عندما انتهيت من مستند Microsoft Word الخاص بي وأريد إرساله إلى الآخرين ، غالبًا ما أحفظه بتنسيق مستند محمول (أو PDF لفترة قصيرة). إن اتخاذ هذه الخطوة ينشئ نسخة محفوظة وتوافق على نطاق واسع من المستند ، مما يقلل من فرصها التي تسبب مشكلات أسفل الخط.
هناك طريقتان لحفظ مستند Word كـ PDF. أولاً ، اضغط على F12 لبدء تشغيل مربع الحوار AS AS ، وفي حقل Save As Type ، اختر “PDF”. بدلاً من ذلك ، اضغط على Ctrl+P لإطلاق خيارات الطباعة ، وتغيير الطابعة إلى “Microsoft Print to PDF” (أو خيار آخر مماثل).
1
التنسيق المحفوظ
السبب الرئيسي الذي يجعلني أرغب في حفظ وإرسال مستندات الكلمات الخاصة بي كـ PDF هو أنه يمكنني ضمان الحفاظ على الخطوط والصور والجداول والتخطيط العام. وذلك لأن مستندات Word تم حفظها كـ PDFs يتم تحويلها إلى تنسيق ملف ثابت ، مما يعني أنها تحدد وتخزين الموضع الدقيق لكائن على الصفحة.
متعلق ب
كيفية تحويل مستند Microsoft Word إلى PDF
شارك ملفاتك كـ PDFs بحيث لا يتم إفساد التنسيق.
دعنا نقول أن لديك مستند كلمة تريد إرساله إلى شخص آخر عبر البريد الإلكتروني. على الرغم من أن المستلم قد يحتوي أيضًا على Microsoft Word ، فإن هذا لا يعني أنهم سيرون على شاشته بالضبط ما قمت بإنشائه على لك ، خاصة إذا كانوا يستخدمون إصدارًا من البرنامج أكبر سناً أو يحتوي على عدد أقل من الميزات والأدوات. من ناحية أخرى ، فإن حفظ المستند وإرساله كـ PDF يزيد من فرص تصميم المستند للبقاء على نفس المنوال أثناء النقل من جهازك إلى أجملهم.
ما هو أكثر من ذلك ، إذا قمت بإرسال مستند Word الذي يحتوي على خط مستورد أو محرف لا يمكن الوصول إليه إلا للأشخاص الذين لديهم اشتراك Microsoft 365 ، إذا لم يكن لديهم نفس الخط على نظامهم ، فسيتم استبدال النص بخط بديل. ومع ذلك ، نظرًا لأن PDFs تميل إلى تضمين الخطوط المستخدمة أثناء إنشاء المستند ، فستظل سليمة بغض النظر عن إعداد المستلم.
انتبه إلى أن تضمين الخطوط المعقدة أو الكبيرة في PDF يمكن أن يزيد بشكل كبير من حجم الملف.
متعلق ب
أفضل الخطوط لاستخدامها في Microsoft Word لأغراض مختلفة
هناك أكثر من مائة خط على Microsoft Word للاختيار من بينها ، ولكن بعضها يبرز فوق كل شيء آخر.
2
توافق واسع
حتى يوليو 2008 ، كانت شركة PDF مملوكة للسيطرة عليها من قبل Adobe ، مما يعني أن الأشخاص قد يواجهون قيودًا على البرامج أو مشكلات التوافق عند فتح الملف. ومع ذلك ، منذ ذلك التاريخ ، كان التنسيق معيارًا مفتوحًا ، مما يعني أنه يمكن قراءة PDFs من قبل أي شخص على أي جهاز تقريبًا – من أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة الكمبيوتر إلى الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية. في الواقع ، تأتي معظم أجهزة العصر الحديث مع قراء PDF مجاني ومدمج.
ونتيجة لذلك ، فإن أيام الأشخاص الذين يردون بشكل محبط على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي لطلب مستند Word بتنسيق مختلف. حتى بشكل أكبر في عالم اليوم السريع اليوم ، يمكن للناس عرض وثيقة Word التي أرسلتها إليهم بشكل موثوق كـ PDF أثناء التنقل دون الحاجة إلى القلق بشأن التنقل في واجهة المستخدم الضخمة لتطبيق Microsoft Word Mobile.
متعلق ب
هل Microsoft Word على الهاتف المحمول يستحق استخدامه؟
إيجابيات وسلبيات تطبيق Microsoft Word Mobile.
إن اختبار Litmus الخاص بي لتحديد توافق البرنامج أو البرنامج هو الحصول على والدي – الذي (يباركه) لا يدرك بشكل خاص – للتفاعل معه. عندما أرسلت له مستند Microsoft Word ، كافح من أجل فتحه ، ووجد الواجهة ساحقة ، وقام بتغييرات عرضية على الملف. ومع ذلك ، عندما أرسلت له PDF ، يمكنه فتحه بسهولة على كل من جهازه اللوحي والهاتف المحمول ، والتنقل والتكبير دون مشكلة ، ولم يحرر المحتوى عن غير قصد. من الآمن القول ، بالتالي ، أن PDFs اجتياز اختبار التوافق هذا.
3
محتوى مغلق
على الرغم من أن بعض البرامج تتيح للأشخاص تحرير PDFs ، فإن إرسال مستند بهذا التنسيق يعني أن المحتوى أقل عرضة للعبور من مستند Word. ما هو أكثر من ذلك ، إذا pdf يكون تم تعديله ، غالبًا ما يترك مسارًا تحريرًا – مثل التاريخ المعدل في البيانات الوصفية – وهو ما يمكنني تحديد ما إذا كان الأشخاص قد أجروا تغييرات على الملف الأصلي.
لهذا السبب ، تعد PDFs مفيدة لإرسال مستندات رسمية أو سرية مثل العقود أو الحروف ، خاصةً إذا لم تكن بحاجة إلى تحريرها من قبل المستلم. يمكن أيضًا تأمين PDFs بكلمة مرور ، ويقدم بعض محرري PDF خيار تقييد أذونات التحرير.
متعلق ب
4 طرق لإثارة كلمة المرور على ملف PDF على نظام التشغيل Windows 11
لأنه ليس كل PDFs مخصصة للجميع.
4
حجم الملف الأصغر
يتم تحسين PDFs للعرض والطباعة ، مما يعني أنها تتخلص من أي بيانات تنسيق مستند ، مثل هياكل الجدول وإعدادات الفقرة ، مع الحفاظ على مظهرها. غالبًا ما يستخدمون رسومات المتجهات للصور ويشفرون النص بكفاءة باستخدام الخطوط المدمجة ، مما يقلل من حجم الملف مقارنة بتلك التي تم حفظها وإرسالها كملف Microsoft Word.
عند حفظ مستند Word كـ PDF عن طريق الضغط على F12 واختيار “PDF” في حقل حفظ كأنه نوع ، هناك خيار لإنشاء PDF بحجم الحد الأدنى.
إن اتخاذ هذه الخطوة الإضافية قبل النقر فوق “حفظ” يقلل من حجم الملف ، مما يعني أن الأمر يستغرق وقتًا أقل لتحميله كمرفق بريد إلكتروني. يمكنني أيضًا إرفاق المزيد من الملفات بالبريد الإلكتروني إذا لزم الأمر ، وسيستفيد الشخص الذي يتلقى البريد الإلكتروني من سرعة تنزيل أسرع ومساحة أقل على أجهزته. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن إنشاء PDF بحجم الحد الأدنى يقلل قليلاً من جودة المحتوى ، على الرغم من أن هذه المفاضلة عادة ما تكون ملحوظة بالكاد.
بالإضافة إلى ضمان التوافق والنزاهة والاتساق من خلال حفظ مستندات Microsoft Word وإرسالها كـ PDFs ، يمكنك فعل الشيء نفسه مع Notes Onenote ، وأوراق Excel ، ورسائل البريد الإلكتروني Outlook ، وشرائح PowerPoint.
(tagstotranslate) Microsoft (T) Microsoft Word (T) PDF