يعد الاستغناء عن الورق أمرًا رائعًا، ومن السهل القيام به بشكل مدهش

الوجبات السريعة الرئيسية

• هناك فوائد عملية ونفسية لتبني حياة خالية من الأوراق.
• قم بإجراء مراجعة أولية لتحديد ما تحتاج إلى مسحه ضوئيًا أو التخلص منه أو تمزيقه.
• يعمل نظام الملفات الرقمي المنطقي على تسهيل العثور على المستندات بسرعة وسهولة، ويمكنك إعداد نسخ احتياطية محلية وسحابية لضمان أن تكون مستنداتك آمنة دائمًا.

إذا كان لديك محفظة ممتلئة بالإيصالات الورقية والتذاكر وغير ذلك الكثير، أو خزانة ملفات لا تزال تحتوي على فواتير خدمات يعود تاريخها إلى 10 سنوات، فقد يكون هذا هو الدليل المثالي لتبني حياة خالية من الورق. يوفر القيام بذلك عددًا من الفوائد، كما أن إجراء التبديل لم يكن أسهل من أي وقت مضى.

الفوائد العملية والنفسية لحياة بلا أوراق

تمتد فوائد العيش بدون أوراق إلى الجانب العملي والنفسي.

عملي

الميزة العملية الأكثر وضوحًا هي أنك تستعيد كل المساحة التي تستخدمها حاليًا لتخزين الورق، سواء كانت مساحة رف للمجلدات الحلقية في أحد طرفي الميزان أو خزائن الملفات ذات الحجم المكتبي في الطرف الآخر.

يعد التخزين الإلكتروني أيضًا وسيلة أكثر أمانًا لتخزين سجلاتك. معظم الأشخاص الذين يعتمدون على تخزين الورق ليس لديهم سوى نسخة واحدة من أوراقهم. وفي حالة حدوث فيضان أو حريق، يمكن تدمير كل هذه السجلات. مع التخزين الرقمي، من السهل تخزين نسخ متعددة، كما سنرى.

تعد المستندات الرقمية أفضل عند السفر لنفس السبب تقريبًا. إذا كان لديك بطاقات صعود ورقية، وحجوزات فندقية، ومسارات رحلات وما إلى ذلك، فلن يتطلب الأمر سوى سرقة حقيبة أو لحظة من عدم الاهتمام بتأخر السفر لتفقد أوراقك. باستخدام التخزين الرقمي، يمكن حفظ المستندات على هاتف كل شخص في مجموعة سفرك، وكذلك في السحابة.

توجد فائدة مماثلة مع تذاكر المسرح وما شابه. أنت لا تعتمد على نسخة واحدة قد تضيع، وطالما أن هاتفك معك، لا يمكنك أيضًا ترك تذكرتك في المنزل.

وأخيرًا، تسهل السجلات الرقمية استرجاع المعلومات عندما تحتاج إليها. يمكن بسهولة جعل أوراقك قابلة للبحث، ويمكنك أيضًا الوصول إليها من أي مكان، وليس فقط عندما تكون في المنزل.

نفسية

بالنسبة لي، على الرغم من ذلك، فإن الفوائد ليست عملية فقط. لقد تم التخلص من العبء العقلي عندما لم يعد لدي الكثير من الأوراق، ولم يكن هناك سوى جزء صغير منها ضروري بالفعل. أشعر براحة البال عندما أعلم أنني أستطيع الوصول إلى أي مستند في أي وقت وفي أي مكان قد أحتاج إليه، وأن كل شيء محمي ضد الكوارث الطبيعية. هناك شعور بالسهولة يأتي من معرفة أنه يمكنني الوصول إلى وثائق السفر الخاصة بي من هاتفي أو جهازي اللوحي أو الكمبيوتر المحمول أو حتى من جهاز مستعار.

التعامل مع الأوراق التي لم تعد بحاجة إليها

الخطوة الأولى هي الجزء الأكثر استهلاكًا للوقت في العملية، ولكن يجب القيام بها مرة واحدة فقط: مراجعة أوراقك الحالية. ستقوم بتقسيمها إلى ثلاث فئات:

هناك شيء واحد يمكنني أن أضمنه تقريبًا: لديك المزيد من الأعمال الورقية التي ستحتاج إليها على الإطلاق! ومن المؤكد أن هذه الفئة الأولى ستكون الأصغر بين الثلاثة.

إذا كنت تدير مشروعًا تجاريًا، فاطلب نصيحة المحاسب الخاص بك بشأن المدة التي يجب الاحتفاظ بالسجلات فيها. في المملكة المتحدة، على سبيل المثال، كانت الإجابة على معظم الأمور هي سبع سنوات. ولكن ل شخصي السجلات، ستحتاج عادةً إلى الاحتفاظ بالأشياء لمدة عام فقط.

خذ فواتير الخدمات كمثال. إذا كنت تضع ميزانية، أو تفكر في تبديل الموردين، فقد يكون من المفيد جدًا معرفة استخدامك وتكاليفك خلال العام الماضي. فاتورة الكهرباء الخاصة بك منذ خمس سنوات؟ ليست مفيدة جدا!

عندما يتعلق الأمر بالأوراق التي لا تحتاج إلى الاحتفاظ بها، عليك أن تقرر ما إذا كان يمكنك رميها في سلة إعادة التدوير، أو تمزيقها. أنا شخصياً تعاملت مع الأمر بأمان من خلال وضع الأوراق التي تحتوي على أي تفاصيل شخصية في فئة “التقطيع”. حتى معرفة الجهة التي يتعامل معها البنك الذي تتعامل معه قد تكون معلومات قيمة بالنسبة للمحتال.

عندما يتعلق الأمر بالتمزيق، فإن آلة التقطيع الشخصية المدمجة تستغرق عادةً حوالي ثماني أوراق في المرة الواحدة، بينما تستغرق الآلة الثقيلة حوالي 120 ورقة. هذه مقايضة بين السرعة مقابل الحجم والسعر. إذا كان لديك كثير من الأوراق، فإن الخيار الآخر هو استخدام خدمة التقطيع التجارية. أحد الاحتمالات الأخيرة هو استئجار أو استعارة آلة تمزيق تجارية، ثم استخدام آلة شخصية صغيرة الحجم للمستندات الورقية العرضية التي لا تزال تتلقاها. هذا النهج الأخير هو الذي اتخذته.

مسح المستندات التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها

سيتم مسح جميع المستندات التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها إلى ملفات PDF وتخزينها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. توصيتي القوية هي إجراء مسح ضوئي لمستند واحد في كل مرة، حتى تتمكن من حفظ الأشياء بكفاءة.

كما هو الحال مع آلات تمزيق الورق، توفر الماسحات الضوئية المختلفة قدرات مختلفة. في أحد طرفي المقياس توجد ماسحات ضوئية أحادية الورقة فائقة الصغر، أو تطبيقات المسح الضوئي التي تستخدم كاميرا هاتفك الذكي. وفي الطرف الآخر توجد ماسحات ضوئية مغذية يمكنها مسح 100 صفحة في المرة الواحدة.

نظرًا لأن المستندات مثل كشوف المعاشات التقاعدية يمكن أن يصل طولها إلى 10-12 صفحة، ويكون مسح كل صفحة على حدة أمرًا شاقًا، فمن المفيد الحصول على ماسح ضوئي بسعة حوالي 12 ورقة. تأكد من أن الجهاز الذي تحصل عليه يمكنه مسح الصفحات ذات الوجهين.

أنا شخص بسيط إلى حد ما، لذلك استعرت ماسحًا ضوئيًا لإجراء عمليات المسح الأولية، واستخدم تطبيق الهاتف الذكي فقط لمواكبة الكمية الصغيرة جدًا من الأوراق الواردة التي لا يزال لدي.

إنشاء نظام حفظ ملفات رقمي سهل الاستخدام

من المؤكد أن الماسح الضوئي الخاص بك سيوفر لك خيار المسح الضوئي باستخدام أو بدون التعرف البصري على الأحرف (OCR). إذا اخترت التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، فسيتم فهرسة نص المستندات، حتى تتمكن من البحث عن الكلمات الرئيسية. الجانب السلبي لذلك هو أن ملفات OCR أكبر، لذا تشغل مساحة أكبر على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

ومع ذلك، مع نظام حفظ الملفات الرقمي المنظم بعناية، ستكون هناك حاجة أقل لملفات PDF القابلة للبحث، حيث سيكون من السهل العثور على المستندات التي تحتاجها.

ستعتمد البنية الدقيقة لنظام حفظ الملفات الخاص بك على نوع المستندات الموجودة لديك، ويجب أن تكون بنية مجلداتك ومجلداتك الفرعية منطقية بالنسبة لك. الهدف ببساطة هو التأكد من أنه في أي وقت تحتاج فيه إلى مستند، يمكنك تحديد موقعه بسرعة وسهولة.

على سبيل المثال، إليك ما تبدو عليه بنية المجلد الخاص بي:

يمكنك استخدام هذا كموجه لإنشاء هيكل منطقي لحياتك وطريقة تصنيف الأشياء.

التحول إلى البيانات المصرفية الإلكترونية والفواتير

تجعل كل البنوك وشركات التمويل تقريبًا من السهل حقًا التحول من البيانات الورقية إلى البيانات الرقمية. في الواقع، ربما يقدمون لك هذا الخيار بشكل استباقي على فترات منتظمة، لأنه يوفر لهم المال. إذا لم يكن الأمر كذلك، فما عليك سوى تسجيل الدخول إلى حسابك ومن المحتمل أن ترى خيارًا لذلك، أو يمكنك أن تطلب من خدمة العملاء ترتيب ذلك.

وينطبق الشيء نفسه على شركات المرافق وأي شخص آخر يرسل لك فواتير أو بيانات.

في بعض الحالات، قد تقترح الشركات تطبيقًا، لذلك دعونا نتحدث عن ذلك.

التطبيقات هي صديقك

تقدم التطبيقات عادةً الطريقة الأكثر سلاسة للعمل بدون استخدام الورق. توفر لك هذه إمكانية الوصول الفوري إلى المستندات الحديثة. تقتصر أحيانًا كشوفات الحساب عبر الإنترنت على سنة أو سنتين، لذا إذا كنت بحاجة إلى كشوفات أقدم أو تريدها، فمن المفيد تنزيل نسخ منها. عندما يتعلق الأمر بالبنوك وشركات التمويل، تتيح لك التطبيقات دائمًا تنزيل الإصدارات الرقمية من أي مستندات قد تحتاجها بسهولة.

الجانب السلبي الوحيد للتطبيقات هو أنك تحتاج إلى الوصول إلى الإنترنت، لذلك بالنسبة لأشياء مثل التذاكر، أميل أيضًا إلى التقاط رموز QR على الشاشة حتى يكون لدي نسخة غير متصلة بالإنترنت في تطبيق الصور الخاص بي. بهذه الطريقة، إذا أراد مفتش التذاكر التحقق من تذكرة القطار الخاصة بك عندما تمر عبر منطقة ذات تغطية جوال ضعيفة، أو يتم فحص تذكرة المسرح الخاصة بك بعمق داخل المبنى، فسيكون لديك نسخة غير متصلة بالإنترنت متاحة للمسح الضوئي.

الحفاظ على بياناتك غير الورقية آمنة

أخيرًا، بمجرد قيامك بمسح جميع مستنداتك ضوئيًا، ستحتاج إلى التأكد من عمل نسخة احتياطية آمنة لجميع ملفاتك. يعد إنشاء نسخ احتياطية تلقائية بالكامل أمرًا سهلاً حقًا لكل من أجهزة الكمبيوتر التي تعمل بنظام Windows وأجهزة Apple Mac، ولكن تأكد فقط من تمكين النسخ الاحتياطية.

نظرًا لأن محركات الأقراص الخارجية الموجودة في منزلك لا تزال تجعلك عرضة لسيناريوهات الحرائق والفيضانات، فإنني أوصي أيضًا بشدة بالنسخ الاحتياطي إلى خدمة سحابية أيضًا. أستخدم Dropbox لعكس مجلد المستندات الخاص بي، ولكن يمكنك أيضًا فعل الشيء نفسه مع iCloud وMicrosoft OneDrive وGoogle Drive والمزيد.

---

تستغرق المراجعة الأولية للأوراق والتمزيق والمسح الضوئي بعض الوقت، ولكن الفوائد تجعل الأمر يستحق الجهد المبذول. بعد حوالي 14 عامًا من اتخاذي هذا القرار، ما زلت أعتبره قرارًا رائعًا حقًا.