إن إصلاح خطأ “صندوق البريد ممتلئ” في Microsoft Outlook أمر سهل مثل التخلص من العناصر غير المرغوب فيها من صندوق البريد الخاص بك. لديك أدوات متعددة لمساعدتك في العثور على العناصر القديمة والكبيرة بالإضافة إلى بعض الطرق الأخرى لتقليل حجم صندوق البريد. سنوضح لك ما يمكنك فعله.
لاحظ أن الإصدار المجاني من Outlook.com يوفر 15 جيجابايت من مساحة التخزين، ويحصل مشتركو Microsoft 365 على 50 جيجابايت من مساحة التخزين. إذا تجاوزت هذه المساحة التخزينية، فستتلقى الخطأ المذكور أعلاه.
استخدم أداة تنظيف صندوق البريد
الطريقة الأسهل للعثور على العناصر وإزالتها من صندوق بريد Outlook هي استخدام أداة التنظيف المضمنة في التطبيق. تساعد هذه الأداة في العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة وإزالتها، والعثور على رسائل البريد الإلكتروني الأكبر من الحجم المحدد، وأرشفة رسائل البريد الإلكتروني القديمة تلقائيًا.
لاستخدام أداة تنظيف صندوق البريد، قم أولاً بتشغيل Outlook. في الزاوية العلوية اليسرى من التطبيق، انقر فوق “ملف”.
من الشريط الجانبي الأيسر، حدد “المعلومات”. في الجزء الأيمن، انقر فوق “أدوات” > “تنظيف صندوق البريد”.
أصبحت أداة تنظيف صندوق البريد مفتوحة الآن على شاشتك. انقر فوق الخيار المناسب لتقليل حجم صندوق البريد الخاص بك:
- البحث عن العناصر الأقدم/الأكبر من:يساعدك هذا الخيار على العثور على عناصر صندوق البريد الأقدم أو الأكبر من القيمة المحددة. على سبيل المثال، يمكنك استخدام هذا الخيار للعثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة للغاية أو رسائل البريد الإلكتروني ذات المرفقات الكبيرة.
- الأرشفة التلقائيةيساعدك هذا الخيار على نقل رسائل البريد الإلكتروني القديمة تلقائيًا إلى مجلد الأرشيف. ولا يؤدي هذا إلى حذف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك؛ بل ينقلها فقط خارج صندوق الوارد الرئيسي لديك.
- فارغ:يؤدي هذا الخيار إلى حذف العناصر التي قمت بإزالتها مؤقتًا بشكل دائم.
- يمسح:يؤدي هذا الخيار إلى إزالة الإصدارات البديلة للملفات من صندوق البريد الخاص بك.
بناءً على الخيار الذي تختاره، ستتلقى المزيد من المطالبات، مما يمنحك المرونة لاختيار ما تريد إزالته. عند الانتهاء من استخدام الأداة، انقر فوق “إغلاق” لإغلاق نافذة الأداة.
حفظ المرفقات خارج Outlook
تُحتسب كل مرفقات البريد الإلكتروني ضمن مساحة تخزين حساب Outlook الخاص بك. إذا كنت تتلقى مرفقات كبيرة الحجم بشكل متكرر، أو كنت قد تلقيت بالفعل العديد من المرفقات، فاحفظ هذه الملفات خارج Outlook. يؤدي هذا إلى تحرير مساحة تخزين Outlook الخاصة بك مع استمرارك في الوصول إلى مرفقات الملفات الخاصة بك.
للقيام بذلك، افتح Outlook وابحث عن بريد إلكتروني يحتوي على مرفق تريد حفظه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
بجوار المرفق في البريد الإلكتروني، انقر على أيقونة السهم لأسفل واختر “حفظ باسم”. إذا كان البريد الإلكتروني يحتوي على مرفقات متعددة وتريد حفظها كلها مرة واحدة، فانقر على “حفظ جميع المرفقات” بدلاً من ذلك.
في نافذة حفظ المرفق، اختر المجلد الذي تريد حفظ الملفات فيه، ثم انقر فوق “حفظ”. اختياريًا، يمكنك إعادة تسمية المرفق عن طريق إدخال اسم في حقل “اسم الملف”.
بعد حفظ المرفق في وحدة تخزين الكمبيوتر، احذف المرفق الأصلي في البريد الإلكتروني لتحرير مساحة تخزين صندوق البريد الخاص بك. افعل ذلك من خلال تحديد نفس رمز السهم لأسفل بجوار المرفق والنقر فوق “إزالة المرفق”. في موجه الفتح، حدد “إزالة المرفق”.
كرر الخطوات المذكورة أعلاه حتى تقوم بحفظ جميع مرفقات البريد الإلكتروني على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
البحث عن رسائل البريد الإلكتروني كبيرة الحجم وإزالتها يدويًا
في Outlook، يمكنك إنشاء مجلدات بحث تعرض فقط رسائل البريد الإلكتروني التي تلبي معاييرك. باستخدام هذه الميزة، يمكنك إنشاء مجلد يعرض فقط رسائل البريد الإلكتروني كبيرة الحجم. يتيح لك هذا العثور بسرعة على رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها التي تستهلك مساحة كبيرة من الذاكرة وإزالتها من مساحة تخزين Outlook.
لاستخدام هذه الميزة، قم بتشغيل Outlook. في الشريط الجانبي الأيسر، انقر فوق “بحث المجلدات” واختر “مجلد بحث جديد”.
في نافذة مجلد البحث الجديد، في قسم تنظيم البريد، انقر فوق “البريد الكبير”. في قسم تخصيص مجلد البحث، حدد “اختيار”. حدد حجم البريد الإلكتروني وانقر فوق “موافق”.
ثم اختر “موافق” في النافذة المفتوحة.
في الشريط الجانبي الأيسر لبرنامج Outlook، سترى مجلد البحث الذي أنشأته حديثًا. انقر فوق المجلد للعثور على جميع رسائل البريد الإلكتروني المطابقة للمعايير المحددة. لإزالة رسالة بريد إلكتروني معروضة في هذا المجلد، انقر بزر الماوس الأيمن فوق تلك الرسالة وحدد “حذف”.
لحذف رسائل بريد إلكتروني متعددة مرة واحدة، حدد جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تريد إزالتها، ثم انقر بزر الماوس الأيمن فوق رسالة بريد إلكتروني محددة، واختر “حذف”.
وهذا كل شيء.
جعل Outlook يقوم بإزالة العناصر المحذوفة تلقائيًا
عند حذف عنصر في Outlook، ينقل التطبيق هذا العنصر إلى مجلد العناصر المحذوفة بدلاً من حذفه نهائيًا. لا يزال الملف “المحذوف” يشغل مساحة تخزين صندوق البريد الخاص بك، لأنه لم يتم إزالته بالكامل بعد.
لحسن الحظ، يمكنك جعل Outlook يقوم بإزالة العناصر تلقائيًا وبشكل دائم من مجلد العناصر المحذوفة.
للقيام بذلك، قم بتشغيل Outlook، وانقر بزر الماوس الأيمن فوق مجلد “العناصر المحذوفة”، ثم حدد “خصائص”.
انتقل إلى علامة التبويب “الأرشفة التلقائية”. قم بتمكين خيار “أرشفة هذا المجلد باستخدام هذه الإعدادات”. في قائمة “حذف العناصر الأقدم من”، حدد مدة الوقت والوحدة. على سبيل المثال، قم بحذف العناصر الأقدم من 30 يومًا.
قم بتمكين خيار “حذف العناصر القديمة بشكل دائم”، ثم اختر “تطبيق”، ثم “موافق”.
سيقوم Outlook الآن بحذف عناصر صندوق البريد الخاص بك باستخدام المعايير المحددة.
جعل Outlook يقوم بأرشفة رسائل البريد الإلكتروني القديمة تلقائيًا
يوفر Outlook خيار أرشفة رسائل البريد الإلكتروني القديمة تلقائيًا وحفظ تلك الرسائل كملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يساعد هذا في تقليل استخدام مساحة تخزين صندوق البريد الخاص بك.
لاستخدام هذه الميزة، قم بتشغيل Outlook، وحدد “ملف”، ثم اختر “خيارات”.
في الشريط الجانبي الأيسر، انقر فوق “خيارات متقدمة”. في الجزء الأيمن، في قسم الأرشفة التلقائية، اختر “إعدادات الأرشفة التلقائية”.
في النافذة المفتوحة، قم بتشغيل “تشغيل الأرشفة التلقائية كل X أيام”. استبدل X بعدد الأيام التي تريد أن يقوم Outlook خلالها بأرشفة رسائل البريد الإلكتروني القديمة تلقائيًا.
في قسم “أثناء الأرشفة التلقائية”، حدد كيفية أرشفة العناصر بواسطة الميزة. ثم انقر فوق “موافق”.
وأنت كل شيء على ما يرام.
ستساعدك النصائح المذكورة أعلاه على تقليل استخدام مساحة تخزين صندوق بريد Outlook، وإصلاح الخطأ الذي تواجهه حاليًا في التطبيق. يمكنك بعد ذلك البدء في إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني، وأداء مهام أخرى في التطبيق دون أي مشاكل. استمتع بإرسال رسائل البريد الإلكتروني!