يمكن أن تكون صيغ Excel بمثابة أشياء سحرية، حيث توفر لك الوقت وتجمع بين مجموعات ضخمة من البيانات لتسريع عملية تحليل الأرقام. ومع ذلك، في بعض الأحيان، قد يؤدي أصغر خطأ في صيغتك إلى الحد بشكل محبط من جودة وصلاحية نتائجك. دعنا نلقي نظرة على الطرق التي يمكنك من خلالها التغلب على هذه الأخطاء.
1. تأكد من أنك استخدمت “=”
يجب أن يحتوي الجزء الأول من صيغة Excel على رمز “يساوي”. يخبر هذا Excel بأنك تقوم بإنشاء عملية حسابية داخل جدول البيانات الخاص بك. إذا لم تستخدم “=”، فسيعتقد Excel أنك تقوم ببساطة بإدخال البيانات في الخلية التي تكتب فيها، وبالتالي لن يقوم بإجراء أي عمليات حسابية.
2. استخدم تنسيق الأرقام الصحيح
يتيح لك برنامج Excel تحديد نوع البيانات التي تقوم بإدخالها في خلية. في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على الشريط، انتقل إلى المجموعة “الرقم” وانقر على السهم المنسدل.
لكي تعمل الصيغة، تأكد من تحديد تنسيق الأرقام الصحيح.
- يعمل “عام” بشكل جيد، حيث يقوم بنسخ تنسيق الخلايا الأخرى إذا كنت تشير إليها في الصيغة الخاصة بك – على سبيل المثال، إذا كنت تشير إلى خليتين تحتويان على عملة، فربما تريد أن تكون النتيجة هي نفس العملة، ويقوم تنسيق الأرقام “عام” بذلك تلقائيًا.
- “الرقم” هو خيار جيد آخر. ومع ذلك، ضع في اعتبارك أن هذا يعطي عادةً نتيجة مكونة من رقمين عشريين، لذا قد ترغب في تغيير عدد الأرقام العشرية بعد إكمال الصيغة.
تُعد معظم تنسيقات الأرقام الأخرى خيارات جيدة اعتمادًا على نوع النتيجة التي تبحث عنها. ومع ذلك، يجب عليك تجنب “النص” حيث أن هذا يخبر Excel بأنك تقوم بوضع نص في الخلية، وبالتالي لن يرى إدخالك كصيغة. سيؤدي تنسيق الأرقام هذا إلى عرض ما تكتبه في تلك الخلية.
3. تجنب المراجع الدائرية
عندما تضغط على Enter بعد كتابة الصيغة، قد يخبرك Excel بأنك قمت بتضمين مراجع دائرية داخل الصيغة.
هذا يعني أنك قمت بالإشارة إلى الخلية التي تكتب فيها داخل الصيغة. في الحالة أعلاه، تشير الصيغة المكتوبة في الخلية F1 إلى الخلية نفسها، مما يعني أن برنامج Excel لا يستطيع حساب ما تطلب منه القيام به بشكل صحيح. أفضل طريقة لإصلاح الإشارات الدائرية هي إغلاق التحذير الذي يظهر (انقر فوق “X” أو “موافق”)، ثم اضغط على Ctrl+Z للتراجع عما أدخلته للتو، ثم اكتب الصيغة مرة أخرى في خلية مختلفة.
4. قم بتشغيل “الحساب التلقائي”
هناك سبب آخر لعدم عمل الصيغة بشكل صحيح وهو إيقاف تشغيل الحساب التلقائي. إذا كانت هذه هي الحالة، فلن يتم تحديث نتيجة الصيغة تلقائيًا عند تغيير البيانات المشار إليها في الصيغة.
لتصحيح هذه المشكلة، حدد أولاً الخلية التي تريد إدخال الصيغة فيها. في علامة التبويب “الصيغ” على الشريط، انتقل إلى مجموعة “الحسابات”، وانقر على السهم المنسدل بجوار “خيارات الحساب”، وتأكد من تحديد خيار “تلقائي”.
إذا كنت تريد التأكد من تشغيل الحسابات التلقائية لكامل المصنف، فانقر فوق “ملف” (الزاوية العلوية اليسرى من نافذة Excel)، ثم “خيارات” (الزاوية السفلية اليسرى من القائمة التي تفتح). في النافذة التي تفتح، انتقل إلى قائمة “الصيغ” وتأكد من تحديد “تلقائي” ضمن خيار “حساب المصنف”.
ستُعلم هذه الخطوات Excel بأنك تريد إعادة الحساب إذا قمت بتغيير البيانات المشار إليها في الصيغة الخاصة بك.
5. تجنب التنسيق داخل الصيغة الخاصة بك
كما ذكرنا في النقطة 2، بشكل افتراضي، إذا كنت تقوم بإنشاء صيغة تشير إلى خلية بتنسيق رقم محدد مسبقًا، مثل العملة أو النسبة المئوية، فستقوم الصيغة تلقائيًا بنسخ تنسيق الرقم.
في المثال أعلاه، يريد الشخص الذي يكتب الصيغة جمع قيمتين نقديتين معًا داخل الصيغة. وقد يتسبب هذا في حدوث مشكلات لأن بعض الرموز لها وظائف معينة داخل الصيغ. وبدلاً من كتابة رموز العملة داخل الصيغة، يجب على الشخص استخدام تنسيق الأرقام المحاسبية في الخلية التي يكتبها، حيث سيؤدي هذا إلى تنسيق النتيجة تلقائيًا لتشمل رموز الدولار.
قد يبدو هذا واضحًا، ولكن مراجعة الصيغة يدويًا قد تسلط الضوء على أي مشكلات على الفور. انتبه للأحرف الإضافية التي لا ينبغي أن تكون موجودة، أو المسافات داخل مراجع الخلايا، أو الأرقام التي ربما كتبتها عن طريق الخطأ أثناء إنشاء الصيغة.
بعد القيام بذلك، يمكنك أيضًا إخبار Excel بالتحقق من أي أخطاء نيابةً عنك. انقر فوق علامة التبويب “الصيغ” على الشريط، وفي المجموعة “تدقيق الصيغة”، انقر فوق “التحقق من الأخطاء”.
سيؤدي هذا إلى تسليط الضوء على معظم المشاكل المتعلقة بالصيغ الخاصة بك.
7. أغلق جميع الأقواس
إذا كان لديك صيغة تحتوي على عدة وسيطات، فسوف تستخدم عدة أقواس فتح.
=IFERROR(AVERAGE((TAKE(Ratings!FZ4:INDIRECT("Ratings!GA"&$AI$9في هذه الصيغة التي بدأنا في كتابتها، هناك خمسة أقواس افتتاحية. ونتيجة لذلك، نحتاج إلى التأكد من اكتمال كل وسيطة تم إنشاؤها بواسطة قوس افتتاحي، لذا سنحتاج إلى خمسة أقواس إغلاق لضمان إنشاء صيغتنا بشكل صحيح.
8. تحقق من الخلايا المرجعية الخاصة بك
هل تظهر نتيجة الصيغة الخاصة بك غير صحيحة؟ إذا كان الأمر كذلك، فتأكد من أنك قمت بالإشارة إلى الخلايا الصحيحة.
إذا قمت بالنقر المزدوج على الخلية التي تحتوي على الصيغة، فسيقوم برنامج Excel بترميز المراجع داخل الصيغة بالألوان. ومن خلال القيام بذلك، يمكننا أن نرى بسرعة ما إذا كانت أي من مراجع الخلايا غير صحيحة. لإصلاح ذلك، ما عليك سوى سحب مرجع الخلية الملون إلى الخلية الصحيحة، وستتم تحديث الصيغة تلقائيًا.
9. استخدم دليل الوظائف في Excel
تتمثل إحدى الطرق الجيدة للتغلب على أخطاء الصيغ المزعجة في استخدام دليل الوظائف في برنامج Excel بدلاً من كتابة الصيغة يدويًا. في علامة التبويب “الصيغ” على الشريط، انقر فوق “إدراج دالة”. أو انقر فوق نفس الرمز بجوار شريط الصيغة.
في مربع الحوار الذي يفتح، يمكنك إما كتابة اسم الدالة التي تريد استخدامها في مربع “البحث عن دالة”، أو الاختيار من القائمة أدناه. بمجرد العثور على الدالة الصحيحة، انقر فوق “موافق”، وسيقوم Excel بإرشادك خلال الخطوات اللازمة لضمان إدخال الصيغة بشكل صحيح.
10. استخدم علامات الاقتباس المزدوجة فقط للنص
إذا قمت بتضمين علامات اقتباس مزدوجة في الصيغة الخاصة بك، فسيعتبرها Excel بمثابة نص يجب تضمينه في النتيجة.
هنا، استخدمنا الدالة IF.
في هذا المثال، إذا كانت الخلية S9 تساوي 2، فستُرجع الصيغة الكلمة “نعم”. وإذا لم تكن تساوي 2، فستُرجع الصيغة الكلمة “لا”. وذلك لأننا استخدمنا علامتي اقتباس مزدوجتين حول هاتين الكلمتين لإخبار Excel بإضافة نص إلى الخلية التي تحتوي على الصيغة. لذا، إذا لم تنجح الصيغة، فتأكد من عدم استخدام علامتي اقتباس مزدوجتين عن طريق الخطأ.
11. لا تقم بتضمين أكثر من 64 وظيفة
إذا كنت تستخدم وظائف داخل الوسائط في Excel، فأنت تقوم بتضمين الصيغة الخاصة بك.
في هذا المثال، نقوم بتضمين الدالتين AVERAGE وSUM داخل الدالة IF.
=IF(AVERAGE(A1:A10)>100,SUM(B1:B113),"FAIL")
يسمح برنامج Excel بوجود 64 دالة متداخلة كحد أقصى ضمن صيغة واحدة. إذا استخدمت أكثر من ذلك، فلن تعمل الصيغة.
12. لا تحاول القسمة على 0
هل سبق لك أن حاولت استخدام الآلة الحاسبة لقسمة عدد على صفر؟ إذا كان الأمر كذلك، فستعرف أنها تعيد خطأً. وذلك لأنه من المستحيل القسمة على 0. إذا حاولت القيام بذلك في برنامج Excel، فسترى
#DIV/0!
في هذا المثال، تعيد أرباح ديك لكل ساعة الخطأ المذكور أعلاه، لأنه لم يعمل أي ساعات.
للتغلب على هذه المشكلة، يمكنك استخدام الدالة IFERROR لإخفاء الخطأ وإدراج قيمة بديلة أو إرجاع خلية فارغة.
الآن بعد أن تعرفت على كيفية استكشاف الأخطاء وإصلاحها في صيغ Excel، يمكنك أيضًا تقييم الصيغ، وهو أمر يمكن أن يكون مفيدًا إذا كنت تريد تحليل صيغة كتبها شخص آخر.