لقد كنت مستخدمًا سعيدًا لبرنامج “Outlook الجديد لنظام التشغيل Windows” منذ إطلاقه، وأستفيد من ميزاته المبسطة في إدارة البريد الإلكتروني والتقويم وجهات الاتصال. وهذه هي اقتراحاتي الرئيسية لاستخدام Outlook بأفضل صورة ممكنة، والتي تساعدني على زيادة إنتاجيتي وتوفير الوقت.
إلى جانب استخدام الخطوات السريعة في Outlook، فإن قائمة الإجراءات السريعة توفر لي أيضًا الكثير من الوقت؛ وهذا يعني أنني لن أضطر إلى التنقل بين جميع أقسام Outlook المختلفة لإنشاء شيء ما.
يمكنني إنشاء بريد إلكتروني جديد أثناء وجودي في قسم التقويم، أو حدث جديد من قسم البريد، وحتى إنشاء ملف جديد في Word أو Excel أو PowerPoint.
لرؤية الخيارات المتاحة، ابحث عن الزر الأزرق الطويل في الجزء العلوي الأيسر (على سبيل المثال، يظهر “بريد جديد” إذا كنت في قسم البريد الإلكتروني في Outlook) وانقر على سهم القائمة المنسدلة.
2 الوصول إلى جميع حسابات البريد الإلكتروني في تطبيق واحد
يتيح لك Outlook إدارة موفري البريد الإلكتروني المختلفين في مكان واحد. وهذا يعني أنه يمكنني استخدام Outlook لكتابة بريد إلكتروني من Gmail أو Microsoft أو أي حساب بريد إلكتروني آخر – وهذا يوفر قدرًا لا يصدق من الوقت حيث لا يتعين علي تسجيل الدخول إلى حسابات مختلفة على متصفح.
لإضافة حساب في Outlook، انقر فوق رابط “إضافة حساب” في القائمة اليسرى (أسفل قسم المفضلة) واتبع التعليمات.
3 حافظ على صندوق الوارد خاليًا من الفوضى من خلال تأجيل رسائل البريد الإلكتروني
هناك ميزة أخرى أستخدمها بشكل شبه يومي وهي خيار تأجيل رسائل البريد الإلكتروني إلى تاريخ لاحق. يضع خيار تأجيل رسائل البريد الإلكتروني سلسلة رسائل في مجلد منفصل يسمى “تأجيل” حتى التاريخ والوقت الذي تختاره. بمجرد حلول التاريخ والوقت، يعيد Outlook سلسلة رسائل البريد الإلكتروني هذه إلى صندوق الوارد الخاص بك. لقد ساعدتني هذه الميزة في الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بي خاليًا من الفوضى أكثر من أي ميزة أخرى.
لتأجيل رسالة بريد إلكتروني، انقر بزر الماوس الأيمن فوق سلسلة الرسائل التي اخترتها، وانقر فوق “تأجيل”، ثم اختر فترة زمنية.
إذا قمت بتحديد “اختيار تاريخ”، فاختر الوقت الذي تريد تأجيل سلسلة البريد الإلكتروني هذه فيه في نافذة “تحديد التاريخ والوقت المخصصين”.
4 استخدام تقويمات متعددة من حسابات مختلفة
لا أستخدم حسابات مختلفة لإرسال رسائل البريد الإلكتروني من Outlook فحسب، بل قمت أيضًا بدمج التقويمات من حسابات أخرى في Outlook أيضًا. إن حقيقة أنني أستطيع التفاعل مع الأحداث التي تم إنشاؤها في تقويمي Microsoft وGoogle في Outlook تبسط بشكل كبير تخطيطي للأحداث.
لإضافة تقويم إلى Outlook، انقر فوق الرابط “إضافة تقويم” في القائمة الموجودة على الجانب الأيسر واتبع التعليمات لإضافة التقويم المعني.
في المثال أدناه، قمت بتحديد خيار “إنشاء تقويم فارغ”. هناك أيضًا خيارات لإضافة تقويم من دليل أو من الويب.
5 التعاون بسهولة مع مشاركة التقويم
إن مشاركة التقويم مع شخص ما هي طريقة رائعة للتعاون. فعندما أعمل على مشروع مع شخص ما، فإن مشاركة تقويمي معه – والعكس صحيح – هي طريقة رائعة لمزامنة المواعيد وتتبع الأحداث.
لمشاركة تقويمك، انقر على “مشاركة” في شريط القائمة في الأعلى، ثم حدد التقويم المناسب من القائمة المنسدلة.
بعد ذلك، ما عليك سوى اتباع التعليمات لمشاركة التقويم الخاص بك.
6 إجراء مكالمات هاتفية باستخدام Phone Link
لا يقتصر تطبيق Phone Link على نظام Windows فحسب، بل إنه مدمج أيضًا في Outlook. ومن بين الميزات الرائعة التي أستخدمها كثيرًا القدرة على إجراء مكالمة عبر تطبيق Phone Link من جهة اتصال موجودة في Outlook.
إن حقيقة أنني أستطيع إجراء مكالمة دون الحاجة إلى التعامل مع هاتفي أثناء استخدام جهاز الكمبيوتر الخاص بي هي أمر مفيد للغاية ويوفر الكثير من الوقت.
لإجراء مكالمة، ما عليك سوى النقر على “اتصال” الزر الموجود أسفل اسم جهة الاتصال.
حدد “فتح” من المطالبة الأولى، ثم تطبيق Phone Link من قائمة الخيارات، متبوعًا بـ “دائمًا” أو “مرة واحدة فقط”.
لقد استخدمت Outlook شخصيًا ومهنيًا لأكثر من عقدين من الزمان. لقد كان من الرائع حقًا أن أرى تطوره إلى الأداة التي هو عليها اليوم. إذا لم تسنح لك الفرصة لاستخدام Outlook مؤخرًا، فأنا أدعوك إلى القيام بذلك. أعتقد أنك قد تتفاجأ بما ستجده مفيدًا.