يمكن أن تشمل مستندات Microsoft Office أي شيء بدءًا من خطة العمل وحتى روايتك الأمريكية العظيمة، ويمكن أن يتراوح فقدان عملك من الإحباط إلى الكارثة. ولحسن الحظ، ليس من الصعب التأكد من عدم حدوث ذلك أبدًا. فيما يلي ست خطوات يمكنك اتخاذها لضمان بقاء عملك آمنًا.
لا يوجد مستند إلا إذا كان لديك ثلاث نسخ على الأقل
إذا كان أي شخص يعرف عن مخاطر فقدان البيانات، فهو أولئك الذين يعملون في مجال تكنولوجيا المعلومات. لديهم قولان يستحقان أن يؤخذا في الاعتبار قبل أن ندخل في التفاصيل.
“هناك نوعان فقط من الأشخاص في العالم: أولئك الذين فقدوا البيانات، وأولئك الذين سيفقدون البيانات.”
يعتقد الكثير من الناس أن هذا لن يحدث لهم أبدًا، ولكن من المحتم أن يحدث ذلك في مرحلة ما. سواء كان ذلك مصدر إزعاج مؤقت أو كارثة يعتمد كليًا على ما إذا كان لديك نسخ احتياطية أم لا.
“المستند غير موجود إلا إذا كان لديك ثلاث نسخ على الأقل.” هذا يأخذ الفكرة خطوة أخرى إلى الأمام. لا تريد الحصول على نسخة احتياطية واحدة فقط، بل اثنتين. هناك أنواع معينة من الفشل التي يمكن أن تؤدي إلى فقدان ليس فقط نسخة العمل الخاصة بك من المستند ولكن أيضًا النسخة الاحتياطية الخاصة بك. على سبيل المثال، إذا كانت لديك نسخة احتياطية على محرك أقراص خارجي في منزلك أو مكتبك، واحترق المبنى. أنا شخصياً أضيف المتسابق “… أحدهما خارج الموقع”.
تأكد من تشغيل الحفظ التلقائي
يتوفر هذا الخيار فقط إذا كان لديك اشتراك Microsoft 365. ما عليك سوى البحث عن زر التبديل “الحفظ التلقائي” في الجزء العلوي الأيسر من نافذتك، ثم قم بتمريره.
يتطلب الحفظ التلقائي تخزين المستند على OneDrive، أو في مجلد Sharepoint، لذا إذا لم يكن مخزّنًا بالفعل في أحد هذه الأماكن، فانتقل إلى ملف > حفظ باسم، ثم حدد OneDrive. (ستحتاج إلى تسجيل الدخول إلى حساب Microsoft الخاص بك لرؤية هذا الخيار، وإذا كان لا يزال غير مرئي، حدد خيار “إضافة مكان”..)
يجب عليك بعد ذلك مواصلة عملك في هذا الإصدار، بحيث يكون محميًا.
قم بتشغيل النسخ الاحتياطي في OneDrive
إذا كنت تعمل بدلاً من ذلك على مستند مخزن محليًا على جهاز الكمبيوتر الشخصي الذي يعمل بنظام Windows أو Mac، فيمكنك التأكد من عمل نسخة احتياطية للمجلد بأكمله على OneDrive. ما عليك سوى القيام بذلك مرة واحدة فقط، وبعد ذلك إذا حدث أي شيء لجهازك، فستتوفر لديك نسخة احتياطية عبر الإنترنت.
ويندوز
انقر فوق أيقونة OneDrive (السحابية) في علبة النظام لديك لفتح OneDrive. انقر على رمز الترس أعلى اليمين، ثم حدد “الإعدادات”. انقر فوق علامة التبويب “المزامنة والنسخ الاحتياطي”، ثم الزر “إدارة النسخ الاحتياطي”. تحقق مما إذا كان المجلد الذي تستخدمه (على سبيل المثال، المستندات) يتم نسخه احتياطيًا. إذا لم يكن الأمر كذلك، فما عليك سوى تشغيله.
إذا كنت تستخدم نظام التشغيل Windows 11، فقد تجد أن هذا قيد التشغيل افتراضيًا.
ماك
تحتاج إلى استخدام تطبيق OneDrive المستقل، وهذا يجب يكون الإصدار تم تنزيله من موقع مايكروسوفت. سيتم إصدار إصدار Mac App Store لا العمل من أجل هذا (شكرا، مايكروسوفت).
بمجرد تثبيت التطبيق، ستحتاج إلى منحه حق الوصول الكامل إلى القرص. انقر على قائمة Apple أعلى اليسار، ثم “إعدادات النظام”. انقر فوق “الخصوصية والأمان” ثم قم بالتمرير لأسفل إلى “الوصول الكامل إلى القرص” وانقر فوق ذلك (أو ابحث فقط عن “الوصول الكامل إلى القرص” في شريط بحث الإعدادات). قم بالتبديل على OneDrive.
يوجد OneDrive في شريط قوائم Mac الخاص بك، ويتم عرضه كأيقونة سحابية. انقر فوق هذا، ثم قائمة النقاط الثلاث. ثم التفضيلات > النسخ الاحتياطي > إدارة النسخ الاحتياطي. إذا ظهر المجلد الخاص بك باسم “الملفات التي تم نسخها احتياطيًا”، فكل شيء على ما يرام. بخلاف ذلك، ما عليك سوى النقر فوق خيار “بدء النسخ الاحتياطي” للمجلد المطلوب.
تأكد من عمل نسخة احتياطية لجهاز الكمبيوتر أو جهاز Mac الخاص بك تلقائيًا
حتى إذا كنت تعمل في السحابة، فمن الجيد دائمًا التأكد من عمل نسخة احتياطية لجهاز الكمبيوتر أو جهاز Mac الخاص بك، والطريقة الوحيدة الموثوقة لتحقيق ذلك هي التأكد من حدوث ذلك تلقائيًا تمامًا. سيتم دائمًا نسيان النسخ الاحتياطية اليدوية عندما تصبح الأمور مشغولة، وهو أيضًا عندما تكون هناك حاجة إليها على الأرجح.
ستحتاج إلى محرك أقراص خارجي أكبر من محرك الأقراص الداخلي لجهازك، ويوصى باستخدام واحد يبلغ حجمه ضعف حجمه تقريبًا. لذا، إذا كان محرك أقراص الكمبيوتر الشخصي أو جهاز Mac لديك بسعة 1 تيرابايت، على سبيل المثال، فاستخدم محرك أقراص خارجيًا بسعة 2 تيرابايت. يؤدي هذا إلى إنشاء مساحة كافية لإصدارات متعددة من المستند، لذلك إذا قمت بشيء مثل حذف مجموعة من النص ثم أدركت أنك بحاجة إليها، فستتمكن من استعادتها من إصدار سابق.
ابدأ بتوصيل محرك الأقراص الخارجي الخاص بك.
ويندوز
في نظام التشغيل Windows 10، انتقل إلى ابدأ > إعدادات النسخ الاحتياطي. في نظام التشغيل Windows 11، انتقل إلى ابدأ > محفوظات الملفات. في كلتا الحالتين، تابع بتحديد إضافة محرك أقراص > المزيد من الخيارات ثم حدد محرك الأقراص الخارجي.
ماك
على نظام Mac، بمجرد توصيل محرك الأقراص الخارجي، سيتم سؤالك عما إذا كنت تريد استخدامه كمحرك أقراص Time Machine. قل نعم. (إذا لم يحدث ذلك، فانتقل إلى أيقونة Time Machine في شريط القائمة لديك – وهو سهم بعكس اتجاه عقارب الساعة حول الساعة – ثم افتح إعدادات Time Machine. انقر فوق علامة الزائد وحدد محرك الأقراص الخاص بك.)
بالنسبة للمستندات الكبيرة، قم بالحفظ الدوري كنسخ
في حالة تلف الإصدار الحالي من الملف، أو ارتكاب خطأ فادح مثل حذف نصف النص عن طريق الخطأ، فمن الجيد أن يكون لديك إصدارات متعددة من المستند. إن أبسط طريقة للقيام بذلك هي إجراء حفظ باسم بشكل دوري ثم إضافة رقم إلى اسم الملف.
على سبيل المثال، إذا كان المستند الخاص بك يسمى “My Novel”، فقم بإجراء “حفظ باسم” إلى “My Novel 001”. في المرة القادمة، “روايتي 002” وما إلى ذلك.
إن عدد المرات التي تقوم فيها بذلك أمر متروك لك، ولكن شخصيًا أوصي به مرة واحدة على الأقل يوميًا. إذا كان المستند الخاص بك بالغ الأهمية، أو كنت تعمل بوتيرة سريعة، فقد ترغب في القيام بذلك في كثير من الأحيان. بمجرد اكتمال العمل وتقديمه، يمكنك حذف كافة الإصدارات السابقة لاستعادة مساحة محرك الأقراص.
احفظ نسخة محلية/سحابية في نهاية كل جلسة عمل
إذا تم تخزين المستند على السحابة (على سبيل المثال، OneDrive)، ففي نهاية كل جلسة عمل، قم بإجراء “حفظ باسم” على جهاز الكمبيوتر الشخصي أو جهاز Mac. على العكس من ذلك، إذا كانت نسخة العمل الخاصة بك موجودة على جهازك الخاص، فقم بإجراء حفظ باسم في السحابة – يمكن أن يكون ذلك OneDrive أو iCloud أو Dropbox أو أي خدمة سحابية أخرى تستخدمها. بهذه الطريقة، سواء أصابت كارثة جهازك أو شركة السحابة، فستكون محميًا.
فكر في نسخة مفتاح USB للمستندات المهمة
وأخيرا، إذا كان المستند الخاص بك حقًا مهم، أو أن فقدان عمل يومك قد يجعلك تبكي، فقد ترغب في إنشاء نسخة احتياطية نهائية واحدة، عن طريق نسخ المستند إلى مفتاح USB وأخذه معك كل مساء.
إذا اتبعت كل هذه الخطوات، فمن المفترض أن تكون محميًا ضد أي شيء أقل من أن يدمر نيزك عملاق الأرض – وفي هذه الحالة ربما لن تحتاج إلى القلق بشأن إرسال عملك.
(العلامات للترجمة)مايكروسوفت(ر)مايكروسوفت أوفيس(ر)أوفيس 365