لماذا يجب عليك دائمًا استخدام الأحرف غير المطبوعة في Microsoft Word

إحدى المشكلات الأساسية التي يواجهها الأشخاص عند استخدام Microsoft Word هي كيفية تعامل البرنامج مع التنسيق. في بعض الأحيان، يبدو أن البرنامج لديه عقل خاص به! ومع ذلك، يمكن حل العديد من هذه الإحباطات عن طريق عرض الأحرف غير المطبوعة.

ما هي الشخصية غير المطبوعة؟

الحرف غير القابل للطباعة هو علامة تنسيق تحدد كيفية تخطيط مستندك. كما يوحي الاسم، توجد الأحرف غير المطبوعة فقط لدعم التنسيق الذي يظهر على الشاشة ولا تظهر في الإصدارات المطبوعة من عملك.

فيما يلي بعض الأحرف غير المطبوعة الأكثر شيوعًا:

هناك أيضًا بعض الأحرف الخاصة التي تظهر في الجداول للإشارة إلى نهاية الصف أو بعض المحتوى في الخلية.

افتراضيًا، يعرض Word هذه الأحرف فقط عند النقر فوق أيقونة “إظهار/إخفاء” (¶) في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على الشريط أو الضغط على Ctrl+Shift+8. انقر فوق نفس الرمز (أو استخدم نفس اختصار لوحة المفاتيح) لإخفائها مرة أخرى.

بدلاً من ذلك، لعرض أحرف محددة غير قابلة للطباعة بشكل دائم، انقر فوق ملف > خيارات أو اضغط على Alt > F > T لتشغيل نافذة خيارات Word. ثم، انقر فوق “عرض” في القائمة اليسرى، وحدد أو قم بإلغاء تحديد علامات التنسيق في القائمة. عند الانتهاء، انقر فوق “موافق”.

أفضل إلغاء تحديد كل هذه العناصر حتى يكون لدي خيار تشغيلها وإيقاف تشغيلها من خلال الرمز ¶ في علامة التبويب الصفحة الرئيسية. بعد كل شيء، يمكنهم في بعض الأحيان أن يعيقوا الطريق!

تحديد مشكلات التنسيق المحبطة

نظرًا لأن الأحرف غير المطبوعة تكشف عن العناصر الموجودة في مستند Word والتي تكون مخفية عادةً، مثل المسافات وفواصل الأسطر وفواصل الفقرات وعلامات التبويب، فإنها تتيح لك رؤية هيكلها الهيكلي.

ونتيجة لذلك، يمكنك تحديد أجزاء من عملك حيث يتسبب التباعد والمحاذاة وفواصل الصفحات والعناصر الأخرى في حدوث مشكلات، بدون ظهور الأحرف غير المطبوعة، سيكون من المستحيل رؤيتها (وبالتالي، تسبب إحباطًا كبيرًا) .

على سبيل المثال، يتم فصل الكلمات الموجودة في السطر الأول في هذا المستند بمسافات كبيرة بشكل غير عادي.

عندما أقوم بتمكين الأحرف غير المطبوعة، أستطيع أن أرى أن هذا التنسيق يحدث بسبب وضع فاصل أسطر بعد النقطة، ولأن محاذاة النص مبررة، فإنها تجبر الكلمات الموجودة على هذا السطر على ملء العرض الكامل للصفحة.

لذلك، يمكنني إزالة فاصل الأسطر هذا واستبداله بمسافة أو فقرة لتصحيح هذه المشكلة.

بدلاً من إضاعة الوقت في محاولة تشخيص أسباب مشكلات التنسيق بالعين المجردة، يمكنك رؤية المشكلات بنظرة واحدة عن طريق تمكين الأحرف غير المطبوعة بنقرة واحدة.

تحسين التعاون

إذا قمت بإنشاء مستند خاص بك من البداية، مع إضافة كل كلمة وفاصل ومسافة وفقرة بواسطتك، فمن المرجح أن تفهم كيفية تجميع العمل معًا.

ومع ذلك، إذا كنت تتعاون مع الآخرين في مستند في الوقت الفعلي أو تضيف إلى مستند تم إرساله إليك، فمن الجيد أن تعتاد على تنشيط الأحرف غير المطبوعة. يعني القيام بذلك أنه يمكنك التأكد من أن الجميع يتبعون دليل النمط، أو على الأقل، يستخدمون نفس “قواعد” التنسيق.

على سبيل المثال، هل يضغطون على Enter مرتين في نهاية كل فقرة، أم أن المستند تم إعداده لإضافة مسافة بحجم معين بعد كل فقرة تلقائيًا؟ هل يستخدم الأشخاص مسافات غير منقسمة بين الأرقام والكلمات في التاريخ (لمنع تقسيم التاريخ إلى سطرين)، أم أنهم يستخدمون مسافات عادية؟

يمكن أن يساعد تشغيل الأحرف غير المطبوعة في المواقف التعاونية (وتشجيع الآخرين على فعل الشيء نفسه!) في تجنب الاختلافات في الأساليب، مما يعني أنك (والآخرين) لن تضطر إلى العودة وتعديل عملهم لاحقًا.

ضمان اتساق التنسيق

بالاستمرار في موضوع الاتساق، دعنا نلقي نظرة على هذا المثال، حيث يتم وضع مسافة بادئة للسطر الأول من كل فقرة.

على الرغم من أن الفقرتين تبدوان متناسقتين، إلا أن طرق تحقيق هذه المسافات البادئة تختلف. في الفقرة الأولى تمت إضافة مجموعة مسافات، بينما في الثانية تم الضغط على مفتاح Tab. لا يمكن رؤية هذا إلا مع تشغيل الأحرف غير المطبوعة.

لماذا يهم هذا؟ حسنًا، إذا قمت بزيادة حجم خط المستند، فستظل المسافة البادئة التي تم إنشاؤها من خلال علامة التبويب كما هي، على الرغم من أن المسافة البادئة التي تم إنشاؤها من خلال المسافات ستتغير، حيث تتغير أحجام المسافات مع حجم الخط. هذا يعني أنه سيكون لدي مسافة بادئة غير متناسقة.

لذا، فإن تمكين الأحرف غير المطبوعة يعني أنه يمكنني تحديد التناقضات – والأهم من ذلك، تصحيحها – في أقرب فرصة.

إجراء تعديلات دقيقة

لقد انتهيت إذن من كتابة أطروحتك المكونة من خمسين صفحة، وأنت على استعداد لتسليمها إلى معلمك. حتى إذا كان المستند الخاص بك يعمل ويتم عرضه كما تتوقع، فمن الجيد التأكد من تقديم المستند وتنسيقه بشكل واضح واحترافي.

في هذا المثال، هناك مسافتان غير ضروريتين في نهاية العنوان الأول، يمكن التعرف عليهما بسهولة فقط عند تشغيل الأحرف غير المطبوعة.

هنا، تمتد علامات الفقرات الإضافية في نهاية المستند إلى الصفحة التالية، مما يؤدي إلى ظهور صفحة فارغة عديمة الفائدة لن تؤدي إلا إلى التأثير على كيفية طباعة المستند. وأيضًا، إذا قمت بحفظ المستند كملف PDF، فسيتم وضع علامة على تلك الصفحة الفارغة في نهاية ملفي.

ولأنني لاحظت هذه الأحرف الإضافية، يمكنني إزالتها من مستندي، وبالتالي الحاجة إلى أن تقوم الطابعة بطباعة صفحة فارغة.

علاوة على ذلك، يمكن أن يساعدك تحرير المستند باستخدام الأحرف غير المطبوعة في استعادة بعض الأحرف الإضافية إذا كنت مجبرًا على الالتزام بحد معين، حيث يتم احتساب المسافات وعلامات التبويب ضمن إجمالي الأحرف.

---

بالإضافة إلى تشغيل المسافات غير المطبوعة، هناك العديد من الطرق الأخرى لتحسين تنسيق Microsoft Word، مثل استخدام قوائم متعددة المستويات، وإضافة جدول محتويات تلقائي، وإضافة مسافات بعد الفقرات.