إلى QAT، لذا يصبح تنفيذ هذا الأمر أسهل.

بمجرد تسجيل الماكرو، انقر فوق السهم لأسفل “تخصيص شريط أدوات الوصول السريع”، واختر “المزيد من الأوامر”.

بعد ذلك، في نافذة خيارات Excel، انقر فوق سهم القائمة المنسدلة “اختيار الأوامر من”، ثم انقر فوق “وحدات الماكرو”. الآن، حدد وحدة الماكرو ذات الصلة، ثم انقر فوق “إضافة”.

يمكنك بعد ذلك اختيار أيقونة مناسبة للماكرو الخاص بك عن طريق تحديد الماكرو والنقر فوق “تعديل”. في المثال أدناه، يقوم الماكرو بتحويل الخلية المحددة إلى اللون الأصفر، لذا اخترت أيقونة باللون الأصفر.

عندما تنتهي، انقر فوق “موافق”، وسوف تشاهد ظهور الرمز الجديد في QAT الخاص بك.

إعادة ترتيب الرموز في QAT الخاص بك

بمجرد إضافة جميع الأزرار ذات الصلة إلى QAT، فكر في إعادة ترتيبها بحيث يصبح استخدامها أسهل. شخصيًا، أقوم بترتيبها حسب تكرار الاستخدام، ولكن قد تختار ترتيبها حسب نوع الأمر أو فصل الرموز المتشابهة.

انقر فوق السهم لأسفل بجوار QAT، ثم انقر فوق “المزيد من الأوامر” لفتح خيارات Excel.

بعد ذلك، حدد أحد الرموز الموجودة بالفعل في قائمة QAT الخاصة بك، واستخدم الأسهم لاختيار الترتيب الذي تريده. ستظهر الرموز الموجودة في أعلى القائمة على يسار قائمة QAT الخاصة بك، وستظهر الرموز الموجودة في الأسفل على يمينها.

عندما تنتهي، انقر فوق “موافق”.

بشكل افتراضي، يوجد QAT في أعلى نافذة تطبيق Microsoft 365. ومع ذلك، فكر في نقله إلى أسفل الشريط لجعله أكثر سهولة في الوصول إليه وتسريع عملك بشكل أكبر.