هل أصبح صندوق الوارد في Outlook الخاص بك خارجًا عن السيطرة؟ هل تقضي وقتًا طويلاً في تصفح آلاف رسائل البريد الإلكتروني القديمة كل يوم؟ إليك بعض النصائح البسيطة التي تساعدك على تقليص حجم صندوق الوارد لديك إلى الصفر.
إنشاء هيكل المجلد
أنشئ هيكل مجلد بسيط يناسب سير عملك ولا تحتفظ إلا برسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب ردًا فوريًا في صندوق الوارد لديك. انقل جميع رسائل البريد الإلكتروني غير العاجلة خارج صندوق الوارد لديك.
من بين المجلدات التي أستخدمها مجلدان يُطلق عليهما “الرسائل التي تحتاج إلى متابعة” و”الرسائل المهمة – غير العاجلة”. أحتفظ بالعناصر التي أنتظر ردًا عليها في المجلد الأول، وأقوم بنقل كل ما لا يتطلب إجراءً فوريًا إلى المجلد الثاني. يتيح لي هذا التركيز على رسائل البريد الإلكتروني الأكثر أهمية أولاً.
تمكين البريد الوارد المُركّز
يقسم تطبيق Focused Inbox علبة الوارد إلى عرضين: عرض لرسائل البريد الإلكتروني المهمة وعرض لكل شيء آخر. وكلما استخدمت تطبيق Focused Inbox، أصبح Outlook أفضل في تحديد رسائل البريد الإلكتروني المهمة وغير المهمة.
لتشغيل “البريد الوارد المركّز”، انقر فوق القائمة “عرض” على الشريط، ثم انقر فوق الزر “إظهار البريد الوارد المركّز”.
إذا تم عرض بريد إلكتروني عن طريق الخطأ في عرض “أخرى”، فانقر بزر الماوس الأيمن فوقه وحدد “نقل إلى Focused” أو “نقل دائمًا إلى Focused”. إذا حددت خيار “نقل دائمًا إلى Focused”، فسيتم عرض جميع الرسائل المستقبلية من هذا المرسل في عرض صندوق البريد Focused.
عناصر الأرشيف
الطريقة السريعة لإفراغ صندوق الوارد الخاص بك هي أرشفة العناصر القديمة أو غير النشطة. هناك عدة طرق لأرشفة رسالة:
- قم بتمييز الرسالة، ومن القائمة الرئيسية، انقر فوق الزر “أرشيف”.
- انقر بزر الماوس الأيمن على الرسالة وحدد “الأرشيف” من قائمة السياق.
- قم بتمييز البريد الإلكتروني ثم اضغط على مفتاح المسافة الخلفية على لوحة المفاتيح الخاصة بك.
لعرض رسائلك المؤرشفة، انتقل إلى مجلد الأرشيف في صندوق الوارد الخاص بك.
استخدم الخطوات السريعة
تُعد الخطوات السريعة طريقة رائعة لدمج إجراءات متعددة في خطوة واحدة. يمكنك إنشاء خطوات سريعة خاصة بك في Outlook واستخدام الخطوات الأساسية القليلة المضمنة.
الخطوة السريعة البسيطة التي قمت بإنشائها واستخدامها طوال الوقت هي نقل البريد الإلكتروني غير العاجل إلى مجلد “مهم – غير عاجل”.
لإنشاء خطوة سريعة خاصة بك، تأكد من وجودك في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” وحدد “إنشاء جديد” من قسم الخطوات السريعة في الشريط.
أدخل اسمًا للخطوة السريعة وحدد الإجراء الذي تريد تنفيذه. إذا كنت تريد نقل البريد بسرعة إلى مجلد معين، على سبيل المثال، فحدد “نقل إلى مجلد” وحدد اسم المجلد الوجهة.
بإمكانك دمج إجراءات متعددة في خطوة سريعة واحدة لجعلها أكثر فائدة.
إعداد قواعد Outlook
على الرغم من أن الخطوات السريعة تعد موردًا رائعًا، إلا أنها لا تزال تتطلب منك النقر على كل بريد إلكتروني تريد اتخاذ إجراء بشأنه. إذا كنت تتلقى مئات رسائل البريد الإلكتروني يوميًا، فقد يصبح هذا الأمر مرهقًا بسرعة.
على عكس الخطوات السريعة، تقوم قواعد Outlook بتنفيذ مهام معالجة البريد تلقائيًا على كل البريد الوارد عند استيفاء شروط معينة (مثل عند إرسال بريد إلكتروني من شخص معين أو عند اكتشاف سطر موضوع معين).
بفضل بعض التخطيط، يمكن لقواعد Outlook التعامل مع العديد من المهام المتكررة التي تمنعك من التركيز على ما هو مهم.
تعديل خيارات التمرير (الجوال فقط)
إذا كنت تستخدم إصدارًا محمولاً من Microsoft Outlook، فربما تعلم أنه يمكنك تمرير رسالة بريد إلكتروني إلى اليسار لأرشفتها. ولكن هل تعلم أنه يمكنك تعديل هذا الإجراء وتعيين إجراء عند التمرير إلى اليمين أيضًا؟ أفضل حذف العنصر عند التمرير إلى اليسار ووضع علامة عليه كمقروء عند التمرير إلى اليمين.
لتحديث إعدادات التمرير السريع في Outlook للجوال، انقر فوق صورة ملفك الشخصي الموجودة أعلى نافذة التطبيق، ثم انقر فوق رمز الترس.
بعد ذلك، انقر فوق البريد > خيارات التمرير وانقر فوق الأسهم لتحديد الإجراء الذي تريد استخدامه لكل خيار من خيارات التمرير.
سحب رسائل البريد الإلكتروني إلى مجلدات المهام والتقويم
تتمثل إحدى الخطوات الأساسية للحفاظ على التحكم في صندوق الوارد الخاص بك في القدرة على اتخاذ القرارات بشأن رسائل البريد الإلكتروني على الفور. ولكن هذا غالبًا ما يكون صعبًا عندما تتطلب رسائل البريد الإلكتروني مهمة متابعة أو إجراء آخر.
بدلاً من ترك رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد لأنك تعلم أنك بحاجة إلى اتخاذ نوع من إجراءات المتابعة، حاول سحب البريد الإلكتروني إلى مجلد المهام أو التقويم وإنشاء عنصر المتابعة على الفور. بمجرد إنشائه، يمكنك حذف البريد الإلكتروني الأصلي نظرًا لأن إجراء المتابعة قد تم إنشاؤه.
افتراضيًا، عند سحب بريد إلكتروني إلى مجلد المهام أو التقويم، لن تتم إضافة أي مرفقات موجودة في البريد الإلكتروني الأصلي إلى المهمة الجديدة أو عنصر التقويم. إذا كنت تريد نسخ المرفق، فاضغط باستمرار على زر الماوس الأيمن أثناء سحب العنصر. عند القيام بذلك، ستظهر قائمة منبثقة تتيح لك خيار تضمين المرفق.
تنظيف مواضيع المحادثة
تتيح لك أداة تنظيف المحادثة حذف الرسائل المكررة في سلسلة رسائل بريد إلكتروني. في Outlook، يتم تعريف “المحادثة” على أنها مجموعة كاملة من رسائل البريد الإلكتروني التي تبدأ بالرسالة الأولى وتتضمن جميع الردود التي تحتوي على نفس سطر الموضوع. قد تؤدي المحادثة الطويلة مع عدة مستلمين إلى إنشاء العديد من رسائل البريد الإلكتروني المكررة.
ستقوم أداة تنظيف المحادثة، التي يمكن الوصول إليها من قائمة “عرض” في Outlook، بفحص كل رسالة بريد إلكتروني في سلسلة رسائل. إذا كانت إحدى الرسائل مضمنة بالكامل في إحدى رسائل البريد الإلكتروني الأخرى، فسيتم حذف رسائل البريد الإلكتروني الزائدة.
يحتوي Outlook على العديد من أدوات تنظيف صندوق البريد التي يمكنها تنظيف بعض المحتوى القديم في صندوق الوارد الخاص بك. وفي حين تركز هذه الأدوات بشكل أكبر على تقليل حجم التخزين الإجمالي لصندوق البريد بالكامل، إلا أنها يمكن أن تساعد أيضًا في تقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك.
للوصول إلى هذه الأدوات، انقر فوق القائمة “ملف” ثم حدد زر “أدوات”.
تنظيف صندوق البريد
تستطيع أداة “تنظيف صندوق البريد” البحث بسرعة عن العناصر التي يزيد عمرها عن تاريخ معين أو يزيد حجمها عن حجم معين. عند النقر فوق الزر “بحث”، سيتم عرض رسائل البريد الإلكتروني التي تتطابق مع معايير البحث الخاصة بك، مما يتيح لك الفرصة لحذفها أو نقلها إلى مكان آخر.
إفراغ العناصر المحذوفة
تقوم أداة “إفراغ العناصر المحذوفة” بهذا الأمر بالضبط. حيث ستقوم بحذف جميع رسائل البريد الإلكتروني ومجلدات البريد الإلكتروني الموجودة في مجلد “العناصر المحذوفة”.
تنظيف العناصر القديمة
تستطيع هذه الأداة أرشفة كل شيء في صندوق البريد بالكامل استنادًا إلى إعدادات الأرشفة التلقائية (التي تكون معطلة افتراضيًا). وعلى عكس خيار أرشفة البريد الإلكتروني الفردي المذكور سابقًا في هذه المقالة والذي ينقل العناصر إلى مجلد فرعي يسمى “الأرشيف” داخل صندوق البريد، ينقل هذا الخيار جميع العناصر المؤرشفة إلى مجلد منفصل يتم إنشاؤه على نظام الملفات المحلي الخاص بك ويوجد بشكل منفصل عن صندوق البريد.
تُعد هذه أداة رائعة عندما يتجاوز صندوق البريد الخاص بك الحصة المخصصة له وتحتاج إلى تقليل حجم التخزين الخاص بصندوق البريد الخاص بك بسرعة. ولكن نظرًا لأن هذه العناصر لم تعد مخزنة في صندوق البريد الخاص بك، فيتعين عليك التأكد من عمل نسخة احتياطية من ملف الأرشيف الذي تم إنشاؤه في هذه العملية.
بناء عادات جيدة
أفضل طريقة لتقليص حجم صندوق البريد الخاص بك إلى الصفر (أو على الأقل قريب منه) هي أن تبدأ ببناء عادات جيدة:
- خصص وقتًا يوميًا دون انقطاع للعمل على البريد الإلكتروني، حتى لو كان خمس أو عشر دقائق فقط.
- إلغاء الاشتراك في القوائم غير المرغوب فيها ورسائل الاشتراك عبر البريد الإلكتروني.
- خصص بعض الوقت لحظر البريد العشوائي. قد يبدو الأمر أشبه بلعبة Whac-A-Mole في البداية، لكن جهودك ستؤتي ثمارها على المدى الطويل.
إن استخدام النصائح المذكورة أعلاه، بالإضافة إلى فترات زمنية مجدولة بانتظام للرد على رسائل البريد الإلكتروني والتصرف بشأنها، سيساعد في تقليص حجم صندوق البريد الخاص بك إلى الصفر في وقت قصير!