يمكن أن يعمل اشتراك Microsoft 365 على تحويل طريقة عملك وحفظ البيانات والتعاون. ويمكنه تعزيز إنتاجيتك وتحسين كفاءة العمل. لمساعدتك على تحقيق أقصى استفادة من اشتراكك، إليك قائمة بالإجراءات المهمة التي يجب عليك اتخاذها الآن إذا اشتركت مؤخرًا للمرة الأولى.
تمكين المصادقة الثنائية
نظرًا لأنك من المرجح أن تبدأ في استخدام منتجات Microsoft Office بشكل متكرر وتخزين البيانات المهمة على OneDrive، فيجب عليك تمكين المصادقة الثنائية (2FA) وإضافة طبقة إضافية من الأمان إلى حساب Microsoft الخاص بك. بمجرد إعداد المصادقة الثنائية، لن تتمكن من تسجيل الدخول باستخدام كلمة المرور فقط. ستحتاج أيضًا إلى التحقق من هويتك باستخدام طريقة ثانية.
يمكن أن يكون هذا رمز تأكيد يتم إرساله إلى بريدك الإلكتروني أو رقم هاتفك، أو تسجيل الدخول إلى Windows Hello أو رقم التعريف الشخصي (PIN)، أو رمز من تطبيق Microsoft Authenticator. تجعل هذه الإجراءات من الصعب على المتسللين الوصول إلى حسابك، حتى إذا تم اختراق كلمة مرورك. لإعداد 2FA، انتقل إلى موقع Microsoft على الويب وقم بتسجيل الدخول إلى حساب Microsoft الخاص بك.
بعد ذلك، انتقل إلى علامة التبويب “الأمان” وانقر على “التحقق بخطوتين”.
بعد ذلك، انتقل إلى قسم الأمان الإضافي وانقر على رابط “تشغيل” أسفل التحقق بخطوتين.
بعد ذلك، اتبع الإرشادات التي تظهر على الشاشة لاختيار طريقة للخطوة الثانية من التحقق وإكمال العملية.
تثبيت تطبيقات Office على هاتفك
من خلال تثبيت تطبيقات Office على هاتفك، يمكنك الوصول إلى مستنداتك وجداول البيانات والعروض التقديمية وتحريرها أثناء التنقل. وبفضل مزامنة الملفات عبر الأجهزة، يمكنك متابعة عملك من حيث توقفت على الكمبيوتر المحمول. وإذا كنت تتعاون بانتظام مع زملاء أو زملاء في الفصل، فيمكنك تتبع التغييرات مباشرة من هاتفك.
في المواقف التي يكون فيها استخدام الكمبيوتر المحمول غير عملي، مثل أثناء الاجتماعات أو التنقل، لا يزال بإمكانك الوصول إلى ملفاتك. يمكنك التحقق بسرعة من رسائل البريد الإلكتروني الواردة دون الحاجة إلى فتح الكمبيوتر. بالإضافة إلى ذلك، بعض الميزات، مثل مسح الصفحات، حصرية لتطبيقات Office للهواتف الذكية.
يمكنك أيضًا الاستفادة من إمكانيات تحويل الصوت إلى نص لتحسين الإملاء، وشرح المستندات باللمس، وتنفيذ مهام مثل أرشفة رسائل البريد الإلكتروني باستخدام إيماءات اللمس في Outlook. ولهذه الأسباب، أوصي بتثبيت تطبيقات Office على هاتفك قبل المضي قدمًا.
اكتشف المزايا الإضافية التي تحصل عليها
على الرغم من أنك ربما اشتركت في Microsoft 365 بشكل أساسي لتطبيقات Office، إلا أن العديد من المزايا الإضافية يمكن أن تعزز تجربتك وإنتاجيتك. يمكنك الحصول على تخزين للملفات في Personal Vault للملفات السرية، و60 دقيقة مجانية من Skype شهريًا للاتصال بالخطوط الأرضية أو أرقام الهواتف المحمولة، وتخزين سحابي إضافي على OneDrive لنسخ بياناتك احتياطيًا.
كما يمكنك الوصول إلى قوالب متميزة تعمل على تبسيط إنشاء المستندات في تطبيقات Office، وتطبيق Microsoft Defender لمراقبة وحماية أمان جهازك. كما يمكنك الاستفادة من الدعم الفني عبر الاتصال الهاتفي من ممثلي Microsoft ذوي الخبرة والميزات المتقدمة في Microsoft Editor وCopilot.
يمكن لكل هذه الميزات الإضافية أن تعمل على تعزيز كفاءة عملك بشكل كبير، لذا فإن الأمر يستحق استكشافها للاستفادة من اشتراكك على أكمل وجه.
قم بعمل نسخة احتياطية لبياناتك باستخدام OneDrive
مع اشتراك Microsoft 365، تحصل على مساحة تخزين أكبر من الحد الأقصى البالغ 5 جيجابايت في الخطة المجانية، مما يجعلها مثالية لنسخ بيانات جهازك احتياطيًا إلى OneDrive. يحافظ حل التخزين السحابي هذا على بياناتك آمنة ويمكن الوصول إليها من أي مكان. كما تضمن المزامنة في الوقت الفعلي أن تكون مستنداتك محدثة دائمًا ويمكن الوصول إليها بسهولة عبر أجهزة مختلفة.
يمكنك التعاون مع أعضاء الفريق في التعامل مع المستندات ومشاركتها بأذونات مقيدة. تتيح لك إصدارات الملفات استعادة الإصدارات السابقة من المستندات. توفر Personal Vault في OneDrive مساحة آمنة للمستندات السرية. إذا كنت بحاجة إلى مساحة تخزين أكبر في أي وقت، فيمكنك الترقية إلى خطة بسعة إضافية بتكلفة معقولة.
إعداد تطبيقات Office
إذا كنت جديدًا على استخدام تطبيقات Office، فهناك بعض الخطوات التي يجب عليك اتخاذها لضمان تجربة أكثر سلاسة. إحدى الخطوات المفيدة هي تحديد موقع الحفظ الافتراضي المفضل لمستندات Office. افتح أي تطبيق Office مثل Word أو Excel أو PowerPoint. ابحث عن قائمة “ملف” في الزاوية العلوية اليسرى. من هناك، انقر فوق “خيارات” في الزاوية السفلية اليسرى.
في نافذة الخيارات، انتقل إلى علامة التبويب “حفظ” على الشريط الجانبي الأيسر. ستجد خيارًا بعنوان “موقع الملف المحلي الافتراضي”. انقر فوق “استعراض” بجواره. اختر موقع المجلد الجديد الذي تفضل حفظ ملفات Office فيه. بمجرد تحديد المجلد، انقر فوق “موافق” لحفظ التغييرات.
بعد ذلك، اضبط السمة والخلفية الافتراضية في تطبيقات Office. انتقل إلى قائمة “ملف” وحدد “حساب”. ومن هناك، يمكنك تخصيص السمة والخلفية من القائمة المنسدلة وفقًا لرغبتك. بعد ذلك، قم بإعداد OneDrive بالنقر فوق “إضافة خدمة” واتباع الإرشادات التي تظهر على الشاشة.
بعد ذلك، غيّر اللغة الافتراضية إلى اللغة المفضلة لديك. انتقل إلى قائمة “ملف”، ثم حدد “خيارات”. في نافذة “الخيارات”، انتقل إلى علامة التبويب “اللغة”. انقر فوق “إضافة لغة” لتضمين لغتك المفضلة. بمجرد إضافتها، انقلها إلى أعلى القائمة بتحديدها والنقر فوق “تحريك لأعلى”. أكِّد اختيارك بالنقر فوق “موافق”.
وبالمثل، استكشف علامة التبويب “الوظائف الإضافية” في نافذة “الخيارات” وأضف وظائف إضافية مفيدة لتحسين تجربة استخدام Office.
بعد ذلك، قم بإعداد توقيع بريدك الإلكتروني في Outlook. افتح Outlook، وانتقل إلى قائمة “ملف”، ثم انتقل إلى “خيارات”. ضمن نافذة خيارات Outlook، حدد علامة التبويب “البريد” على الجانب الأيسر. ضمن قسم “إنشاء الرسائل”، انقر فوق الزر “التوقيعات…”. سيؤدي هذا إلى فتح نافذة “التوقيعات والمستندات” حيث يمكنك إنشاء توقيعك.
جرب تكامل Copilot
أخيرًا، استكشف تكامل Copilot، الذي يمكنه تعزيز إنتاجيتك وكفاءتك عبر جميع تطبيقات Office.
في Word، يمكنك استخدام Copilot لكتابة مسودات للمحتوى وتلخيص المستندات الطويلة وتحسين كتابتك بناءً على اقتراحاته. في Excel، يمكنك الاستفادة من قدراته لتحليل مجموعات البيانات الضخمة وتطبيق الصيغ المناسبة وإنشاء تصورات مثل الرسوم البيانية وحتى كتابة كود VBA لأتمتة المهام.
في Outlook، يمكن لبرنامج Copilot المساعدة في صياغة ردود البريد الإلكتروني، والعثور على رسائل بريد إلكتروني محددة، وتلخيص المراسلات الأخيرة من جهات الاتصال، والمزيد. إن التعرف على برنامج Copilot سيوفر لك الوقت والجهد في عملك في المستقبل.
الاشتراك في Office 365 هو الخطوة الأولى نحو تحسين إنتاجيتك وتعاونك وكفاءة عملك. للاستفادة الكاملة من مزاياه، يجب عليك التعرف على ميزاته. اتباع الخطوات الموضحة أعلاه هو بداية إيجابية. كن استباقيًا واستمر في استكشاف المزيد من الطرق لتحقيق أقصى استفادة من اشتراكك، خاصة مع إضافة ميزات جديدة.