في بعض الأحيان، تريد تضمين البيانات الموجودة في جدول بيانات Excel في مستند Microsoft Word الخاص بك. هناك طريقتان للقيام بذلك، اعتمادًا على ما إذا كنت تريد الحفاظ على الاتصال بورقة Excel المصدر أم لا. دعونا نلقي نظرة.
ما الفرق بين الربط والتضمين؟
لديك بالفعل ثلاثة خيارات لتضمين جدول بيانات في مستند Word. الأول هو ببساطة نسخ تلك البيانات من جدول البيانات، ثم لصقها في المستند المستهدف. بالنسبة للجزء الأكبر، لا يعمل هذا إلا مع البيانات البسيطة حقًا لأن هذه البيانات تصبح مجرد جدول أساسي أو مجموعة من الأعمدة في Word (اعتمادًا على خيار اللصق الذي تختاره).
على الرغم من أن ذلك قد يكون مفيدًا في بعض الأحيان، إلا أن الخيارين الآخرين لديك — الربط والتضمين — هما أكثر قوة، وهما ما سنوضح لك كيفية القيام به في هذه المقالة. كلاهما متشابهان إلى حد كبير، حيث ينتهي بك الأمر إلى إدراج جدول بيانات Excel فعلي في المستند المستهدف. ستبدو مثل ورقة Excel، ويمكنك استخدام أدوات Excel لمعالجتها. يكمن الاختلاف في كيفية تعامل هذين الخيارين مع اتصالهما بجدول بيانات Excel الأصلي:
- إذا قمت بربط ورقة عمل Excel في مستند، فإن المستند الهدف وورقة Excel الأصلية يحافظان على الاتصال. إذا قمت بتحديث ملف Excel، فستنعكس هذه التحديثات تلقائيًا في المستند الهدف.
- إذا قمت بتضمين ورقة عمل Excel في مستند، فسيتم قطع هذا الاتصال. لا يؤدي تحديث ورقة Excel الأصلية إلى تحديث البيانات الموجودة في المستند الهدف تلقائيًا.
هناك مزايا لكلا الطريقتين، بطبيعة الحال. تتمثل إحدى ميزات ربط مستند (بخلاف الحفاظ على الاتصال) في أنه يحافظ على حجم ملف مستند Word الخاص بك منخفضًا، لأن البيانات تظل مخزنة في الغالب في ورقة Excel ولا يتم عرضها إلا في Word. أحد العيوب هو أن ملف جدول البيانات الأصلي يحتاج إلى البقاء في نفس الموقع. إذا لم يحدث ذلك، فسيتعين عليك ربطه مرة أخرى. وبما أنه يعتمد على الرابط إلى جدول البيانات الأصلي، فهو ليس مفيدًا جدًا إذا كنت بحاجة إلى توزيع المستند على الأشخاص الذين ليس لديهم إمكانية الوصول إلى هذا الموقع.
من ناحية أخرى، يؤدي تضمين مستند إلى زيادة حجم مستند Word الخاص بك، لأن جميع بيانات Excel هذه مضمنة بالفعل في ملف Word. ومع ذلك، هناك بعض المزايا المميزة للتضمين. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتوزيع هذا المستند على الأشخاص الذين قد لا يكون لديهم إمكانية الوصول إلى ورقة Excel الأصلية، أو إذا كان المستند بحاجة إلى إظهار ورقة Excel هذه في وقت محدد (بدلاً من تحديثها)، فإن التضمين (وتقسيم الاتصال بالورقة الأصلية) أكثر منطقية.
لذلك، مع أخذ كل ذلك في الاعتبار، دعونا نلقي نظرة على كيفية ربط ورقة Excel وتضمينها في Microsoft Word.
كيفية ربط أو تضمين ورقة عمل Excel في Microsoft Word
إن ربط ورقة عمل Excel أو تضمينها في Word هو في الواقع أمر بسيط جدًا، وعملية القيام بأي منهما متطابقة تقريبًا. ابدأ بفتح كل من ورقة عمل Excel ومستند Word الذي تريد تحريره في نفس الوقت.
في Excel، حدد الخلايا التي تريد ربطها أو تضمينها. إذا كنت ترغب في ربط ورقة العمل بأكملها أو تضمينها، فانقر فوق المربع الموجود عند ملتقى الصفوف والأعمدة في الزاوية العلوية اليسرى لتحديد الورقة بأكملها.
انسخ هذه الخلايا بالضغط على CTRL+C في نظام التشغيل Windows أو Command+C في نظام التشغيل macOS. يمكنك أيضًا النقر بزر الماوس الأيمن فوق أي خلية محددة، ثم تحديد خيار “نسخ” في قائمة السياق.
الآن، قم بالتبديل إلى مستند Word الخاص بك وانقر لوضع نقطة الإدراج حيث تريد أن تنتقل المادة المرتبطة أو المضمنة. في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على الشريط، انقر فوق السهم لأسفل الموجود أسفل الزر “لصق”، ثم اختر أمر “لصق خاص” من القائمة المنسدلة.
يؤدي هذا إلى فتح نافذة “لصق خاص”. وهنا ستجد الاختلاف الوظيفي الوحيد في عمليات ربط الملف أو تضمينه.
إذا كنت تريد تضمين جدول البيانات الخاص بك، فاختر خيار “لصق” الموجود على اليسار. إذا كنت تريد ربط جدول البيانات الخاص بك، فاختر خيار “لصق الرابط” بدلاً من ذلك. على محمل الجد، هذا كل شيء. هذه العملية متطابقة خلاف ذلك.
أيًا كان الخيار الذي تختاره، فسوف تقوم بعد ذلك بتحديد “كائن ورقة عمل Microsoft Excel” في المربع الموجود على اليمين، ثم انقر فوق الزر “موافق”.
وسترى ورقة Excel (أو الخلايا التي حددتها) في مستند Word الخاص بك.
إذا قمت بربط بيانات Excel، فلن تتمكن من تحريرها مباشرة في Word، ولكن يمكنك النقر نقرًا مزدوجًا فوقها في أي مكان لفتح ملف جدول البيانات الأصلي. وأي تحديثات تجريها على جدول البيانات الأصلي هذا تنعكس بعد ذلك في مستند Word الخاص بك.
إذا قمت بتضمين بيانات Excel، فيمكنك تحريرها مباشرة في Word. انقر نقرًا مزدوجًا في أي مكان في جدول البيانات وستظل في نفس نافذة Word، ولكن يتم استبدال شريط Word بشريط Excel ويمكنك الوصول إلى جميع وظائف Excel. إنه رائع نوعًا ما.
وعندما تريد التوقف عن تحرير جدول البيانات والعودة إلى عناصر التحكم في Word، ما عليك سوى النقر في أي مكان خارج جدول البيانات.
ملاحظة: إذا كنت تعمل على مستند Word وتريد تضمين جدول بيانات لم تقم بإنشائه بعد، فيمكنك ذلك. يمكنك بالفعل إدراج جدول بيانات Excel مباشرةً من القائمة المنسدلة “الجدول” على “الشريط”.
(العلامات للترجمة)مايكروسوفت أوفيس(ر)مايكروسوفت إكسل(ر)أوفيس