يعد Microsoft Excel أداة قوية لتنظيم البيانات وإنشاء العناصر المرئية وإجراء العمليات الحسابية. ومع ذلك، يمكن أن تكون واجهته مرهقة للمبتدئين، Microsoft Excel Microsoft Excel Icrosofوقد يستغرق الأمر بعض الوقت حتى تصبح مرتاحًا معها. إذا كنت جديدًا في استخدام Excel، فإليك بعض الأساسيات الأساسية التي يجب أن تكون على دراية بها.
1 التعاون مع المستخدمين الآخرين
سواء كنت تريد مشاركة ملف مشروع مع زميل، أو الحصول على تعليقات من عميلك أو رئيسك، أو العمل مع صديق، فإن Excel يجعل التعاون سلسًا.
يمكنك بسهولة مشاركة الرابط والسماح للآخرين بالعمل على نفس المستند في وقت واحد. بمجرد المشاركة، يمكن للمستخدمين عرض جدول البيانات أو إجراء تعديلات عليه بناءً على الأذونات التي منحتها. ويضمن هذا أيضًا أن كل شخص تشارك الملف معه يمكنه الوصول إلى أحدث إصدار.
للتعاون مع الآخرين، يتعين عليك تحميل ملف Excel الخاص بك إلى OneDrive أو SharePoint أو إنشاء ملف جديد مباشرةً هناك. بعد ذلك، ما عليك سوى إضافة عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين ترغب في التعاون معهم، وتهيئة أذونات الوصول الخاصة بهم، ومشاركة الرابط. ويمكن لمن لديهم حق الوصول عرض الملف أو تحريره حسب الحاجة. فقط ضع في اعتبارك أن إصدار Excel المستند إلى الويب محدود قليلاً أكثر من تطبيق سطح المكتب المخصص.
2 فرز وتصفية البيانات
يتراوح استخراج المعلومات ذات الصلة من مجموعة بيانات معقدة من العمل الشاق إلى المستحيل عمليًا إذا كنت عالقًا في القيام بذلك يدويًا. يجعل Excel هذه المهمة أسهل من خلال السماح لك بذلك فرز وتصفية البيانات. يمكنك فرز إدخالات النص أبجديًا، مثل أسماء المستخدمين، للعثور بسرعة على معلومات محددة. وبالمثل، يمكنك تنظيم البيانات الرقمية للعثور على الإدخالات ذات الصلة.
إذا كنت مهتمًا فقط بمجموعة فرعية من البيانات التي تفي بمعايير محددة، فيمكنك استخدام عوامل التصفية للتركيز على هذا الجزء فقط، مما يوفر عليك عناء التمرير خلال الورقة بأكملها. لفرز البيانات، قم بتمييز مجموعة البيانات، وانتقل إلى علامة التبويب “البيانات”، وانقر فوق “فرز”، وحدد تفضيلات الفرز الخاصة بك.
لتصفية البيانات، حدد النطاق، وانقر فوق الزر “تصفية”، وانقر فوق الأسهم المنسدلة، واعرض فقط البيانات التي تلبي المعايير التي اخترتها.
3 الاحتواء التلقائي للبيانات في الخلايا
عند إدخال نص طويل أو أرقام في خلايا لا تتناسب مع حجمها الافتراضي، يتم قطع البيانات أو تسربها إلى الخلايا المجاورة. تعمل ميزة الاحتواء التلقائي في Excel على حل هذه المشكلة عن طريق ضبط عرض الخلية وارتفاعها تلقائيًا لتلائم المحتوى. وهذا يلغي الحاجة إلى تغيير حجمه يدويًا. وهذا أيضًا يجعل جداول البيانات الخاصة بك أكثر جاذبية من الناحية المرئية.
نظرًا لأنها ميزة شائعة الاستخدام، يجب أن تتعلم كيفية استخدامها. للاحتواء التلقائي للمحتوى بسرعة، انقر نقرًا مزدوجًا فوق الحد بين رأسي عمود أو صف حيث تتداخل البيانات. بدلاً من ذلك، انتقل إلى علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”، وانقر فوق “تنسيق”، واختر “احتواء تلقائي لارتفاع الصف” أو “احتواء تلقائي لعرض العمود”.
4 تجميد الأجزاء
توفر رؤوس الأعمدة والصفوف سياقًا للبيانات، ولكنها يمكن أن تختفي بسرعة من العرض عند التمرير لأسفل أو عبر جدول بيانات كبير. عندما بدأت في استخدام برنامج Excel، كان هذا بمثابة إحباط دائم حيث كان علي الاستمرار في التمرير مرة أخرى للتحقق من الرؤوس. بعد ذلك، وجدت أن برنامج Excel يسمح لك بتجميد صفوف وأعمدة معينة، مع إبقاء الرؤوس مرئية دائمًا.
لتجميد الرؤوس، انتقل إلى علامة التبويب “عرض”، ثم انقر فوق “تجميد الأجزاء”، وحدد “تجميد الأجزاء”، أو “تجميد الصف العلوي” أو “تجميد العمود الأول”.
لتجميد عدة صفوف أو أعمدة، حدد الخلية الموجودة أسفل الصفوف مباشرة وعلى يمين الأعمدة التي تريد قفلها، ثم انتقل إلى “تجميد الأجزاء” واختر “تجميد الأجزاء” مرة أخرى. سيؤدي هذا إلى تجميد كل شيء أعلى وعلى يسار الخلية المحددة.
5 قفل الخلايا المحددة من التحرير
عند مشاركة جداول البيانات، خاصة مع المستخدمين الذين لديهم حق الوصول للتحرير، يجب عليك قفل الخلايا التي تحتوي على البيانات التي لا تريد أن يقوم الآخرون بتغييرها عن طريق الخطأ أو عن قصد. لقفل خلايا معينة في Excel، حدد جميع الخلايا في الورقة، ثم استمر في الضغط على مفتاح Ctrl وقم بتمييز الخلايا التي تريد حمايتها. سيؤدي هذا إلى إلغاء تحديدهم من التحديد الحالي.
بعد ذلك، اضغط على Ctrl+1، وانتقل إلى علامة التبويب “الحماية”، وقم بإلغاء تحديد المربع “مقفل”. وأخيرا، انقر فوق “موافق”.
بعد ذلك، انتقل إلى علامة التبويب “مراجعة”، وافتح القائمة المنسدلة “حماية”، وحدد “حماية الورقة”، ثم انقر فوق “موافق”.
6 تعلم اختصارات لوحة المفاتيح
تلغي اختصارات لوحة المفاتيح الحاجة إلى التنقل بين علامات التبويب أو البحث عن خيارات أو تنفيذ مهام متكررة. إنها تسمح لك بالتنقل في المصنف الخاص بك دون استخدام الماوس أو لوحة التتبع. لذا، فإن التعرف على بعض اختصارات لوحة المفاتيح المفيدة يمكن أن يوفر لك الوقت والجهد اليدوي.
على سبيل المثال، يتيح لك Ctrl+Page Up/Down التبديل بين الأوراق، ويفتح Ctrl+G مربع الحوار “Go To” للتنقل السريع، ويفتح Ctrl+H أداة “Find and Replace” لتحديث البيانات. وبالمثل، يعرض Ctrl+` (علامة الرجوع) الصيغ بدلاً من النتائج للتحقق بسهولة؛ يؤدي الضغط على Ctrl+Space إلى تحديد عمود كامل، بينما يحدد Shift+Space صفًا كاملاً.
يؤدي الضغط على F4 إلى تكرار الإجراء الأخير، ويمكنك إدارة تنسيق الخلية بالضغط على Ctrl+1. يجب عليك أيضًا استكشاف الاختصارات المفيدة الأخرى لتبسيط سير العمل في Excel.
7 فهم مراجع الخلايا
يجب عليك استخدام مراجع الخلايا الصحيحة – النسبية والمطلقة والمختلطة – للإشارة بدقة إلى خلايا ونطاقات معينة لأنها تؤثر بشكل مباشر على دقة حساباتك.
يتم ضبط المراجع النسبية (على سبيل المثال، A1) تلقائيًا عند نسخ صيغة أو نقلها إلى موقع جديد. على سبيل المثال، إذا قمت بإنشاء صيغة في B1 تشير إلى A1 ثم قمت بنسخها إلى B2، فسوف تتغير إلى المرجع A2. وفي المقابل، تظل المراجع المطلقة (على سبيل المثال، $A$1) ثابتة بغض النظر عن مكان نسخ الصيغة أو نقلها.
تتيح لك المراجع المختلطة قفل الصف أو العمود مع الحفاظ على مرونة الجزء الآخر. على سبيل المثال، سيؤدي A$1 إلى قفل الصف 1 مع السماح للعمود بالضبط عند نسخ الصيغة.
عند مواجهة أخطاء في الصيغ أو المدخلات، يجب أن تعرف كيفية تحديدها وفهمها وحلها. يوفر Excel أدوات متنوعة للمساعدة في استكشاف الأخطاء وإصلاحها. على سبيل المثال، إذا كانت الخلية تعرض خطأ مثل #DIV/0! أو #NAME? أو #VALUE!، فيمكنك النقر فوق المثلث الأخضر الموجود في الزاوية العلوية اليسرى من الخلية للحصول على شرح واقتراحات لإصلاح الخطأ .
إذا كانت المشكلة تتعلق بمراجع الخلايا، فيمكن أن تساعدك أدوات مثل Trace Precedents وTrace Dependents في تعقب المشكلة. كما تسمح لك أداة “تقييم الصيغة” بالتنقل عبر الصيغ خطوة بخطوة لتحديد المشكلات بسرعة أكبر. تعتبر الوظائف مثل ISERROR وIFERROR مفيدة أيضًا في استكشاف الأخطاء وإصلاحها داخل جدول البيانات الخاص بك.
وبالمثل، يمكن لأداة التحقق من الأخطاء المضمنة في برنامج Excel، والمتوفرة ضمن الصيغ > التحقق من الأخطاء > تتبع الخطأ، فحص ورقة العمل الخاصة بك بحثًا عن أخطاء الصيغة الشائعة ومساعدتك في إصلاحها.
هذه بعض ميزات Excel المستخدمة بشكل متكرر والتي يجب أن تعرفها كمبتدئ. ومع ذلك، فإن تعلم برنامج Excel هو عملية مستمرة؛ يستغرق الأمر سنوات لإتقان العديد من ميزاته، وسيكون هناك دائمًا المزيد لاكتشافه. اجعل من عادتك استكشاف ميزات Excel بانتظام وتعلم شيء جديد كل يوم.