يعرف الكثير من الأشخاص الوظائف المختلفة في برنامج Excel، لكن القليل منهم يعرف الحيل الرائعة التي ستساعدك على توفير الوقت وتصور البيانات بشكل أكثر فعالية. في هذه المقالة، سنعرض لك خمس نصائح يمكنك الاحتفاظ بها في ترسانتك في المرة القادمة التي تستخدم فيها برنامج جداول البيانات من Microsoft.
تحديد المصفوفات بسرعة باستخدام اختصار لوحة المفاتيح
لا يوجد شيء رائع في معرفة اختصار لوحة المفاتيح Ctrl+A، فهو أحد أكثر الاختصارات شهرة. ومع ذلك، يمكن قول الكثير عن معرفة ما يفعله هذا الاختصار بالضبط في ظروف مختلفة في برنامج Excel.
أولاً، حدد أي خلية في جدول البيانات الخاص بك. إذا كانت هذه الخلية مستقلة عن أي خلية أخرى (بعبارة أخرى، لا تحتوي على بيانات على اليسار أو اليمين، أو أعلاها أو أسفلها، أو ليست جزءًا من جدول منسق)، فإن الضغط على Ctrl+A سيؤدي إلى تحديد جدول البيانات بالكامل.
ومع ذلك، إذا كانت الخلية التي حددتها جزءًا من نطاق من البيانات، مثل عمود غير منسق من الأرقام أو جدول منسق، فإن الضغط على Ctrl+A سيؤدي إلى تحديد هذه المجموعة فقط. في هذا المثال، حددنا الخلية D6، ثم ضغطنا على Ctrl+A.
يعد هذا مفيدًا لتنسيق نطاق البيانات هذا فقط (بدلاً من الورقة بأكملها).
ثم إذا قمت بالضغط على Ctrl+A مرة أخرى، سيقوم Excel بتحديد جدول البيانات بأكمله.
يعد هذا أمرًا رائعًا لتنسيق الورقة بأكملها في نفس الوقت.
استخدم هذه النصيحة التي لا تنسى للعمل بسرعة، حيث يعني ذلك أنك لن تضطر إلى استخدام الماوس للنقر والسحب لتحديد نطاق من البيانات.
إضافة أدوات التقطيع لتصفية البيانات بسرعة
عند تنسيق البيانات في جدول في Excel، سترى تلقائيًا زر التصفية أعلى كل عمود، والذي يمكنك إزالته أو إعادة إضافته عن طريق إلغاء تحديد “زر التصفية” أو تحديده في علامة التبويب تصميم الجدول.
ومع ذلك، فإن الطريقة الأسهل لإنشاء مرشحات لجدولك هي عن طريق إضافة شرائح، خاصةً إذا كان عمود معين أكثر عرضة للتصفية من بقية الأعمدة.
في مثالنا، نتوقع غالبًا تصفية محل و المجموع الأعمدة، نظرًا لأنها أعمدة بارزة في جدولنا، فلنقم بإضافة شريحة لكل منها.
بعد تحديد أي خلية في الجدول، انقر فوق “إدراج شريحة” في علامة التبويب “تصميم الجدول” على الشريط.
يمكنك بعد ذلك اختيار الأعمدة التي تريد إضافة شرائح لها، ثم النقر فوق “موافق”.
الآن، انقر واسحب لإعادة وضع أو تغيير حجم شرائحك، أو افتح علامة التبويب “شرائح” لعرض المزيد من الخيارات. للانتقال إلى خطوة أخرى (مثل إزالة عناوين شرائح)، انقر بزر الماوس الأيمن فوق شرائح ذات الصلة، وانقر فوق “إعدادات شرائح”.
نظرًا لأن أدوات التقطيع تعرض بياناتها تلقائيًا بالترتيب (على عكس الترتيب الذي يتم تقديمه في مجموعة البيانات الأصلية)، يمكنك تحليل البيانات في لحظة.
اضغط باستمرار على مفتاح Ctrl عند تحديد العناصر في أداة التقطيع الخاصة بك لعرضها كلها في نفس الوقت، أو اضغط على Alt+C لمسح كل التحديدات في أداة التقطيع.
إنشاء مخططات بيانية توضيحية لتوضيح الاتجاهات
نعم، يمكنك إنشاء مخططات بتنسيق عالي لتوضيح البيانات في شكل رسومي، ولكن في بعض الأحيان، قد تحتاج إلى شيء أقل تعقيدًا ويشغل مساحة أقل في جدول البيانات الخاص بك. وهنا يأتي دور المخططات البيانية الشريطية، وهناك ثلاثة أنواع يمكنك استخدامها في جدول البيانات الخاص بك.
في المثال أدناه، لدينا بيانات الأرباح والخسائر الأسبوعية من متاجر مختلفة، ونريد إضافة تمثيل مرئي للاتجاهات لكل متجر في العمود J.
أولاً، حدد الخلايا الموجودة في العمود J حيث تريد ظهور تصور الاتجاه.
الآن، في علامة التبويب “إدراج” على الشريط، انتقل إلى مجموعة “الرسوم البيانية الشريطية”، وانقر فوق “خط”.
ضع المؤشر في الحقل “نطاق البيانات”، واستخدم الماوس لتحديد البيانات من الجدول، ثم انقر فوق “موافق”.
وسوف ترى بعد ذلك على الفور أرقامك معروضة في شكل خط اتجاه.
إذا كان الخط صغيرًا جدًا بحيث لا يمكن تحليله بشكل شامل، فما عليك سوى زيادة أحجام الخلايا والأعمدة، وسوف يمتلئ Sparkline تلقائيًا إلى أبعاد خلاياه.
اعتمادًا على نوع البيانات التي تريد تصورها، هناك نوعان آخران من المخططات البيانية الشريطية يمكنك استخدامهما.
تعرض مخططات الأعمدة البيانية البيانات في مخططات أعمدة صغيرة:
وتؤكد مؤشرات الربح/الخسارة على القيم الإيجابية والسلبية:
بمجرد اختيارك لخطوط الرسم البياني وإنشاءها، حدد أيًا من الخلايا المتأثرة واستخدم علامة التبويب “خطوط الرسم البياني” على الشريط لإجراء أي تغييرات في التنسيق أو التفصيل التي تريدها. نظرًا لأنه تم إضافتها معًا، فسيتم تنسيقها جميعًا بنفس الطريقة في نفس الوقت. ومع ذلك، إذا كنت ترغب في تنسيقها بشكل منفصل، فانقر فوق “إلغاء التجميع” في علامة التبويب “خطوط الرسم البياني”. في المثال أدناه، قمنا بإلغاء تجميع كل خطوط الرسم البياني الأخرى لتنسيقها بالتناوب.
احصل على أقصى استفادة من التنسيق الشرطي المحدد مسبقًا
هناك طريقة أخرى لتصور البيانات وتحليلها على الفور وهي استخدام أداة التنسيق الشرطي المعدة مسبقًا في برنامج Excel. قد يستغرق إعداد قواعد التنسيق الشرطي وقتًا ويتسبب في حدوث مشكلات إذا تداخلت أو تعارضت مع بعضها البعض، ولكن استخدام التنسيقات الافتراضية أسهل كثيرًا.
حدد البيانات في جدول البيانات الذي تريد تحليله، وانقر على القائمة المنسدلة “التنسيق الشرطي” في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على الشريط. هناك، انقر على “أشرطة البيانات” أو “مقاييس الألوان” أو “مجموعات الأيقونات”، واختر التصميم الذي يناسب بياناتك.
في مثالنا، اخترنا شريط بيانات باللون البرتقالي، حيث يساعدنا ذلك في مقارنة الإجماليات في لمحة. ومن حسن الحظ، نظرًا لوجود رقم سلبي في بياناتنا، فقد قام Excel تلقائيًا بتنسيق شريط البيانات للتأكيد على الاختلافات بين الأرقام.
لمسح التنسيق الشرطي، حدد الخلايا المعنية، وانقر فوق “التنسيق الشرطي” في علامة التبويب الصفحة الرئيسية، ثم انقر فوق “مسح القواعد من الخلايا المحددة”.
بيانات لقطة الشاشة للاستخدام الديناميكي
تُعد هذه طريقة رائعة لالتقاط الخلايا الموجودة على ورقة واحدة وتكرارها في مكان آخر، مثل لوحة معلومات. بعد ذلك، ستنعكس أي تغييرات يتم إجراؤها على البيانات الأصلية أيضًا في البيانات المكررة.
ابدأ بإضافة أداة الكاميرا إلى شريط أدوات الوصول السريع (QAT). انقر فوق السهم لأسفل على الجانب الأيمن من أي علامة تبويب على الشريط لمعرفة ما إذا كان شريط أدوات الوصول السريع ممكّنًا. إذا كان خيار إخفاء شريط أدوات الوصول السريع متاحًا، فهذا يعني أنه معروض بالفعل. وبالمثل، إذا رأيت خيار إظهار شريط أدوات الوصول السريع، فانقر فوقه لتنشيط شريط أدوات الوصول السريع (QAT).
بعد ذلك، انقر فوق السهم لأسفل QAT وانقر فوق “المزيد من الأوامر”.
الآن، حدد “كل الأوامر” في قائمة “اختيار الأمر من”، ثم انتقل إلى “الكاميرا” وحددها، قبل النقر فوق “إضافة” لإضافتها إلى QAT. ثم انقر فوق “موافق”.
ستشاهد الآن أيقونة الكاميرا في جهاز QAT الخاص بك.
حدد الخلايا التي تريد تكرارها على ورقة عمل أخرى أو مصنف آخر، ثم انقر فوق أيقونة الكاميرا المضافة حديثًا.
إذا كنت تريد تكرار شيء غير مرتبط بالخلايا، مثل صورة أو مخطط، فحدد الخلايا الموجودة خلف العنصر وحوله. سيؤدي هذا إلى نسخ الخلايا المحددة وكل شيء أمامها كصورة.
بعد ذلك، انتقل إلى الموقع الذي تريد نسخ البيانات إليه (استخدمنا الورقة 2 في المثال أدناه)، وانقر ببساطة مرة واحدة في المكان المناسب (في حالتنا، الخلية A1).
يتعامل Excel مع هذا باعتباره صورة، لذا يمكنك استخدام علامة التبويب تنسيق الصورة على الشريط لتقديم اللقطة بالضبط كما تريدها.
خذ بعين الاعتبار إزالة خطوط الشبكة قبل التقاط البيانات كصورة، حيث سيساعد ذلك على ظهور الصورة بشكل أكثر ترتيبًا في موقعها المنسوخ.
على الرغم من أن هذه صورة (عادةً ما تكون عنصرًا غير متغير في ملف)، إذا قمت بتغيير بياناتك الأصلية، فسوف ينعكس هذا على الفور في الإصدار الملتقط الخاص بك!
هناك طريقة أخرى لزيادة كفاءتك في استخدام برنامج Excel وهي تعلم بعض اختصارات لوحة المفاتيح الأكثر فائدة، حيث أنها توفر عليك عناء التبديل بين استخدام لوحة المفاتيح والماوس.