يعد برنامج Excel أداة رائعة لعرض وتحليل المعلومات، ولكن الإحباطات تنشأ عندما لا يتم عرض البيانات بشكل مناسب. إن إعادة كتابة البيانات بالتنسيق المفضل تستغرق وقتًا ومن المؤكد أنها ستؤدي إلى حدوث أخطاء. لحسن الحظ، هناك طرق لإعادة ترتيب البيانات في بضع خطوات بسيطة.
هناك العديد من الطرق المختلفة لإعادة تنظيم البيانات في Excel، ولكننا قمنا بإدراج بعض الطرق الأكثر فائدة وكفاءة.
تقسيم الصفوف المتبادلة إلى عمودين
في هذا المثال، لدينا جدول بيانات يحتوي على أسماء الأشخاص وأرقام هواتفهم في الخلايا أدناه. قد ينتهي بك الأمر في هذا الموقف إذا قمت بنسخ البيانات من مصدر آخر (مثل بريد إلكتروني أو نموذج) إلى جدول البيانات الخاص بك.
تم تصميم برنامج Excel لعرض البيانات في شكل جدول نموذجي. بعبارة أخرى، يجب أن يحتوي كل عمود على نفس نوع القيمة (في حالتنا، اسم الشخص في العمود A وأرقام الهاتف في العمود B)، ويجب أن يحتوي كل صف على تفاصيل لمتغير واحد (في حالتنا، كل شخص).
لتحقيق ذلك، اضغط على Ctrl+G لتشغيل مربع الحوار “انتقال إلى”. إذا كانت لديك بيانات أخرى في ورقتك، فحدد أولاً البيانات التي تريد إعادة ترتيبها. ثم انقر فوق “خاص”.
ثم اختر نوع البيانات الذي تريد تحديده. في حالتنا، نريد أولاً تحديد أي خلية تحتوي على نص بشكل مستمر (أسماء الأشخاص)، لذا سننقر فوق “الثوابت”، ثم نلغي تحديد “الأرقام” و”المنطق” و”الأخطاء”، ونترك “النص” كنوع البيانات الوحيد المحدد.
ثم انقر فوق “موافق”.
ستلاحظ أنه تم تحديد النص فقط.
ثم اضغط على Ctrl+C لنسخ النص. حدد الخلية التي تريد لصق العمود الأول من الجدول الجديد الذي تقوم بإنشائه فيها، واضغط على Ctrl+V. ستلاحظ أن البيانات تم لصقها بسهولة دون وجود فجوات بين كل خلية.
كرر العملية للأرقام، ولكن هذه المرة، اترك “الأرقام” كنوع البيانات الثابت الوحيد الذي تم فحصه.
انسخ الأرقام المحددة وألصقها في العمود المجاور للمكان الذي قمت بلصق الأسماء فيه، ثم احذف العمود الأصلي عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن فوق رأس العمود.
يضمن استخدام هذه الطريقة بقاء البيانات بنفس الترتيب، وعدم الحاجة إلى استخدام أي صيغ في هذه العملية. يمكنك أيضًا تنسيق الجدول الخاص بك لإتاحة خيار فرز البيانات أو إضافة صفوف وأعمدة إضافية بسهولة.
كما رأيت عند فتح مربع الحوار “الانتقال إلى خاص”، هناك أنواع أخرى من البيانات التي يمكنك تحديدها ولصقها في عمود جديد.
تحويل البيانات العمودية إلى أفقية (أو العكس)
في المثال أدناه، نريد قلب الجدول بحيث تظهر التواريخ على طول الجزء العلوي وتظهر أسماء الأشخاص على الجانب. إن القيام بذلك يدويًا سيستغرق وقتًا طويلاً وسيؤدي حتمًا إلى أخطاء النسخ. لحسن الحظ، يمكنك القيام بذلك في بضع خطوات فقط باستخدام وظيفة اللصق والنقل في برنامج Excel.
تنص العديد من المنتديات والبرامج التعليمية عبر الإنترنت على أنه لا يمكنك نقل جدول منسق، ولكن هذا ليس صحيحًا. في الواقع، تعمل العملية التالية بغض النظر عما إذا كان الجدول منسقًا باستخدام خيار “تنسيق كجدول” في برنامج Excel أم لا.
حدد كل البيانات في الجدول (بما في ذلك صف الرأس)، واضغط على Ctrl+C. ثم انقر فوق الخلية التي تريد أن تكون بها القيمة العلوية اليسرى للبيانات المنقولة، واضغط على Ctrl+Alt+V لتشغيل مربع الحوار “لصق خاص”.
الآن، عليك اختيار كيفية تحويل البيانات. على سبيل المثال، نظرًا لوجود تواريخ في جدولنا، نريد التأكد من أن تنسيقات الأرقام منقولة بشكل صحيح. إذا لم ننتبه إلى هذا، فلن يتم نقل التواريخ بشكل دقيق. لذا، قمنا بالنقر فوق الزر “القيم وتنسيقات الأرقام”. ثم حدد مربع الاختيار “نقل”، حيث أن هذه هي الوظيفة التي ستغير صفوفك وأعمدتك نيابةً عنك. أخيرًا، انقر فوق “موافق”.
ستشاهد بعد ذلك البيانات منقولة إلى الموضع الذي حددته. يمكنك الآن حذف الجدول الأصلي وتنسيق الجدول الجديد بما يتناسب مع احتياجاتك.
فرز البيانات
سواء كنت تريد فرز الأرقام (تصاعديًا أو تنازليًا) أو النصوص (أبجديًا)، فهناك طرق مختلفة لتحقيق ذلك. يعتمد الخيار الذي تختاره على ما إذا كنت تقوم بفرز مصفوفة معزولة (بعبارة أخرى، العمود الذي تقوم بفرزه غير متصل بأي بيانات أخرى)، أو عمود في جدول.
فرز مصفوفة معزولة
إذا كنت تريد ببساطة إعادة ترتيب مجموعة معزولة، فحدد البيانات وانقر عليها بزر الماوس الأيمن. في القائمة التي تظهر، مرر الماوس فوق “فرز”.
ستظهر لك بعد ذلك عدة خيارات. إذا كانت بياناتك عبارة عن سلسلة من الأرقام، فسيكون لديك خيار فرزها من الأصغر إلى الأكبر أو من الأكبر إلى الأصغر. وبالمثل، إذا كانت لديك سلسلة من النصوص، فيمكنك تنظيم بياناتك حسب الترتيب الأبجدي أو الترتيب الأبجدي العكسي.
بدلاً من ذلك، مع تحديد المصفوفة المعزولة، راجع الخيارات المتاحة في مجموعة الفرز والتصفية في علامة التبويب “البيانات” على الشريط. هنا، يمكنك إما النقر فوق الزرين “AZ” أو “ZA” لإعادة ترتيب البيانات بسرعة، أو النقر فوق “فرز” لتشغيل المزيد من الخيارات.
إذا قمت بالنقر فوق “فرز”، فسترى مربع الحوار التالي. إذا كنت ترغب في ذلك، يمكنك فرز البيانات بناءً على لون الخلية أو الخط بدلاً من قيم الخلايا.
فرز عمود في جدول
إذا استخدمت الطرق المذكورة أعلاه لفرز عمود في جدول، فستظل الأعمدة المتبقية كما هي، ولن تتم قراءة الجدول بدقة. في هذه الحالة، تحتاج إلى إضافة أزرار تصفية إلى الجدول.
قم بتحديد أي خلية داخل الجدول الخاص بك، وفي علامة التبويب “البيانات” على الشريط، انقر فوق “تصفية”.
ستشاهد بعد ذلك أزرار التصفية، والتي يمكنك النقر عليها لإعادة ترتيب العمود مع العلم أن كل صف سيبقى متطابقًا أثناء قيامك بذلك.
سيؤدي تنسيق بياناتك كجدول باستخدام وظيفة “تنسيق كجدول” في برنامج Excel إلى ظهور أزرار التصفية تلقائيًا.
تقسيم البيانات ودمجها باستخدام FlashFill
قد تكون هناك مناسبات تريد فيها تقسيم البيانات إلى خليتين أو أكثر – على سبيل المثال، إذا كان لديك أكثر من قطعة من المعلومات في خلية واحدة، فإن تقسيم هذه البيانات إلى خليتين يعني أنك ستتمكن من استخدام وظيفة الفرز بشكل أكثر فعالية.
في هذا المثال، نريد تقسيم الأسماء في العمود A بحيث تكون الأسماء الأولى في العمود B والألقاب في العمود C.
ابدأ بكتابة العنصر الأول في العمود B.
من المهم إنشاء عمود FlashFill بجوار البيانات الموجودة مباشرةً، وإلا فلن يعمل FlashFill.
بعد ذلك، حدد الخلية الموجودة أسفل المكان الذي كتبت فيه الإدخال الأول مباشرةً، واضغط على Ctrl+E. سيتبع هذا تلقائيًا نفس النمط الذي بدأت به في الخلية الأولى من هذا العمود، والذي في حالتنا، هو استخراج الكلمة الأولى من العمود A.
يمكنك بعد ذلك تكرار العملية في العمود C للألقاب، حيث يقع بجوار البيانات النمطية الموجودة مباشرة.
لإنهاء العملية، قم بتنسيق جدولك، وحذف البيانات الأصلية، وإضافة أزرار التصفية لجعل بياناتك أكثر مرونة.
اتبع نفس العملية لدمج البيانات معًا. لذا، إذا كان لديك بيانات في العمودين A وB وتريد دمجها في العمود C، فابدأ بكتابة أول قيمة مدمجة في العمود C، ثم اضغط على Ctrl+E لإجبار Excel على اتباع نفس النمط. يمكنك أيضًا إضافة تفاصيل أخرى عند استخدام FlashFill. على سبيل المثال، أضفنا هنا كلمة “و” إلى البيانات.
لا فائدة من ترتيب البيانات بشكل جيد داخل جداول البيانات الخاصة بك إذا كانت علامات التبويب في ورقة العمل غير منظمة. لحسن الحظ، يتيح لك برنامج Excel أيضًا ترتيب علامات التبويب حسب الترتيب الأبجدي.