عندما تدربت كمتخصص في إنتاج المستندات للشركات القانونية، أدركت أنني اكتسبت عادات سيئة في استخدام برنامج Microsoft Word على مر السنين. وقد أدى ما تعلمته منذ ذلك الحين إلى تحويل استخدامي لهذا البرنامج القوي. وفيما يلي أهم الأشياء التي يجب تجنبها عند البدء.
الضغط على Enter لإنشاء فجوات بين الفقرات
عند الانتهاء من فقرة، اضغط على Enter للانتقال إلى السطر التالي وبدء الفقرة التالية. ومع ذلك، قد تلاحظ أحيانًا عدم وجود مسافة بيضاء بين الفقرات، مما يعني أنه من الصعب معرفة أين تنتهي إحدى الفقرات وتبدأ الفقرة التالية.
قد تغريك فكرة الضغط على Enter مرة أخرى لإنشاء تلك المساحة الإضافية، ولكن هذا قد يؤدي إلى مشكلات في التنسيق. على سبيل المثال، إذا قمت بذلك في نهاية الصفحة، فقد لا يتم محاذاة السطر الأول من الصفحة التالية مع حافة الهامش العلوي كما تتوقع، مما يعني أن النص يبدأ في أماكن مختلفة في كل صفحة. أيضًا، إذا قمت بزيادة حجم الخط عبر المستند بالكامل، فقد تصبح هذه المسافة المزدوجة التي أنشأتها كبيرة جدًا وتبدو غير مرتبة.
يحتوي برنامج Microsoft Word على إعداد سهل الاستخدام لمساعدتك على إنشاء تلك المساحة البيضاء المراوغة بين فقراتك. أولاً، قد تجد أنه من المفيد أن ترى لماذا لا تقوم الفقرات بهذا تلقائيًا عند الضغط على Enter مرة واحدة. حدد إحدى الفقرات، وانقر فوق الزر الموجود في الزاوية اليمنى السفلية من مجموعة الفقرات في علامة التبويب الصفحة الرئيسية.
في مربع الحوار “فقرة” الذي يفتح، راجع قسم “التباعد”. إذا لم تكن هناك مسافات بين فقراتك، فذلك يرجع إلى تعيين خياري “قبل” و”بعد” على 0 نقطة، أو تحديد خيار “عدم إضافة مسافة بين الفقرات من نفس النمط”.
ومع ذلك، فمن المهم أن لا تقم بتعديل هذه الإعدادات بعدإذا قمت بذلك، فإن التغييرات التي أجريتها سوف تنطبق فقط على الفقرة التي حددتها، وهذا حل قصير المدى إلى حد كبير. بدلاً من ذلك، انقر فوق “إلغاء” لإغلاق مربع حوار الفقرة.
لإصلاح جميع الفقرات في نفس الوقت، تحتاج إلى تعديل نمط الفقرة. انقر نقرًا مزدوجًا فوق أي فقرة كتبتها، واضغط على Ctrl+Shift+S لفتح مربع “تطبيق الأنماط”. ثم انقر فوق “تعديل”.
ستظهر لك بعد ذلك مربع حوار تعديل النمط. انقر على مربع القائمة المنسدلة “تنسيق” في الزاوية اليسرى السفلية من مربع الحوار هذا، ثم اختر “فقرة”.
سيؤدي هذا إلى إظهار مربع حوار الفقرة نفسه كما في السابق، ولكن هذه المرة، ستقوم بإجراء تغييرات على جميع الفقرات بهذا النمط.
أرغب في أن تكون مسافات الفقرات متناسبة مع حجم الخط الذي أستخدمه، لأن هذا يبدو أكثر احترافية. لذا، بما أنني أستخدم خطًا بحجم 12 نقطة، فسوف أغير المسافة بعد النص إلى 12 نقطة. تأكد أيضًا من عدم تحديد مربع الاختيار الموجود أسفله. أخيرًا، انقر فوق “موافق” في مربعي الحوار.
إذا تم تعيين جميع فقراتك بنفس الأسلوب، فسترى الآن أنها كلها منفصلة بشكل جيد، وسيظل هذا هو الحال بغض النظر عن مكانها في مستندك. ستتبع أي فقرات إضافية تضيفها تلقائيًا نفس البنية.
إذا لم تتغير الفقرات المتبقية، تأكد أولاً من أن جميعها بنفس النمط في مجموعة النمط ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية.
كتابة العناوين بخط غامق يدويًا
الآن بعد أن أصبحت فقراتك متباعدة بشكل جيد، قد ترغب في إضافة عنوان.
ربما تكون معتادًا على تحديد النص والضغط على Ctrl+B لتحويل العنوان إلى خط عريض، ولكن القيام بذلك قد يؤدي إلى تناقضات مزعجة ومشكلات في التنسيق. بدلاً من ذلك، تحتاج إلى استخدام مجموعة الأنماط في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على الشريط.
مع وضع المؤشر في أي مكان في العنوان، انقر فوق نمط العنوان الذي يبدو مناسبًا لمستندك. في حالتي، سأختار العنوان 1.
إن القيام بذلك له فوائد عديدة:
- تربط أنماط العناوين في Word تلقائيًا عنوانك بالنص الذي يليه، مما يعني أن عنوانك لن ينفصل أبدًا عن الفقرة الأولى من هذا القسم. وهذا أمر رائع لأنه يعني أنك لن تجد عنوانًا في نهاية صفحة والنص المقابل في بداية الصفحة التالية.
- إذا قمت بتطبيق النمط على كافة العناوين، فإذا كنت تريد تغيير النمط، فما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن فوق العنوان المناسب في مجموعة الأنماط والنقر فوق “تعديل”. سيؤدي هذا بعد ذلك إلى تعديل كافة العناوين المرتبطة بهذا النمط.
- إذا كنت تريد إنشاء جدول محتويات، فيمكنك إعداده بحيث يلتقط جميع العناوين الموجودة في مستندك، وهي طريقة سريعة وسهلة للتأكد من عدم تفويت أي عنوان.
- إذا قمت بتنسيق عناوينك بشكل فردي، فقد تنسى الإعدادات التي قمت بتطبيقها، مما يعني أن عناوينك قد تكون غير متسقة في جميع أنحاء المستند.
استخدام أكثر من خط (والخط الخاطئ!)
بعد العمل لسنوات عديدة على مستندات Word الاحترافية للشركات القانونية والمدارس، تعلمت أن استخدام أكثر من خط يقلل على الفور من مصداقية المستند. الكلمة الأساسية في هذه المقالة هي تناسقولا يكون هذا الأمر أكثر أهمية في أي وقت من الأوقات من وقت تحديد الخط الذي ستستخدمه. نعم، يمكنك استخدام أحجام مختلفة من الخطوط للعناوين المختلفة، أو استخدام الخط الغامق والمائل لبعض الكلمات المهمة، أو تغيير لون الخط، ولكن يجب أن يتم كل هذا باستخدام نفس الخط الأساسي.
هناك خمسة أنواع من الخطوط المتاحة لديك:
الخط الرقيق الخطوط هي تلك الخطوط التقليدية لعناوين الصحف التي تحتوي على لمسات صغيرة في نهايات السطور في الحروف، مثل Times New Roman أو Georgia. وفي حين تبدو هذه الأنواع من الخطوط احترافية، تشير الجمعيات الخيرية إلى أن بعض الأفراد ذوي التنوع العصبي قد يجدون أنها تمثل تحديات، حيث يبدو أكثر ازدحاما.
بدون تشعبات لا تحتوي الخطوط على هذه الامتدادات في نهايات الحروف، وتعتبر بشكل عام أكثر سهولة في الوصول إليها. ومن الأمثلة على ذلك Aptos وCalibri.
نص الخطوط مثل Brush Script MT وLucida Handwriting تحاكي خط اليد ومن الأفضل استخدامها للتوقيعات الرقمية أو المستندات المصممة بشكل خاص مثل الدعوات.
مسافة واحدة الخطوط – الخط الافتراضي لمحرري التعليمات البرمجية – تجعل جميع الحروف بنفس العرض ويمكن استخدامها لمحاكاة خطوط الآلة الكاتبة التقليدية. فيما يلي شكل Courier New وLucida Sans Typewriter.
أخيراً، عرض تُستخدم الخطوط للنصوص التي ينبغي استخدامها على الشاشات الكبيرة، ويمكن أن تكون أيًا من الخطوط المذكورة أعلاه (حسب تفضيلات الكاتب). ولكن إذا كنت تستهدف خطًا للعرض، فمن المحتمل أنك تستخدم برنامج Microsoft الخطأ – فربما يكون Publisher وPowerPoint أكثر فائدة لك!
الضغط على Enter للانتقال إلى صفحة جديدة
هذه طريقة بسيطة – لا تضغط على Enter بشكل متكرر للانتقال إلى الصفحة التالية من المستند. قد يكون هذا كارثيًا إذا أضفت لاحقًا المزيد من النص إلى الصفحات السابقة، حيث قد ينتهي الأمر بالعديد من المسافات التي تضيفها في منتصف الصفحة بين فقرتين.
انقر فوق أيقونة إظهار/إخفاء (¶) في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” لمعرفة مكان وضع علامات الفقرات والترقيم الصفحي.
بدلاً من ذلك، في علامة التبويب “إدراج” على الشريط، انقر فوق “فواصل” واختر نوع الفاصل الذي تريده.
استخدام شريط المسافة لإضافة مسافة بادئة للفقرات
إذا كنت تريد وضع مسافة بادئة للسطر الأول من كل فقرة، فلا تستخدم شريط المسافة، لأن هذا سيؤدي بلا شك إلى وضع مسافة بادئة غير متسقة.
في الواقع، يميل العديد من أدلة الأسلوب الاحترافية في الوقت الحاضر إلى الإصرار عليك لا لا تخطط لسطورك الأولى على الإطلاق – هذا التصميم أصبح قديمًا أكثر فأكثر.
إذا كنت يفعل إذا كنت تريد وضع مسافة بادئة للسطر الأول، فستحتاج إلى تعديل نمط الفقرة من مجموعة الأنماط في علامة التبويب الصفحة الرئيسية (انقر بزر الماوس الأيمن فوق النمط للقيام بذلك).
بعد النقر على “فقرة” في القائمة المنسدلة “تنسيق” في نافذة “تعديل النمط”، انتقل إلى الخيارات “خاص” في قسم “المسافة البادئة”. هناك، غيّر خيار القائمة المنسدلة “خاص” إلى “السطر الأول”، واكتب مسافة المسافة البادئة المفضلة لديك.
بعد النقر فوق “موافق”، ستشاهد جميع الفقرات بهذا النمط حيث تم وضع مسافة بادئة للسطر الأول بشكل ثابت.
إضافة WordArt والصور منخفضة الدقة
أشعر بالدهشة لأن Word يقدم WordArt (الذي كان يُعرف سابقًا باسم ClipArt) كخيار، نظرًا لوجود العديد من الخطوط للاختيار من بينها، وخاصةً إذا كنت مشتركًا في Microsoft 365. يؤدي استخدام WordArt في مستندك على الفور إلى تقليل احترافية عملك، وقد يتسبب في حدوث مشكلات في التنسيق بسبب كيفية تفاعله مع كونه محاطًا بالنص. إذا كنت تريد مستند Word أنيقًا ومرتبًا، فتجنب استخدام WordArt تمامًا، ولكن إذا كنت تستخدم WordArt، فتجنبه تمامًا. يجب استخدمها، افعل ذلك باعتدال.
وبالمثل، إذا كنت بحاجة إلى إضافة صورة، فتأكد من أنها لا تقل عن 300 بكسل لكل بوصة (ppi)، لأن أي شيء أقل من ذلك قد يبدو ضبابيًا ويقلل من مصداقية عملك. يمكنك أيضًا تغيير الدقة الافتراضية في خيارات Word. انقر فوق ملف > خيارات > خيارات متقدمة. في قسم حجم الصورة وجودتها في هذه النافذة، غيّر الدقة الافتراضية إلى “300 بكسل لكل بوصة” أو “دقة عالية”، وانقر فوق “موافق”.
إن اختيار أعلى جودة يعني أنه لن يتم ضغط الصور إلا إذا تجاوزت حجم قماش المستند.
قد يؤدي تغيير دقة الصورة الافتراضية إلى دقة عالية إلى معالجة مستند Word بشكل أبطأ بكثير عند إضافة الصور – وهي مشكلة قد تؤثر بشكل كبير على أجهزة الكمبيوتر ذات الذاكرة المنخفضة.
من السهل تطوير ممارسات سيئة في أي من تطبيقات Microsoft، خاصة وأن الأمر يتطلب الكثير من الوقت للتعود عليها في البداية. Microsoft PowerPoint هو مثال مثالي على ذلك، لذا تأكد من مراجعة نصائحي لتجنب ارتكاب أخطاء مماثلة في عروض الشرائح الخاصة بك.