هل فقدت القدرة على التعبير عن أفكارك؟ استخدم Copilot في Outlook لصياغة رسائل البريد الإلكتروني المثالية

هل تجد صعوبة في العثور على الكلمات المناسبة لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك؟ إذا كان الأمر كذلك، ففكر في شراء Copilot ودمجه في Outlook. باستخدام Copilot، يمكنك كتابة رسائل البريد الإلكتروني من البداية من خلال توفير مطالبة بسيطة. يمكنك أيضًا تحديد نبرة وطول النص ثم جعل Copilot يراجع المحتوى حتى تشعر بالرضا.

المتطلبات الأساسية لاستخدام Copilot في Outlook

لاستخدام Copilot لكتابة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook، يجب أن يكون لديك خطط Microsoft 365 Personal أو Family أو Business واشتراك Copilot Pro أو Copilot for Microsoft 365 – حيث يكون الأخير أكثر ملاءمة للشركات الصغيرة والمؤسسات. يجب ربط كلا الاشتراكين بنفس حساب البريد الإلكتروني.

لاستخدام Copilot في تطبيقات Microsoft Office Web، سجّل الدخول إلى حساب Microsoft المرتبط بكلا الاشتراكين، وسيتم تمكين المساعد الذكي تلقائيًا. Copilot متوافق مع تطبيق Outlook الجديد لنظامي التشغيل Windows وMac، ولكنك ستحتاج إلى مزامنة إعدادات Microsoft 365 لاستخدامه.

كيف يساعدك برنامج Copilot في صياغة رسائل البريد الإلكتروني

لصياغة بريد إلكتروني باستخدام Copilot، قم بتقديم تعليمات حول ما يجب أن يحتويه البريد الإلكتروني في شكل مطالبة، على غرار الطريقة التي نستخدم بها ChatGPT. سيعمل Copilot على إنشاء استجابة جيدة الصياغة بناءً على مطالبتك.

إذا كنت تريد تعديل الناتج الأولي الذي تم إنشاؤه بواسطة Copilot، فيمكنك توفير مطالبات إضافية لتحسين الاستجابة. إذا لم تكن راضيًا عن الناتج على الإطلاق، فيمكنك تجاهله وإنشاء استجابة جديدة من البداية.

بمجرد أن تلبي الاستجابة الجودة المطلوبة، يمكنك حفظها وإجراء أي تغييرات يدوية ضرورية وإرسالها إلى المستلم.

اختيار نغمة البريد الإلكتروني وطوله

يتيح لك تطبيق Copilot كتابة رسائل البريد الإلكتروني بنغمات مختلفة واختيار طول البريد الإلكتروني. يمكنك الاختيار من بين أربع نغمات مختلفة: مباشرة، وغير رسمية، ومحايدة، ورسمية. إليك متى تستخدم كل نغمة:

• مباشر: استخدم نبرة صوت مباشرة عند طلب المعلومات، أو اتخاذ القرارات، أو التواصل بشأن القضايا، أو توضيح شيء ما.
• غير رسمي: استخدم النبرة غير الرسمية للتواصل الداخلي للفريق، والتحديثات الودية، والتواصل، والدعوات.
• حيادي: استخدم النغمة المحايدة للاستفسارات العامة، أو الاتصالات الروتينية، أو الإبلاغ عن أمر ما، أو محاضر الاجتماعات.
• رَسمِيّ: استخدم النبرة الرسمية للإعلانات الرئيسية، والطلبات الرسمية، والاتصالات الخارجية، وقضايا التوثيق.

يمكنك أيضًا اختيار أن تكون استجابة البريد الإلكتروني قصيرة أو متوسطة أو طويلة، اعتمادًا على مدى الإيجاز أو التفصيل الذي تريده من Copilot للإجابة على استفسارك.

خطوات صياغة رسائل البريد الإلكتروني باستخدام Copilot في Outlook

لاستخدام Copilot في صياغة رسائل البريد الإلكتروني، ابدأ بإنشاء رسالة جديدة في Outlook. ثم انقر على أيقونة Copilot في الشريط وحدد “المسودة باستخدام Copilot”.

أدخل طلبك في المساحة المخصصة لذلك. ولتخصيص نغمة وطول البريد الإلكتروني، انقر على أيقونة الفلتر في الزاوية اليسرى السفلية، ثم حدد اختياراتك، ثم انقر على “إنشاء”.

سيقوم Copilot بإنشاء استجابة بناءً على مدخلاتك. إذا كنت بحاجة إلى تغيير أي شيء في البريد الإلكتروني، فقم بتوفير مطالبة أخرى. إذا لم تعجبك الاستجابة وتريد البدء من الصفر، فانقر فوق “تجاهل”. لإعطاء Copilot فرصة أخرى لكتابة استجابة بناءً على نفس المطالبات، انقر فوق “إعادة المحاولة”. إذا أعجبتك الاستجابة كما هي، فانقر فوق “الاحتفاظ بها”.

بهذه الطريقة يمكنك بسهولة صياغة رسالة بريد إلكتروني باستخدام Copilot في Outlook. ومع ذلك، لاحظ أن الناتج الناتج عن المساعد الذكي قد يكون غير صحيح أو يحتوي على عناصر لا تريد إرسالها في البريد الإلكتروني. لذا، تحقق بعناية من محتوى البريد الإلكتروني وقم بإجراء التعديلات اللازمة قبل الضغط على زر الإرسال.

يمكن أن يساعدك Copilot في العديد من المهام الأخرى بالإضافة إلى صياغة رسائل البريد الإلكتروني، لذا لا تخف من التجربة.