غالبًا ما يُنظر إلى برنامج Excel باعتباره برنامجًا معقدًا للمحاسبين المدربين تدريبًا عاليًا، ولكن هذا ليس بالضرورة هو الحال. فأنا أستخدم برنامج Excel يوميًا لتتبع ميزانيتي واختيار وجهة العطلة المثالية وتتبع إحصائيات الرياضة الخاصة بفريقي ومراقبة تقدمي في خسارة الوزن… ويمكنك أنت أيضًا القيام بذلك!
1. الميزانية
مع ارتفاع تكاليف المعيشة في أيامنا هذه، أستخدم برنامج Excel لإدارة ميزانيتي وتتبع مقدار الدخل المتاح المتبقي لدي في كل شهر.
أولاً، قم بإنشاء جدول Excel عن طريق الكتابة يكتب, تفاصيل, يكلف, للدفع، و تاريخ في الخلايا A1 إلى E1.
- عمود النوع هو فئة الإنفاق (مفيد للتصفية لاحقًا).
- يحتوي عمود التفاصيل على معلومات محددة حول التكلفة.
- يحتوي عمود التكلفة على السعر المحدد للنفقات.
- اترك عمود الدفع فارغًا في الوقت الحالي.
- يذكرك عمود التاريخ بموعد استحقاق الدفع.
بمجرد إدخال البيانات في الأعمدة A وB وC وE، قم بتنسيق الجدول وإعطائه اسمًا. في حالتي، أطلقت عليه اسم Budgeting (الميزانية).
عندما تكتب تاريخًا في Excel، تأكد من تعيين نوع بيانات الخلية على “تاريخ”. وهذا يعني أن Excel يمكنه استخدام هذه التواريخ لمساعدتك في إدارة ميزانيتك تلقائيًا.
الآن، في الخلية G1، اكتب تاريخ اليومفي الخلية G2، اكتب نهاية الشهر، وفي الخلية G3، اكتب الأيام المتبقية.
في الخلية H1، اكتب الصيغة التالية لتوليد تاريخ اليوم:
=today()
في الخلية H2، اكتب التاريخ الأخير من الشهر الحالي يدويًا.
في الخلية H3، اكتب الصيغة التالية لحساب عدد الأيام المتبقية في الشهر:
=SUM(H2-H1)
نحن الآن جاهزون لملء العمود D. في الخلية D2، اكتب
=IF((@Date)<$H$1,"PAID",(@Cost))
هذا يعني أنه إذا كان تاريخ عنصر الدفع في الصف 2 سابقًا لتاريخ اليوم (في الخلية H1)، فإننا نريد من Excel أن يضع علامة عليه بأنه مدفوع. إذا كان التاريخ لاحقًا لتاريخ اليوم، فستظهر التكلفة الإجمالية لهذا العنصر في هذه الخلية. عند الضغط على Enter بعد كتابة الصيغة، سيتم ملء بقية العمود تلقائيًا.
وأخيرًا، يمكننا الآن استخدام كل هذه المعلومات لحساب ميزانيتنا.
أسفل الجدول المنسق، في العمود A، اكتب رصيد البنك, إجمالي النفقات, مجموع المتبقي للدفع, بقايا، و الميزانية اليومية في صفوف منفصلة. بعد ذلك، ستحتاج إلى إضافة إجماليات أو صيغ إلى الخلايا المقابلة في العمود B على النحو التالي:
اكتب رصيدك المصرفي يدويًا. يجب عليك تحديث هذه الخلية في كل مرة تعود فيها للتحقق من ميزانيتك.
ثم في الخلية بجوار إجمالي النفقات، اكتب
=SUM(Budgeting(Cost))
أين الميزانية هو الاسم الذي قمنا بتعيينه لجدولنا، و (يكلف) هو اسم العمود الذي نقوم بجمع إجمالياته.
الآن، في الخلية بجوار إجمالي المبلغ المتبقي للدفع، اكتب
=SUM(Budgeting(To pay))
في الخلية بجوار Leftover، اكتب
=SUM(B21-B23)
أين ب21 هو رصيدك البنكي المضاف يدويًا، و ب23 هي الخلية التي تحتوي على المبلغ الإجمالي المتبقي للدفع.
في الخلية بجوار الميزانية اليومية، اكتب
=SUM(B24/H3)
أين ب24 هو إجمالي المتبقي، و ح3 هو عدد الأيام المتبقية في الشهر.
لديك الآن جدول بيانات كامل للميزانية الشهرية. ما عليك سوى تكرار الجدول كل شهر لإعداد ميزانية جديدة. ثم قم بتعديل تفاصيل الدفع لهذا الشهر، وتغيير اليوم الأخير من الشهر في الخلية H2، وتحديث رصيدك المصرفي.
2. وجهات العطلات ذات المعايير المختلفة
مع وجود العديد من الخيارات لوجهات الإجازة المختلفة، يمكن لبرنامج Excel مساعدتك في ترتيب هذه الخيارات. نعم، هناك مواقع ويب يمكنها مساعدتك في تحديد بعض المعايير، ولكن ماذا عن العناصر المحددة التي تهمك، مثل العقار الذي يحتوي على مدفأة، أو المنطقة ذات السماء المظلمة لأولئك الذين يحبون مراقبة النجوم؟ أياً كان ما تبحث عنه، استخدم برنامج Excel لتقليص خياراتك دون الحاجة إلى دفع نسبة مئوية إضافية مقابل عمولات الحجز من جهات خارجية.
أحب قضاء إقامات قصيرة في مختلف أنحاء المملكة المتحدة، وقد بدأت هذه الورقة ببضعة ملاحظات حول بعض العقارات التي أعجبتني. ولكن مع إقامتي في المزيد من الأماكن، بدأت أدرك العناصر التي كانت أكثر أهمية بالنسبة لي، وسرعان ما توسعت ورقة البيانات الخاصة بي.
فيما يلي بعض الأدوات التي أستفيد منها كثيرًا عند استخدام جدول البيانات الخاص بي:
- تجميد الأجزاء: نظرًا لكون جدول البيانات الخاص بي ضخمًا للغاية، فقد قررت تجميد أعمدة ارتباطات الخصائص والأسماء وصف الرأس. وهذا يعني أنه كلما قمت بالتمرير عبر أو لأسفل، تظل هذه الأجزاء مرئية. في المثال أعلاه، قمت بتحديد الخلية C3، وفي علامة التبويب “عرض” على الشريط، قمت بالنقر فوق “تجميد الأجزاء” لتجميد الصف 1 والعمودين A وB.
- المرشحات: الغرض الكامل من جدول البيانات هذا هو مساعدتي في اختيار العقار الذي سأذهب إليه بناءً على معايير محددة. لذا، أضفت مرشحًا إلى جدول البيانات الخاص بي. حددت الصف الأول بالكامل، وانتقلت إلى علامة التبويب “البيانات” على الشريط، ونقرت على زر “مرشح”. الآن، يمكنني استخدام أسهم القائمة المنسدلة للمرشح في كل عمود لتحديد تفضيلاتي. على سبيل المثال، يمكنني ترتيب السعر من الأدنى إلى الأعلى في العمود D، وإزالة جميع العقارات التي لا تسمح بالكلاب في العمود I، والتصفية حسب اللون وفقًا للتلوث الضوئي في العمود H.
- الصفوف والأعمدة المخفية التي تحتوي على صيغ: لقد قمت بإخفاء الصف 2 في جدول البيانات الخاص بي لأنني أضفت تفاصيل في العمودين F وG لا أريد عرضها على جدول البيانات الخاص بي أو تضمينها في المرشحات التي أطبقها. في الخلية F2، كتبت أميال سيارتي لكل جالون، وفي الخلية G2، حولت إجمالي الجالونات إلى لترات، حتى أتمكن من حساب تكلفة الوقود للرحلة. لإخفاء صف أو عمود، انقر بزر الماوس الأيمن على العنوان الرمادي (حرف العمود أو رقم العمود)، وانقر فوق “إخفاء”.
- رمز اللون: باعتباري من هواة مراقبة النجوم، فأنا أستخدم خريطة التلوث الضوئي لمعرفة ما إذا كانت هناك فرصة جيدة لرؤية مجرة درب التبانة. ثم أستخدم تعبئة الألوان في برنامج Excel لمطابقة لون الخلية مع مؤشر التلوث الضوئي. تمثل الألوان الزرقاء على الخريطة تلوثًا ضوئيًا بسيطًا، بينما تمثل الألوان الصفراء والبرتقالية تلوثًا ضوئيًا كثيفًا. ثم يمكنني تصفية العمود H حسب اللون لمعرفة الخصائص التي من المرجح أن تقدم أفضل السماوات.
- ملاحظات: لاحظ العلامات الحمراء على الخلايا B14 وB17. توضح هذه العلامات أنني أضفت ملاحظة إلى تلك الخلية لم أكن أرغب في إضافتها كعمود إضافي إلى جدول البيانات. على سبيل المثال، في B14، قمت بتدوين ملاحظة مفادها أن الحد الأدنى للإقامة في تلك المنشأة هو خمس ليالٍ. للقيام بذلك، ما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن على الخلية ذات الصلة، ثم النقر فوق “ملاحظة جديدة”.
3. تتبع إحصائيات فريقي الرياضي
هذا هو كتاب العمل المفضل لدي في برنامج Excel. وكما هو الحال مع أغلب جداول البيانات، فقد بدأ الكتاب بسيطًا للغاية، ثم أضفت إليه تدريجيًا بمرور الوقت.
أفضل الأدوات لإنشاء هذه الجداول الإلكترونية هي التنسيق الشرطي والرسوم البيانية.
كما ترى في لقطة الشاشة أعلاه، استخدمت التنسيق الشرطي لتطبيق اللون تلقائيًا على الخلايا استنادًا إلى قيمها (مثل الأحمر لـ L والأصفر لـ D والأخضر لـ W). للقيام بذلك، حددت العمود D بالكامل، وفتحت “التنسيق الشرطي” في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”، ثم نقرت على “قاعدة جديدة”. ثم نقرت على “تنسيق الخلايا التي تحتوي فقط” وأكملت تفاصيل القاعدة في مربع الحوار سهل المتابعة.
في هذه الورقة، استخدمت قاعدة تنسيق شرطية مدمجة لإنشاء أشرطة البيانات. حددت العمود B، ثم نقرت على “التنسيق الشرطي” في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”، ثم مررت بالماوس فوق “أشرطة البيانات”. ثم تمكنت من اختيار نوع شريط البيانات الذي يتوافق بشكل أفضل مع تنسيق جدول البيانات الخاص بي. ثم استخدمت أداة “رسم التنسيق” لتطبيق نفس القواعد على الأعمدة الأخرى، بالتناوب بين اللون الأزرق والأخضر لمزيد من الوضوح.
يحتوي دفتر تتبع فريقي الرياضي على 12 علامة تبويب إجمالاً، لذا قمت بإنشاء ورقة لوحة معلومات تجمع المعلومات الأساسية في شكل مخطط في مكان واحد. انقر فوق “+” في أسفل دفتر العمل الخاص بك لإضافة ورقة جديدة، وانقر نقرًا مزدوجًا فوق علامة التبويب الجديدة لإعادة تسميتها لوحة القيادة. ثم استخدم مجموعة المخططات البيانية في علامة التبويب “إدراج” على الشريط لاختيار مخططات بيانية مختلفة تناسب بياناتك بشكل جيد. وأخيرًا، يمكنك تنسيق تسميات البيانات وألوان المخططات البيانية لتبدو بالشكل الذي تريده تمامًا، وإخفاء خطوط الشبكة لإضافة لمسة عرضية إضافية إلى لوحة المعلومات الخاصة بك.
4. تتبع وزني (أنا على نظام غذائي!)
هل كان أحد ليتصور أن برنامج Excel قد يكون محفزًا لإنقاص الوزن؟
باستخدام وظيفة الجدول المنسق والمخطط الخطي في Excel، قمت بإنشاء جدول بيانات لتتبع وزني وإظهار مدى اقترابي من هدفي:
- ابدأ بإنشاء جدول عن طريق الكتابة تاريخ, وزن، و هدف في الخلايا A1 وB1 وC1 على التوالي. بمجرد حصولك على الصف الأول من البيانات، قم بتمييز جميع الخلايا في الجدول (بما في ذلك الرؤوس)، وانتقل إلى علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”. من هناك، في مجموعة “الأنماط”، انقر فوق “تنسيق كجدول”، وحدد المربع “يحتوي الجدول على رؤوس”.
- بعد ذلك، يجب عليك تسمية الجدول. انقر في أي مكان على الجدول المنسق، وفي علامة التبويب تصميم الجدول، قم بإعادة تسمية الجدول إلى وزن في حقل اسم الجدول على اليسار.
- الآن، انقر في أي مكان على الجدول مرة أخرى، وانقر فوق خيار “مخطط خطي” في علامة التبويب “إدراج”.
- أخيرًا، انقر نقرًا مزدوجًا في أي مكان على الرسم البياني الذي قمت بإنشائه حديثًا لتنسيق تصميمه وتعديل خيارات المحور لتناسب احتياجاتك.
لإضافة صف جديد لبيانات اليوم التالي، انقر بزر الماوس الأيمن على الصف السفلي من الجدول، ثم مرر الماوس فوق “إدراج”، وانقر فوق “صف الجدول أدناه”.
بمجرد أن تبدأ في استخدام Excel في معاملاتك اليومية، فستجد بلا شك المزيد من الاستخدامات لهذا البرنامج الديناميكي، ويمكن أن يساعدك استخدام وظائف Excel غير المعروفة هذه في جعل جداول البيانات الخاصة بك أكثر قدرة على التكيف مع احتياجاتك.
النهاية