من بين المجموعة التي لا نهاية لها من القوائم والأدوات التي يشتهر بها برنامج Microsoft Word، فقد ضمن بعضها بشكل خاص ولائي على مر السنين. على الرغم من أن بعض هذه الميزات موجودة في برامج معالجة النصوص الأخرى، إلا أن حقيقة أن Microsoft Word يقدمها جميعًا يجعلها الأولى بالنسبة لي.
علاوة على ذلك، تتوفر هذه الميزات كأدوات افتراضية في Microsoft Word، حيث ستحتاج إلى أن تكون واثقًا من استخدام التعليمات البرمجية إذا كنت تريد استخدام بعضها في بدائل Word.
الأدوات التي سأناقشها تتعلق على وجه التحديد بتطبيق Microsoft Word لسطح المكتب. يتوفر بعضها أيضًا على Word للويب مجانًا، ولكن ليس كلها.
شريط قابل للتخصيص
بالنسبة لي، أفضل ما يقدمه Microsoft Word هو القدرة على تخصيص علامات التبويب والمجموعات والأوامر التي تراها على الشريط (الجزء أعلاه حيث تقوم بعملك على Microsoft Word) وترتيبها بسهولة. يمكنك أيضًا إنشاء علامات تبويب ومجموعات جديدة لتناسب العمل الذي تقوم به، وهذا المستوى من التفاصيل هو ما أستمتع به بشكل خاص في البرنامج.
في حالتي، كمدقق لغوي أكاديمي، هناك أدوات معينة أستخدمها طوال الوقت، مثل التعليقات والتتبع والتغييرات، والتي تكون عادةً في علامة التبويب “مراجعة”، والخط والنمط، الموجودة في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”. ونتيجة لذلك، قمت بإنشاء علامة تبويب جديدة تسمى التدقيق اللغوي، وقمت بإدراج هذه الأدوات في علامة التبويب الجديدة تلك.
للقيام بذلك، قمت بالنقر فوق ملف > خيارات، واخترت “تخصيص الشريط” في نافذة خيارات Word.
ومن هناك، يمكنك إجراء أي تغييرات ضرورية:
حدد “علامات التبويب الرئيسية” في القائمة المنسدلة “اختيار الأوامر من”، حيث يتيح لك ذلك الوصول إلى الأوامر من خلال علامات التبويب التي اعتدت رؤيتها على الشريط.
حدد موقع علامة التبويب أو المجموعة أو الأمر الذي ترغب في إضافته وحدده.
انقر فوق “إضافة” لنقله إلى الموقع المحدد.
أعد تنظيم علامات التبويب والمجموعات والأوامر باستخدام الأسهم الموجودة على اليمين. لاحظ أيضًا خيارات علامة التبويب الجديدة ومجموعة جديدة وإعادة التسمية في الأسفل، والتي يمكنك النقر عليها لتخصيص الشريط الخاص بك بشكل أكبر.
وأخيرا، انقر فوق “موافق” لإغلاق النافذة ورؤية التغييرات.
افتراضيًا، يوجد شريط أدوات الوصول السريع (QAT) في أعلى نافذة Word، ويقوم بتخزين اختصارات للأوامر والخيارات التي تستخدمها كثيرًا. إذا كان تذكر اختصارات لوحة المفاتيح في Word لا يناسبك، فإن QAT في Word هي أسرع طريقة للقيام بأشياء قد تتطلب بضع نقرات، وهي بالتأكيد إحدى ميزات Word التي أجدها الأكثر فائدة.
في حالتي، لدي أدوات مثل رمز قائمة التعداد النقطي واختصار لمعرض الأنماط، حيث أستخدم هذه الأدوات كل يوم.
لتخصيص QAT الخاص بك، انقر فوق السهم لأسفل تخصيص شريط أدوات الوصول السريع الموجود على الجانب الأيمن من QAT. بعد ذلك، يمكنك إما تحديد أو إلغاء تحديد بعض الأدوات الافتراضية في القائمة المنسدلة، أو النقر فوق “المزيد من الأوامر” لرؤية المزيد من الخيارات.
بعد ذلك، اختر إما “الأوامر الشائعة” أو “جميع الأوامر” في القائمة المنسدلة “اختيار الأوامر من”، ثم حدد موقع أحد الأوامر وحدده، ثم انقر فوق “إضافة”، واستخدم الأسهم لإعادة ترتيبها.
عندما تشعر بالسعادة، انقر فوق “موافق”، وقدر على الفور مدى السرعة التي تنجز بها عملك!
تحويل النص إلى جدول والعكس
في بعض الأحيان، أدرك أن المعلومات التي كتبتها قد تبدو أفضل كجدول. وبالمثل، قد أرغب في إزالة الجدول تمامًا، مع الاحتفاظ بالنص فقط. يعد Word فعالاً بشكل لا يصدق في إكمال أي من العمليتين، في حين أن القيام بذلك يدويًا قد يستغرق وقتًا ومن المحتمل أن يؤدي إلى حدوث أخطاء.
قد تبدو هذه الأداة بمثابة عامل جذب متخصص، ولكن من المدهش عدد المرات التي استخدمتها فيها. علاوة على ذلك، فإن ما أقدره ليس فقط القدرة على تحويل النص من وإلى الجداول، بل إن مستوى التفاصيل التي يدخل فيها البرنامج فيما يتعلق بكيفية تنفيذ هذه العملية هو ما يجعله متميزًا عن الباقي.
في هذا المثال، أريد أن يتم وضع كل يوم في خلية منفصلة، لتكوين ما سيكون صف رأس الجدول الذي أنا على وشك إنشائه.
لتحويل هذا إلى جدول، أحتاج إلى تحديد النص، ثم النقر فوق رمز “جدول” في علامة التبويب “إدراج” على الشريط. بعد ذلك، سأختار “تحويل النص إلى جدول”.
مربع حوار تحويل النص إلى جدول الناتج هو المكان الذي يحدث فيه السحر!
على الرغم من أنك تتوقع استعراض الخيارات من الأعلى إلى الأسفل، فإنني أوصي بالبدء بقسم “نص منفصل عند”. وذلك لأن الخطوة الأولى هي تحديد المكان الذي ستنتقل إليه حدود خلايا الجدول. في حالتي، قمت بوضع مسافة بين كل كلمة، لذلك أحتاج إلى التأكد من تحديد حدود الخلايا عند المسافات. وبما أن هذا ليس خيارًا افتراضيًا، فقد قمت بتحديد “أخرى” وكتبت مسافة في الحقل الفارغ.
بعد ذلك، سيتم تحديث قسم حجم الجدول الموجود أعلى مربع الحوار تلقائيًا ليعكس ما قمت بتحديده في الأسفل. أخيرًا، بالنسبة لسلوك الاحتواء التلقائي، أختار دائمًا عرض الأعمدة الثابت تلقائيًا. بمجرد التحقق من أنني راضٍ عن الخيارات، سأقوم بالنقر فوق “موافق”.
من السهل أيضًا تحويل الجدول إلى نص مرة أخرى. باستخدام المؤشر في أي مكان داخل الجدول، انقر فوق “تحويل إلى نص” في علامة التبويب “تخطيط”. ثم اختر الطريقة التي تريد بها فصل النص بمجرد إزالة الجدول، ثم انقر فوق “موافق”.
دمج المستندات
على الرغم من أنه يمكنك نسخ ولصق النص من مستند إلى آخر، إلا أن استخدام أداة الدمج في Word يستغرق وقتًا أقل، ويرجع ذلك أساسًا إلى أنك تحتاج فقط إلى فتح المستند الوجهة. كما أنه يغفل إمكانية فقدان بعض المحتويات عن طريق الخطأ من المستندات الأخرى.
كما يوحي اسم الأداة، فهي مخصصة لدمج النص. على الرغم من إمكانية تضمين الصور في عملية الدمج، إلا أنها قد لا يتم عرضها بشكل صحيح.
أجد هذا مفيدًا بشكل خاص للجمع بين المستندات ذات الصلة. على سبيل المثال، بعد استلام الفصلين الأول والثاني من ورقة بحثية بشكل منفصل، فإن دمجهما يعني أنه يمكنني التأكد من تنسيقهما بشكل متسق وكتابتهما بشكل متماسك. إن القيام بذلك في برامج أخرى، مثل محرر مستندات Google، سيتطلب مني تثبيت وظيفة إضافية، ولكن Word يمكّن هذا الإجراء داخل تطبيق سطح المكتب.
للقيام بذلك، ضع المؤشر أولاً في مستند Word الرئيسي حيث تريد أن يظهر المستند المدمج. بعد ذلك، انقر فوق سهم القائمة المنسدلة “كائن” في مجموعة النص ضمن علامة التبويب “إدراج”، واختر “نص من ملف”.
بعد ذلك، حدد موقع الملف ذي الصلة وحدده، ثم انقر فوق “إدراج”. اضغط باستمرار على Ctrl لتحديد أكثر من مستند واحد، وتأكد من تحديدهم بالترتيب الذي تريد ظهورهم به عند الدمج. عند النقر فوق “فتح”، سيتم إضافة الملف (الملفات) المحددة إلى المستند النشط.
التكامل مع تطبيقات مايكروسوفت الأخرى
إذا كنت من الأشخاص الذين يستخدمون G-Suite، فيمكنك القول بشكل مبرر أن محرر مستندات Google يتكامل بسلاسة مع برامج Google الأخرى. ومع ذلك، بما أنني أستخدم Excel وOutlook وPowerPoint وتطبيقات Microsoft الأخرى، فإنني أقدر مدى جودة عملهم معًا، خاصة وأن هذه العلاقة لا تتطلب اتصالاً بالإنترنت للعمل بانسجام.
على سبيل المثال، كثيرًا ما قمت بإنشاء مخطط في Excel، مع العلم أنه سيتم قصه ولصقه بشكل مثالي في Word. وبالمثل، فقد استخدمت علاقة Word الوثيقة مع Excel وOutlook من خلال أداة دمج المراسلات الخاصة بالبرنامج. يمكنك أيضًا بسهولة تضمين ورقة عمل Excel أو شريحة PowerPoint موجودة أو جديدة في مستند Word الخاص بك.
للقيام بذلك، انقر فوق “كائن” في علامة التبويب “إدراج” على الشريط، وانتقل إلى علامة التبويب “إنشاء جديد” أو “إنشاء من ملف”، اعتمادًا على ما تريد القيام به. ثم اختر الملف أو نوع الملف الذي تريد تضمينه، ثم انقر فوق “موافق”.
أكثر ما يعجبني في هذا التكامل هو أن إصدار Word من تحديثات التضمين يتطابق مع المصدر في أي وقت تقوم فيه بإغلاق المستند وإعادة فتحه (ما لم تقم بإلغاء تنشيط هذه الوظيفة عن طريق النقر فوق ملف > خيارات > خيارات متقدمة، وإلغاء تحديد “تحديث الارتباطات التلقائية عند الفتح” ).
على الرغم من أنني أحب استخدام تطبيق Microsoft Word لسطح المكتب، إلا أنني لن أزعم أنه مثالي للجميع، خاصة أنه معقد، ويستهلك الكثير من الموارد، ومكلف. هناك بعض البدائل الجيدة والمجانية لبرنامج Microsoft Word والتي يجب عليك تجربتها إذا كنت ترغب في التغيير.
(العلامات للترجمة)مايكروسوفت(ر)مايكروسوفت وورد(ر)مايكروسوفت 365