يمكن لبرنامج Copilot من Microsoft أن يغير حقًا الطريقة التي تستخدم بها Outlook. فهو يتيح لك إنشاء رسائل بريد إلكتروني برسالة بسيطة، ومعرفة ما شاركه أحد جهات الاتصال مؤخرًا، وتلخيص محتوى البريد الإلكتروني، والعثور على رسائل بريد إلكتروني محددة، وغير ذلك الكثير. دعنا نرى كيف يمكنه إحداث ثورة في تجربة Outlook الخاصة بك.
استخدم Copilot لصياغة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook
من أبرز حالات استخدام Copilot في Outlook هي قدرته على صياغة رسائل بريد إلكتروني كاملة نيابةً عنك. ما عليك سوى تقديم تعليمات حول محتوى البريد الإلكتروني، وسيقوم البرنامج بإنشاء استجابة جيدة الصياغة تلبي توقعاتك. لاستخدام Copilot لصياغة رسائل البريد الإلكتروني، ابدأ بكتابة رسالة جديدة، وانقر على أيقونة Copilot في الشريط وانقر على “المسودة باستخدام Copilot”.
أدخل التفاصيل حول نوع البريد الإلكتروني الذي تحتاجه في شكل مطالبة. انقر على أيقونة الفلتر في الزاوية اليسرى السفلية لتحديد نغمة وطول البريد الإلكتروني، ثم انقر على “إنشاء”.
سيقوم Copilot بإنشاء استجابة بناءً على إدخالك، ويمكنك إجراء المزيد من التغييرات من خلال توفير مطالبة أخرى. يمكنك أيضًا إعادة إنشاء الاستجابة من البداية أو التخلص منها تمامًا. إذا كنت راضيًا عن الاستجابة، فانقر فوق “الاحتفاظ بها” لحفظها.
بعد ذلك، قم بإجراء أي تغييرات يدوية إضافية تريدها وأرسلها.
الرد على رسائل البريد الإلكتروني باستخدام Copilot
تمامًا كما يمكن لـ Copilot المساعدة في صياغة رسائل البريد الإلكتروني، فإنه يمكنه أيضًا قراءة محتوى رسائل البريد الإلكتروني واقتراح بعض الردود التلقائية التي يمكنك استخدامها كردود. إذا كنت تفضل ردًا أكثر تخصيصًا، فيمكنك أن تطلب من المساعد الذكي كتابة رد مخصص عبر موجه. وعلى غرار صياغة رسائل البريد الإلكتروني، يمكنك ضبط الرد قبل قبوله وإرساله.
ومع ذلك، ضع في اعتبارك أن الردود التلقائية التي يولدها Copilot تكون أكثر فائدة للرسائل الإلكترونية المباشرة أو الردود التي تكون فيها الاستجابة المتوقعة واضحة. وفي حالات أخرى، قد تكون الردود عامة للغاية أو حتى غير صحيحة، وهذا هو السبب في أن بعض المستخدمين لا يشعرون بالاستعداد لاستخدام Copilot. لذا، يجب عليك دائمًا مراجعتها بعناية قبل استخدامها.
تلخيص محتوى البريد الإلكتروني لك
جميعنا نتلقى رسائل بريد إلكتروني تحتوي على سلاسل طويلة للغاية بسبب المحادثات الطويلة المتبادلة. وقد تستغرق إعادة قراءة الردود وقراءتها وقتًا طويلاً. وعلى نحو مماثل، قد تكون قراءة رسائل البريد الإلكتروني الطويلة بالكامل أمرًا صعبًا. ويمكن أن يساعدك Copilot في تجنب هذا الصراع من خلال تلخيص رسائل البريد الإلكتروني لك.
انقر على زر “ملخص بواسطة Copilot” الموجود أعلى البريد الإلكتروني. سيقوم Copilot بعد ذلك بتلخيص من أرسل البريد الإلكتروني في البداية، ومن أعاد توجيهه إليك، والمحتوى الرئيسي للبريد الإلكتروني، وأي ردود متابعة من المشاركين الآخرين. بنقرة واحدة، يمكنك متابعة الموضوع بالكامل بسرعة في بضع ثوانٍ فقط.
احصل على التدريب من Copilot
يمكن لبرنامج Copilot تدريبك على ردودك على رسائل البريد الإلكتروني. عند الرد على رسالة بريد إلكتروني، يمكنك كتابة ردك، والانتقال إلى الشريط الموجود في الأعلى، والنقر فوق أيقونة Copilot، وتحديد “التدريب بواسطة Copilot” من القائمة المنسدلة. سيراجع برنامج Copilot محتوى البريد الإلكتروني، بما في ذلك جميع الردود التي تلقاها، ويقدم ملاحظات حول ردك.
يقوم Coaching by Copilot بتقييم مدى ملاءمة ردك، وتحديد أي مشكلات تتعلق باللهجة أو الوضوح أو مشاعر القارئ أو جوانب أخرى من النص، ويقدم توصيات لتحسين كتابتك. في الأساس، يمكن أن يحسن ذلك بشكل كبير من جودة ردودك على البريد الإلكتروني ويساعدك على التحسن بمرور الوقت.
في حين يمكن لمستخدمي حسابات Microsoft 365 Personal وBusiness مع Copilot Pro أو Copilot لـ Microsoft 365 استخدام المساعد الذكي لصياغة رسائل البريد الإلكتروني والردود وتلخيص رسائل البريد الإلكتروني والحصول على التدريب، فإن النصائح المتبقية مخصصة حصريًا للمستخدمين الذين لديهم حسابات Microsoft 365 for Business والذين لديهم إمكانية الوصول إلى Copilot لـ Microsoft 365.
البحث عن رسائل البريد الإلكتروني باستخدام Copilot
على الرغم من أن Outlook لا يوفر ميزة مخصصة للبحث في عميل البريد الإلكتروني نفسه باستخدام Copilot، يمكنك استخدام دردشة Microsoft 365 Copilot للبحث عبر تطبيقات Microsoft المختلفة، بما في ذلك Outlook. يتيح لك هذا تحديد المعايير وإرشاد Copilot للعثور على رسائل البريد الإلكتروني التي تلبي المعايير المحددة.
لاستخدام هذه الميزة، سجّل الدخول إلى حساب Microsoft 365 وانتقل إلى تجربة الدردشة الخاصة بـ Copilot. أدخل معايير البريد الإلكتروني الذي تبحث عنه. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى العثور على بريد إلكتروني يحتوي على مرفق جدول بيانات للرواتب الشهرية، فيمكنك أن تطلب من Copilot، “الرجاء العثور على بريد إلكتروني تم إرساله إلي يحتوي على مرفق باسم “جدول بيانات الرواتب الشهرية”.
سيبحث Copilot عن البريد الإلكتروني، وإذا وجده، فسيزودك باسم المرسل وتاريخ إرسال البريد الإلكتروني ورابط مرجعي. سيؤدي النقر فوق هذا الرابط إلى فتح عميل Outlook ونقلك مباشرة إلى البريد الإلكتروني. وبالتالي، فإنه يوفر عليك عناء إعداد عوامل تصفية بحث مختلفة في Outlook للعثور على رسائل البريد الإلكتروني التي تبحث عنها.
ابق على اطلاع بأحدث الأنشطة والمحادثات عبر البريد الإلكتروني
يمكن أن تساعدك الدردشة المفيدة Copilot أيضًا على اطلاعك بأحدث الأنشطة والمحادثات. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى معرفة المشاريع الحالية التي يشارك فيها زميل معين، فيمكنك أن تطلب من Copilot التحديثات. سيبحث Copilot في المعلومات ذات الصلة، ويوضح أنشطته، ويدرج روابط إلى رسائل البريد الإلكتروني أو المستندات ذات الصلة.
توفر عليك هذه الميزة جهد البحث اليدوي وقراءة كل بريد إلكتروني ومستند.
البحث في تقويم Outlook باستخدام Copilot
يمكن أن يساعدك Copilot أيضًا في متابعة جدول اجتماعاتك. اسأل دردشة Copilot عن اجتماعاتك الأسبوعية أو اليومية، وسوف تبحث في تقويم Outlook الخاص بك وتقدم ملخصًا لجدولك، بما في ذلك أوقات الاجتماعات والمشاركين. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من التفاصيل حول أي اجتماع، فيمكنك البحث عنه باستخدام Copilot.
على غرار الاستجابات الأخرى، يضيف Copilot مراجع للاجتماعات، مما يسمح لك بالنقر بسرعة على الرابط والتحقق من تفاصيل الاجتماع مباشرة في التقويم الخاص بك. يمكنك أيضًا أن تطلب من Copilot التحقق من الفترات المجانية لجدولة اجتماع مع أي من زملائك في أفضل وقت ممكن. سيجد الفترات المتاحة عندما يمكن جدولة الاجتماع.
يُعد Copilot أداة مفيدة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني ومواكبة أحدث المعلومات. الآن لديك نظرة عامة جيدة على الطرق المختلفة التي يمكن أن يعمل بها مساعد الذكاء الاصطناعي من Microsoft على تحسين تجربة Outlook الخاصة بك. جرِّب الميزات المذكورة أعلاه لترى إلى أي مدى تعمل على تعزيز إنتاجيتك وتحسين كفاءة عملك، ولا تخف من التجربة قليلاً.