4 لصق الحيل الخاصة التي ستوفر لك الوقت في Microsoft Excel

Paste Special هي أداة استخفاف بها في Microsoft Excel ، حيث يستخدمها الكثير من الأشخاص فقط لصق القيم. ولكن يمكن أن تفعل أكثر من ذلك بكثير! سواء كانت هذه هي المرة الأولى التي تسمع فيها عن Paste Special أو كنت من Excel Pro ، فإن هذه النصائح والحيل مضمونة لتوفير الكثير من الوقت.

1

زيادة أو تقليل العديد من القيم بنفس المبلغ

يمكنك استخدام Paste Special لإجراء تغييرات بالجملة على القيم في جدول بيانات Microsoft Excel.

في هذا المثال ، لنفترض أنك استخدمت Xlookup لإرجاع درجات الطلاب بناءً على العتبات في جدول البحث.

متعلق ب

ننسى Vlookup في Excel: إليكم سبب استخدام Xlookup

خارج مع القديم ، وفي الجديد.

ومع ذلك ، فإنك تدرك لاحقًا أن حدود الصف صارمة للغاية ، لذلك تريد تقليل جميع العتبات بثلاث نقاط.

بدلاً من القيام بذلك يدويًا ، يمكنك القيام بمبلغ بسيط في عمود آخر ، قبل استبدال العتبات القديمة بالذات الجديدة. ومع ذلك ، ستستغرق هذه الطريقة وقتًا طويلاً ، خاصةً عندما يمكنك استخدام Paste Special لفعل الشيء نفسه في خطوات أقل.

أولاً ، في خلية فارغة ، اكتب 3، لأن هذا هو الانخفاض الذي تريد تطبيقه على جميع العتبات. ثم ، اضغط على Ctrl+C لنسخ تلك الخلية.

بعد ذلك ، مع استمرار نسخ الخلية المؤثرة ، حدد جميع الخلايا التي تحتوي على القيم التي ترغب في زيادة أو تقليلها ، واضغط على CTRL+Alt+V لإطلاق مربع الحوار الخاص اللصق.

الآن ، اضغط على المفاتيح التي تتوافق مع الأحرف التي تحتها خط في الإجراءات التي تريد القيام بها. في هذه الحالة ، تريد إجراء عملية الطرح ، لذا اضغط على S ، وتريد فقط نسخ القيمة (وليس التنسيق) ، لذلك اضغط على V.

أخيرًا ، عندما تضغط على Enter ، سترى جميع العتبات تنخفض بمقدار 3 ، وقد احتفظت الخلايا بتنسيقها الأصلي ، بما في ذلك الحدود وحجم الخط الأصغر.

تذكر أن تطهير الخلية المؤثرة بمجرد الانتهاء!

2

تحويل الأرقام الكاملة إلى نسب مئوية

إذا كنت قد حاولت تغيير عدد كامل إلى نسبة مئوية ، فستعرف جيدًا أن Excel لا يسهل القيام به.

على سبيل المثال ، تخيل أنك تم إرسال جدول البيانات هذا ، وتريد تحويل القيم في العمود B إلى نسب مئوية.

متعلق ب

خيارات تنسيق الأرقام 12 من Excel وكيف تؤثر على بياناتك

اضبط تنسيقات أرقام خلاياك لتتناسب مع نوع بياناتها.

ومع ذلك ، إذا قمت بتحديد الخلايا ذات الصلة وانقر فوق رمز “النسبة المئوية” في مجموعة الأرقام في علامة التبويب المنزل على الشريط ، نظرًا لأن القيم هي أرقام كاملة ، فسوف يتم تحويلها إلى قيم نسبة أكبر مما كنت تأمل.

بدلاً من ذلك ، مع الأرقام بأكملها في تنسيقها الأصلي ، اكتب 1 ٪ في خلية فارغة ، واضغط على Ctrl+C لنسخها.

الآن ، حدد الخلايا التي تحتوي على القيم التي تريد تحويلها من أرقام كاملة إلى نسب مئوية ، واضغط على Ctrl+Alt+V. ثم ، اضغط على M لتفعيل عملية الضرب.

أخيرًا ، اضغط على Enter ، وسيتم تحويل جميع الأرقام بأكملها إلى النسب المئوية المقصودة. يمكنك أيضًا مسح الخلية المؤثرة ، نظرًا لأنها غير مرتبطة بأي طريقة بالقيم في العمود B.

مع Paste Special في Microsoft Excel ، يمكنك نسخ ولصق أكثر من محتويات الخلية أو التنسيق. في الواقع ، يمكنك أيضًا تكرار تعليق الخلية أو ملاحظة في خلية أخرى.

متعلق ب

التعليقات مقابل الملاحظات في Microsoft Excel: ما الفرق؟

لا تغمرها التعليقات التوضيحية في Excel.

في جدول البيانات هذا ، دعنا نقول أنك أضفت ملاحظة إلى خلية للإشارة إلى أن المهمة تحتاج إلى مزيد من الاهتمام.

ثم تدرك أن المهام الأخرى تحتاج أيضًا إلى إرفاق نفس الملاحظة. نعم ، يمكنك نسخ النص في الملاحظة وتكراره يدويًا ، ولكن استخدام Paste Special هو طريق أسرع بكثير. يمكنك أيضًا استخدام Ctrl+C و Ctrl+V لنسخ الخلية بأكملها ، بما في ذلك تعليقاتها وملاحظاتها ، ولكن هذه الطريقة تسبب مشكلات إذا تم تنسيق الخلايا بشكل مختلف.

أولاً ، حدد الخلية ونسخها التي تحتوي على الملاحظة ، ثم حدد الخلية أو الخلايا التي تريد تكرار الملاحظة.

الآن ، اضغط على C لتحديد “التعليقات والملاحظات”.

أخيرًا ، اضغط على Enter لرؤية الملاحظة مكررة على الخلايا المحددة.

4

تبديل الصفوف والأعمدة

من العدل أن نقول أن جميع الأدوات الخاصة المعجون مصممة لتسريع سير العمل في Microsoft Excel. ومع ذلك ، فإن أقوى الخيارات الخاصة من كل ما يتيح لك الخيارات الخاصة بتبديل الصفوف والأعمدة في بياناتك.

في هذا المثال ، دعنا نتخيل أنك تلقيت جدول البيانات هذا ، وتريد تبديل الأسماء في الصف 1 مع أيام الأسبوع في العمود A ، حيث يجب أن تكون الحقول في الأعمدة ويجب أن تكون السجلات في صفوف.

إن تقليب بياناتك من الأفقي إلى العمودي يدويًا سيستغرق وقتًا طويلاً ويؤدي حتماً إلى أخطاء نسخ. لحسن الحظ ، يمكنك القيام بذلك في خطوات قليلة باستخدام Paste Special.

أولاً ، حدد جميع البيانات ، بما في ذلك صف الرأس ، واضغط على Ctrl+C لنسخها.

بعد ذلك ، انقر فوق الخلية التي تريد أن تكون فيها القيمة اليسرى من البيانات المنقولة (مع التأكد من وجود مساحة كافية أسفل تلك الخلية للجدول الجديد) ، واضغط على Ctrl+Alt+V لإطلاق مربع الحوار الخاص اللصق.

بمجرد فتحه ، اضغط على E لتفعيل إجراء Transpose. أيضًا ، تحقق مما إذا كنت تريد تحديد أي من الخيارات في قسم لصق في مربع الحوار-على سبيل المثال ، إذا تم تنسيق بعض الخلايا كتواريخ ، فاضغط على U للحفاظ على القيم وتنسيقات الأرقام الخاصة بها.

عند الضغط على Enter ، يظهر الجدول المنقل في الموضع الذي حددته.

متعلق ب

4 طرق لإعادة ترتيب البيانات في Excel

ربما لا تحتاج إلى إعادة ترتيب كل شيء يدويًا.

يمكنك الآن حذف الجدول الأصلي ، وتنسيق الجدول الجديد لتناسب احتياجاتك.

على الرغم من أن مربع الحوار الخاص لصق يتيح لك نسخ التنسيقات ، إلا أن هناك طريقة أسرع لتحقيق ذلك إذا كنت ترغب في نسخ التنسيق إلى الكثير من الخلايا في مناطق مختلفة من جدول البيانات الخاص بك. حدد الخلايا التي تحتوي على التنسيق الذي تريد نسخه ، وانقر نقرًا مزدوجًا فوق أيقونة رسام التنسيق. ثم ، حدد الخلايا التي تريد لصق التنسيق.