لماذا أحب محرر مستندات Google (ولن أستخدم Microsoft Word مطلقًا)

يعتبر كل من Google Docs وMicrosoft Word من معالجات النصوص، ولكنك ستلاحظ بسرعة الاختلافات في كيفية عملهما بمجرد بدء استخدامهما. أفضّل المستندات على Word ولن أستخدم (على الأرجح) معالج النصوص من Microsoft مطلقًا لإنشاء المستندات. هذا هو السبب.

المستندات لا تتطلب التثبيت

إن الشيء العظيم في المستندات هو أنك لا تحتاج إلى تثبيته. إنها أداة مكتبية قائمة على الويب، تتيح لك إنشاء المستندات وتحريرها وإدارتها من أي متصفح ويب. يمكنك اختيار أي جهاز، وتشغيل متصفح الويب الخاص به، وتسجيل الدخول إلى Google، والبدء في إنشاء المستندات المطلوبة.

من ناحية أخرى، يحتاج Word عادةً إلى التثبيت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. تحتاج إلى الحصول على مثبت التطبيق، وتثبيت الأداة، ثم تشغيل الأداة المثبتة لإنشاء المستندات. في بعض الأحيان، تواجه أيضًا مشكلات أثناء تثبيت الأداة أو إنشاء المستندات – وهو أمر يمكن تجنبه إذا كنت تستخدم محرر المستندات.

تجدر الإشارة إلى أن Word لديه أيضًا إصدار ويب، ولكنه ليس قريبًا من إصدار Docs عبر الإنترنت من حيث سهولة الاستخدام. على سبيل المثال، لا يمكنك العمل دون اتصال في إصدار الويب الخاص بـ Word. كما أن إصدار الويب الخاص بـ Word لا يوفر خيار حفظ مستنداتك بالعديد من تنسيقات الملفات.

يتمتع تطبيق Docs بواجهة نظيفة وسهلة الاستخدام

يوفر تطبيق Docs واجهة أكثر نظافة وسهولة في الاستخدام من Word. بمجرد تشغيل محرر المستندات، يتم الترحيب بك بواجهة تسرد مستنداتك الحديثة وخيارات إنشاء مستندات جديدة.

عندما تبدأ مستندًا جديدًا أو تقوم بتحرير مستند موجود، فإن تطبيق Docs يشتمل على جميع الخيارات الأساسية المتوفرة في شريط الأدوات العلوي. يمكنك استخدام هذه الأدوات لتنسيق المستند وإضافة عناصر إليه وتنفيذ إجراءات أخرى.

باستخدام Word، لديك خيار فتح المستندات الحديثة وإنشاء مستندات جديدة، ولكن الواجهة مزدحمة تمامًا. بعد ذلك، بمجرد إنشاء مستند أو تحريره، يظهر لديك شريط أدوات علوي مربك. لديك علامات تبويب متعددة، تقدم كل منها خيارات مختلفة. على الرغم من أن هذا مفيد للمستندات المعقدة، إلا أنك قد لا ترغب في استخدامها بشكل يومي.

يقوم تلقائيًا بحفظ المستندات الخاصة بك

عند إنشاء مستند جديد أو تحرير مستند موجود، يحفظ تطبيق المستندات تلقائيًا التغييرات التي تجريها على مستندك. وهذا يضمن عدم فقدان عملك في حالة توقف اتصالك بالإنترنت عن العمل أو حدوث خطأ آخر. يتم تمكين ميزة الحفظ التلقائي هذه بشكل افتراضي، لذلك لا يتعين عليك تشغيلها يدويًا من أي مكان.

من ناحية أخرى، يقوم Word بحفظ المستندات تلقائيًا في بعض الحالات فقط. يجب تمكين خيار حفظ الملفات تلقائيًا يدويًا لأنه معطل افتراضيًا. لا يقدم تطبيق Docs زر حفظ، بينما تعتمد على هذا الزر في Word لحفظ الملفات.

تصدير المستندات الخاصة بك إلى تنسيقات مختلفة

يتيح لك تطبيق المستندات تنزيل مستنداتك المعدة بالعديد من تنسيقات الملفات الشائعة، بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، PDF وDOCX وTXT. لحفظ المستند الخاص بك بأحد هذه التنسيقات، ما عليك سوى الوصول إلى المستند الخاص بك وتحديد الخيار File > Download واختيار تنسيق الملف المطلوب. لن تحصل على أي تأكيد أو مربعات حوار؛ يبدأ تنزيل المستند المحدد بالتنسيق الذي تم اختياره على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

يتيح لك Word أيضًا تنزيل مستنداتك بتنسيقات مختلفة، إلا أن العملية ليست مبسطة. على سبيل المثال، تحصل على واجهة مزدحمة وخطوات غير ضرورية للحصول على المستند بالتنسيق الذي اخترته.

لتصدير ملف في Word، عليك النقر فوق قائمة “ملف”، ثم اختيار “حفظ باسم”، ثم “تصفح”، ثم اختيار تنسيق الملف المفضل من القائمة المنسدلة (التي تسرد تنسيقات الملفات التي من المحتمل ألا تستخدمها أبدًا).

إذا كانت لديك تعليقات لمؤلف مستند، فإن تطبيق Docs يجعل من السهل جدًا إضافة هذه التعليقات كتعليق على النص المحدد في المستند. يمكنك أيضًا الإشارة إلى الأشخاص في التعليقات حتى يعرفوا أن هذا التعليق مخصص لهم.

يوفر Word أيضًا خيار التعليق، ولكن إضافة تعليق ليس ملائمًا كما هو الحال مع المستندات. وذلك لأن التعليقات غالبًا لا يتم تحديثها في الوقت الفعلي. وأيضًا، إذا قمت بوضع علامة على شخص ما في تعليق، فلن يتمكن هذا الشخص من الرد على هذا التعليق من بريده الإلكتروني (وهو أمر ممكن باستخدام محرّر المستندات).

الرابط هو كل ما تحتاجه للوصول إلى مستند

إن الشيء العظيم في المستندات هو مدى سهولة مشاركة مستنداتك مع الآخرين. عند إنشاء مستند في مستندات Google، يتم تعيين رابط محدد له. يمكنك بعد ذلك الحصول على هذا الرابط ومشاركته مع الآخرين حتى يتمكن الآخرون من الوصول إلى المستند الخاص بك. يمكنك تحديد مستويات الوصول، مما يعني اختيار من يمكنه فقط عرض مستنداتك وعرضها وتحريرها.

يقوم Word بحفظ مستنداتك محليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، مما يعني أنك بحاجة إلى نقل ملف المستند إلى الآخرين ليتمكن الآخرون من عرضه وتحريره. يعد هذا أمرًا مرهقًا وأقل ملاءمة مما يقدمه محرر المستندات. كما أن الشخص الذي ترسل المستند إليه لن يرى التغييرات التي أجريتها على المستند بعد إرساله؛ وذلك لأن المشاركة اليدوية ليست في الوقت الفعلي.

قم بدعوة الآخرين للتعاون معك

يتيح لك تطبيق المستندات دعوة الأشخاص للتعاون معك في مستنداتك. يمكنك دعوة الأشخاص لتحرير مستنداتك ومشاهدتهم وهم يقومون بإجراء تغييرات في الوقت الفعلي على شاشتك. ويعرض تطبيق المستندات أيضًا مؤشرات الأشخاص الآخرين عندما يقومون بتحرير مستندك. هذه ميزة مفيدة جدًا ومريحة للمستندات التي تتطلب أن يعمل عليها عدة أشخاص.

يقوم Word بحفظ المستندات محليًا، لذا لا يمكن أن يكون لديك عدة أشخاص يعملون على نفس المستند في نفس الوقت. حتى إذا قمت بإرسال المستند إلى الآخرين، فلن ترى التغييرات التي أجروها حتى يرسلوا الملف إليك مرة أخرى. هذه الميزة موجودة في إصدار الويب الخاص بـ Word، ولكن مرة أخرى، أنت مقيد بالميزات المحدودة التي يقدمها هذا الإصدار.

العمل من أي جهاز

وأخيرًا وليس آخرًا، يعمل محرر المستندات على كل الأجهزة المتوفرة تقريبًا. يمكنك الوصول إلى معالج النصوص هذا باستخدام متصفح الويب على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. إذا كنت تستخدم هاتف iPhone أو Android، فيمكنك الحصول على تطبيق Docs لجهازك. يقوم تطبيق المستندات بمزامنة جميع تغييراتك في الوقت الفعلي، مما يعني أن التغيير الذي يتم إجراؤه على مستند على الويب يظهر فورًا في تطبيق الهاتف المحمول والعكس صحيح.

يقدم Word أيضًا تطبيقًا للجوال، ولكن نظرًا لأن تطبيق سطح المكتب يحفظ المستندات محليًا، فلا يمكنك الوصول إلى هذه الملفات على هاتفك المحمول. سيتعين عليك إحضار هذه الملفات إلى جهازك المحمول بطريقة ما حتى تتمكن من تحريرها. لديك خيار استخدام OneDrive لمزامنة ملفاتك، ولكن هذا شيء آخر عليك إعداده قبل البدء في إنشاء مستنداتك.

كما ترى، يعد التعامل مع المستندات أكثر سهولة وملاءمة. إذا كنت تستخدم Word فقط كمعالج النصوص، فجرّب Docs وشاهد كيف يعمل لصالحك.