تُظهر الإجماليات الجارية كيف تبني الأرقام على مدى فترة طويلة ، وإدخال واحد في وقت واحد ، مما يتيح لك رؤية الاتجاهات والأنماط التي قد لا تكشفها البيانات الخام وحدها. يعد إنشاء إجماليات تشغيل في Excel أمرًا واضحًا ، ولكن يجب أن تكون حريصًا على استخدام الطريقة الصحيحة اعتمادًا على كيفية تنظيم بياناتك.
إنشاء مجاميع قيد التشغيل في نطاقات منتظمة
لإنشاء إجمالي تشغيل في نطاق Excel الذي لم يتم تنسيقه كجدول Excel ، تحتاج إلى استخدام مجموعة من المراجع المطلقة والنسبية.
في هذا المثال ، تريد تحديث العمود الكلي للتشغيل في كل مرة تضيف فيها قيمة أخرى إلى عمود الربح.
للقيام بذلك ، في الخلية C2 ، اكتب:
=SUM($B$2:B2)
واضغط على Ctrl+Enter لارتكاب الصيغة والبقاء في نفس الخلية.
بدلاً من كتابة رموز الدولار يدويًا ، ضع المؤشر في مرجع الخلية في الصيغة ، واضغط على F4.
إضافة رموز الدولار إلى المرجع الأول (المعروف باسم المرجع المطلق) يعمل على إصلاحه. بمعنى آخر ، كلما تحسب الصيغة إجمالي الجري في كل صف ، فإنها ستأخذ هذه الخلية دائمًا كبداية للقيم لتجاوزها. من ناحية أخرى ، لا تحتوي المرجع الثاني على رموز الدولار (المعروفة باسم المرجع النسبي) ، لأنه في كل مرة تقوم فيها بتكرار الصيغة إلى الصف التالي ، تريد أن تلتقط الرقم المقابل.
لرؤية هذا في العمل ، أولاً ، انقر واسحب مقبض التعبئة في الخلية C2 لأسفل إلى الخلية C3.
ثم ، حدد الخلية C3 ، ولاحظ أن الصيغة في شريط الصيغة هي:
=SUM($B$2:B3)
ظلت مرجع $ 2 $ 2 $ ثابتة ، في حين أن مرجع B3 النسبي يلتقط القيمة التالية في عمود الربح لتحديث إجمالي التشغيل.
يمكنك الآن النقر فوق مقبض التعبئة وسحبها إلى أسفل النطاق بحيث تكون الصيغة جاهزة لالتقاط أي قيم جديدة تضيفها إلى الصفوف اللاحقة.
ومع ذلك ، هناك مشكلة واحدة في هذا الأمر كما هو الحال – يتكرر إجمالي الجري حتى في الصفوف التي لا يوجد فيها أي أرقام ربح. في حين أن هذه المجاميع صحيحة من الناحية الفنية ، فإنها تبدو غير مرتبة ويمكن أن تسبب الارتباك.
هناك طرق مختلفة لإصلاح هذا ، لكن طريقتي المفضلة هي استخدام الوظيفة if. ها هي الصيغة لتكتب في الخلية C2:
=IF(ISNUMBER(B2),SUM($B$2:B2),"")
بمعنى آخر ، إذا كانت الخلية B2 تحتوي على رقم ، فأنت تريد أن يحسب Excel إجمالي التشغيل في الخلية C2 كما في المثال أعلاه. ومع ذلك ، إذا كانت الخلية B2 لا تحتوي على رقم ، فأنت تريد أن تظل الخلية C2 فارغة.
الآن ، عند النقر فوق مقبض التعبئة وسحبها إلى أسفل النطاق ، فقط عندما يكون هناك رقم في خلية في العمود B ، ترى إجمالي التشغيل في الخلية المقابلة في العمود C.
انقر واسحب مقبض التعبئة لأسفل أكثر من الحافة السفلية الحالية للنطاق للسماح بالنمو المحتمل.
كما ترون في لقطة الشاشة أدناه ، عندما أضيف قيمة إلى الخلية B10 ، فإن إجمالي التحديثات قيد التشغيل في الخلية C10.
إنشاء إجماليات تشغيل في طاولات Excel
إذا ، مثلي ، تفضل تنسيق بياناتك كجدول Excel منظم ، فستحتاج إلى استخدام طريقة مختلفة لإنشاء إجمالي تشغيل. على وجه التحديد ، هناك اختلافان رئيسيان بين إنشاء إجماليات تشغيل في النطاقات غير المطافعة والجداول المنسقة.
أولاً ، بدلاً من استخدام مراجع الخلايا ، تحتاج إلى استخدام المراجع المنظمة. هذا يعني أنه يمكنك استخدام رؤوس الأعمدة في الجدول الخاص بك. ثانياً ، إذا كنت تستخدم نفس الصيغة كما في النطاقات العادية ، فسوف يكافح Excel من أجل متابعة إجمالي التشغيل بشكل صحيح إذا قمت بإضافة صفوف جديدة إلى أسفل جدولك.
بدلاً من ذلك ، تحتاج إلى استخدام وظيفة الفهرس. في الخلية C2 ، اكتب:
=SUM(INDEX((Profit),1):(@Profit))
أين الفهرس ((الربح) ، 1 يطلب من Excel بدء الحساب في الصف الأول من عمود الربح ، و (@ربح) يخبر Excel أن القيمة النهائية التي يجب مراعاتها في الحساب موجودة في الصف النسبي الحالي لنفس العمود.
عند الضغط على Enter ، ستقوم الصيغة تلقائيًا بتكرار بقية العمود C.
ما هو أكثر من ذلك ، إذا قمت بإضافة صف جديد إلى أسفل الجدول الخاص بك ، يتم تمديد الصيغة تلقائيًا لأسفل.
ومع ذلك ، كما هو الحال مع المثال السابق ، يتم تكرار إجمالي التشغيل في الصفوف حيث لا يوجد حتى الآن أي أرقام ربح ، لذلك تحتاج إلى استخدام الدالة IF لإخبار Excel بإرجاع فارغ في أي صفوف لا توجد فيها قيمة في عمود الربح:
=IF(ISNUMBER((@Profit)),SUM(INDEX((Profit),1):(@Profit)),"")
بدلاً من استخدام وظيفة الفهرس ، يمكنك استخدام وظيفة Take مع نفس بناء الجملة بالضبط. في حين أن وظيفة الفهرس تُرجع قيمة من صف أو عمود محدد من أي مكان في صفيف ، فإن وظيفة Take تُرجع عددًا محددًا من الصفوف أو الأعمدة من بداية أو نهاية الصفيف. ومع ذلك ، على عكس وظيفة take ، فإن وظيفة الفهرس متوافقة مع الإصدارات القديمة من Excel.
إنشاء إجماليات تشغيل في Pivottables
تعد Pivottables طريقة رائعة لتلخيص ومعالجة بياناتك لإجراء تحليل سريع ، لذا فإن إضافة عمود إجمالي قيد التشغيل هو وسيلة رائعة لجعل بياناتك التراكمية أكثر فائدة.
لإنشاء Pivottable ، حدد الخلايا التي تحتوي على البيانات الخام ، وفي علامة التبويب إدراج على الشريط ، انقر فوق النصف العلوي من زر “Pivottable”.
بعد ذلك ، في مربع الحوار Pivottable من الجدول أو النطاق ، تحقق من تحديد الجدول أو النطاق الصحيح ، قرر ما إذا كنت تريد وضع Pivottable في نفس ورقة العمل مثل بيانات المصدر أو ورقة عمل جديدة ، وانقر فوق “OK.”
إن وجود Pivottable في ورقة عمل منفصلة من بيانات المصدر يساعد في الحفاظ على مصنف Excel الخاص بك أكثر تنظيماً إذا كنت تعمل مع مجموعة بيانات كبيرة بشكل خاص. فقط تذكر إعادة تسمية علامة التبويب الجديدة حتى تتمكن من معرفة ما تحتويه كل ورقة عمل.
الآن ، انقر وسحب حقل “الشهر” في منطقة الصفوف في جزء Pivottable Fields ، وحقل “الربح” في منطقة القيم.
لإنشاء إجمالي تشغيل عمود الربح ، تحتاج أولاً إلى إنشاء عمود ثانٍ في Pivottable يحتوي على نفس البيانات. لذلك ، انقر وسحب “الربح” في منطقة القيم مرة أخرى ، تمامًا كما فعلت في الخطوة السابقة.
بعد ذلك ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق رأس العمود لعمود الربح الثاني ، يحوم فوق “إظهار القيم كـ” ، وانقر فوق “تشغيل المجموع في.”
ثم ، اختر خيارًا في القائمة المنسدلة للحقل الأساسي ، وانقر فوق “موافق”.
وهناك لديك – عمود إجمالي قيد التشغيل في محوري. الشيء الأخير الذي عليك القيام به هو تغيير رأس العمود إلى إجمالي الجري بحيث يسهل القراءة المحورية.
بمجرد إضافة العمود الكلي للتشغيل ، قم بتصور بياناتك كخطط لتأكيد اتجاهاته وأنماطها. للقيام بذلك ، حدد العمود أو الأعمدة التي تريد تصورها ، وفي علامة التبويب إدراج على الشريط ، انقر فوق المخطط ذي الصلة. هنا ، قمت بإنشاء مخطط التحرير والسرد الذي يظهر مجاميع شهرية كأعمدة وإجمالي الجري كخط. وبهذه الطريقة ، يمكنني مقارنة البيانات الشهرية ومراقبة الصورة الأكبر في نفس الوقت.
