عند إنشاء صيغ Microsoft Excel ، يمكنك إنشاء حسابات باستخدام قيم محددة-المعروفة أيضًا باسم الترميز الصلب-أو الرجوع إلى خلايا أخرى في المصنف. في هذا الدليل ، سأشرح لماذا يمكن أن تسبب قيم الترميز المتشدد مشكلات ، وكيف يكون استخدام مراجع الخلايا هو الخيار الأفضل.
المشكلات الناجمة عن القيم المتشددة في صيغ Excel
لنفترض أنك تعمل على عمل تكلفة المنتجات في متجرك عند إضافة ضريبة بنسبة 20 ٪. للقيام بذلك ، في العمود C ، قمت بضرب القيم في العمود B بنسبة 1.2 ، كما هو موضح في شريط الصيغة في الجزء العلوي من نافذة Excel:
=B2*1.2
ومع ذلك ، تخيل الآن أنه في العام التالي ، يتم تخفيض الضريبة على جميع العناصر إلى 15 ٪. نتيجة لذلك ، يجب عليك العودة إلى الخلايا وتغيير جميع الصيغ في العمود C بحيث يتم ضرب القيم في العمود B بمقدار 1.15.
نعم ، يمكنك تغيير الصيغة في الخلية C2 ، وتكرارها تلقائيًا في الخلايا المتبقية عن طريق النقر المزدوج أو النقر على مقبض التعبئة في الزاوية اليمنى السفلية من الخلية. ومع ذلك ، فإن هذا النهج يستغرق وقتًا أطول من اللازم ويمكن أن يؤدي بسهولة إلى نسخ أو أخطاء تلقائية التلقائية.
متعلق ب
كيفية ملء خلايا Excel تلقائيًا بملء الفلاش وملء تلقائي
يمكن لـ Microsoft Excel ملء الخلايا تلقائيًا بناءً على الأنماط.
والأكثر من ذلك ، أن القيم المتشددة في صيغ Excel تجعل تحديد الأخطاء أكثر صعوبة ، حيث يتعين عليك اختيار خلية لرؤية مكياج الحساب في شريط الصيغة. بدلاً من ذلك ، يمكنك الضغط على Ctrl+`(لهجة خطيرة) لعرض جميع الصيغ في جدول البيانات ، ولكن – أكثر – هذه خطوة غير ضرورية لاتخاذها ويمكن أن تضيف الارتباك.
أخيرًا ، إذا قمت بمشاركة مصنف Excel الخاص بك مع الآخرين ، فإن القيم المرمزة في الصيغ تفتقر إلى أي نوع من السياق الذي يفسر كيف وصلت إلى هذا الرقم.
لماذا تعتبر الخلايا المتغيرة المرجعية خيارًا أفضل
للتغلب على عيوب القيم المتشددة في صيغ Microsoft Excel ، يمكنك استخدام مراجع الخلايا.
باستخدام المثال أعلاه ، بدلاً من ضرب كل قيمة في العمود B بمقدار 1.2 داخل الصيغة الخاصة بك ، يمكنك الرجوع إلى خلية تحتوي على المتغير – في هذه الحالة ، الخلية E2 – instead:
=B2*$E$2
من المهم أن نلاحظ أن الإشارة إلى الخلية E2 مطلقة ، ويمثلها رموز الدولار ($) قبل العمود والصف. إذا لم تقم بذلك ، عند تكرار الصيغة على الخلايا المتبقية في العمود C ، سيتم ضبط مرجع الخلية بالنسبة إلى موضع الخلية النشطة. على سبيل المثال ، ستشير الصيغة في الخلية C3 إلى الخلية E3 ، وسوف تشير الصيغة في الخلية C4 إلى الخلية E4 ، وهكذا.
عند صياغة الصيغة الخاصة بك ، اضغط على F4 بعد كتابة مرجع الخلية لتحويلها من مرجع نسبي إلى مرجع مطلق.
متعلق ب
كيفية استخدام المراجع النسبية والمطلقة والمختلطة في Excel
وفر الوقت والرجوع إلى الخلايا الصحيحة عند إنشاء صيغ في Excel.
الآن ، عندما تتغير الضريبة على العناصر إلى 15 ٪ ، يمكنك ببساطة تغيير القيمة في الخلية E2 إلى 1.15 ، وجميع الصيغ التي تشير إلى أن الخلية ستقوم بتحديثها على الفور.
ما هو أكثر من ذلك ، لأن الخلية التي تحتوي على المتغير معروضة دائمًا ، من السهل مراجعة الدقة. أيضًا ، نظرًا لأن الخلية E1 تحتوي على كلمة “ضريبة” ، يمكن لأي شخص يصل إلى جدول البيانات لأول مرة رؤية السياق الكامل لكيفية حساب إجمالي القيم في العمود C.
إخلاء المسئولية: هناك حالات يمكن أن تكون فيها القيم المتشددة في الصيغ أكثر ملاءمة. على سبيل المثال ، قد تتخلى عن الإجمالي الأسبوعي الذي يتم تقسيمه على سبعة لإنشاء إجمالي يوميًا ، نظرًا لأن عدد الأيام في الأسبوع لا يتغير أبدًا. أيضًا ، تستخدم الصيغ ذات المراجع الخلوية ذاكرة أكثر بقليل من تلك التي لديها قيم مشفرة ، لذلك إذا قمت بذلك في كثير من الأحيان ، فقد ترى انخفاضًا-وإن كان ضئيلًا-في أداء المصنف الخاص بك.
يعد استخدام مراجع الخلايا في الصيغ بدلاً من القيم المرمزة بشكل خاص مفيدًا بشكل خاص إذا من المحتمل أن تتغير معلمات الحساب في المستقبل. في هذا المثال ، يتم استخدام وظيفة IFS في العمود C لتحديد ما إذا كان كل طالب قد اجتاز أو فشل في اختبار نهاية الفصل الدراسي ، اعتمادًا على ما إذا كان قد وصلوا إلى متغير علامة المرور في الخلية E2:
=IFS((@Score)<$E$2,"FAIL",(@Score)>=$E$2,"PASS")
متعلق ب
كيفية استخدام وظيفة IFS في Microsoft Excel
وفر الوقت والتخلص من مخاطر الأخطاء باستخدام IFS بدلاً من الصيغ المتداخلة.
في الفصل الدراسي التالي ، يمكنك ببساطة تكرار الورقة وتغيير متغير علامة المرور ، كل ذلك دون الحاجة إلى القلق بشأن ضبط الصيغة لإنشاء النتيجة الصحيحة لتلك البيانات.
نصيحة للمحترفين: اسم المتغير
حتى الآن ، تحدثت عن الخلايا المرجعية في صيغ Excel بدلاً من القيم المتشددة. تتمثل إحدى طرق تأمين صيغك في إعطاء الخلية التي تحتوي على الاسم المتغير ، وهو أمر مفيد بشكل خاص إذا كنت تخطط لاستخدامها في المصنف الخاص بك.
لنفترض أن لديك أوراق عمل متعددة في المصنف ، كل منها يحتوي على منتجات مختلفة من متاجر مختلفة ، وتحتاج إلى عرض التكلفة الإجمالية لكل عنصر ، بما في ذلك الضريبة.
ستلاحظ في لقطة الشاشة أعلاه أن هناك أيضًا ورقة عمل تسمى “الضريبة”. تحتوي هذه الورقة على معدل الضريبة الحالي والقيمة التي تحتاج إلى مضاعفة التكاليف بحساب التكلفة الإجمالية.
بدلاً من الاضطرار إلى تذكر موقع المتغير داخل المصنف الخاص بك في كل مرة تريد حساب التكلفة الإجمالية للمنتج ، يمكنك إعطاء اسم هذه الخلية. للقيام بذلك ، حدد الخلية ذات الصلة ، وفي مربع الاسم في الزاوية العلوية اليسرى من الشاشة ، اكتب علامة خلية لا تنسى. في حالتي ، ذهبت مع “الضريبة”. ثم ، اضغط على Enter لإكمال عملية التسمية.
متعلق ب
أنا دائما اسم النطاقات في Excel ، ويجب عليك أيضا
ترتيب مصنف Excel الخاص بك.
الآن ، بغض النظر عن مكان وجودك في المصنف الخاص بك ، يمكنك بسهولة الرجوع إلى هذا المتغير في صيغتك:
=B2*TAX
كلما تغير معدل الضريبة ، عليك فقط ضبطه مرة واحدة في ورقة العمل الضريبية الخاصة بك لتحديث جميع التكاليف الخاصة بك. ما هو أكثر من ذلك ، نظرًا لأن الإشارات إلى النطاقات المسماة مطلقة بطبيعتها ، فلا يجب أن تتذكر إضافة علامات الدولار إلى صيغك!
لا تعد الخلايا المرجعية بدلاً من القيم المتشددة في الصيغ هي الطريقة الوحيدة لتوفير الوقت في Microsoft Excel. على سبيل المثال ، يمكنك إضافة أوامرك الأكثر استخدامًا إلى شريط أدوات الوصول السريع ، أو تعلم بعض اختصارات Excel الأكثر فائدة لإنقاذك من القفز بين لوحة المفاتيح والماوس.
(tagstotranslate) Microsoft (T) Microsoft Excel (T) Microsoft 365