إن وجود قائمة مهام منظمة جيدًا يساعدك على تنظيم مهام العمل والحياة ويمكن أن يقلل من التوتر الناتج عن وجود الكثير من الأشياء التي يجب القيام بها. إذا كنت تبحث عن تطبيق مجاني وسهل الاستخدام لقائمة المهام يمكنك استخدامه عبر أجهزة متعددة، فقد يكون Microsoft To Do هو التطبيق المناسب لك.
سنعرض لك مزايا تطبيق Microsoft 365 To Do في الأمثلة أدناه، ولكن يمكن الوصول إلى نفس الميزات من خلال التطبيق على هاتفك أو جهازك اللوحي أو إصدار الويب من البرنامج.
تطبيق To Do مجاني لحاملي حسابات Microsoft
تفرض العديد من تطبيقات قوائم المهام المتاحة في السوق رسوم اشتراك مقابل أفضل ميزاتها. ومع ذلك، فإن إحدى الفوائد الرئيسية لتطبيق To Do هي أنه مجاني ومن المرجح أنه لا يتطلب منك إنشاء حساب آخر لتتبع المهام.
للوصول إلى التطبيق على أنظمة Windows أو Mac أو iOS أو Android، كل ما تحتاجه هو حساب Microsoft. إذا كان لديك outlook.com أو hotmail.com أو live.com أو msn.com أو عنوان بريد إلكتروني آخر تديره Microsoft، فلديك بالفعل حساب Microsoft. إذا كانت مدرستك أو عملك يدير أنظمته على Microsoft، فيمكنك استخدام عنوان البريد الإلكتروني الذي تم إعطاؤه لك عند التسجيل لأول مرة. أخيرًا، يمكنك أيضًا تسجيل الدخول باستخدام حساب Gmail.
يعد Microsoft To Do سهلاً في التنقل
عند إنشاء قائمة مهام، فأنت تريد أن تكون عملية سريعة وسهلة – لا ينبغي أن يستغرق إنشاء القائمة وقتًا أطول من القيام بالأشياء الموجودة في القائمة – وMicrosoft To Do هو ذلك تمامًا، بفضل واجهته سهلة الاستخدام.
عند فتح التطبيق وتسجيل الدخول باستخدام حساب Microsoft الخاص بك، سيتم الترحيب بك من خلال شريط جانبي بسيط على يسار اللوحة الرئيسية.
على الشريط الجانبي، لديك:
- يومي—يظهر لك المهام التي حددتها لنفسك لإكمالها اليوم.
- مهم—يمكنك تعيين مهام معينة ذات أولوية أعلى لتظهر في هذه القائمة.
- مخطط له—سيتم عرض أي مهام لها تاريخ استحقاق أو تذكير في هذا القسم.
- مُخصصة لي—باستخدام أدوات التعاون في To Do، يمكن لأي شخص في مؤسستك تفويض مهمة إليك.
- البريد الإلكتروني المُعلَّم—إذا قمت بوضع علامة على بريد إلكتروني في Outlook (بشرط أن تكون قد قمت بتسجيل الدخول إلى نفس الحساب)، فسوف يظهر كمهمة في هذه القائمة.
- المهام—هذا هو المكان الذي ستوضع فيه مهامك إذا لم تقم بتعيينها في قائمة.
يمكنك أيضًا البحث بشكل مفيد عن الكلمات الرئيسية في مربع البحث الموجود أعلى الشريط الجانبي.
سيسمح لك خيار القائمة الجديدة بإنشاء مجلد مشروع لتقسيم بعض المهام الأكبر التي قد تكون لديك. للقيام بذلك، انقر فوق “قائمة جديدة” وأعد تسمية قائمتك بالنقر فوق رأس “القائمة بدون عنوان” الذي يظهر في اللوحة الرئيسية. ستظهر هذه القائمة في الشريط الجانبي لسهولة الوصول إليها.
لإضافة مهمة إلى هذه القائمة، انقر بزر الماوس الأيمن فوق المهمة، ثم مرر الماوس فوق “نقل المهمة إلى”، واختر القائمة ذات الصلة.
يمكنك أيضًا النقر فوق الرمز الموجود بجوار “قائمة جديدة” لتجميع القوائم الخاصة بك.
عند تحديد أحد خيارات الشريط الجانبي أعلاه، ستعرض لك اللوحة الرئيسية على اليمين كل شيء في هذا القسم. أيضًا، في أسفل أقسام يومي، والمهام المهمة، والمخطط لها، والمهام، سترى شريطًا أبيض حيث يمكنك كتابة مهمة لإضافتها إلى هذا القسم.
عند تحديد مهمة، سيتم فتح شريط جانبي آخر على الجانب الأيمن من الشاشة.
- انقر فوق النجمة لإضافة هذه المهمة إلى مجلد المهام المهمة، وستظل موجودة هناك حتى تكمل المهمة أو تزيلها من هذه القائمة. وستظل هذه المهام أيضًا في أعلى قائمة المهام الخاصة بك.
- يمكنك إضافة مهام فرعية إلى مهمة شاملة (ثم تحديدها) من خلال النقر فوق “إضافة خطوة”.
- انقر فوق “إضافة إلى يومي” لتذكير نفسك بإكمال هذه المهمة اليوم (المزيد حول هذا أدناه).
- لإضافة تنبيه إلى المهمة، انقر فوق “تذكيرني”.
- حدد خيار “إضافة تاريخ الاستحقاق” لتعيين موعد نهائي لهذه المهمة، وسيظهر هذا الموعد أيضًا في يومي في اليوم الذي من المفترض أن يتم الانتهاء منه.
- انقر فوق “تكرار” لتكرار هذه المهمة على فترات زمنية مناسبة.
- يمكنك أيضًا إرفاق ملف أو إضافة ملاحظة إلى المهمة.
الذكاء الاصطناعي في تطبيق Microsoft To Do يوفر عليك النقرات
كان أحد الأشياء الأولى التي أعجبتني عندما بدأت استخدام Microsoft To Do على Windows 11 هو أن الذكاء الاصطناعي الخاص به يقوم بالكثير من العمل نيابة عنك عند تعيين مهمة. ففي النهاية، لا ينبغي أن تكون الإضافة إلى قائمة المهام الخاصة بك مهمة في حد ذاتها! انتقل إلى قسم “المخطط” في الشريط الجانبي، وانقر فوق مربع “إضافة مهمة” في أسفل النافذة. بالإضافة إلى كتابة اسم المهمة، أضف تاريخ الاستحقاق.
ستلاحظ أن التاريخ والوقت يتم تسطيرهما تلقائيًا، مما يخبرك أن الذكاء الاصطناعي في قائمة المهام يتعرف على هذا باعتباره حدثًا مجدولًا. عند الضغط على Enter، ستتم إضافة هذه المهمة إلى قسم المهام المخطط لها مع تعيين تنبيه للوقت والتاريخ اللذين ذكرتهما. الأمر بهذه البساطة حقًا. علاوة على ذلك، إذا كتبت “اليوم”، فستتم إضافة المهمة أيضًا إلى قائمة “يومي”.
إدارة يومك باستخدام Microsoft To Do
تخيل هذا: لديك 100 مهمة في قائمة مهامك الإجمالية، وتشعر بالإرهاق. بدلاً من ذلك، تريد جعل جدول أعمال اليوم أكثر قابلية للإدارة، والحصول على قائمة لا تبدو مرهقة للغاية. تقوم ميزة My Day في Microsoft To Dos بهذا بالضبط.
بالإضافة إلى إضافة المهام إلى قائمة “يومي” من خلال الطريقة التي ناقشناها سابقًا، يمكنك أيضًا إضافة المهام يدويًا إلى هذا القسم. انقر بزر الماوس الأيمن فوق المهمة التي تريد إكمالها اليوم، وانقر فوق “إضافة إلى يومي”.
في نهاية اليوم، ستختفي من هذه القائمة جميع المهام – المكتملة أو غير المكتملة – حتى تتمكن من البدء من جديد في صباح اليوم التالي. ومع ذلك، حتى لو اختفت المهام من قائمة “يومي”، فستظل موجودة حيث وضعتها في الأصل إذا لم يتم إكمالها بعد.
استخدم To Do على جهاز الكمبيوتر أو الهاتف المحمول
من الرائع أن تتمكن من استخدام Microsoft To Do أثناء التنقل. وبعيدًا عن التكامل الكامل مع برامج الكمبيوتر الشخصي، فإن جمال To Do هو أنه يمكنك الوصول إليه بسلاسة على أجهزتك المحمولة، بغض النظر عن الشبكة التي تستخدمها.
Microsoft To Do وMicrosoft Outlook
يدعم إصدار يناير 2024 من Outlook من Microsoft التكامل السلس والسهل مع Microsoft To Do، مما يوفر عليك الحاجة إلى التنقل الممل بين برنامجي Microsoft. ما عليك سوى النقر فوق أيقونة To Do في Outlook لتشغيل إصدار مبسط من القوائم الحالية وإضافة المهام.
إذا كنت تعتقد أن الأمر لن يصبح أسهل، فحاول النقر على رسالة بريد إلكتروني من صندوق الوارد أو مجلد آخر وسحبها إلى شريط المهام الجانبي، ثم أسقطها في قائمتك. إذا أضفتها إلى قائمة المهام كمهمة، فسيحتوي العنصر أيضًا على رابط للعودة إلى البريد الإلكتروني الأصلي للوصول إليه عند الحاجة.
يمكنك أيضًا وضع علامة على بريد إلكتروني في Outlook، وسيظهر ذلك بعد ذلك في قسم “البريد الإلكتروني المُعلَّم” في “المهام الواجبة”، إلى جانب رقم إشعار على الرمز الموجود في شريط المهام. وهذا يعني أنك لن تفوتك تلك الرسالة المهمة للغاية، بغض النظر عن التطبيق الذي تستخدمه حاليًا.
Microsoft To Do على الأجهزة اللوحية والهواتف المحمولة
بمجرد أن تتعرف على تطبيق سطح المكتب، فإن الوصول إلى قائمة المهام على هاتفك المحمول سيكون سهلاً للغاية، حيث تتوفر نفس الأقسام الموجودة في الشريط الجانبي لتطبيق Windows الخاص بك للعرض والتعديل.
أولاً، قم بتنزيل تطبيق Microsoft To Do من متجر التطبيقات، ثم قم بتسجيل الدخول باستخدام حساب Microsoft الخاص بك لمزامنة قوائمك. عند فتح التطبيق لأول مرة، ستحصل على خيار السماح بالإشعارات، والذي يجب عليك السماح به إذا كنت تريد تذكيرك بالمواعيد النهائية القادمة ومهام اليوم.
التعاون مع الآخرين على Microsoft To Do
ما فائدة قائمة المهام إذا لم تتمكن من تكليف أصدقائك وزملائك وأفراد أسرتك ببعض مهامك؟ يوفر لك تطبيق Microsoft To Do حلاً لهذه المشكلة، حيث يمكنك إما إرسال نسخة من القائمة عبر البريد الإلكتروني إلى شخص آخر أو مشاركة المهام وتعيينها داخل القائمة.
لإرسال قائمة بريد إلكتروني إلى شخص ما، انقر بزر الماوس الأيمن فوق القائمة في الشريط الجانبي وانقر فوق “قائمة البريد الإلكتروني”. يمكنك القيام بذلك باستخدام أي من العناصر الموجودة في الشريط الجانبي.
سيؤدي هذا إلى فتح القائمة في بريد إلكتروني في Outlook، بتنسيق نص عادي حتى تتمكن من تعديلها وإرسالها.
لتعيين مهام لأفراد، عليك أولاً دعوتهم إلى قائمة أو مجموعة أنشأتها. بعد إضافة قائمة أو مجموعة جديدة كما هو موضح في القسم الأول أعلاه، انقر بزر الماوس الأيمن فوق اسمها في الشريط الجانبي وانقر فوق “مشاركة القائمة”.
سيُطلب منك بعد ذلك إنشاء رابط دعوة يمكنك نسخه إلى الحافظة أو إرساله عبر البريد الإلكتروني. بمجرد تسجيل دخول الشخص الذي شاركت معه القائمة أو المجموعة والوصول إلى القائمة، يمكنك تعيينه لمهمة داخل تلك القائمة أو المجموعة.
للقيام بذلك، حدد المهمة ذات الصلة وانقر فوق “تعيين إلى”.
ستشاهد بعد ذلك اسمهم يظهر كخيار، ويمكنك النقر فوقه لوضع هذا العنصر في قسم “مُخصص لي”. المهمة: مُفوضة.
يعد تطبيق Microsoft To Do واحدًا من بين العديد من قوائم المهام المتاحة لك لتجربتها. مع وجود العديد من الخيارات للاختيار من بينها، يمكنك الاطلاع على أفضل خمسة بدائل لتطبيقات قوائم المهام.