5 Excel حيل تنسيق مخصصة لم تكن تعرف أنك بحاجة إليها

تحدد تنسيقات الأرقام في Microsoft Excel كيفية عرض البيانات في جدول البيانات الخاص بك دون تغيير القيم الأساسية. بالإضافة إلى استخدام تنسيقات الأرقام لتقديم البيانات كمواعيد وأوقات ونسب ومقاطع وعملات ، يمكنك إنشاء تنسيق أرقام أكثر تحديدًا باستخدام تنسيق الأرقام المخصصة.

قبل أن أريكم بعض الأمثلة ، إليك كيفية عمل تنسيقات الأرقام المخصصة.

في Excel ، كل خلية لها تنسيق أرقامها الخاص ، والتي يمكنك مراجعتها عن طريق اختيار خلية والنظر في مجموعة الأرقام في علامة التبويب المنزل على الشريط.

أحد خيارات التنسيق التي يمكنك تطبيقها عند النقر فوق السهم لأسفل هو “مخصص”. يتم تعريف تنسيقات الأرقام المخصصة في حقل النوع في القسم المخصص من مربع الحوار تنسيق خلايا ، والذي يمكنك تشغيله عن طريق الضغط على CTRL+1.

يتبع الرمز الذي تحتاجه لإدراج هنا ترتيبًا صارمًا:

POSITIVE;NEGATIVE;ZERO;TEXT

لذا ، تملي الوسيطة الأولى كيف يتم تنسيق الأرقام الإيجابية ، والثاني كيفية تنسيق الأرقام السلبية ، والثالث كيفية تنسيق الأصفار ، والرابع كيفية تنسيق النص. لاحظ كيف يتم فصل كل نوع قيمة بواسطة فاصلة فاصلة.

الآن بعد أن عرفت كيف يعمل تنسيق الأرقام المخصصة ، إليك بعض الأشياء الرائعة التي يمكنك القيام بها بها.

1

إخفاء قيم الخلية

إذا كنت ترغب في إخفاء محتويات الخلية مع الحفاظ على قيمتها ، فإن أفضل طريقة هي استخدام تنسيق الأرقام المخصصة.

على سبيل المثال ، توضح خريطة الحرارة هذه المواقف التي سجل منها الفريق أهداف هذا الموسم. إن نغمات الألوان المختلفة – التي تم إنشاؤها من خلال مقاييس ألوان التنسيق الشرطي – تتضح ذلك دون الحاجة إلى عرض الأرقام المقابلة.

وبالمثل ، يتم حساب الدرجات في هذا الجدول باستخدام الأرقام التي لا تحمل أي قيمة رقمية ، وتخبر أشرطة بيانات التنسيق الشرطية القصة بأكملها. لذلك ، ستكون البيانات أقل إرباكًا إذا تم إخفاء الأرقام تمامًا.

هنا ، عندما أقوم بطباعة ورقة معلومات الموظف هذه ، أريد إخفاء الراتب دون حذف الرقم.

إذا كنت في وضع مماثل ، أولاً ، حدد الخلايا التي تريد إخفاء قيمها ، وانقر فوق مشغل مربع “تنسيق الأرقام” في الزاوية السفلية اليمنى من مجموعة الأرقام في علامة التبويب المنزل على شريط Excel. بدلاً من ذلك ، اضغط على Ctrl+1.

في هذه المرحلة ، تذكر أن الرمز الذي تدخله في حقل النوع للفئة المخصصة يتبع هذا الترتيب:

POSITIVE;NEGATIVE;ZERO;TEXT

منذ أن تريد الجميع البيانات الموجودة في الخلايا المحددة المراد إخفاؤها ، لا تحتاج إلى إدخال قواعد التنسيق لأي من أنواع القيم الأربعة – فقط الأسماء الثمانية الثلاثة التي تفصلها:

;;;

عند النقر فوق “موافق” ، ستختفي القيم الموجودة في الخلايا المحددة بطريقة سحرية ، على الرغم من أن البيانات لا تزال موجودة.

إليكم كيف خريطة الحرارة التي عرضتها في وقت سابق مع الأرقام المخفية.

2

استبدل الأصفار باندفاعة

تخيل أنك قمت بإنشاء جدول بيانات Excel الذي يتتبع عدد المظاهر التي قام بها كل لاعب هذا الموسم.

ومع ذلك ، فأنت لست سعيدًا بمدى ظهور الجدول ، لذا فإن هناك شيء واحد تريد القيام به لإصلاح هذا هو تحويل جميع الأصفار إلى شرطات.

أولاً ، حدد جميع الخلايا التي تحتوي على القيم العددية ، واضغط على CTRL+1 لبدء تشغيل مربع الحوار تنسيق الخلايا. ثم ، في حقل النوع للفئة المخصصة ، اكتب:

#;;"-";

أين

• يخبر رمز التجزئة (#) Excel أنك تريد عرض القيم الإيجابية كأرقام ،

• يتم استبعاد وسيطة القيم السلبية ، حيث لن يكون هناك أي شيء في مجموعة البيانات هذه ،

• “-” (اندفاعة داخل علامات اقتباس) يخبر Excel بتحويل الأصفار إلى شرطات ، و

• تم حذف وسيطة النص ، حيث لا يوجد نص في الخلايا المحددة.

الآن ، يتم استبدال الأصفار بالشرطات ، مما يجعل الجدول يبدو أكثر ارتباطًا دون إعطاء انطباع بأنك نسيت ملء هذه الخلايا.

ما هو أكثر من ذلك ، أي صيغ تشير إلى الخلايا المتأثرة لا تزال تعمل كما هو متوقع.

3

تحويل القيم إلى نص بناءً على شرط

هناك طريقة أخرى لاستخدام تنسيق الأرقام المخصصة في Excel وهي تحويل الأرقام إلى نص تمثيلي بناءً على الظروف التي تقوم بتعيينها.

دعنا نقول أنك تريد تحويل الدرجات الإجمالية للطلاب في عمود النتائج في هذا الجدول إلى كلمة “تمريرة” إذا كانت القيم 165 أو أعلى ، أو كلمة “تفشل” إذا كانت القيم أقل من 165.

أولاً ، حدد الخلايا الموجودة في العمود الذي تريد تنسيقه ، واضغط على Ctrl+1 لفتح مربع الحوار تنسيق الأرقام.

قبل أن تكتب الكود ذي الصلة في حقل النوع للفئة المخصصة ، ضع في اعتبارك أنه يجب وضع الظروف بين قوسين مربعة. إذا فشلت في القيام بذلك ، فستظهر الأحرف المشروطة التي تدخلها في النتيجة في الخلية. لذلك ، اكتب:

(>=165)"Pass";"Fail"

في هذه الحالات ، تحتاج فقط إلى إدخال وسيطين ، مفصولة بواسطة فاصلة فاصلة. الأول هو تنسيق القيم التي تلبي الحالة ، والثاني هو تنسيق أولئك الذين لا يفعلون ذلك. ما هو أكثر من ذلك ، لا تحتاج إلى تكرار الحالة في الحجة الثانية.

إليك ما تحصل عليه عند النقر فوق “موافق”.

4

أرقام الألوان بناءً على قيمها

يتيح لك تنسيق الرقم المخصص في Excel تحديد لون النص في خلايا محددة وفقًا لقيمها. ما هو أكثر من ذلك ، بالنسبة للألوان الثمانية الرئيسية (الأسود ، الأبيض ، الأحمر ، الأخضر ، الأزرق ، الأصفر ، أرجواني ، وسماوي) ، ليس عليك أن تتذكر أي رمز معقد – يمكنك ببساطة كتابة اسم اللون.

لا يوجد سوى شيئين يجب ملاحظتهما عند استخدام تنسيق الأرقام المخصصة لهذا الغرض – يجب أن تكون الألوان الوسيطة الأولى لكل نوع بيانات ، ويجب وضعها في قوسين مربعة.

توضح ورقة العمل هذه المثال ما إذا كان الموظفون قد حققوا هدف 400 مبيعات. تريد أن تكون جميع الأرقام الإيجابية في العمود C خضراء ، والأرقام السالبة الحمراء ، والأصفار الأزرق.

حدد جميع الخلايا في عمود النتيجة ، اضغط على CTRL+1 لفتح مربع الحوار تنسيق خلايا ، وفي حقل النوع من الفئة المخصصة ، اكتب:

(Green)#;(Red)#;(Blue)0;

نظرًا لأن القيم السلبية سيتم تنسيقها باللون الأحمر ، لم أضف رمز ناقص إلى الوسيطة السلبية.

عند النقر فوق “موافق” ، يتم تطبيق التنسيق على الخلايا المحددة.

إذا كنت ترغب في الوصول إلى ألوان أكثر من الثمانية القياسية ، بدلاً من كتابة اسم اللون ، اكتب رمز اللون وفقًا لهذا المخطط:

5

كرر الشخصيات الرائدة ويلقي

تتضمن خدعة تنسيق الأرقام المخصصة النهائية في Excel ملء خلية مع حرف معين قبل أو بعد قيمة الخلية.

سواء كنت ترغب في إدراج خط توقيع أو سطر تاريخ أو خط منقط يربط رقم الفصل برقم صفحة في جدول المحتويات ، فقد حصل تنسيق الأرقام المخصصة على ظهرك!

في هذا المثال ، دعنا نقول أنك تريد تكرار السطح السفلي بعد كلمة “توقيع” لإنشاء خط توقيع.

للقيام بذلك ، حدد الخلية A1 ، واضغط على Ctrl+1 لبدء تشغيل مربع الحوار Format Cells. ثم ، في حقل النوع للفئة المخصصة ، اكتب:

@*_

حيث يمثل الرمز @ قيمة النص في الخلية (في هذه الحالة ، “التوقيع”) ، ويخبر النجمة Excel تكرار الحرف الذي يلي (في هذه الحالة ، السطحي).

هذا ما تحصل عليه عند الضغط على Enter.

من ناحية أخرى ، يمكنك استخدام نفس الطريقة لتكرار حرف رائد. هنا ، في الخلية B2 ، تريد خطًا منقطًا قبل “الصفحة 1.”

لذلك ، هذه المرة ، في حقل النوع للفئة المخصصة ، اكتب:

*.@

مع مجموعة العلامة النجمية وضعت قبل نص نائب النص (@).

إليك النتيجة عند الضغط على Enter.

تتمثل فائدة استخدام هذه الطريقة في أنه إذا قمت بتغيير عرض العمود ، فإن مثيلات الحرف المتكرر تتكيف لملء الخلية – غير محترمة ما إذا كانت رائدة أو متخفية.

إذا كنت ترغب في الذهاب خطوة واحدة إلى الأمام ، فيمكنك استخدام تنسيق الأرقام المخصصة لعرض رمز – مثل ▲ أو ▼ – مع أو بدلاً من القيمة العددية. ما هو أكثر من ذلك ، يمكنك تلوين هذه الرموز بحيث تكون بياناتك أكثر وضوحًا.